1. Klikk på mappeikonet med et plusstegn i verktøylinja øverst for å opprette en ny sak

2. I vinduet som åpner er feltene Dato, Arkivdel og Journalenhet automatisk fylt in

2.a. I feltet Tittel, fyll in fullt navn på personen i formatet «Etternavn, Fornavn». Marker navnet og høyreklikk markeringen for å skjerme det, velg Marker tekst som skjermet

2.b. I feltet Arkivdel må du endre fra «NTNU-EMNE3» til «PERS». Fyll inn «PERS» og trykk på Tab (Tabulator-knappen på tastaturet) på tastaturet

3. Under fanen Klassering klikker du på nedtrekkspilen under «Prinsipp» og velger Ansattnummer

3.a. I raden som legges til fyller du inn ansattnummer fra Paga i kolonnen Ordn. Verdi., og trykker på Tab. Fullt navn fylles automatisk inn i kolonnen Beskrivelse, hvis ikke må du skrive det inn selv

Merk: For nyansatte uten eksisterende personalmappe er det viktig å bruke formatet «Etternavn, Fornavn» her også, slik at det blir riktig videre

4. Under fanen Ansvarlig/tilgang, klikk på forstørrelsesglasset ved feltet Tilgangskode

4.a. I vinduet som åpner, velg PM - Personalmappe hvor kolonnen Hjemmel u. sier «offl. § 26, femte ledd». Da fylles også feltet Hjemmel u.off automatisk inn

4.b. I feltet Tilgangsgruppe, trykk på forstørrelsesglasset og søk opp riktig tilgangsgruppe for enheten personen tilhører. Det varierer fra enhet til enhet hvilket navn de bruker på gruppene.

5. Trykk på Lagre. Du har nå opprettet en personalmappe