Formål

Formålet med denne prosedyren er å sikre at kontroll av avtrekksskap skjer på en måte som er trygg for ansatte og studenter, samt NTNUs omgivelser.

Omfang og forankring

Retningslinje for avtrekksskap er styrende for denne prosedyren.

Prosedyren gjelder alle for alle enheter som har avtrekkskap i drift i NTNU sine lokaler eller myndighetsområder.

Prosedyren gjelder kun for avtrekksskap, ikke for laminær luftstrøm- (LAF-) og sikkerhetsbenker.

Definisjon

Egenkontroll: Utføres for å sikre at funksjonen til et avtrekkskap ikke er svekket.

Årlig teknisk kontroll: Utføres årlig av eksternt kvalifisert firma.

Ansvar

Linjeleder

er ansvarlig for at:

• denne prosedyren blir fulgt ved egenkontroll av avtrekksskap ved egen enhet.
• egenkontroll gjennomføres
• tilstrekkelig opplæring gis ansatte som skal utføre egenkontroll

NTNU Eiendomsavdelingen

er ansvarlig for å inngå og følge opp serviceavtale med eksternt firma om årlig teknisk kontroll på alle avtrekksskap ved NTNU.

Fremgangsmåte for kontroll av avtrekksskap

Egenkontroll

Egenkontroll utføres av enheten selv minimum årlig. Ansatt som skal utføre egenkontroll av avtrekksskap, skal på forhånd ha gjennomført tilstrekkelig opplæring.

Egenkontroll kan utføres ved hjelp av appen Lydia AO.

Oppgaver ved egenkontroll:

• Utføre egenkontroll ved enheten minimum 1 gang per år. Ut fra en risikovurdering må det vurderes om skapet må kontrolleres hyppigere.
• Måle lufthastigheten med godkjent og kalibrert anemometer. Anemometer skal være tilgjengelig ved hvert fakultet.
• Det er anbefalt å bruke et varmetrådanemometer med nøyaktighet på +- 3% eller +- 0,1 m/s i måleområde 0,15 - 1,0 m/s eller bedre.
• Kontroller at alarm utløse ved luftsrøm mindre 0,40 m/s
• Merke skap som ikke oppfyller sikkerhetskravene med varselsetikett (pdf).
• Varsle linjeder dersom alarmfunksjon og/eller lufthastighet i skapåpning ikke oppfyller sikkerhetskravene.
• Kvittere for utført egenkontroll på kvitteringslapp for kontroll.
• Registrere data fra egenkontroll i sentral database (FDV-systemet). Tiltak opprettes automatisk ved innmeldte driftsavvik. Dersom du mangler tilgang til FDV-systemet; Kontakt Eiendomsavdelingen.

App for utføring av egenkontroll - Lydia AO

Egenkontroll kan utføres ved hjelp av appen "Lydia AO". Ved å velge scannefunksjon i appen, kan man scanne strekkode på en komponent for å få presentert sjekkpunkter i egenkontrollen. Appen kan også brukes til å se dine arbeidsoppdrag. For å kunne bruke Lydia AO må du være registrert som bruker av Lydia (FDV-systemet), og ha brukernavn og passord.

Slik installerer du Lydia AO:

• Søk på "Lydia AO" i App Store for iPhone og Play Butikk for Android-telefoner og installer appen. For iPad: velg "Kun iPhone" i verktøylinja øverst til venstre i søkevinduet.
• Ved første gangs oppsett får du to valg. Velg "ved hjelp av strekkode".
• Scan QR-koden (strekkoden) under.
• Nå er appen ferdig satt opp og klar til bruk.

Instruksjoner i appen - Lydia AO

Inne i appen ligger det veiledning for gjennomføring av egenkontroll. Gå gjennom instruksjonene før du starter med kontrollen.
Se instruksjoner fra app

Årlig teknisk kontroll - eksternt firma

NTNU har en serviceavtale med et eksternt firma som kontrollerer avtrekksskapene årlig. 

Se hva som inngår i gjennomføring av teknisk kontroll (pdf)

• Kontrollen tar utgangspunkt i kravene gitt i standard NS-EN 14175-4 (Avtrekksskap. Del 4: Prøvingsmetoder på stedet). Finn standard for avtrekksskap (krever pålogging til NTNUs nett).
• Resultatene fra den tekniske kontrollen dokumenteres i NTNUs sentrale database (FDV-systemet). NTNU Eiendomsavdelingen vedlikeholder dette.
• Det skal varsles om teknisk kontroll til den aktuelle enheten minimum 14 dager på forhånd. Fakultetets HMS-rådgiver/koordinator har ansvaret for å koordinere og informere om kontrollen.
• Utført kontroll skal dokumenteres på egen etikett som finnes på hvert skap.
• Skapet vil bli merket med en  varselsetikett dersom det avdekkes avvik som gjør at skapet ikke oppfyller sikkerhetsskravene.
• Justeringer inngår i den tekniske kontrollen. Dersom det avdekkes avvik som krever tiltak utover det som er inkludert i kontrollen, skal linjeleder ved aktuell enhet godkjenne dette.

Rapportering

Teknisk kontroll

Rammeleverandør sender servicerapport etter teknisk kontroll, til avtrekkskapets/enhetens oppgitte kontaktpersoner.

Melde inn feil

Romansvarlig eller kontaktperson for avtrekkskap (som oftest HMS-koordinator) ved enheten melder inn feil til NTNU Eiendomsavdelingen via E-vaktmester. Beskriv feil så presist som mulig. Oppgi alltid skapets strekkode-id (starter med +).

For sykehusbygg som driftes av St. Olavs Hospital, skal feil varsles til Kundesenteret.

Se Retningslinje for avtrekkskap for kontaktinformasjon.

Avvik

Meld uønskede hendelser og HMS-avvik.   

Om prosedyren