Her finner du administrative rutiner for ledere rundt ferieavvikling for ansatte.

English version - Holiday leave - administrative routines

Temaside om ferie for ansatte

Hva er formålet med ferie?

Det er viktig å ta ferie for å koble av og ta vare på seg selv. Tre uker sammenhengende i løpet av et år er nødvendig fordi man gjerne ser at det tar en uke å koble seg helt av, og når ferien nærmer seg slutten, begynner man så smått å koble seg på igjen. Med tre uker sikrer man minst en hel uke frakobling, men enkelte behøver også mer.

Det er ikke alltid den ansatte selv ser sine behov for å koble av eller ta fri. Det ligger derfor mye omsorg i at arbeidsgiver pålegger ansatte å ta ferie.

Leders ansvar

Rutinene og systemene NTNU bruker for å administrere ferie er basert på ferieloven som blant annet sier at

• arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid på 25 virkedager hvert år
• arbeidstaker plikter å avvikle feriefritiden hvert år

Som leder er det ditt ansvar at dine medarbeidere avvikler ferie i løpet av et kalenderår. Ved NTNU forventes det av alle ledere at de sørger for at ingen av "sine" medarbeidere har feriedager til gode ved årets slutt.

Når kan ansatte motsette seg å ta ferie?

Det er kun i disse tilfellene ansatte kan motsette seg å avvikle ferie:

• ved manglende feriepengeopptjening (§ 5-5)
• ved foreldrepermisjon (§ 9-2)
• Ved 100 prosent sykemelding (§ 9-1)

Start planleggingen tidlig

Leder må begynne tidlig med planleggingen av ferieavviklingen i sin enhet. I november er det for sent.

Ferietidspunktet fastsettes av den enkeltes leder, etter at medarbeider har lagt frem sine ønsker om ferietidspunkt. Arbeidstaker skal varsles om ferietiden senest to måneder før ferien. Arbeidstaker kan kreve at minst tre uker av ferien skal være i perioden 1.6 – 30.9 (hovedferieperioden) (ferielovens §§ 5-1, 6-1, 6-2, 7-1).

1. All ferie skal avtales med leder. Innhent ønsker om hovedferie fra medarbeiderne og drøft planen i god tid før 1. mai.
2. Planlegg eventuell drift i avdelingen under ferieavviklingen.
3. Den ansatte må selv sende fraværssøknaden for hovedferien i Selvbetjeningsportalen innen 1. mai. Denne kommer til din godkjenning.
4. Restferien (feriedagene som er igjen etter hovedferien) må den ansatte ha registrert i Selvbetjeningsportalen innen midten av november.
5. Følg opp ferieregnskapet gjennom året. Bli kjent med og bruk DFØ Innsikt kontinuerlig for ferieoppfølging. Se veiledning lenger ned på siden.
6. Sørg for at all ferie er avviklet i løpet av kalenderåret. Bruk styringsretten om nødvendig.

Du får automatiske påminnelser gjennom året

Du får varsel fra DFØ på e-post, hvis du

• 1. mai har ansatte som har igjen mer enn 60 prosent igjen av tildelte feriedager
• 15.oktober fåhar ansatte med mer enn 15 betalte feriedager

Ansatte får varsel 1. april og 1. september.

Arbeidsgivers styringsansvar

En arbeidsgiver har ikke bare styringsrett, også styringsplikt. I den ordinære plikten ligger både en handlingsplikt og en omsorgsplikt.

Når ansatte lar være å registrere ferie, har arbeidstiver plikt til å fastsette ferie for ansatte som ikke følger opp selv.

Det er arbeidsgiver som til syvende og sist bestemmernår ferien skal tas, men med følgende begrensninger:

• å få 3 uker ferie i hovedferieperioden 1. juni – 30. september (§7-1)
• å motta 2 måneders varsel dersom arbeidsgiver fastsetter ferien (§ 6-2)
• å få restferien avviklet som hele uker (§ 7-2)

Ansatte over 60 år bestemmer selv når den 6. ferieuken skal avvikles, men må gi to ukers varsel (§ 6-2).

NB: Dette gjelder både lov- og avtalefestet ferie.

Slik går du frem når du bruker styringsretten

1. Leder skal i god tid før ferien drøfte ferieavvikling med den ansatte, § 6-1.
2. Dersom den ansatte innen f.eks.1. mai ikke har satt seg opp på ferie, kan leder fastsette ferien tidligst 2 måneder frem i tid, (§§ 6 1-2). Den ansatte må få dette skriftlig, og leder bør dokumentere det (f.eks. i ePhorte) i tilfelle revisjon o.l.
3. Den ansatte skal pålegges å sende inn fraværssøknad i Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen. Unntaksvis kan det meldes inn til Tjenestesenteret for manuell registrering.
4. Ferien vil nå være ansett som avviklet, også dersom den ansatte likevel selv velger å møte opp på jobb i ferien.

Når kan ferie anses som avviklet?

«Når ferien er fastsatt, enten gjennom drøfting mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, eller ved at arbeidsgiver fastsetter ferien i kraft av sin styringsrett, anses altså ferien for avviklet i det fastsatte tidsrommet. Dette må også gjelde selv om arbeidstakeren faktisk har møtt frem på arbeidsstedet og utført arbeid i den fastsatte ferietiden.»-fra Statens personalhåndbok Departementets kommentarer til ferielovens § 11-2

Obs! Hvis den ansatte likevel skulle gå på jobb i ferien: Det er viktig at den ansatte ikke fører prosjekttimer på dager det er registrert ferie eller annet fravær.

Slik får du oversikt over ansattes ferie i DFØ Innsikt

Åpne DFØ Innsikt, og gå til «Tid» og «Ferierapporten»

I fanen «Kvoteoversikt» kan du se hvor mange dager den ansatte har avviklet av totalt tildelte feriedager, og hvor mange som er til gode. I kvoteoversikten i Innsikt, kan du bl.a. se følgende kolonner:

• antall: totalt antall i kvote for betalt ferie
• trekk: hvor mange dager som er avviklet
• restdager: hvor mange som står igjen

Veiledning

• Behandle fraværssøknader og overføring av ferie (dfo.no)
• Se ferieoversikt og andre rapporter i DFØ Innsikt (dfo.no)
• Se opptak og presentasjon fra fagkafé om ferierapporter for ledere 27. mars 2023, under Fagkaféer og spørretimer på Bott økonomi og lønn - Opplæring

Feriekvoter

Merk at alle ansatte har 25 dager i feriekvote i Selvbetjeningsportalen/30 dager for ansatte over 60 år. Det gjelder også deltidsansatte bortsett fra de som har en arbeidsplan i Selvbetjeningsportalen på at de jobber bestemte dager. Se info om ferie for deltidsansatte.

Tjenestesenteret har, på grunn av det tekniske oppsettet i lønnssystemet, ikke mulighet til å redusere antall dager i kvota til under 25 dager uten at det får en økonomisk konsekvens for enheten.

Endring av fastsatt ferie

Hvis det er oppstår uforutsette hendelser som vil komme til å skape vesentlige problemer for driften, og det ikke er mulig for arbeidsgiver å skaffe stedfortreder for arbeidstaker, kan arbeidsgiver endre ferien som arbeidstaker allerede har mottatt melding om.

Overføring av feriedager til neste ferieår

Å overføre feriedager til påfølgende år er i utgangspunktet ingen rettighet.

Hovedregelen er at ferien skal avvikles det året den tilhører. Dersom det ikke lar seg gjøre, kan den ansatte inngå skriftlig avtale med leder om overføring inntil 14 dager til neste år. Seniordager kan ikke overføres.

I forkant av en søknad om å overføre ferie, bør dere ha lagt en plan for når dagene skal avvikles.

Merk at søknaden kun er dokumentasjon på at ferie-overføringen er avtalt mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Søknaden har ikke direkte påvirkning på feriekvoten som blir med over til nytt år. Arbeidsgiver har ikke lov til å slette feriedager. Hvis feriedagene ikke er avviklet på slutten av året, så må de overføres – uansett antall (§ 7-3 andreledd) med mindre arbeidsgiver har brukt styringsrett på forhånd.

I Innsikt finner du en egen fane for søknader om øverføring av ferie. Der ser du antall dager den ansatte har søkt om å overføre, og status på søknaden.

Hvis manglende ferieavvikling skyldes arbeidsgiver, kan arbeidstaker i tillegg til overføring kreve erstatning etter § 14.

Enheten må sette av midler for alle overførte dager.

Forskuddsferie

En ansatt kan inngå skriftlig avtale med leder om avvikling av forskuddsferie på inntil 12 virkedager

Ferie og sluttoppgjør

Sluttoppgjøret utbetales måneden etter sluttdato. Sluttoppgjøret inkluderer opptjente feriepenger fra fjoråret og inneværende år. Ansatte som slutter etter ferieoppgjøret i juni vil få utbetalt feriedager de har til gode.

Hvis en ansatt slutter før ferieoppgjøret i juni så har hen ikke blitt trukket for årets feriedager enda, og det blir derfor ingen feriedager til utbetaling. Unntaket er om man har overførte feriedager fra fjoråret. Hvis hen avvikler ferie før juni, så vil disse dagene trekkes på sluttoppgjøret.

Hvis man slutter etter ferieoppgjøret i juni så vil feriedager til gode utbetales på sluttoppgjøret. Her er det viktig at den ansatte faktisk har registrert de feriedagene som er avviklet i Selvbetjeningsportalen. Manglende registrering kan gi uriktig utbetaling på sluttoppgjøret. Det er ditt ansvar som leder å sørge for at all avviklet ferie er registrert før sluttoppgjøret foretas.

Lov- og avtaleverk

• Ferieloven
• Statens Personalhåndbok: 9.16 Særavtale om ferie for statsansatte og 11.2.3 Departementets kommentarer til ferieloven
• Hovedavtalene: 6 Avtalefestet ferie
• Forarbeidene til ferieloven

Les også

• Feriepenger
• Hvordan feriepenger blir regnet ut
• Temaside om ferie for ansatte

Fagkafe om ferie 25. april 2024

• Se presentasjonen som PDF
• Se presentasjonen som powerpoint
• Se opptak i Panopto

Kontakt

Ta direkte kontakt med Tjenestesenteret om du har behov for rådgivning eller har spørsmål om ferie og feriepenger.