Wikier

Arbeidsmiljøundersøkelse - for ledere

Innholdet er under revidering og vil oppdateres høsten 2025. Ny undersøkelse kommer i januar 2026.


Arbeidsmiljøundersøkelsen er et av de verktøyene du som leder har for å jobbe systematisk med å utvikle et godt arbeidsmiljø. Som leder har du ansvar for gjennomføringen av undersøkelsen ved den enheten du er leder for. Undersøkelsen gjennomføres annethvert år, med påfølgende tiltaksutvikling, iverksetting av tiltak og oppfølging av handlingsplaner.

Ta kontakt med din lokale koordinator for Arbeidsmiljøundersøkelsen, dersom du trenger bistand i dette arbeidet. Du finner en oversikt over hvem det er nederst på denne siden.


Engelsk versjon: Work Environment Survey – for managers


Arbeidsmiljøundersøkelse - for medarbeidere | Lederportalen | Temaside om HMS | Psykososialt arbeidsmiljø


Hvorfor gjennomfører vi arbeidsmiljøundersøkelse?

  • Fordi et godt og velfungerende arbeidsmiljø er nødvendig for å realisere NTNUs mål
  • For å få oversikt over hvordan ansatte opplever sin arbeidssituasjon
  • For å få grunnlag for strategiske arbeidsmiljøsatsninger og organisasjonsutviklingstiltak
  • Fordi alle medarbeidere ved NTNU skal ha et godt og fullt forsvarlig arbeidsmiljø

Som leder skal du:

  • Sette mål for arbeidsmiljøarbeidet ved din enhet
  • Oppfordre alle ansatte ved din enhet til å svare på spørreskjemaet og delta i oppfølgingsarbeidet
  • Gjennomføre oppfølgingsmøte ved din enhet før 1. juni 2026
  • Utvikle handlingsplan
  • Iverksette tiltak, evaluere og justere handlingsplanen
  • Involvere verneombud og LOSAM gjennom hele prosessen
  • Ha dialog i lederlinja om oppfølgingen i 2026-27, evaluering og justering av tiltak og handlingsplaner

Arbeidsmiljøundersøkelsen «tar tempen» på arbeidsmiljøet ved enheten og for NTNU samlet. Den gir ansatte en mulighet til å si noe om hvordan de har det på jobb. Disse tilbakemeldingene er en hjelp til deg som leder i arbeidet med å fremme et godt arbeidsmiljø i samsvar med NTNUs verdier - kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull, for å realisere NTNUs mål.

Se Fremdriftsplan for ledere 2025-2027 som du kan skrive ut. Se også notat fra Direktør for organisasjon og infrastruktur om gjennomføring av Arbeidsmiljøundersøkelsen 2026-2027.

Hovedtemaene i spørreskjemaet er:

  • Organisatoriske forhold ved egen enhet
  • Arbeidsklima
  • Lokal ledelse
  • Kollegene dine og deg
  • Deg og arbeidet ditt
  • Jobben din i hverdagen

Les mer om arbeidsmiljø- og arbeidsklimaundersøkelsen på ARK sine hjemmesider.

Arbeidsmiljøarbeidet 2025-2027

Fase 1: Forberede - september 2025 til januar 2026

God forankring i ledelsen er viktig for å lykkes med gjennomføringen av arbeidsmiljøundersøkelsen. Sett også av tid til planlegging av prosessen på din enhet og tidspunkt for oppfølgingsmøte vinteren/våren 2026. Dere får rapportene i uke 8 og kan ha oppfølgingsmøte fra uke 10 og utover. Her finner du en oversikt over hva du som leder skal gjøre i den forberedende fasen.

1. Velg svarenhet, dvs. der ansatte svarer og der leder tar ansvar for oppfølgingen av undersøkelsen (se notat om valg av svarenheter). Koordinatorer for arbeidsmiljøundersøkelsen oppdaterer oversikten over svarenheter og rapportbestillinger for sitt fakultet/VM/FA i samråd med enhetslederne (se excel-ark for valg av svarenheter som viser hvilke svarenheter dere hadde i 2023). Frist: 31. oktober 2025.

Det bør være minst 8 ansatte på svarenhetene. Minst 5 ansatte må ha svart for å få skrevet ut resultatrapport. Store institutt/avdelinger anbefales å velge faggruppe/seksjon som svarenhet.

På instituttene er det som et alternativ, mulig å kjøre oppfølgingsprosess basert på rapportene for ulike stillingsgrupper (ARK bruker DBH kategoriene). Rapporter basert på bakgrunnsvariabelen "stillingsgruppe" er merket slik:

  • #UN2 - rekrutteringsstillinger (dvs. vit.ass, stipendiat og postdok)
  • #UN2S - stipendiater
  • #VI - vitenskapelige stillinger (inkl. forskere og faglige lederstillinger)
  • #ST - faglige støttestillinger (eks. ingeniører, teknikere, laboranter)
  • #AD - teknisk-administrative stillinger
  • #TA = ST faglige støttestillinger + AD teknisk-administrative stillinger

Alle institutt får automatisk rapport for stipendiatgruppen siden det antas at denne gruppen kan ha særlig behov for oppfølging.

Instituttene får automatisk sine rapporter på norsk og engelsk i den lokale teamskanalen for arbeidsmiljøundersøkelsen.

2. Kvalitetssikre utsendelseslisten for arbeidsmiljøundersøkelsen i november. Koordinator for arbeidsmiljøundersøkelsen vil i november kontakte enheten for å kontrollere at alle som skal motta undersøkelsen på svarenheten står på utsendelseslisten. Det vil trolig være en del feil og manglende oppføringer på faggruppenivå.

3. Sett Arbeidsmiljøundersøkelsen på agendaen i ledermøte (nivå 2) sammen med lokal koordinator for Arbeidsmiljøundersøkelsen. Frist: november 2025

4. Fyll ut skjemaet Forberedelse til Arbeidsmiljøundersøkelsen 2026-2027(engelsk skjema her) sammen med verneombud innen 12. desember 2025. Utfylt skjema arkiveres i Elements på enhetens saksmappe. NB! Det vil i november bli opprettet en saksmappe for hver organisatoriske enhet. I denne saksmappen arkiveres forberedelsesskjema, resultatrapporter og tiltaksplaner for å oppfylle arbeidsmiljølovens dokumentasjonskrav. Når du søker i arkivet, er tittelen på saksmappen: Arbeidsmiljøundersøkelse 2026 ENHETSFORKORTELSE (eks. Arbeidsmiljøundersøkelse 2026 AD ID IDTRD). Enhetsforkortelsene brukt av arkivet i 2026 kommer her. Tips: Hvis du vil se tidligere dokumentasjon, se enhetsforkortelsene som arkivet brukte i 2023, og enhetsforkortelsene som arkivet brukte i 2021.

5. Informere alle ansatte ved din enhet om kommende arbeidsmiljøprosess (for eksempel i allmøte). Frist: andre uke av januar 2026.

  • Presentasjon av Arbeidsmiljøundersøkelsen 2026 (lysark på norsk og lysark på engelsk kommer)
  • Klikk her for å se enkle råd om hvordan man man kan få god oppslutning om Arbeidsmiljøundersøkelsen

Fase 2: Kartlegge - januar til mai 2026

I forkant av spørreundersøkelsen er dine viktigste oppgaver som leder å oppfordre og motivere ansatte til å svare på spørreundersøkelsen. Her kan du gjerne samarbeide med ledergruppen og verneombudet for å få flest mulig til å svare. Bruk de eksisterende informasjonskanalene som epost, ordinære møter og egnede møteplasser.

  1. Spørreskjema sendes alle ansatte per e-post 12. januar med svarfrist 2. februar 2026.
  2. En kvalitativ tilnærming til kartleggingen fortsetter i fase tre i oppfølgingsmøtet med de ansatte på enheten.

Mer detaljert informasjon om spørreundersøkelsen og resultatrapportene, som blant annet;

  • Hvem som skal delta
  • Utsendelse
  • Anonymitet og bruk av resultatene
  • Rapporter fra spørreundersøkelsen

Rapportene for hver enkelt svarenhet tilgjengeliggjøres for deg som leder i midten av februar (i løpet av uke 8) på lokalt teamsområde for arbeidet med arbeidsmiljøundersøkelsen. Rapporten vil være på samme format som NTNU-nivå rapporten. Resultatene tilbakeleses til de ansatte på enhetens oppfølgingsmøte (fra uke 10 og utover).

Fase 3: Utvikle tiltak - mars til mai 2026

  1. Planlegge oppfølgingsmøte sammen med verneombud. Se sjekkliste for planlegging av oppfølgingsmøtet.
  2. Gjennomføre oppfølgingsmøte med alle ansatte ved din enhet før påske (frist: 1. juni) . Ressursperson for enheten kan bistå i planleggingen av møtet. I møtet skal dere:
  3. Handlingsplanen drøftes på fakultets-/avdelingsnivå. Vurder om det er behov for felles tiltak eller bistand i videre oppfølging av handlingsplaner.

Fase 4: Gjennomføre og justere - vår og høst 2026

Som enhetsleder har du ansvar for å følge opp og sikre at tiltakene i handlingsplanen blir gjennomført i samarbeid med verneombud og ansatte.

Oppfølgingsmøtene og prosessen skal også evalueres i et evalueringsmøte med verneombudet og handlingsplanene skal evalueres fortløpende. Vurder om tiltakene fremdeles treffer behov i arbeidsmiljøet og om det er behov for andre eller flere tiltak. Gjør justeringer i handlingsplanene ved behov, i samråd med verneombud og medarbeidere. Oppfølging av Arbeidsmiljøundersøkelsen vil også være tema i Tertialrapportering ifm. PBO-prosessen og årlig HMS-kartlegging.

1. August-september 2026: Gjennomføre evalueringsmøte med verneombud om prosessen så langt. Evalueringsskjema fra ARK er grunnlag for møtet. Lenke til online skjema sendes på e-post til deg fra ark-kontakt@ntnu.no. Evalueringsskjemaet ser slik ut, og besvares online. Skjemaet fylles ut sammen med verneombudet og sendes inn. Du får kopi av besvart skjema på epost. Skjemaet fungerer som dokumentasjon på gjennomført oppfølging av de første fasene av Arbeidsmiljøundersøkelsen.

2. Iverksett tiltak gjennom hele perioden og juster på handlingsplan underveis og etter behov.

3. September 2026: Tertialrapportering ifm. PBO-prosessen. Alle nivå 2-enheter får henvendelse fra Avdeling for utvikling og virksomhetsstyring. Spørsmål om oppfølging av Arbeidsmiljøundersøkelsen og handlingsplan

4. November 2026: Årlig HMS-kartlegging til nivå 3-ledere. Spørsmål om samarbeid med verneombudet og oppfølging av Arbeidsmiljøundersøkelsen er inkludert

Fase 5: Evaluere og justere - vår og høst 2027

Evaluering og læring for videre arbeidsmiljøarbeid er viktig. I sluttfasen av den to-årige prosessen skal hele prosessen og tiltakene effekt evalueres, slik at vi kan ta med oss læring til neste gjennomføring av Arbeidsmiljøundersøkelsen som starter våren 2028.

Gjennomføre evalueringsmøte med verneombud september 2027. Evalueringsskjemaer fra ARK er grunnlag for møtet. Dette sendes på e-post til deg fra ark-kontakt@ntnu.no. Online skjema fylles ut sammen med verneombudet og sendes inn. Du får kopi av besvart skjema på epost. Skjemaet fungerer som dokumentasjon på gjennomføring av hele prosessen med Arbeidsmiljøundersøkelsen.

Resultat fra tidligere undersøkelser

Verneombudets rolle

Du som leder skal involvere verneombudet i alle faser i arbeidsmiljøarbeidet. Et minimum er følgende møtepunkt:

  1. Forberedelsesmøte leder og VO: Sammen fylle ut skjemaet "Forberedelse til Arbeidsmiljøundersøkelsen" (frist 12. desember 2025)
  2. Planlegge oppfølgingsmøte på enhetene - leder, VO og lederstøtte (februar-mars 2026)
  3. Første evalueringsmøte leder og VO: Digitalt skjema fra ARK tilsendt leder på epost (august-september 2026)
  4. Andre evalueringsmøte leder og VO: Gjennomføring og justering av handlingsplaner (januar-februar 2027)
  5. Gjennomføring og justering av handlingsplaner. Ansvar i lederlinja. VO påser at det følges opp (vår-høst 2027)

Ved enheter med flere verneombud, velger verneombudene selv hvem som skal representere dem. Der flere enheter har et felles verneombud, bør verneombud og vara verneombud fordele enhetene mellom seg.

Leder skal gi verneombudet tilgang til rapporter for sitt verneområde.

Verneombudets oppgaver | Finn ditt verneombud

Hjelp å få

Kontaktpersoner

Ledelse:

Koordinering:

Ressurspersoner

Lokal koordinator for Arbeidsmiljøundersøkelsen:

Koordinatorer for Arbeidsmiljøundersøkelsen har et felles nettverk: "Nettverk for Arbeidsmiljøundersøkelsen ved NTNU". Se nettverksmandat her.

19579 Visninger
Vedlegg