Prosedyre - melde avvik - utdanningskvalitet - Kunnskapsbasen
Prosedyre - melde avvik - utdanningskvalitet
Innholdsfortegnelse [-]
På denne siden finner du NTNUs prosedyre for å melde avvik som gjelder utdanning og læringsmiljø.
Prosedyren er underlagt Retningslinje for melding, oppfølging og håndtering av avvik utdanning og læringsmiljø, som er en del av NTNUs kvalitetssystem for utdanning.
Vedtatt av: Avdelingsleder ved Avdeling for utdanningskvalitet
Gyldig fra: 1. januar 2023
Hovedside: Retningslinje - melde, håndtere og følge opp avvik - utdanning og læringsmiljø | Utdanningskvalitet
English version: Procedure - report deviations - education quality and learning environment
Dette er en prosedyre som beskriver fremgangsmåte for hvordan ansatte og studenter kan melde avvik som gjelder utdanning og læringsmiljø ved NTNU.
NB! Meldinger som gjelder varsler om alvorlige og kritikkverdige forhold i tilknytning til utdanning og læringsmiljø (f.eks. mobbing, trakassering, seksuell trakassering, vold mm), skal ikke meldes inn som avvik i EQS, men meldes og registreres via skjema for varsling.
Før du kan melde avvik som gjelder utdanning og læringsmiljø, er det viktig at du har forsøkt å løse saken på lavest mulig nivå. Det handler om å gi sine innspill og forbedringsforslag i NTNUs ordinære kanaler:
- Som student kan du gi tilbakemeldinger og innspill gjennom studentmedvirkning, som for eksempel direkte til din faglærer, gjennom evalueringer eller studentdemokratiet. Studieveileder, faglærer, emneansvarlig eller studenttillits-valgt, kan alle veilede deg i hvordan du kan medvirke.
- Som ansatt kan du gi tilbakemeldinger på endringsbehov i emner og studieprogram ved å delta i dialoger innad i fagmiljøene, i studieprogramrådene, eller i evalueringsrapporter.
Fører dette ikke frem kan du melde inn avvik i tråd med Retningslinje for melding, oppfølging og håndtering av avvik utdanning og læringsmiljø i NTNU.
Formål
Formålet med prosedyren er å bidra til at avvik meldt av studenter og ansatte, meldes inn på en måte som gjør det mulig for enhetene å følge opp og å iverksette tiltak som kan bidra til videreutvikling og forbedringer, eller som fjerner årsaker og forhindrer gjentakelser.
Omfang og forankring
Prosedyren gjelder alle enheter, ansatte og studenter ved NTNU.
Definisjon
Avvik
Se Retningslinje for melding, oppfølging og håndtering av avvik utdanning og læringsmiljø, for definisjoner knyttet til denne prosedyren.
Avgrensninger
Meldinger som gjelder varsler om alvorlige og kritikkverdige forhold i tilknytning til utdanning og læringsmiljø, skal ikke meldes inn som avvik i EQS. Eksempler på slike hendelser kan være mobbing, trakassering, seksuell trakassering, vold, trusler, truende atferd mm. Les mer om kritikkverdige forhold og hvordan du kan varsle i NTNU.
Dersom du er i tvil om hva du skal gjøre, eller hvordan du skal varsle slike hendelser, kan du be om en samtale med følgende som alle har taushetsplikt:
- Studenter: studieveileder, studentombudet, Sit samtaletjenester
- Ansatte: nærmeste leder, tillitsvalgte, HR-tjenesten eller bedriftshelsetjenesten
Fremgangsmåte for å melde avvik
Det gjør det enklere for enhetene å følge opp saken om du kort beskriver hvordan du har forsøkt å ta opp saken tidligere i ordinære kanaler. Beskriv deretter så konkret som mulig hva som har skjedd, hvor og hvordan det skjedde Det er fint om du foreslår konkrete forslag til forbedringer eller korrigerende tiltak. Slik melder du inn avvik i EQS:
- Gå til NTNUs Sifra-portal og klikk på menyvalg «utdanningskvalitet og læringsmiljø».
- Trykk på knappen «Meld avvik om utdanning og læringsmiljø». Du kommer nå inn i et eget verktøy (EQS).
- Fyll ut alle feltene som kommer fram i skjemaet. Skjemaet er dynamisk, og valg underveis vil påvirke skjemaets innhold. Felt med rød stjerne * er obligatoriske og må fylles ut. Felt med forklarende tekst du får opp ved å holde musepeker over «?-symbolet».
- Velg «KATEGORI» ut fra hva du ønsker å melde.
- Når du har fylt ut alle feltene i skjemaet trykker du «REGISTRER MELDING».
- Du vil deretter etter kort tid motta en kvittering på e-post som bekrefter at meldingen er mottatt, saksbehandlingstid og saksnummer.
- Du kan selv følge saksbehandlingen og status i dine saker i EQS avvikssystemet under «Mine meldinger» på EQS startsiden.
Videre saksgang
- Avviksmeldingen sendes til ditt fakultet på bakgrunn av din Feide-identitet.
- Meldingsansvarlig ved ditt fakultet har ansvar for å vurdere om det du har meldt skal håndteres av enheten og av hvem (behandler), evt. om meldingen skal overføres til annen enhet/behandler.
- Ved mottak av meldingen setter behandler en tidsfrist for antatt ferdigbehandling og lukking, som skal være i tråd med bestemmelsene i Forvaltningslovens § 11a.
- Når saken er ferdig behandlet og lukket, vil du motta en e-post fra «EQS NTNU».
- Dersom saken av ulike årsaker avvises, vil du motta en e-post fra «EQS-NTNU» med begrunnelse for hvorfor saken avvises.