Behovsskjema skal benyttes til kjøp av varer/tjenester, og behandles av din lokale innkjøper. Du kan likevel få dispensasjon fra gjeldende rutine etter avtale med leder. På denne siden finner du informasjon om personlige utlegg som skal refunderes. Husk å ta vare på dine kvitteringer.

English: Reimbursement of personal expenses

• Gjelder refusjonen Reiseregning?
• Ikke-ansatt/student? Se info om Reiseregning, refusjoner og godtgjørelser for ikke-ansatte

Send utleggsrefusjon

Fra 1. januar 2023 skal utgiftsrefusjoner sendes i Selvbetjeningsportalen. HR-portalen er stengt.

Logg inn i Selvbetjeningsportalen

Trykk på fanen Reise, og velg "Registrer utgiftsrefusjon".

eller last ned DFØ_appen (dfo.no)

Veiledning: Registrere utgiftsrefusjon (dfo.no)

Skjemaet skal ikke brukes til refusjon av reiseutgifter. Dette fører du i reiseregningsskjemaet.

Refusjon av utlegg for eksterne

Hvis du ikke er ansatt ved NTNU, men skal ha dekket utgifter og godtgjørelser, benytter du deg av Betalmeg-løsningen.

Merk at fra 2023 skal kostnader føres på en ny måte

Når du fyller ut reiseregning i Selvbetjeningsportalen/DFØ-appen, vil kostnaden automatisk følge ditt ansattforhold. Hvis kostnaden skal føres på et spesifikt prosjekt eller et annet koststed enn det som er knyttet til arbeidsforholdet ditt, må du oppgi ekstra informasjon.

Prosjekt: Dersom kostnaden skal på et spesifikt prosjekt, må du legge inn delprosjektnummer/-navn i feltet «Arbeidsordre (K7)» . Feltet finner du i Trinn 1 Reiserute - Kostnadsfordeling - "Annen" i Selvbetjeningsportalen. Feltet er søkbart. Ved å starte på å skrive enten navn på delprosjekt eller de første sifrene, får du opp en liste over valgbare delprosjekt. I DFØ-appens reiseregningsskjema ligger det under fanen Refusjoner og knappen Kostnadstilordning.

Hvis kostnaden ikke skal på et spesifikt prosjekt, trenger du ikke å gjøre endringer i feltet «Arbeidsordre (K7)», verdien «Generelle driftskostnader» (default-verdi) skal da stå i feltet.

Koststed: Hvis kostnaden skal på et annet kostnadssted enn koststedet som er knyttet til ditt ansattforhold, kan du legge inn annet koststed i feltet «Koststed». Feltet finner du samme sted som «Arbeidsordre (K7)», beskrevet over. Se oversikt over koststeder.

Hvis du ikke vet hvilket delprosjektnummer du skal bruke, spør din lokale controller om interne prosjekter og prosjektøkonom om eksterne prosjekter. Hvis du ikke vet hvem som er controller/prosjektøkonom, spør din nærmeste leder.

Les mer på siden Hvordan kontere med ny økonomimodell.

Følgende kan refunderes etter avtale med din leder:

• Avis (kun etter inngått elkom-avtale).
• Bredbånd (kun etter inngått elkom-avtale).
• Bruk av telefon i jobbsammenheng (kun etter inngått elkom-avtale).
• Bøker som ikke kan bestilles via behovsskjema.
• Kurs og konferanseavgift.
• Medlemskontingent.
• Øvrige bestillinger som ikke kan gå via bestillingssystemet.

For en utdypning av øvrige bestillinger, kontakt din lokale innkjøper.

Utbetaling

Du finner oversikter over utbetalingsdatoer på siden Lønnskjøringsplan

Lurer du på hvor langt refusjonsskjemaet ditt har kommet?

Gå til "Registrer utguftsrefusjon" i Selvbetjeningsportalen. Alle skjemaene dine ligger i menyen til venstre. Du ser status på hvert skjema til høyre for datoen reisen gjelder. De ulike statusene betyr:

• Utkast: Refusjonsskjemaet er startet, men du har ikke sendt den.
• Sendt: Du har sendt fra deg skjemaet og det venter på godkjenning.
• Returnert: Godkjenneren har sendt skjemaet i retur for at du skal korrigere feil.
• Godkjent: Skjemaet er godkjent og ligger klar til utbetaling. Utgiftsrefusjon blir godkjent på datoene for reise og utlegg
• Utbetalt: Skjemaet er godkjent og har blitt utbetalt.

Kontakt

For spørsmål om varer og tjenester i forbindelse med rammeavtale, ta kontakt med din lokale innkjøper.

Har du spørsmål om skjema refusjon av utlegg, kontakt Tjenestesenteret