Innhold:

• Hvem kan motta elektronisk ekspedert post
• Komme i gang
  • Søke etter virksomhet
  • Legge inn virksomhet manuelt
• Ekspeder journalpost med dokumenter
• Overføring feiler
  • Nødløsning

eFormidling er et konsept for sikker og effektiv meldingsutveksling. Med eFormidling kan du sende dokumenter elektronisk fra ePhorte til offentlige og private virksomheter. Tjenesten tilbys som følge av den nasjonale satsingen hvor digital kommunikasjon skal være hovedregelen i offentlig forvaltning.

Les mer om eFormidling på Difis nettsider

Dokumentproduksjon i ePhorte er uforandret, men nå med mulighet for elektronisk ekspedering til offentlige og private virksomheter. Nøkkelen til elektronisk ekspedering av dokumenter til virksomheter er virksomhetens organisasjonsnummer.

Hvem kan motta elektronisk ekspedert post

Du kan ekspedere elektronisk til offentlige virksomheter, fylkeskommuner, kommuner, private virksomheter og organisasjoner, så lenge organisasjonsnummer på ni siffer er registrert i journalpostens mottakerfelt. Virksomheter kan ikke reserve seg mot å motta post digitalt.

Virksomheter utenfor integrasjonspunktet for eFormidling og FIKS (KS-løsningen) kan hente posten i sin Altinn-meldingsboks. For virksomheter tilknyttet integrasjons-punktet kommer posten i sak/arkiv-systemet til mottaker.

Komme i gang

Opprett utgående dokument i ePhorte på vanlig. I fanen Mottaker registrerer du inn navn og adresseopplysningene på én av følgende måter:

Søke etter virksomhet

1. Klikk på Søkeikonet ved feltet Kortnavn

1.a. Velg Enhetsregisteret i nedtrekksmenyen til feltet Adresseregister

1.b. Søk etter virksomhet i feltet Navn, og velg virksomheten fra søkeresultatet

Opplysningene overføres til journalpostens mottakerfelt.

Legge inn virksomhet manuelt

2. Fyll inn organisasjonsnummer, navn på virksomhet og adresseopplysninger i mottakerfeltet

Ekspeder journalpost med dokumenter

Ferdigstill journalposten med dokumenter til status F. Ved enkel godkjenningsrunde settes journalposten automatisk til status F når leder godkjenner. Journalposten er klar for ekspedering i status F.

1. Velg Ekspeder, deretter Ekspeder elektronisk fra journalpostmenyen

2. I vinduet som åpner, kontroller at opplysningene du registrerte er riktige

2.a. Forsendelsesmåte settes automatisk til Digitalt, og skal ikke endres

2.c. Klikk på Ekspeder

Det grønne feltet indikerer at journalposten er klar for og lagt i kø for sending. Lukk dialogboksen.

Du finner en oversikt over dine elektroniske ekspederinger under søkene EDF i venstremenyen.

Du kan følge med på forsendelsesmåte og -status under fanen Avsender/Mottaker på journalposten, i disse søkene.

Husk at tilknyttede dokumenter, hoveddokument og vedlegg bør ha forskjellige titler for enkel identifikasjon!

Overføring feiler

Feilmeldinger er tilgjengelig i fanen Merknader på journalposten. Hvis du får beskjeden «Overføring feilet» betyr det at forsendelsen ikke kan sendes. Les da feilmeldingen og endre journalpostens status tilbake til R.

Rett opp mulige feil og/eller registrer mottaker på nytt. Flett på nytt for å oppdatere dokument. Opphev status for forsendelsesmåte og -status. Ferdigstill journalposten til status F. Ekspeder på nytt og sjekk status på forsendelsen.

Hvis du opplever videre feil med løsningen, kontakt DOKU på hjelp.ntnu.no.

Nødløsning

Ta utskrift av dokumentene og send i ordinær postgang, eller e-post om det kan benyttes. Sett journalpostens status til E. Registrer forsendelsesmåte PA (papir andre årsaker) eller E (E-post) og forsendelsesstatus S (sendt) fra fanen Avsender/Mottaker.

NTNU har inngått avtale om å benytte utskriftstjeneste. Denne tjenesten skriver ut dokumenter, pakker i konvolutt, frankerer og sender i posten til mottaker.