Ferie - administrative rutiner - Kunnskapsbasen
Ferie - administrative rutiner
Her finner du administrative rutiner for ledere rundt ferieavvikling for ansatte.
English version - Holiday leave - administrative routines
Vanlige ansatte får hjelp til å planlegge og registrere ferie på temasiden for ferie.
Temaside om ferie | Sider merket med ferie
Leders ansvar
Rutinene og systemene NTNU bruker for å administrere ferie er basert på ferieloven som blant annet sier at
- arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid på 25 virkedager hvert år
- arbeidstaker plikter å avvikle feriefritiden hvert år
Som leder er det ditt ansvar at dine medarbeidere avvikler ferie i løpet av et kalenderår og ikke har feriedager til gode ved årets slutt.
Ved NTNU forventes det av alle ledere at de sørger for at ingen av "sine" medarbeidere har feriedager til gode ved årets slutt. Den enkelte leder skal pålegge arbeidstakerne å ta ut all resterende ferie, herunder bestemme tidspunktet for ferieuttak, når arbeidstakerne ikke viser initiativ til dette selv.
Ferietidspunktet fastsettes av den enkeltes leder, etter at medarbeider har lagt frem sine ønsker om ferietidspunkt. Arbeidstaker skal varsles om ferietiden senest to måneder før ferien. Arbeidstaker kan kreve at minst tre uker av ferien skal være i perioden 1.6 – 30.9 (hovedferieperioden) (ferielovens §§ 5-1, 6-1, 6-2, 7-1).
Leders oppgave
- innhente ønsker om hovedferie fra medarbeiderne
- planlegge eventuell drift i avdelingen under ferieavviklingen
- drøfte ferieplanen
- i samarbeid med medarbeiderne sørge for at all ferie er avviklet før årsskiftet
Ferieplanlegging
Før ferie fastsettes (leder godkjenner den ansattes søknad i Selvbetjeningsportalen), skal den drøftes mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Dersom det ikke oppnås enighet, ligger det innenfor arbeidsgivers styringsrett å bestemme tidspunktet for ferieavvikling. Arbeidsgivers styringsrett er imidlertid begrenset til følgende situasjoner:
- rett til å avvikle ferie i hovedferieperioden
- krav på samlet restferie
- arbeidstakere over 60 år bestemmer selv når ekstraferien for denne gruppen skal tas ut
Slik får du oversikt over ansattes ferie
Åpne DFØ Innsikt, og gå til «Tid» og «Ferierapporten»
I fanen «Kvoteoversikt» kan du se hvor mange dager den ansatte har avviklet av totalt tildelte feriedager, og hvor mange som er til gode. I kvoteoversikten i Innsikt, kan du bl.a. se følgende kolonner:
- antall: totalt antall i kvote for betalt ferie
- trekk: hvor mange dager som er avviklet
- restdager: hvor mange som står igjen
Veiledning
- Behandle fraværssøknader og overføring av ferie (dfo.no)
- Se ferieoversikt og andre rapporter i DFØ Innsikt (dfo.no)
- Se opptak og presentasjon fra fagkafé om ferierapporter for ledere 27. mars 2023, under Fagkaféer og spørretimer på Bott økonomi og lønn - Opplæring
Endring av fastsatt ferie
Hvis det er oppstår uforutsette hendelser som vil komme til å skape vesentlige problemer for driften, og det ikke er mulig for arbeidsgiver å skaffe stedfortreder for arbeidstaker, kan arbeidsgiver endre ferien som arbeidstaker allerede har mottatt melding om.
Overføring av feriedager til neste ferieår
Hovedregelen er at ferien skal avvikles det året den tilhører. Dersom det ikke lar seg gjøre, kan den ansatte få overført inntil 14 dager til neste år. Seniordager kan ikke overføres. Feriedager som ikke er avviklet grunnet sykdom eller foreldrepermisjon overføres alltid til påfølgende ferieår.
I forkant av en søknad om å overføre ferie, bør dere ha lagt en plan for når dagene skal avvikles.
Merk at søknaden kun er dokumentasjon på at ferie-overføringen er avtalt mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Søknaden har ikke direkte påvirkning på feriekvoten som blir med over til nytt år. Fordi arbeidsgiver ikke har lov til å slette feriedager, vil disse uansett bli med over til neste år, men da som brudd på ferieloven.
I Innsikt finner du en egen fane for søknader om øverføring av ferie. Der ser du antall dager den ansatte har søkt om å overføre, og status på søknaden.
Feriekvoter
Merk at alle ansatte har 25 dager i feriekvote i Selvbetjeningsportalen/30 dager for ansatte over 60 år. Det gjelder også deltidsansatte bortsett fra de som har en arbeidsplan i Selvbetjeningsportalen på at de jobber bestemte dager. Se info om ferie for deltidsansatte.
Tjenestesenteret har, på grunn av det tekniske oppsettet i lønnssystemet, ikke mulighet til å redusere antall dager i kvota til under 25 dager uten at det får en økonomisk konsekvens for enheten.
Rutiner for økonomi og lønn
Les mer
Kontakt
Har du spørsmål om denne rutinen? Kontakt Tjenestesenteret.