Hvis du skal kjøpe varer og tjenester for NTNU, skal du bruke et behovsskjema. Lederen din kan gi deg dispensasjon fra å følge rutinen med behovsskjema. Hvis du skal legge ut for innkjøpene og få pengene refundert, må du huske å ta vare på kvitteringene.

English: Reimbursement of personal expenses

• Gjelder refusjonen Reiseregning?
• Ikke-ansatt/student? Se info om Betalmeg - reiseregning og refusjoner for ikke-ansatte

Send utleggsrefusjon

Veiledning: Registrere utgiftsrefusjon (dfo.no)

Utgiftsrefusjoner sender du i Selvbetjeningsportalen eller i DFØ-appen. Hvis utgiftene gjelder en reise, bruker du isteden skjema for reiseutgifter.

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

Du finner utgiftsrefusjon via reise-fanen.

Når du sender inn skjemaet, går det via Tjenestesenteret og til din leder som godkjenner kostnader.

Refusjon av utlegg for eksterne

Hvis du ikke er ansatt ved NTNU, men skal ha dekket utgifter og godtgjørelser, benytter du deg av Betalmeg-løsningen.

Krav til dokumentasjon

Utleggene dine skal dokumenteres med bilag som tydelig viser:

1. betalingsgrunnlag = hva utgiften gjelder, OG
2. betalingsbekreftelse = at utgiften faktisk er betalt

En bestillingsbekreftelse oppfyller kun det første kravet, mens en kontoutskrift, bankterminalutskrift o.l. kun oppfyller det andre kravet. En godkjent kvittering oppfyller begge krav. Når dette ikke er å oppdrive, kan kostnaden dokumenteres med en kombinasjon av to bilag som fyller hvert sitt krav.

Alle kvitteringer må være leselige. Hvis kvitteringen er på andre språk (andre enn engelsk og norsk/svensk/dansk), legger du ved en beskrivelse av betalingsgrunnlaget.

Oppbevar originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen, i tilfelle det oppstår uklarheter.

Merk at fra 2023 skal kostnader føres på en ny måte

Når du fyller ut reiseregning i Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen, vil kostnaden automatisk følge ditt ansattforhold. Hvis kostnaden skal føres på et spesifikt prosjekt eller et annet koststed enn det som er knyttet til arbeidsforholdet ditt, må du oppgi ekstra informasjon.

Prosjekt: Dersom kostnaden skal på et spesifikt prosjekt, må du legge inn delprosjektnummer/-navn i feltet «Arbeidsordre (K7)» . Feltet finner du i Trinn 1 Formål - Kostnadsfordeling - "Annen" i Selvbetjeningsportalen. Feltet er søkbart. Ved å starte på å skrive enten navn på delprosjekt eller de første sifrene, får du opp en liste over valgbare delprosjekt. I appen finner du det under "Kostnadstilordning".

Hvis kostnaden ikke skal på et spesifikt prosjekt, trenger du ikke å gjøre endringer i feltet «Arbeidsordre (K7)», verdien «Generelle driftskostnader» (default-verdi) skal da stå i feltet.

Koststed: Hvis kostnaden skal på et annet koststed enn det som er knyttet til ditt ansattforhold, kan du legge det i feltet «Koststed». Feltet finner du samme sted som «Arbeidsordre (K7)», beskrevet over. Se oversikt over koststeder.

Hvis du ikke vet hvilket delprosjektnummer du skal bruke, spør din lokale controller om interne prosjekter og prosjektøkonom om eksterne prosjekter. Hvis du ikke vet hvem som er controller/prosjektøkonom, spør din nærmeste leder.

Les mer på siden Regnskap - kontering.

Følgende kan refunderes etter avtale med din leder:

• Avis (kun etter inngått elkom-avtale).
• Bredbånd (kun etter inngått elkom-avtale).
• Bruk av telefon i jobbsammenheng (kun etter inngått elkom-avtale).
• Bøker som ikke kan bestilles via behovsskjema.
• Kurs og konferanseavgift.
• Medlemskontingent.
• Øvrige bestillinger som ikke kan gå via bestillingssystemet.

For en utdypning av øvrige bestillinger, kontakt din lokale innkjøper.

Utbetaling

Du finner oversikter over utbetalingsdatoer på siden lønnskjøringsplan

Lurer du på hvor langt refusjonsskjemaet ditt har kommet?

Gå til "Registrer utgiftsrefusjon" i Selvbetjeningsportalen. Alle skjemaene dine ligger i menyen til venstre. Du ser status på hvert skjema til høyre for datoen reisen gjelder. De ulike statusene betyr:

• Utkast: Refusjonsskjemaet er startet, men du har ikke sendt den.
• Sendt: Du har sendt fra deg skjemaet og det venter på godkjenning.
• Returnert: Godkjenneren har sendt skjemaet i retur for at du skal korrigere feil.
• Godkjent: Skjemaet er godkjent og ligger klar til utbetaling. Utgiftsrefusjon blir godkjent på datoene for reise og utlegg
• Utbetalt: Skjemaet er godkjent og har blitt utbetalt.

Kontakt

For spørsmål om varer og tjenester i forbindelse med rammeavtale, ta kontakt med din lokale innkjøper.

Har du spørsmål om utgiftsrefusjoner, kontakt Tjenestesenteret.