På denne siden finner du NTNUs prosedyre for å håndtere og følge opp avvik som gjelder utdanning og læringsmiljø.
Prosedyren er underlagt Retningslinje for melding, oppfølging og håndtering av avvik utdanning og læringsmiljø, som er en del av NTNUs kvalitetssystem for utdanning.

Vedtatt av: Avdelingsleder ved Avdeling for utdanningskvalitet
Gyldig fra: 1. januar 2023

Hovedside: Retningslinje - melde og følge opp avvik - utdanningskvalitet og læringsmiljø | Utdanningskvalitet
English version: Procedure - follow up deviations - education quality

Dette er en prosedyre som beskriver enhetenes fremgangsmåte for håndtering og oppfølging av avvik meldt av ansatte og studenter som gjelder utdanning og læringsmiljø ved NTNU.

Studenter og ansatte skal før de melder avvik, forsøke å løse saken på lavest mulig nivå ved å gi innspill og forbedringsforslag i NTNUs ordinære kanaler:

• Studenter forventes å gi tilbakemeldinger og innspill gjennom student-medvirkning. For eksempel direkte til faglærer og ved å delta aktivt i evalueringer. Studenttillitsvalgte har et særlig ansvar for studentmedvirkning. Studieveileder, faglærer, emneansvarlig eller studenttillitsvalgt kan ved behov veilede studentene i hvordan de kan medvirke.
• Ansatte forventes å gi tilbakemeldinger på endringsbehov i emner og studieprogram gjennom å delta i dialoger innad i fagmiljøene og i studieprogramrådene eller i evalueringsrapporter.

Fører dette ikke frem, kan studenter og ansatte melde inn avvik i tråd med Retningslinje for melding, oppfølging og håndtering avvik utdanning og læringsmiljø i NTNU.

Formål

Formålet med denne prosedyren er å sikre at alle meldte avvik, blir håndtert og fulgt opp på en måte som sikrer at nødvendige og korrigerende tiltak settes inn for å forbedre eller fjerne årsaker, samt forhindrer fremtidige gjentakelser.

Omfang og forankring

Prosedyren gjelder alle enheter, ansatte og studenter ved NTNU.

Definisjon

Avvik

Se Retningslinje for melding, oppfølging og håndtering av avvik utdanning og læringsmiljø, for definisjoner knyttet til denne prosedyren.

Avgrensninger

Meldinger som gjelder varsler om alvorlige og kritikkverdige forhold i tilknytning til undervisning og læringsmiljø, skal ikke registreres og behandles som avvik i EQS - NTNUs digitale avvikssystem. Eksempler på slike meldinger kan være hendelser som mobbing, trakassering, seksuell trakassering, vold, trusler, truende atferd, avvik som ikke følges opp mm. Slike alvorlige og kritikkverdige forhold meldes på varslingsskjema, og enhetene skal sørge for at de håndteres i tråd med NTNUs retningslinjer for håndtering av varslingssaker (ansatte) eller Retningslinjer for håndtering av varslingssaker som gjelder student-student.

Studenter og ansatte som er i tvil om hva de skal gjøre eller hvordan varsle om slike hendelser, kan be om samtale med følgende som alle har taushetsplikt:

• Studenter: studieveileder, studentombudet, fakultetenes varslingsmottak, eller SiT helsetjenester.
• Ansatte: nærmeste leder, tillitsvalgte, HR-tjenesten eller bedriftshelsetjenesten.

Ansvar

Meldingsansvarlig

Meldingsansvarlig er den personen ved fakultetet som etter delegasjon fra linjeleder mottar alle meldinger om avvik innen utdanning og læringsmiljø ved fakultetet. Meldingsansvarlig skal i tråd med Retningslinje for melding, håndtering og oppfølging avvik utdanning og læringsmiljø:

• vurdere om innholdet i alle innkomne avviksmeldinger til fakultetet kommer inn under definisjonen av avvik, om de inneholder sensitive personopplysninger eller gjelder kritikkverdige forhold, og avgjøre videre behandling.
• sørge for å oversende meldinger til lokal behandler eller annet fakultet, eventuelt avvise meldingen med begrunnelse.
• sørge for å avvise meldingen dersom den gjelder kritikkverdige forhold, med begrunnelse og informasjon om dette til melder og å omregistrere meldingen i varslingsskjema.
• ved behov samarbeide med andre enheter i NTNU i håndtering av avvik.

Behandler

Behandler er den som får oversendt meldinger fra fakultetets meldingsansvarlig for lokal håndtering og oppfølging, med ansvar for å vurdere innholdet i tildelte meldinger og avgjøre videre behandling i tråd med Retningslinje for melding, håndtering og oppfølging avvik utdanning og læringsmiljø:

• vurdere innholdet i tildelte meldinger og avgjøre videre behandling
• kvalitetssikre saksbehandlingen, innhente nødvendige og supplerende opplysninger, og sørge for god dokumentasjon i EQS.
• Sende på høringsrunde dersom det er behov for intern diskusjon eller avklaringer.
• følge opp gjennomføringen av de korrigerende tiltakene og sørge for at avvik lukkes.
• følge opp meldte avvik snarest mulig og innen rimelig tid (4 uker) jf Forvaltningslovens bestemmelser § 11a. Dersom saken tar uforholdsmessig lang tid å behandle, skal behandler sende et foreløpig svar i saken.

Fremgangsmåte håndtering og oppfølging av avvik EQS

Skjemaene er dynamisk, og valg underveis vil påvirke skjemaets innhold. Ved å holde musepeker over «?-symbolet», vil det komme opp forklarende tekst for det aktuelle feltet.

Meldingsansvarlig – mottaksskjema

Innsendte meldinger om avvik innen utdanning og læringsmiljø, genererer automatisk en e-post fra «EQS NTNU» til enhetens meldingsansvarlig. E-posten inneholder en klikkbar lenke, som åpner meldingen i EQS:

• Meldingsansvarlig skal vurdere om innholdet i innsendt melding kommer inn under definisjonen av avvik.
• Hvis ja, og saken skal håndteres ved eget fakultet: Velg «JA, GODKJENT for videre behandling», og følg instruksjonene i skjemaet for oversendelse til lokal enhet for videre behandling og lukking av saken.
• Hvis ja, men saken skal oversendes til annet fakultet: Velg «ENDRE ANSVARLIG ENHET». Saken overføres til en annen enhet for behandling. Følg instruksjonene i skjemaet for endring av enhet.
• Hvis nei, Velg «NEI, IKKE GODKJENT», og følg instruksjonene i skjemaet for lukking av saken.
• Hvis saken vurderes til å gjelde melding om alvorlige og kritikkverdige forhold, skal meldingsansvarlig «omregistrere» varslet i varslingsskjema slik at saken følges opp i tråd med retningslinjer for håndtering av varslingssaker. Det skal gis informasjon tilbake til melder om at saken er avvist i EQS som avvikssak og omregistrert som varslingssak. VELG «NEI, AVVIST VARSLINGSSAK» og følg instruksjonene i skjemaet for lukking av saken.
• Når alle feltene i skjemaet er fylt ut, trykker du «Ferdigbehandlet mottaksskjema».

Behandler - behandlingsskjema

Videresendte meldinger fra meldingsansvarlig genererer automatisk en e-post fra «EQS NTNU» til behandler ved den aktuelle enheten. E-posten inneholder en klikkbar lenke, som åpner meldingen i EQS:

• Saken er overført for å håndteres av behandler på lokal enhet: Velg «JA, GODKJENT for videre behandling», og følg instruksjonene i skjemaet for behandling og lukking av saken.
• Når du som behandler har fylt ut alle feltene i skjemaet, trykker du «Ferdigbehandlet behandlingsskjema».

Tiltak og/eller høringsrunde

EQS gir meldingsansvarlig og behandler mulighet til å opprette tiltak og/eller høringsrunde i forbindelse med saksbehandling av meldingen, se framgangsmåte for tiltak i EQS. Høringsrunde kan brukes for å gi andre midlertidig tilgang/innsyn i saken, slik at de kan delta i vurderingen før saken lukkes. Dette kan være for å:

• Vurdere hvilke tiltak som må gjennomføres før lukking av sak, hvem som bør involveres i vurderingen, og hvem som skal utføre tiltakene.
• Avklare tiltak med linjeleder før gjennomføring.
• Avklare nærmere med den som skal utføre tiltak før tiltaket sendes.

Lukking av melding i EQS

Både meldingsansvarlig og behandler kan lukke avvik. Hovedregelen er at lokal behandler er den som lukker meldingene i henhold til framgangsmåte for lukking av melding i EQS, dersom ikke annet er avtalt med meldingsansvarlig.

Rapportering

E-poster fra systemet (EQS)

EQS sender automatisk følgende e-poster:

• «[EQS NTNU] Meldingsansvarlig for «Avvik xxx», ID xxx» sendes til behandler når ny melding om avvik utdanning eller læringsmiljø registreres.
• «[EQS NTNU] Meldingen «xxx», ID xxx er lukket» sendes til innmelder når saken er ferdig behandlet og lukket.
• I tillegg sender EQS ut e-poster i forbindelse med tiltak og høringsrunder.
• Linjeleder får melding når avvik meldes inn.

Saker som krever saksbehandling utenfor EQS

• Personopplysninger eller annen sensitiv informasjon skal ikke registreres i EQS. Dette kan for eksempel være meldinger om kritikkverdige forhold som mobbing, trakassering, vold, trusler mm, samt saker som gjelder behov om individuell tilrettelegging av studier.
• Avvik som tar uforholdsmessig lang tid å saksbehandle jf Forvaltningslovens bestemmelser i § 11a og som ikke følges opp av enheten, kan betraktes som alvorlige og kritikkverdig forhold innen utdanning og læringsmiljø. Studenter og ansatte kan da sende inn varsel om forholdet via Sifra-meldeskjema og varslet saksbehandles og arkiveres i ePhorte som ordinære varslingssaker i tråd med retningslinjer for varsling. Kommer slike varsler må avviket lukkes med kommentar.

Kun til informasjon

• Vurder hvem som skal ha brev/notat om saken, for eksempel andre enheter ved NTNU, samordnede virksomheter. Er du usikker, kontakt fakultetets meldingsansvarlig.
• Rapport kan skrives til pdf-format fra EQS og sendes direkte som vedlegg på e-post. NB: Vurder innholdet og nødvendige tiltak som f.eks. behov for kryptering.

Kontakt

• Ved behov for endring av tilganger, kontakt EQS-koordinator på fakultetet.
• Systemadministrator EQS utdanning: utdanning@ntnu.no

Se også

• Retningslinje for melding, oppfølging og håndtering av avvik utdanning og læringsmiljø
• Prosedyre - melde avvik - utdanning og læringsmiljø