Ferie - administrative rutiner - Kunnskapsbasen
Ferie - administrative rutiner
Her finner du administrative rutiner rundt ferie for ledere og HR-medarbeidere.
English version - Holiday leave - administrative routines
Vanlige ansatte får hjelp til å planlegge og registrere ferie på temasiden for ferie.
Temaside om ferie | Sider merket med ferie
Leders ansvar
Som leder er det ditt ansvar at dine medarbeidere avvikler ferie i løpet av et kalenderår og ikke har feriedager til gode ved årets slutt.
Ved NTNU forventes det av alle ledere at de sørger for at ingen av "sine" medarbeidere har feriedager til gode ved årets slutt. Den enkelte leder skal pålegge arbeidstakerne å ta ut all resterende ferie, herunder bestemme tidspunktet for ferieuttak, når arbeidstakerne ikke viser initiativ til dette selv.
Ferietidspunktet fastsettes av den enkeltes leder, etter at medarbeider har lagt frem sine ønsker om ferietidspunkt. Arbeidstaker skal varsles om ferietiden senest to måneder før ferien. Arbeidstaker kan kreve at minst tre uker av ferien skal være i perioden 1.6 – 30.9 (hovedferieperioden) (ferielovens §§ 5-1, 6-1, 6-2, 7-1).
Leders oppgave
- innhente ønsker om hovedferie fra medarbeiderne
- planlegge eventuell drift i avdelingen under ferieavviklingen
- drøfte ferieplanen
- i samarbeid med medarbeiderne sørge for at all ferie er avviklet før årsskiftet
HRs oppgave
- bistå leder i prosessen
- sjekke at det ikke er registrert annet fravær i ferieperioden
Ferieplanlegging
Før ferie fastsettes (leder godkjenner den ansattes søknad i Selvbetjeningsportalen), skal den drøftes mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Dersom det ikke oppnås enighet, ligger det innenfor arbeidsgivers styringsrett å bestemme tidspunktet for ferieavvikling. Arbeidsgivers styringsrett er imidlertid begrenset til følgende situasjoner:
- rett til å avvikle ferie i hovedferieperioden
- krav på samlet restferie
- arbeidstakere over 60 år bestemmer selv når ekstraferien for denne gruppen skal tas ut
Du finner oversikt i Selvbetjeningsportalen
Under ferieplanlegging i Selvbetjeningsportalen, kan du som leder få opp all ferie på dine ansatte, og godkjenne ferie.
- Veiledning: Kontrollerer fraværssøknader og overføring av ferie (dfo.no)
- Veiledning: Se ferieoversikt og andre rapporter i Selvbetjeningsportalen (dfo.no)
Endring av fastsatt ferie
Hvis det er oppstår uforutsette hendelser som vil komme til å skape vesentlige problemer for driften, og det ikke er mulig for arbeidsgiver å skaffe stedfortreder for arbeidstaker, kan arbeidsgiver endre ferien som arbeidstaker allerede har mottatt melding om.
Overføring av feriedager til neste ferieår
Det kan inngås avtale om å overføre 10+4 dager til det påfølgende ferieår. Feriedager som ikke er avviklet grunnet sykdom eller foreldrepermisjon overføres alltid til påfølgende ferieår. Det samme gjelder ved manglende ferieavvikling (ferielovens § 7-3). Det finnes ingen mulighet til å stryke feriedager som ikke er avviklet. Det er derfor viktig at ledere har god kontroll på avvikling av feriedager gjennom hele året slik at ingen dager må overføres grunnet manglende avvikling.
Ved feil i feriekvote
2023: Ved overgangen til nytt år og nytt system, kan det være ansatte som har fått overført feil antall feriedager fra 2022. Hvis ansatte oppdager feil, skal de gi beskjed til sin nærmeste leder. Ansatt og leder må sammen avklare hva som skal være riktig kvote. Leder kan gi beskjed om hva som skal korrigeres til Tjenestesenteret via eget skjema for feriekorrigering i NTNU Hjelp, hvis:
- en ansatt har 0 dager i feriekvote for 2023 i Selvbetjeningsportalen
- en ansatt som overførte feriedager fra 2022, ikke har fått med riktig antall i oversikten for 2023 i Selvbetjeningsportalen
Merk at alle ansatte har 25 dager i feriekvote i Selvbetjeningsportalen/30 dager for ansatte over 60 år. Det gjelder også deltidsansatte bortsett fra de som har en arbeidsplan i Selvbetjeningsportalen på at de jobber bestemte dager. Se info om ferie for deltidsansatte.
Tjenestesenteret har, på grunn av det tekniske oppsettet i lønnssystemet, ikke mulighet til å redusere antall dager i kvota til under 25 dager uten at det får en økonomisk konsekvens for enheten.
Rutiner for økonomi og lønn
Les mer
Kontakt
Har du spørsmål om denne rutinen? Kontakt Tjenestesenteret.