Innhold:

• Hvem kan motta elektronisk ekspedert post for signering
• Komme i gang
  • Søke etter person
  • Legge til person manuelt
• Ekspeder dokumenter elektronisk til signeringsoppdrag
• Overføring feiler
  • Nødløsning

eSignering skal bidra til at offentlige virksomheter kan håndtere dokumenter som krever signatur fra innbyggere på en brukervennlig, sikker og effektiv måte. Vi slipper håndtering ved utlevering og innhenting av dokumenter som skal signeres manuelt. eSignering av dokumenter gjennomføres med elektronisk ID. Det signerte dokumentet kan ikke endres i etterkant, og vil være klart for arkivering i sak- og arkivsystem etter at mottaker har fullført signeringsprosessen.

Les mer om eSignering på Difis nettsider

Dokumentproduksjon i ePhorte er uforandret, men nå med mulighet for elektronisk ekspedering av dokumenter til signeringsoppdrag. Nøkkelen til elektronisk ekspedering av dokumenter til signering er mottakers fødselsnummer.

Hvem kan motta elektronisk ekspedert post for signering

Elektronisk ekspedering av dokumenter til signeringsoppdrag er kun mulig til privatpersoner med norsk fødselsnummer – elleve siffer, eller personer med D-nummer. Det er ikke mulig å sende signeringsoppdrag til virksomheter. Mottaker får varsel på e-post om mottatt signeringsoppdrag, og logger seg på Postens signeringsportal med sin elektroniske ID for å signere mottatte dokumenter.

Dersom mottaker har reservert seg mot digital post, kan ikke signeringsoppdrag benyttes. Når mottaker har signert dokumentene elektronisk, kommer det signerte dokumentet tilbake og registreres automatisk som ny inngående journalpost i saksmappen i ePhorte.

Komme i gang

Opprett utgående dokument i Ephorte på vanlig måte og utfør nødvendige handlinger.

I fanen mottaker registrerer du inn navn og adresseopplysningene på én av følgende måter:

Søke etter person

1. Klikk på Søkeikonet ved feltet Kortnavn

1.a. Velg Folkeregisteret i nedtrekksmenyen til feltet Adresseregister

1.b. Fyll inn personnummer i feltet Kortnavn, eller søk etter fullt navn i feltet Navn og postnummer i feltet Postnr

Du kan også få treff på personnavn, men du vil ikke få treff dersom flere enn en person heter det samme eller dersom navnet ikke er komplett. Bruk da flere søkekriterier.

Legge til person manuelt

2. Fyll inn personnummer i feltet Kortnavn og fullt navn i feltet Navn, samt adresseopplysninger i mottakerfeltet. Fødselsnummer blir kryptert i ePhorte

Merk: Husk å huge av i kolonnen Person.

Opplysningene overføres til journalpostens mottakerfelt.

Ekspeder dokumenter elektronisk til signeringsoppdrag

Ferdigstill journalposten med dokumenter til status F. Ved enkel godkjenningsrunde settes journalposten automatisk til status F når leder godkjenner. Journalposten er klar for ekspedering i status F.

1. Velg Ekspeder, deretter Ekspeder elektronisk fra journalpostmenyen

2. I vinduet som åpner, kontroller at opplysningene du registrerte er riktige

2.a. Endre Forsendelsesmåte til Signeringsoppdrag

2.c. Klikk på Ekspeder

Grønt felt indikerer at journalposten er klar for og lagt i kø for sending. Lukk dialogboksen.

Du finner en oversikt over dine elektroniske ekspederinger under søkene SO i venstremenyen.

Du kan følge med på forsendelsesmåte og -status under fanen Avsender/Mottaker på journalposten, i disse søkene.

Husk at tilknyttede dokumenter, hoveddokument og vedlegg bør ha forskjellige titler for enkel identifikasjon!

Overføring feiler

Feilmeldinger er tilgjengelig i fanen Merknader på journalposten. Hvis du får beskjeden «Overføring feilet» betyr det at forsendelsen ikke kan sendes eller at mottaker har avvist å signere. Les da feilmeldingen og endre journalpostens status tilbake til R.

Hvis du opplever videre feil med løsningen, kontakt DOKU på hjelp.ntnu.no.

Nødløsning

Ta utskrift av dokumentene og send i ordinær postgang. Sett journalpostens status til E. Registrer forsendelsesmåte PA (papir andre årsaker) eller E (E-post) og forsendelsesstatus S (sendt) fra fanen Avsender/Mottaker.

NTNU har inngått avtale om å benytte utskriftstjeneste. Denne tjenesten skriver ut dokumenter, pakker i konvolutt, frankerer og sender i posten til mottaker.