Arbeidsmiljøundersøkelsen er et av de verktøyene du som leder har for å jobbe systematisk med å utvikle et godt arbeidsmiljø. Som leder har du ansvar for gjennomføringen av undersøkelsen ved den enheten du er leder for. Undersøkelsen gjennomføres annethvert år, med påfølgende tiltaksutvikling, iverksetting av tiltak og oppfølging av handlingsplaner.

Spørreskjema til Arbeidsmiljøundersøkelsen sendes neste gang ut 6. november 2023. Før det skal alle ledere ha et forberedende møte med sitt verneombud, velge svarenhet(er), og informere medarbeidere ved sin enhet om kommende spørreskjema og oppfølgingsprosess. Ta kontakt med din lokale koordinator for Arbeidsmiljøundersøkelsen, dersom du trenger bistand i dette arbeidet. Du finner en oversikt over hvem det er nederst på denne siden.

Engelsk versjon: Work Environment Survey – for managers

Arbeidsmiljøundersøkelse - for medarbeidere | Temaside om HMS | Psykososialt arbeidsmiljø

Hvorfor gjennomfører vi arbeidsmiljøundersøkelse?

• Fordi et godt og velfungerende arbeidsmiljø er nødvendig for å realisere NTNUs mål
• For å få oversikt over hvordan ansatte opplever sin arbeidssituasjon
• For å få grunnlag for strategiske arbeidsmiljøsatsninger og organisasjonsutviklingstiltak
• Fordi alle medarbeidere ved NTNU skal ha et godt og fullt forsvarlig arbeidsmiljø

Som leder skal du:

• Sette mål for arbeidsmiljøarbeidet ved din enhet
• Oppfordre alle ansatte ved din enhet til å svare på spørreskjemaet og delta i oppfølgingsarbeidet
• Gjennomføre oppfølgingsmøte ved din enhet før 1.mai 2024
• Utvikle handlingsplan
• Iverksette tiltak, evaluere og justere handlingsplanen
• Involvere verneombud og LOSAM gjennom hele prosessen
• Ha dialog i lederlinja om oppfølgingen i 2024-25, evaluering og justering av tiltak og handlingsplaner

Arbeidsmiljøundersøkelsen «tar tempen» på arbeidsmiljøet ved enheten og for NTNU samlet. Den gir ansatte en mulighet til å si noe om hvordan de har det på jobb. Disse tilbakemeldingene er en hjelp til deg som leder i arbeidet med å fremme et godt arbeidsmiljø i samsvar med NTNUs verdier - kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull, for å realisere NTNUs mål.

Se Fremdriftsplan for ledere i PDF-format, som du kan skrive ut. Se også notat fra Direktør for organisasjon og infrastruktur om gjennomføring av Arbeidsmiljøundersøkelsen 2023-2025.

Hovedtemaene i spørreskjemaet er:

• Organisatoriske forhold ved egen enhet
• Arbeidsklima
• Lokal ledelse
• Kollegene dine og deg
• Deg og arbeidet ditt
• Jobben din i hverdagen

Les mer om arbeidsmiljø- og arbeidsklimaundersøkelsen på ARK sine hjemmesider.

ARK-akademiet gir ledere råd og verktøy i hver fase av arbeidsmiljøundersøkelsen

Det er nytt av året at ledere finner NTNUs tidsplan, faglige råd og verktøy til hver fase av arbeidsmiljøundersøkelsen på nettportalen ARK-akademiet. Benytt vanlig Feide-pålogging. Meld fra til din ARK-koordinator hvis du ikke får logget deg inn, slik at de kan få meldt deg inn i brukergruppen for nettportalen. På sikt vil nettportalen erstatte informasjonen du finner på denne nettsiden.

Arbeidsmiljøarbeidet 2023-2024

Fase 1: Forberede - august - oktober 2023

1. Sette Arbeidsmiljøundersøkelsen på agendaen i ledermøte (nivå 2) sammen med lokal koordinator for Arbeidsmiljøundersøkelsen. Frist: september 2023
2. Fylle ut skjemaet Forberedelse til Arbeidsmiljøundersøkelsen 2023-2025 (Engelsk skjema her) sammen med verneombud. Utfylt skjema arkiveres i ePhorte på enhetens saksmappe innen 13. oktober 2023. NB! Det vil i oktober bli opprettet en saksmappe for hver enhet slik at dere kan få resultatene fra undersøkelsen på samme sak: Arbeidsmiljøundersøkelse 2023 ENHETSFORKORTELSE. Eks. Arbeidsmiljøundersøkelse 2023 MH ISM* (Tips: med avansert søk i ephorte og * får man opp underliggende enheter man har tilgang til). Her finner dere enhetsforkortelsene som arkivet har brukt i 2023 (og enhetsforkortelsene brukt i 2021).
3. Velg svarenhet dvs. der ansatte svarer og der leder tar ansvar for oppfølgingen av undersøkelsen. Send korrigert svarenhetsliste til koordinator for Arbeidsmiljøundersøkelsen på ditt fakultet/område i fellesadministrasjonen. Frist: 15.09.2023.
   
   • NTNU anbefaler at det bør være minst 8 ansatte på svarenhetene. Minst 5 ansatte må ha svart for å få skrevet ut resultatrapport.
   • Store institutt/avdelinger anbefales å velge faggruppe/seksjon som svarenhet.
   • På instituttene er det også mulig å kjøre oppfølgingsprosess basert på rapportene for ulike stillingsgrupper.
     ARK bruker DBH kategoriene:
     
     • Utdannings- og rekrutteringsstillinger (UN2 - vit.ass, stipendiat og postdok)
     • Øvrige undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger (UN1, UN3, UN4 – dvs. vitenskapelige stillinger og faglige lederstillinger)
     • Støttestillinger for undervisning, forskning og formidling (ST - eks. ingeniører, teknikere, laboranter, bibliotekarer)
     • Teknisk-administrative stillinger (AD – administrative stillinger)

• Instituttene får automatisk sine rapporter på norsk og engelsk.

4. Kvalitetssikring av utsendelseslisten for undersøkelsen i månedsskiftet september-oktober. Koordinator for arbeidsmiljøundersøkelsen vil kontakte enheten for å kontrollere at alle som skal motta undersøkelsen på svarenheten står på utsendelseslisten. Det vil trolig være en del feil og manglende oppføringer på faggruppenivå.

5. Informere alle ansatte ved din enhet om kommende arbeidsmiljøprosess (for eksempel allmøte). Frist: oktober 2023.

• Presentasjon av Arbeidsmiljøundersøkelsen 2023 (lysark på norsk og lysark på engelsk kommer)
• Klikk her for å se enkle råd om hvordan man man kan få god oppslutning om Arbeidsmiljøundersøkelsen

Fase 2: Kartlegge - november 2023 - april 2024

1. Spørreskjema sendes alle ansatte per e-post 6. november 2023 med svarfrist 27. november 2023
2. En kvalitativ tilnærming til kartleggingen fortsetter i oppfølgingsmøte i fase tre.

Mer detaljert informasjon om spørreundersøkelsen og resultatrapportene, som blant annet;

• Hvem som skal delta
• Utsendelse
• Anonymitet og bruk av resultatene
• Rapporter fra spørreundersøkelsen

Rapportene for hver enkelt svarenhet tilgjengeliggjøres for deg som leder i januar og tilbakeleses til enheten i oppfølgingsmøtet. Rapporten vil være på samme format som NTNU-nivå rapporten.

Fase 3: Utvikle tiltak - februar - april 2024

1. Planlegge oppfølgingsmøte sammen med verneombud. Se sjekkliste for planlegging av oppfølgingsmøtet.
   
   • Lag en kjøreplan for oppfølgingsmøtet. Se mal for standard oppfølgingsmøte
   • For større grupper er kafemetoden egnet. Se beskrivelse av kafemetoden
   • Verktøy for forberedelse: Leseveiledning for rapporten fra ARK , Tema og temaområder
2. Gjennomføre oppfølgingsmøte med alle ansatte ved din enhet før påske (frist: 1.mai) . Ressursperson for enheten kan bistå i planleggingen av møtet. I møtet skal dere:
   • Informere om hvordan ansatte kan gå frem dersom de opplever eller har opplevd uakseptabel adferd, vis til siden:
     Uakseptabel adferd - mobbing og konflikter for ansatte
   • Gjennomgå og diskuter enhetens rapport fra spørreskjemakartleggingen (film fra ARK om tilbakelesning av resultatet).
   • Identifiser bevarings- og utviklingsområder (skjema for individuell refleksjon, engelsk versjon).
   • Utvikle handlingsplan med mål og tiltak (PPT tiltaksplan på norsk og engelsk).
3. Handlingsplanen drøftes på fakultets-/avdelingsnivå. Vurder om det er behov for felles tiltak eller bistand i videre oppfølging av handlingsplaner.

Fase 4: Gjennomføre - mai 2024 - mai 2025

Som enhetsleder har du ansvar for å følge opp og sikre at tiltakene i handlingsplanen blir gjennomført i samarbeid med verneombud og ansatte.

Oppfølgingsmøtene og prosessen skal også evalueres i et evalueringsmøte med verneombudet og handlingsplanene skal evalueres fortløpende. Vurder om tiltakene fremdeles treffer behov i arbeidsmiljøet og om det er behov for andre eller flere tiltak. Gjør justeringer i handlingsplanene ved behov, i samråd med verneombud og medarbeidere. Oppfølging av Arbeidsmiljøundersøkelsen vil også være tema i Tertialrapportering ifm. PBO-prosessen og årlig HMS-kartlegging.

1. Mai 2024: Gjennomføre evalueringsmøte med verneombud om prosessen så langt. Evalueringsskjema fra ARK er grunnlag for møtet. Lenke til online skjema sendes på e-post til deg fra ark-kontakt@ntnu.no. Evalueringsskjema for mai 2024 (PDF kommer) er tilgjengelig for å besvares 6. - 24.mai 2024. Skjemaet fylles ut sammen med verneombudet og sendes inn. Du får kopi av besvart skjema på epost. Skjemaet fungerer som dokumentasjon på gjennomført oppfølging av de første fasene av Arbeidsmiljøundersøkelsen.

2. Iverksett tiltak gjennom hele perioden og juster på handlingsplan underveis og etter behov.

3. September 2024: Tertialrapportering ifm. PBO-prosessen. Alle nivå 2-enheter får henvendelse fra Virksomhetsstyring. Spørsmål om oppfølging av Arbeidsmiljøundersøkelsen og handlingsplan

4. November 2024: Årlig HMS-kartlegging til nivå 3-ledere. Spørsmål om samarbeid med verneombudet og oppfølging av Arbeidsmiljøundersøkelsen er inkludert

Fase 5: Evaluere og justere - mai 2025 - juni 2025

Evaluering og læring for videre arbeidsmiljøarbeid er viktig. I sluttfasen av den to-årige prosessen skal hele prosessen og tiltakene effekt evalueres, slik at vi kan ta med oss læring til neste gjennomføring av Arbeidsmiljøundersøkelsen som starter høsten 2025.

Gjennomføre evalueringsmøte med verneombud mai 2025. Evalueringsskjemaer fra ARK er grunnlag for møtet. Dette sendes på e-post til deg fra ark-kontakt@ntnu.no Evalueringsskjema for mai 2025 (PDF og datoer kommer). Online skjema fylles ut sammen med verneombudet og sendes inn. Du får kopi av besvart skjema på epost. Skjemaet fungerer som dokumentasjon på gjennomføring av hele prosessen med Arbeidsmiljøundersøkelsen.

Resultat fra tidligere undersøkelser

• NTNU samlet 2021 (.pdf)
• NTNU samlet 2019 (.pdf)
• NTNU samlet 2017 (.pdf)
• NTNU samlet 2014 (.pdf)
• NTNU samlet 2012 (.pdf)

Verneombudets rolle

Du som leder skal involvere verneombudet i alle faser i arbeidsmiljøarbeidet. Et minimum er følgende møtepunkt:

1. Forberedelse av Arbeidsmiljøundersøkelsen (september/oktober 2023)
2. Planlegging av oppfølgingsmøte (januar 2024)
3. Evaluering av oppfølgingsmøter, justering og oppfølging av tiltaksplan (mai 2024)
4. Evaluering av tiltak og prosess (mai 2025)

Ved enheter med flere verneombud, velger verneombudene selv hvem som skal representere dem. Der flere enheter har et felles verneombud, bør verneombud og vara verneombud fordele enhetene mellom seg.

Leder skal gi verneombudet tilgang til rapporter for sitt verneområde.

Verneombudets oppgaver | Finn ditt verneombud

Hjelp å få

• Bedriftshelsetjenesten - for uavhengig bistand til ledelsen og ansatte.
• Seksjon for HMS og beredskap - for organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø.
• Varsling: Veiledning om varsling og oppfølging av kritikkverdige forhold ved NTNU.
• Veiledningshefte: Arbeidsmiljø- og klimaundersøkelser, Hvem - Hva - Hvordan

Kontaktpersoner

Ledelse:

• HR- og HMS-sjef Arne Kr. Hestnes
• Seksjonssjef Seksjon for HMS og beredskap Rasmus Hugdahl

Koordinering:

• Nathalie Gaulin Brovold, Seksjon for HMS og beredskap (organisering og kommunikasjon)
• Kristin Wergeland Brekke, Seksjon for HR NTNU (organisering)
• Eli Rognes Klepp (opplæring)

Ressurspersoner

Lokal koordinator for Arbeidsmiljøundersøkelsen:

• AD: Erik Lunde | Ina Renate Erichsen
• HF: Ina Therese Sørdahl | Linda Gustad Skeie
• IE: Oddrun Husby |Cathrine Haugan Grønvik
• IV: Roar Eriksen | Kristine Rognlid Hagaseth
• MH: Hanne Mattson | Kristin Hjeldnes
• NV: Julie Elisa Wang | Nina Sandberg
• SU: Kirsten Sjolte | Ina Grønbech Halvorsen
• ØK: Svein Olav Antonsen | Randi Holvik
• Vitenskapsmuseet: Christen Torvik|Anne Karin Henning
• Fellesadministrasjonen: Trine Dahl |Kristine Frøset
• Eiendomsavdelingen (FADM): Marianne Schjølberg |Cecilie Holen
• Gjøvik: Lise Konow Linnerud (Bygningsdrift)
• Ålesund: Harald Jan Skarstein

Koordinatorer for Arbeidsmiljøundersøkelsen har et felles nettverk: "Nettverk for Arbeidsmiljøundersøkelsen ved NTNU". Se nettverksmandat her.