Her finner du administrative rutiner for ledere rundt ferieavvikling for ansatte.

English version - Holiday leave - administrative routines

Temaside om ferie for ansatte

Leders ansvar

Rutinene og systemene NTNU bruker for å administrere ferie er basert på ferieloven som blant annet sier at

• arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid på 25 virkedager hvert år
• arbeidstaker plikter å avvikle feriefritiden hvert år

Som leder er det ditt ansvar at dine medarbeidere avvikler ferie i løpet av et kalenderår. Ved NTNU forventes det av alle ledere at de sørger for at medarbeidere ikke har feriedager til gode ved årets slutt.

Det er viktig å ta ferie for å koble av og ta vare på seg selv. Det er ikke alltid den ansatte selv ser sine behov for å koble av eller ta fri. Det ligger derfor mye omsorg i at arbeidsgiver pålegger ansatte å ta ferie.

Når kan ansatte motsette seg å ta ferie?

Det er kun i disse tilfellene ansatte kan motsette seg å avvikle ferie:

• manglende feriepengeopptjening (§ 5-5)
• foreldrepermisjon (§ 9-2)
• 100 prosent sykemelding (§ 9-1)

Start planleggingen tidlig

Leder må starte tidlig på året med å planlegge ferieavviklingen i sin enhet. I november er det for sent.

Ferietidspunktet fastsettes av den enkeltes leder, etter at den ansatte har lagt frem sine ønsker. Den ansatte skal varsles om ferietiden senest to måneder før ferien. Arbeidstakere kan kreve at minst tre uker av ferien skal være mellom 1. juni og 30. september (hovedferieperioden) (ferielovens §§ 5-1, 6-1, 6-2, 7-1).

Slik kan du planlegge ferien i din enhet:

1. All ferie skal avtales med leder. Innhent ønsker om hovedferie fra medarbeiderne og drøft planen i god tid før 1. mai.
2. Planlegg eventuell drift i avdelingen under ferieavviklingen.
3. De ansatte må sende fraværssøknad for hovedferien i Selvbetjeningsportalen innen 1. mai. Denne kommer til din godkjenning.
4. Restferien (feriedagene som er igjen etter hovedferien) må den ansatte registrere i Selvbetjeningsportalen innen midten av november.
5. Følg opp ferieregnskapet gjennom året. Bli kjent med og bruk DFØ Innsikt kontinuerlig for ferieoppfølging.
6. Sørg for at all ferie er avviklet i løpet av kalenderåret. Bruk styringsretten om nødvendig.

Du får automatiske påminnelser gjennom året

Du får varsel fra systemleverandør DFØ på e-post, hvis du

• 1. mai har ansatte som har igjen mer enn 60 prosent igjen av tildelte feriedager
• 15.oktober har ansatte med mer enn 15 betalte feriedager

Ansatte får tilsvarende varsel fra DFØ 1. april og 1. september.

Arbeidsgivers styringsansvar

En arbeidsgiver har ikke bare styringsrett, men også styringsplikt. I den ordinære plikten ligger både en handlingsplikt og en omsorgsplikt.

Når ansatte lar være å registrere ferie, har arbeidsgiver plikt til å fastsette ferie for ansatte som ikke følger opp selv. Det er arbeidsgiver som til syvende og sist bestemmer når ferien skal tas, men med definerte begrensninger. Den ansatte har rett til å

• få tre uker ferie i hovedferieperioden 1. juni – 30. september (§7-1)
• motta to måneders varsel dersom arbeidsgiver fastsetter ferien (§ 6-2)
• få restferien avviklet som hele uker (§ 7-2)

Ansatte over 60 år bestemmer selv når den 6. ferieuken skal avvikles, men må gi to ukers varsel (§ 6-2).

NB: Dette gjelder både lov- og avtalefestet ferie.

Slik går du fram når du bruker styringsretten

1. Leder skal i god tid før ferien drøfte ferieavvikling med den ansatte, § 6-1.
2. Dersom den ansatte innen f.eks.1. mai ikke har satt seg opp på ferie, kan leder fastsette ferien tidligst 2 måneder frem i tid, (§§ 6 1-2). Den ansatte må få dette skriftlig, og leder bør dokumentere det (f.eks. i Elements) i tilfelle revisjon o.l.
3. Den ansatte skal pålegges å sende inn fraværssøknad i Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen. Unntaksvis kan det meldes inn til Tjenestesenteret for manuell registrering.
4. Ferien vil nå være ansett som avviklet, også dersom den ansatte likevel selv velger å møte opp på jobb i ferien.

Når kan ferie anses som avviklet?

«Når ferien er fastsatt, enten gjennom drøfting mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, eller ved at arbeidsgiver fastsetter ferien i kraft av sin styringsrett, anses altså ferien for avviklet i det fastsatte tidsrommet. Dette må også gjelde selv om arbeidstakeren faktisk har møtt frem på arbeidsstedet og utført arbeid i den fastsatte ferietiden.»-fra Statens personalhåndbok - regjeringen.no.

Obs! Hvis den ansatte likevel skulle gå på jobb i ferien, må de ikke føre prosjekttimer på dager det er registrert ferie eller annet fravær.

Slik får du oversikt over ansattes ferie i DFØ Innsikt

Åpne DFØ Innsikt, og gå til «Tid» og «Ferierapporten»

I fanen «Kvoteoversikt» kan du se hvor mange dager den ansatte har avviklet av totalt tildelte feriedager, og hvor mange som er til gode. I kvoteoversikten i Innsikt, kan du bl.a. se følgende kolonner:

• antall: totalt antall i kvote for betalt ferie
• trekk: hvor mange dager som er avviklet
• restdager: hvor mange som står igjen

Veiledning

• Behandle fraværssøknader og overføring av ferie (dfo.no)
• Se ferieoversikt og andre rapporter i DFØ Innsikt (dfo.no)

Feriekvoter

Feriekvote: Alle ansatte har 25 dager ferie i Selvbetjeningsportalen. Ansatte over 60 år har 30 dager. Dette gjelder også deltidsansatte, bortsett fra de som har en fast arbeidsplan med bestemte dager. Se info om ferie for deltidsansatte.

Tjenestesenteret har, på grunn av det tekniske oppsettet i lønnssystemet, ikke mulighet til å redusere antall dager i kvota til under 25 dager uten at det får en økonomisk konsekvens for enheten.

Endring av fastsatt ferie

Hvis det er oppstår uforutsette hendelser som vil skape vesentlige problemer for driften, og det ikke er mulig for arbeidsgiver å skaffe stedfortreder for arbeidstaker, kan arbeidsgiver endre allerede fastsatt ferie.

Overføring av feriedager til neste ferieår

Å overføre feriedager til påfølgende år er i utgangspunktet ingen rettighet.

Hovedregelen er at ferien skal avvikles det året den tilhører.Hvis det ikke lar seg gjøre, kan den ansatte inngå skriftlig avtale med leder om å overføre inntil 14 dager til neste år. Seniordager kan ikke overføres.

Før en ansatt søker om å overføre ferie, bør dere legge en plan for når dagene skal avvikles.

Merk at søknaden kun er dokumentasjon på at ferie-overføringen er avtalt mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Søknaden påvirker ikke feriekvoten. Arbeidsgiver har ikke har lov til å slette feriedager. Hvis feriedagene ikke er avviklet innen årets slutt, må de overføres – uansett antall (§ 7-3 andreledd) med mindre arbeidsgiver har brukt styringsrett på forhånd.

I Innsikt finner du en egen fane for søknader om ferieoverføring. Der ser du antall dager den ansatte har søkt om å overføre, og status på søknaden.

Hvis manglende ferieavvikling skyldes arbeidsgiver, kan arbeidstaker i tillegg til overføring kreve erstatning etter § 14.

Enheten må sette av midler for alle overførte dager.

Forskuddsferie

En ansatt kan inngå skriftlig avtale med leder om avvikling av forskuddsferie på inntil 10 dager.

Ansatte i bistillinger

Fra og med våren 2025 innfører NTNU ny praksis der ansatte i bistillinger må registrere ferien sin selv. Det må vi gjøre for å oppfylle forpliktelsene i ferieloven. Ansatte i bistillinger fører ferie alle hverdager i ukene de har fri - ikke bare dagene de dagene de ville vært på jobb hos NTNU. De skal registrere ukene de faktisk har ferie - som regel vil det være samme datoer som hos sin hovedarbeidsgiver. Se info og veiledning til ansatte i bistillinger (PDF).

Ferie og sluttoppgjør

• Sluttoppgjøret utbetales måneden etter sluttdato og inkluderer opptjente feriepenger fra fjoråret og inneværende år.
• Ansatte som slutter etter ferieoppgjøret i juni vil få utbetalt feriedager de har til gode.
• Ansatte som slutter før ferieoppgjøret i juni har ikke blitt trukket for årets feriedager enda, og det blir derfor ingen feriedager til utbetaling. Unntaket er om man har overførte feriedager fra fjoråret. Ansatte som avvikler ferie før juni, vil trekkes for disse dagene på sluttoppgjøret.
• Sluttoppgjøret utbetales måneden etter sluttdato og inkluderer opptjente feriepenger fra fjoråret og inneværende år. Det er viktig at den ansatte registrerer avviklede feriedager, slik at utbetaling av sluttoppgjør blir korrekt. Det er ditt ansvar som leder å sørge for at all avviklet ferie er registrert før sluttoppgjøret foretas.

Lov- og avtaleverk

• Ferieloven
• Statens Personalhåndbok: Særavtale om ferie for statsansatte - regjeringen.no og Statens personalhåndbok - regjeringen.no
• Hovedavtalene: 6 Avtalefestet ferie
• Forarbeidene til ferieloven

Les også

• Feriepenger
• Temaside om ferie for ansatte

Fagkafe om hovedferie 12. mars 2025

• Se presentasjonen fra 12.03.2025 som PDF
• Se presentasjonen fra 12.03.2025 som powerpoint

Fagkafé om restferie 24. september 2024

• Les presentasjonen fra 24.09.24 som PDF
• Les presentasjonen fra 24.09.24 som PowerPoint

Kontakt

Ta direkte kontakt med Tjenestesenteret om du har behov for rådgivning eller har spørsmål om ferie og feriepenger.