Ferie - administrative rutiner - Kunnskapsbasen
Ferie - administrative rutiner
Her finner du administrative rutiner rundt ferie for ledere og HR-medarbeidere.
English version - Holiday leave - administrative routines
Vanlige ansatte får hjelp til å planlegge og registrere ferie på temasiden for ferie.
Temaside om ferie | Sider merket med ferie
Leders ansvar
Som leder er det ditt ansvar at dine medarbeidere avvikler ferie i løpet av et kalenderår og ikke har feriedager til gode ved årets slutt.
Ved NTNU forventes det av alle ledere at de sørger for at ingen av "sine" medarbeidere har feriedager til gode ved årets slutt. Den enkelte leder skal pålegge arbeidstakerne å ta ut all resterende ferie, herunder bestemme tidspunktet for ferieuttak, når arbeidstakerne ikke viser initiativ til dette selv.
Ferietidspunktet fastsettes av den enkeltes leder, etter at medarbeider har lagt frem sine ønsker om ferietidspunkt. Arbeidstaker skal varsles om ferietiden senest 2 måneder før ferien. Arbeidstaker kan kreve at minst 3 uker av ferien skal være i perioden 1.6 – 30.9 (hovedferieperioden).
Leders oppgave
- Innhente ønsker om hovedferie fra medarbeiderne
- Planlegge eventuell drift i avdelingen under ferieavviklingen
- Drøfte ferieplanen
- I samarbeid med medarbeiderne sørge for at all ferie er avviklet før årsskiftet
HRs oppgave
- Bistå leder i prosessen
- Sjekke at det ikke er registrert annet fravær i ferieperioden
Ferieplanlegging
Før ferie fastsettes (leder godkjenner den ansattes søknad i Selvbetjeningsportalen), skal den drøftes mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Dersom det ikke oppnås enighet ligger det innenfor arbeidsgivers styringsrett å bestemme tidspunktet for ferieavvikling. Arbeidsgivers styringsrett er imidlertid begrenset til følgende situasjoner:
- Rett til å avvikle ferie i hovedferieperioden
- Krav på samlet restferie
- Arbeidstakere over 60 år bestemmer selv når ekstraferien for denne gruppen skal tas ut
Du finner oversikt i Selvbetjeningsportalen
Under ferieplanlegging i Selvbetjeningsportalen, kan du som leder få opp all ferie på dine ansatte, og godkjenne ferie.
- Veiledning: Kontrollerer fraværssøknader og overføring av ferie (dfo.no)
- Veiledning: Se ferieoversikt og andre rapporter i Selvbetjeningsportalen (dfo.no)
- Opplæring: Opplæring i Selvbetjeningsløsninger for ledere
Endring av fastsatt ferie
Hvis det er oppstår uforutsette hendelser som vil komme til å skape vesentlige problemer for driften, og det ikke er mulig for arbeidsgiver å skaffe stedfortreder for arbeidstaker, kan arbeidsgiver endre ferien som arbeidstaker allerede har mottatt melding om.
Rutiner for økonomi og lønn
Kilder og lovverk
Kontakt
Har du spørsmål om denne rutinen? Kontakt Tjenestesenteret