Boa-rutinane gjeld alle typar eksternfinansierte prosjekt og for internfinansierte satsingar ved NTNU der Vitskapsmuseet skal være koordinator eller delta som partnar. Dei dekker prosessane før og under utforminga av søknader/anbod, og etter at eit prosjekt er innvilga. Prosjekt knytt til offentleg myndigheitsutøving er unnateke desse rutinane.

English: BOA-routines at the University Museum

Innleiing

BOA-rutinane er ei skriftleggjering og justering av allereie etablert praksis og ei klårgjering av ansvar, oppgåver og tidsfristar for utvikling av nye, eksternfinansierte prosjekt (bidrags- og oppdragsprosjekt) og internfinansierte satsinger ved NTNU. I rutinane er det lagt stor vekt på tidleg forankring og kvalitetssikring.

Les notat frå Museumsdirektøren om bakgrunnen for rutinane

Rutinar i utviklings- og søknadsfasen

• Start tidleg!
• Gjer deg kjent med søknadsfristar og rammevilkår for aktuelle verkemiddel

Søk om Førehandsgodkjenning

Når ein prosjektleiar ønskjer å utvikle ein søknad, må vedkommande fylle ut skjemaet «Søknad om førehandsgodkjenning for utvikling av BOA-prosjekt». Det skal skje så snart ideen har tatt form, før ein etablerer kontakt med eventuelle partnarar og innan tidsfristane. Ved å trykke "send" går skjemaet automatisk til Instituttleiar, med kopi til forskningsrådgjevar. Innsendar mottek umiddelbart kvittering på epost, med skjemaet som PDF-fil vedlagt.

Fristar

Fristar for å søkje førehandsgodkjenning:

.

Vurdering

Instituttleiar vurderer søknaden på bakgrunn av informasjonen som går fram av søknadsskjemaet og eventuelt munnleg kommunikasjon med prosjektleiar. Dei viktigaste vurderingskriteria er:

• Vilkåra for utlysinga
• Strategisk forankring av prosjektet
• Tilgang til rett kompetanse og infrastruktur
• Arbeidsplanane til prosjektleiar og andre involverte ved VM
• Prosjektøkonomi og total ressurssituasjon

Vanlegvis vil eit skriftleg svar på søknaden bli sendt til prosjektleiar med forskningsrådgjevar på kopi i løpet av ei arbeidsveke.

.

Involvering av støttefunksjonar

Forskningsrådgjevar har ansvar for å informere prosjektøkonomane om søknadsplanane og avdekke om prosjektleiar har behov for andre administrativ støtte, og i såfall etablere kontakt med til dømes:

• Grafisk senter
• Kommunikasjonsrådgjevar
• Utstillings- og publikumsseksjonen
• Eksterne konsulentar (språkvask, intervjutrening, etc)

.

Utvikling av søknaden/anbodet

Prosjektleiar har ansvar for å utvikle søknaden, men BOA-teamet vil m.a. kunne hjelpe til med:

• Kontakt mot moglege partnarar: kontakt Forskningsrådgjevar
• Budsjett: Prosjektleiar samarbeider med prosjektøkonomane med budsjettet. Dette gjeld både for prosjekt som VM skal koordinere og prosjekt der VM er partnar. Les finansieringsvilkåra i utlysinga grundig!
• Kritisk gjennomlesing (av ikkje-ekspert(ar) og språkvask: kontakt Forskningsrådgjevar
• Host letter, Letter of commitment, Letter of intent etc - kontakt Forskningsrådgjevar for utarbeiding og innhenting av signatur

Prosjektleiar har ansvar for å halde Instituttleiar og Forskningsrådgjevar oppdatert om framdrifta og skal umiddelbart melde frå dersom det blir vesentlege endringar i prosjektplanane undervegs.

Prosjektleiar har også ansvar for å registrere søknaden i søknadsportalen til finansieringskjelda i god tid. Gje om mogleg både prosjektøkonomar og forskningsrådgjevar tilgang til søknaden i portalen.

.

Søk om endeleg godkjenning

Prosjektleiar må søkje om endeleg godkjenning av søknaden ved å fylle ut og sende inn skjemaet Søknad om endeleg godkjenning av BOA-prosjekt til Instituttleiar ikkje seinare enn to veker før søknads- eller anbodsfrist. Budsjettarket lenkast opp i skjemaet.

Dersom andre fakultet/institutt ved NTNU er involvert i prosjektet, må ein kopi av skjemaet og budsjettet sendast til godkjenning av rette vedkomande ved dette/desse institutta. Også eksterne partnarar må gi si godkjenning.

Instituttleiar(ane) gir si endeleg godkjenning (eventuelt avslag) i ein epost til prosjektleiar med prosjektøkonom og forskningsrådgejvar på kopi. Svaret skal normalt ligge føre i løpet av 2-3 arbeidsdagar.

Etter endeleg godkjenning, vil BOA-teamet (prosjektøkonom, forskningsgrådgjevar) ferdigstille søknaden for godkjenning i søknadsportalen i NTNU sitt økonomisystem, Unit4.

.

Innsending av søknad

Prosjektleiar har ansvar for å informere Instituttleiar (eller annan administrativt ansvarleg), BOA-teamet og eventuelle partnarar når søknaden er innsendt, med kopi av søknaden vedlagt. BOA-teamet har ansvar for å oppdatere status i UNIT4 ("Sendt").

.

Arkivering

Prosjektleiar har ansvar for arkivering av skjemaet med svar for endeleg godkjenning, budsjett, søknaden med vedlegg, og avslutningsvis tilsagns- eller avslagsbrev og søknadsevaluering. Prosjektleiar kan delegere dette til BOA-teamet.

.

Rutinar etter tildeling av prosjekt

Administrativ oppstart

Forskningsrådgjevar kontaktar Prosjektleiar og avklarer om det er hensiktigsmessig med eit administrativt oppstartsmøte. Hensikten er å etablere kontakt og skape ein arena for informasjonsdeling mellom prosjektleiar og dei relevante støttefunksjonane i administrasjonen og på instituttet. Revisjon av søknad og budsjett, samarbeidsavtalar, kontraktinngåing, er aktuelle tema for møtet. Ved behov kan også andre støttefunksjonar inviterast (til dømes: HR, pressekontakt, formidlingssjef).

Revisjon av søknad og kontraktinngåing. I somme høve vil det være krav om eller behov for revidering av prosjektplan og budsjett før kontraktsignering. For EU-prosjekt er det eigne prosessar og rutinar for kontraktsignering. Ta kontakt med Forskningsrådgjevar.

Samarbeidsavtale og avtale med eller som underleverandør. Prosjekt med ein eller fleire partnarar krev som oftast ein samarbeidsavtale. Dette vil i dei fleste høve også gå fram av kontrakten med finansieringskjelda.

Prosjektleiar skal kontakte Forskningsrådgjevar for utarbeiding av avtalar. Det same gjeld forslag til avtalar VM får tilsendt som partnar eller underleverandør. Forskningsrådgjevar vil ved behov konsultere juridisk avdeling ved NTNU.

.

Signeringsfullmakt

Reviderte planar (inkludert budsjett) , samarbeidsavtalar og kontraktar skal signerast av ein person med signeringsfullmakt. Ved Vitskapsmuseet har Instituttleiarane signeringsfullmakt for prosjekt med ei økonomisk ramme på inntil 10 millionar kroner. For prosjekt med ei økonomisk ramme mellom 10 og 50 millionar kroner har Museumsdirektøren signeringsfullmakt. Prosjekt med økonomisk ramme over 50 millionar kroner kan berre signerast av Rektor.

.

Rapportering og endringar

Spørsmål om prosjektøkonomi undervegs i prosjektperioden rettast til prosjektøkonom.

Prosjektleiar har ansvar for

• rapportering i samsvar med kontrakten med bidragsytar eller oppdragsgjevar. Rekneskapsrapportar skal utarbeidast i samarbeid med prosjektøkonom.
• å melde frå til instituttleiar eller denmed signeringsfullmakt om eventuelle endringar som har innverknad på prosjektet si framdrift og/eller økonomi

Bestillingar skal gå via din lokale instituttkontakt for bestillingar eller museet sine innkjøparar. Hugs at bestillingar over NOK 100 000 skal ut på anbod og at innkjøp til ein verdi over NOK 50 000 reknast som ei investering.

.

BOA-teamet ved VM

• Prosjektøkonomer (Klaus Ramberg, Svitlana Kulbaka, Nargiza Stenvoll)
  • Budsjett
  • Prosjektrekneskap
  • Rekneskapsrapportar
• Forskningsrådgjevar(Astrid Johansen)
  • Søknadshjelp
  • Etablere kontakt med
    • Grafisk Senter, NTNUs juridiske avdeling, kommunikasjonsrådgivar
    • Ekspertise på innovasjon (TTO)
    • Eksterne konsulentar (til dømes språkvask, intervjutrening ved EU-søknadar, mm)
  • Kontraktar og avtalar

Dersom du ønskjer kontakt med BOA-teamet kan du sende ein epost til boa@vm.ntnu.no. Skriv stikkordsmessig i eposten sitt emnefelt kvifor du tar kontakt (søknad, budsjett, rekneskap, rapportering...). Du vil etter kort tid bli kontakta av ein i BOA-teamet. Alternativt kan du ta direkte kontakt med ein prosjektøkonom eller forskningsrådgjevar.

.

Nyttige sider og dokument

Søknadsskjema

• «Søknad om førehandsgodkjenning for utvikling av BOA-prosjekt»
• «Søknad om endeleg godkjenning av BOA-prosjekt»

Relevante NTNU-sider

• Budsjettmalar for NFR-prosjekt mfl
  • Budsjett i EU-prosjekt: kontakt prosjektøkonom Klaus Ramberg eller Nargiza Stenvoll
• Støtte for leiarar av forskingsprosjekt
• Definisjonar av Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet – BOA
• Søk om prosjektetableringsstøtte (PES)

Vedlegg og bakgrunnsinformasjon

• Nøkkelinformasjon om NTNU og Vitskapsmuseet
• NTNU sitt interne miljøarbeid - mål og tiltak
• Klima- og miljøtiltak ved Vitskapsmuseet - kortversjon
• Klima- og miljøtiltak ved Vitskapsmuseet - detaljert (kontakt Forskningsrådgjevar)

• HMS ved Vitskapsmuseet
• HMS-eigenerklæring

• Bankopplysningar, skatteattest, firmaattest, organisasjonsnummer mm for NTNU*
• NTNU sine Retningsliner for politikk for open vitenskap
• Likestilling og mangfald ved NTNU