Formål

Formålet med denne prosedyren er å sikre at anskaffelse, flytting eller fjerning av avtrekksskap skjer på en måte som er trygg for ansatte og studenter, samt NTNUs omgivelser.

Omfang og forankring

Retningslinje for avtrekksskap er styrende for denne prosedyren.

Prosedyren gjelder alle enheter som skal anskaffe, flytte eller fjerne avtrekkskap ved NTNU sine lokaler eller myndighetsområder.

Definisjon

Se retningslinje for avtrekksskap

Ansvar

Linjeleder er ansvarlig for at denne prosedyren blir fulgt ved egen enhet.

Fremgangsmåte for anskaffelse, flytting eller fjerning av avtrekksskap

Ved planer om flytting, fjerning og innkjøp av avtrekksskap, kontakt alltid NTNU Eiendomsavdelingen via e-vaktmester. Oppgi skapets id-kode (starter med +) ved fjerning eller flytting av skap.

Anskaffelse

Anskaffelse av nye avtrekksskap skal skje etter NTNUs retningslinjer for anskaffelser og regler for offentlig anskaffelse.

• Se krav til nye avtrekkskap. Fyll ut kravspesifikasjon/sjekkliste for innkjøp av avtrekksskap (docx) og legg dokumentet ved søknadsskjemaet. Sjekklisten skal benyttes for alle avtrekksskap som skal skaffes og installeres i arealer som eies eller leies av NTNU.
• Kartlegg bruksområdene på forhånd for å sikre at avtrekksskapene får korrekt utrustning og kvalitet. Sikre at skapene blir riktig utstyrt med; vann og avløp, uttak for gass, strøm etc. ved behov. Disse individuelle behovene fylles inn i sjekkliste med kravspesifikasjonen.
• Klarlegging av bruksområder er viktig for å avdekke eventuelle spesielle krav som må settes til ventilasjonsanlegget. Dette gjelder spesielt for aggressive/korrosive damper. Kravene dekker ikke fullt ut arbeid med flussyre, perklorsyre, isotoper eller eksplosiver. Her gjelder helt spesielle krav til korrosjonsresistens, radioaktiv skjerming og/eller robusthet mot deformasjon. Kravene er spesifisert i NS-EN14175-7. Finn standard for avtrekkskap.
• Anskaffelse og innmontering av nytt avtrekkskap utløser søknad om mindre ombygging. Se Ombygging av lokaler. I søknadsprosessen blir tekniske muligheter, kapasitet på ventilasjonsanlegget og tilstrekkelig høy samtidighetsfaktor (maks antall skap som kan brukes samtidig) vurdert.
• Vurder krav til ergonomi. Se råd ved nybygg/rehabilitering/innkjøp av utstyr.
• Avklar krav til samtidighetsfaktoren (maks antall skap som kan brukes samtidig)  før anskaffelse eller flytting av skap. Dette har stor betydning for dimensjonering av kapasiteten på ventilasjonsanlegget. Normal samtidighet ligger på ca. 60 % med følgende forslag til differensiering på virksomhetstype:
  • Normal laboratorievirksomhet: Ikke mindre enn 60 %
    Undervisningslaboratorie: Ikke mindre enn 80 %
  • Dersom alle avtrekkskap brukes samtidig i undervisning skal samtidighetsfaktoren være 100 %

NTNU Eiendomsavdelingen har ansvar for registrering av skap i sentral database (FDV-systemet) og inkludering i serviceavtale.

Brukerenheten melder inn følgende informasjon for registrering av avtrekksskap:

• bygning
• romnummer
• leverandør
• type skap
• type alarm
• skapbredde

Krav til nye avtrekksskap

Nye avtrekksskap skal oppfylle kravene i kravspesifikasjon/sjekkliste for innkjøp av avtrekksskap(docx).

Skapene skal plasseres etter krav om avstand mellom; skapene, dør og vegg etc. Kravene er spesifisert i teknisk spesifikasjon CEN/TS 14175-5. Finn teknisk spesifikasjon for avtrekksskap (krever pålogging til NTNUs nett). Spesielle krav til avtrekkskap og ventilasjonssystem gjelder dersom det skal jobbes med høye temperaturer og syrer. Se NS-EN 14175-7. Finn standard for avtrekksskap. Vær spesielt oppmerksom dersom det skal jobbes med hydrogenfluorid eller perklorsyrer.

Flytting

Skap som skal flyttes meldes til Eiendomsavdelingen i e-vaktmester for oppdatering i FDV-system og servicekontroll. Risikovurdering legges ved.

Før flytting av avtrekksskap skal det foretas en risikovurdering. Det må tas hensyn til mulig eksponering ved demontering, sikring av området rundt skapet og avfallshåndtering/fjerning/transport

Alle skapets overlater må være rengjort fra helseskadelige stoffer før personell demonterer og flytter skapet. Merk skapet når det er rengjort og klar for transport.

Dersom flytting av avtrekksskap innebærer ombygging eller funksjonsendring av rom, må det sendes inn søknad om dette. Søk om mindre ombyggingstiltak (doc). Send utfylt søknadsskjema til godkjenning hos ditt fakultet i ePhorte.

Fjerning

Skap som skal fjernes meldes til eiendomsavdelingen i evaktmester for utfasing fra FDV-system og servicekontroll. Risikovurdering legges ved.

Før fjerning av avtrekksskap skal det foretas en risikovurdering. Det må tas hensyn til mulig eksponering ved demontering, sikring av området rundt skapet og avfallshåndtering/fjerning/transport.

Alle skapets overlater må være rengjort fra helseskadelige stoffer før personell demonterer og fjerner skapet. Merk skapet når det er rengjort og klar for transport.

Dersom fjerning av avtrekksskap innebærer ombygging eller funksjonsendring av rom, må det sendes inn søknad om dette. Søk om mindre ombyggingstiltak (doc). Send utfylt søknadsskjema til godkjenning hos ditt fakultet i ePhorte.

Om prosedyren