Arbeidsmiljøundersøkelse - for ledere - Kunnskapsbasen

Wikier

Arbeidsmiljøundersøkelse - for ledere

Arbeidsmiljøundersøkelsen er et av de verktøyene du som leder har for å utvikle et godt arbeidsmiljø. Som leder har du ansvar for gjennomføringen av undersøkelsen ved den enheten du er leder for. Undersøkelsen gjennomføres annethvert år, med påfølgende tiltaksutvikling, iverksetting av tiltak og oppfølging av handlingsplaner.

Spørreskjema til Arbeidsmiljøundersøkelsen sendes neste gang ut 6. november 2023. Før det skal alle ledere ha et forberedende møte med sitt verneombud, velge svarenhet(er), og informere medarbeidere ved sin enhet om kommende spørreskjema og oppfølgingsprosess. Ta kontakt med din lokale koordinator for Arbeidsmiljøundersøkelsen, dersom du trenger bistand i dette arbeidet. Du finner en oversikt over hvem det er nederst på denne siden.

Engelsk versjon: Work Environment Survey – for managers

Innholdsfortegnelse [-]

Arbeidsmiljøundersøkelse - for medarbeidere | Temaside om HMS | Psykososialt arbeidsmiljø

Hvorfor gjennomfører vi arbeidsmiljøundersøkelse?

Fordi et godt og velfungerende arbeidsmiljø er nødvendig for å realisere NTNUs mål.
For å få oversikt over hvordan ansatte opplever sin arbeidssituasjon.
For å få grunnlag for strategiske arbeidsmiljøsatsninger og organisasjonsutviklingstiltak.
Fordi alle medarbeidere ved NTNU skal ha et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Som leder skal du:

Sette mål for arbeidsmiljøarbeidet ved din enhet.
Oppfordre alle ansatte ved din enhet til å svare på undersøkelsen og delta i oppfølgingsarbeidet.
Gjennomføre oppfølgingsmøte ved din enhet før påske.
Utvikle handlingsplan med mål og tiltak
Iverksette tiltak
Systematisk følge opp og evaluere tiltak
Involvere verneombud og LOSAM gjennom hele prosessen.
Ha dialog i lederlinja om oppfølgingen i 2022, evaluering og justering av tiltak.

Arbeidsmiljøundersøkelsen «tar tempen» på arbeidsmiljøet ved enheten og for NTNU samlet. Den gir ansatte en mulighet til å si noe om hvordan de har det på jobb. Disse tilbakemeldingene er en hjelp til deg som leder i arbeidet med å fremme et godt arbeidsmiljø i samsvar med NTNUs verdier - kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull, for å realisere NTNUs mål.

Se Fremdriftsplan arbeidsmiljøundersøkelsen 2021 - for ledere i PDF-format, som du kan skrive ut. Se også notat fra konstituert organisasjonsdirektør om gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelsen 2021.

Hovedtemaene i spørreskjemaet er:

Den enkelte og jobben
Samspill ledere og medarbeidere
Kommunikasjon og medvirkning
Samarbeid og fellesskap
Håndtering av uheldige hendelser
Støtte, samspill og kultur

Les mer om arbeidsmiljø- og arbeidsklimaundersøkelsen på ARK sine hjemmesider.

Arbeidsmiljøarbeidet 2023-2024

Fase 1: Motivere og forberede - august - oktober 2023

Sette arbeidsmiljøundersøkelsen på agendaen i ledermøte (nivå 2) sammen med lokal koordinator for arbeidsmiljøundersøkelsen. Frist: september 2021
Fylle ut skjemaet "Forberedelse til arbeidsmiljøundersøkelsen 2021" sammen med verneombud. Utfylt skjema arkiveres i ephorte på enhetens saksmappe innen 15. oktober 2021. NB! Det vil i oktober bli opprettet en saksmappe for hver enhet slik at dere kan få resultatene fra undersøkelsen på samme sak: "Arbeidsmiljøundersøkelse 2021 ENHETSFORKORTELSE". Eks. "Arbeidsmiljøundersøkelse 2021 MH ISM HUNT". Her finner dere enhetsforkortelsene som blir brukt i 2021.
Velg svarenhet dvs. der ansatte svarer og der leder tar ansvar for oppfølgingen av undersøkelsen. Send korrigert svarenhetsliste til koordinator for arbeidsmiljøundersøkelsen på ditt fakultet/område i fellesadministrasjonen (hvis dere velger gruppenivå, vil koordinator ta kontakt om bistand til å tilordne ansatte til riktig gruppe). Frist: 17.09.2021.
- NTNU anbefaler at det bør være minst 8 ansatte på svarenhetene. Minst 5 ansatte må ha svart for å få skrevet ut resultatrapport.
- Store institutt/avdelinger anbefales å velge faggruppe/seksjon som svarenhet. På instituttene er det også mulig å kjøre oppfølgingsprosess ¨basert på rapportene for ulike stillingsgrupper (vitenskapelig, teknisk-administrativ, stipendiat). Noter på svarenhetslisten hvis det er behov for rapport på engelsk utover stipendiatrapporten.
Informere alle ansatte ved din enhet om kommende arbeidsmiljøprosess (for eksempel allmøte). Frist: oktober 2021.
- Presentasjon av arbeidsmiljøundersøkelsen 2021 (PPT norsk presentasjon, PPT english presentation)
- Klikk her for å se enkle råd om hvordan man man kan få god oppslutning om arbeidsmiljøundersøkelsen

Fase 2: Kartlegge - november 2023 - april 2024

Spørreskjema sendes alle ansatte per e-post 8. november 2021 med svarfrist 28. november 2021
En kvalitativ tilnærming til kartleggingen fortsetter i oppfølgingsmøte i fase tre.

Mer detaljert informasjon om spørreundersøkelsen og resultatrapportene, som blant annet;

Hvem som skal delta
Utsendelse
Anonymitet og bruk av resultatene
Rapporter fra spørreundersøkelsen

Rapportene for hver enkelt svarenhet tilgjengeliggjøres for deg som leder i januar og tilbakeleses til enheten i oppfølgingsmøtet. Rapporten vil være på samme format som NTNU-nivå-rapporten.

Fase 3: Utvikle tiltak - februar - april 2024

Planlegge oppfølgingsmøte sammen med verneombud. Se sjekkliste for planlegging av oppfølgingsmøtet.
- Lag en kjøreplan for oppfølgingsmøtet. Se mal for standard oppfølgingsmøte
- For større grupper er kafemetoden egnet. Se beskrivelse av kafemetoden
- Verktøy for forberedelse: Leseveiledning for rapporten fra ARK , Tema og temaområder
Gjennomføre oppfølgingsmøte med alle ansatte ved din enhet før påske (frist: 8.april) . Ressursperson for enheten kan bistå i planleggingen av møtet. I møtet skal dere:
- Informere om hvordan ansatte kan gå frem dersom de opplever eller har opplevd uakseptabel adferd, vis til siden:
  Uakseptabel adferd - mobbing og konflikter for ansatte
- Gjennomgå og diskuter enhetens rapport fra spørreskjemakartleggingen (film fra ARK om tilbakelesning av resultatet).
- Identifiser bevarings- og utviklingsområder (skjema for individuell refleksjon, engelsk versjon).
- Utvikle handlingsplan med mål og tiltak (PPT tiltaksplan på norsk og engelsk).
Handlingsplanen drøftes på fakultets-/avdelingsnivå. Vurder om det er behov for felles tiltak eller bistand i videre oppfølging av handlingsplaner.

Fase 4: Gjennomføre og evaluere - mai 2024 - mai 2025

Som enhetsleder har du ansvar for å følge opp handlingsplanen i samarbeid med verneombud og ansatte. Evaluer hvordan tiltakene virker og gjør justeringer ved behov. Evaluering og læring for videre arbeidsmiljøarbeid er viktig. Oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen vil også være tema i dialogmøter og HMS-årsrapporter.

Gjennomføre evalueringsmøte med verneombud (november 2022)

Det sendes ut et skjema for oppsummering og evaluering på e-post til deg fra ark-kontakt@ntnu.no 7.november.
Skjemaet fylles ut og sendes inn. Skjemaet fungerer som dokumentasjon på gjennomført prosess.
Frist for innsending er 27.november.

Resultat fra tidligere undersøkelser

Verneombudets rolle

Du som leder skal involvere verneombudet i alle faser i arbeidsmiljøarbeidet. Et minimum er følgende møtepunkt:

Forberedelse av arbeidsmiljøundersøkelsen (september 2021)
Planlegging av oppfølgingsmøte (januar 2022)
Oppsummering av behov og tiltak (etter oppfølgingsmøtet)
Evaluering av tiltak og prosess (november-desember 2022)

Ved enheter med flere verneombud, velger verneombudene selv hvem som skal representere dem. Der flere enheter har et felles verneombud, bør verneombud og vara verneombud fordele enhetene mellom seg.

Leder skal gi verneombudet tilgang til rapporter for sitt verneområde.

Verneombudets oppgaver | Finn ditt verneombud