Prosjektprosessen ved EPT - Kunnskapsbasen
Bokmerker for EPT...
Prosjektprosessen ved EPT
Denne siden er ment å hjelpe og veilede deg som ansatt gjennom prosjektprosessen for forskningsprosjekter ved Institutt for energi- og prosessteknikk (EPT).
EPTs prosess er et tillegg til NTNUs retningslinjer for forskningsprosjektledelse.
Hovedside: Bokmerker for EPT | This page in English: The project process at EPT
Kontakt
Kontakt forskningsadministrasjonen.
Prosjektprosessen
Vennligst sørg for å gjøre deg kjent med denne prosessen, som er obligatorisk for forskningsprosjekter ved EPT. I kronologisk rekkefølge kan du se oppgavene for hver fase og rollene ved instituttet som må være involvert til enhver tid.
1. Søknad
| Oppgave | Ansvarlig | Kommentar |
| 1.1 Initiere søknad | Prosjektleder | Alle nye forslag ved instituttet må initieres minst 3 uker før fristen med: Proposal and Project Initiation Form.EU-søknader må initieres 3 måneder før fristen hvis NTNU er koordinator. Faggruppeleder og nestleder for forskning vurderer om prosjektet er i tråd med instituttets strategi og ikke er i konflikt med andre initiativer eller regler. Faggruppeleder fungerer som rådgiver for prosjektleder i oppstartsfasen og har en rådgivende rolle for godkjenning av søknaden til nestleder for forskning. Søknader sendt etter fristen kan bli avvist av nestleder for forskning. |
| 1.2 Prosjektplan og ressursplanlegging, inkludert egeninnsats (PhD/Postdoc-stillinger, prosjekttimer, lab og leiested, driftskostnader osv.) | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver og økonomiansvarlig), Lab | Når forslaget er godkjent av nestleder for forskning, må prosjektleder involvere forskningsadministrasjonen ved EPT og laboratorieansvarlig (hvis aktuelt) minst 3 uker før søknadsfristen. Forskningsrådgivere kan bidra i en tidlig planleggingsfase for koordinert søknad. Budsjettmal (passord kreves, kontakt din prosjektøkonom) EU-søknader: EU-rådgiver ved IV-fakultetet må også være involvert fra starten av. Forskningsrådgiver ved EPT informerer fakultet etter godkjent initiering. |
| 1.3 Klassifisere prosjektet – bidrag/oppdragsprosjekt – BOA | Adm (forskningsrådgiver og økonomiansvarlig) | Hvis prosjektet klassifiseres som et oppdragsfinansiert prosjekt, må alle kostnader dekkes (ingen egeninnsats tillates). Det er viktig å sette riktig klassifisering allerede i søknadsprosessen: definisjon av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. |
| 1.4 Forberede budsjett og ressursbruk | Prosjektleder, Adm (økonomiansvarlig) | Budsjettet for prosjektet må utarbeides sammen med økonomiansvarlig og lab. Det er viktig at alle kostnader inkluderes i budsjettet (TDI-modell). All budsjettinformasjon må behandles konfidensielt og ikke sendes til tredjeparter. For at søknaden skal godkjennes internt hos EPT i tide, må budsjettene være ferdigstilt minst 2 dager før fristen. |
| 1.5 Når vi fungerer som prosjektpartner, skal en intensjonsavtale (LoI) skrives på forespørsel fra koordinator | Prosjektleder | Intensjonsavtale (LoI) må signeres av instituttets leder. Forskningsrådgiveren vil sende deg en mal, og sjekke utkast og sende til signering. |
| 1.6 Informasjon skal legges inn i Unit4 | Prosjektleder, Adm | Den tidligere sjekklisten er erstattet av Unit4. Spørsmål om habilitet, strategi og risiko må besvares av prosjektleder før søknaden kan sendes. Forskningsrådgiveren vil legge inn informasjonen i Unit4. |
| 1.7 Godkjenning av søknad i Unit4 | Instituttleder | Søknadsinformasjon (inkludert spørsmål om habilitet og strategi) og budsjettet legges til i Unit4. Instituttleder signerer (godkjenner) det i systemet før forslaget sendes. |
| 1.8 Online søknadsportaler: NFR-søknader - følg instituttets instruksjoner EU-søknader - følg forskningsrådgivers instruksjoner | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver) | Instituttleder er prosjektansvarlig for prosjekter koordinert av EPT. NFR-søknader: Når NTNU koordinerer må forskningsrådgivere og økonomiansvarlige ha tilgang til søknaden på RCN-portalen for å kontrollere søknader, oppdatere budsjetter osv. For første side av søknader til RCN, bruk EPT-informasjon til NFR (PDF, engelsk). EU-søknader: Forskningsrådgiver må ha tilgang til EU-portalen og kan bistå med administrative skjemaer og legge til nødvendige personer. |
2. Tildeling av midler
| Oppgave | Ansvarlig | Kommentar |
| 2.1 Informere instituttleder og forskningsrådgivere når prosjektet er tildelt | Prosjektleder | Send e-post til instituttleder, faggruppeleder og forskningsrådgivere når en søknad blir innvilget, med informasjon fra finansieringskilden, så snart resultatene er publisert. |
| 2.2 Forhandling og eventuell revidering av søknad | Prosjektleder, Adm (Forskningsrådgiver og økonomiansvarlig) | Om forespurt: revider prosjektbeskrivelsen, bestem startdato og oppdater budsjett. Kontakt forskningsadministrasjonen for støtte. |
| 2.3 Datahåndteringsplan (DMP) | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver) | De fleste forskningsprosjekter må ha en Datahåndteringsplan, sjekk DMP-kravene for ditt prosjekt med finansieringskilden. Forskningsrådgiverne kan gi støtte og eksempler hvis nødvendig. |
| 2.4 Utvikle nettside (hvis aktuelt) | Prosjektleder, Adm (webkontakt ved instituttet) | Noen prosjekter krever en nettside. Bestill en enkel nettside ved EPT (engelsk, MachForms), og / eller ta kontakt med kommunikasjonsrådgiver ved instituttet for innledende diskusjoner. |
3. Kontrakt
| Oppgave | Ansvarlig | Kommentar |
| 3.1 Kontrakter med finansieringskilden må forhandles og fullføres | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver) | Sørg for at all prosjektrelatert informasjon, inkludert prosjektets datoer i kontrakten, er korrekt. |
| 3.2 Samarbeidsavtaler når EPT er koordinator | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver) | Samarbeidsavtaler bør startes så snart prosjektet er tildelt. Be forskningsrådgiveren om å få tak i riktig mal for prosjektet (malene må hentes fra NFR- og NTNU-nettsidene for å bruke den nyeste versjonen, se kontraktmaler). |
| 3.3 Samarbeidsavtaler for samarbeidsprosjekter når EPT er partner | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver) | Be om første utkast av samarbeidsavtalen fra koordinator umiddelbart. Utkastet må sjekkes av forskningsrådgiveren og i noen tilfeller av juridisk avdeling ved NTNU. |
| 3.4 Andre typer kontrakter og avtaler | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver) | Kontakt forskningsrådgiveren ved EPT. |
| 3.5 Sikring av immaterielle rettigheter (IPR) | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver) | Sørg for at alle IPR og bakgrunnsrettigheter er inkludert i kontraktene og samarbeidsavtalene. |
| 3.6 Kvalitetssikring | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver) | Samarbeidsavtaler må kvalitetssikres av juridisk avdeling ved NTNU. Vær oppmerksom på at det kan ta noe tid i juridisk avdeling. |
| 3.7 Kontraktgodkjenninger og signaturer | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver), Instituttleder | Instituttleder må godkjenne alle kontrakter og samarbeidsavtaler, godkjenningen går via forskningsrådgiveren. Alle kontrakter og samarbeidsavtaler skal signeres av en autorisert person, avhengig av prosjektets type og størrelse. |
| 3.8 Sirkulere signerte kontrakter og samarbeidsavtaler | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver) | Send til alle partnere og, hvis aktuelt, til finansieringskilden . Arkiver kontrakter og samarbeidsavtaler internt ved NTNU. |
4. Oppstart
| Oppgave | Ansvarlig | Kommentar |
| 4.1 Prosjektpresentasjonsmøte | Prosjektleder | Instituttleder inviterer til et prosjektpresentasjonsmøte kort tid etter at prosjektet er tildelt. Prosjektleder presenterer prosjektet, og prosjektets detaljer (kontrakt og samarbeidsavtaler, budsjett, HR, kommunikasjon) blir diskutert. Bruk prosjektpresentasjonens mal (PPT, engelsk) |
| 4.2 Oppstartsmøte (budsjett, ressursplanlegging, prosjektplaner osv.) | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver, økonomiansvarlig og HR), Lab | Prosjektleder er ansvarlig for å initiere et oppstartsmøte når prosjektet skal starte. |
| 4.3 Informasjon til HR om annonsering av ledige stillinger | Prosjektleder, Adm (HR) | For å registrere nye stillinger og starte rekrutteringsprosessen, fyll ut skjemaet: Recruitment at EPT (MachForm). |
| 4.5 Etablere prosjektet i Unit4 | Adm (økonomiansvarlig) | Prosjektleder må informeres om prosjektnummer og UNIT4-struktur, spesielt når prosjektet krever tidsregistrering. |
| 4.6 Planlegge leveranser, rapporteringsperioder osv. | Prosjektleder | Prosjektleder og forskningsrådgiver har ansvaret for den vitenskapelige rapporteringen innen de frister som er satt i prosjektbeskrivelsen, i kontraktene med finansieringskilden og i samarbeidsavtalene. |
5. Prosjektgjennomføring
| Oppgave | Ansvarlig | Kommentar |
| 5.1 Framdriftsrapporter | Prosjektleder | Skal utarbeides og sendes inn i henhold til prosjektplanen og kontrakten, og på forespørsel fra finansieringskilden. Kontakt forskningsrådgiveren for støtte. |
| 5.2 Prosjektrevisjoner | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver og økonomiansvarlig) | Forsinkelser eller endringer skal informeres om umiddelbart, og i noen tilfeller må finansieringskilden varsles. Hold forskningsrådgiver og prosjektøkonomen orientert om prosjektstatus og prosjektendringer. |
| 5.3 Statusrapporter (regnskap) | Adm (økonomiansvarlig) | Økonomiansvarlig utarbeider regelmessige økonomiske statusrapporter for prosjektet. Prosjektleder finner også en oversikt over prosjektstatusen i Prosjektlederportalen "Mine prosjekter" i Bevisst. |
| 5.4 Økonomisk rapport til oppdragsgiver | Prosjektleder, Adm (økonomiansvarlig) | Skal utarbeides og sendes inn i henhold til prosjektplanen og kontrakten, og på forespørsel fra finansieringskilden. |
| 5.5 Publisering / åpen tilgang | Prosjektleder | Alle NTNU-publikasjoner må arkiveres i NTNU Open for å sikre åpen tilgang. Husk å nevne finansieringskilde og prosjekt. |
| 5.6 Registrere forskning i Cristin | Prosjektleder | Alle publikasjoner som lastes opp til Cristin, vil være tilgjengelige i NTNU Open og dermed oppfylle kravene om åpen tilgang: Registrer forskning i Cristin. |
| 5.7 Registrer timer om aktuelt | Prosjektleder, Adm (økonomiansvarlig) | Prosjektmedarbeidere må registrere prosjekttimer fortløpende i Selvbetjeningsportalen, med noen unntak: EPTs veiledning om hvordan man registrerer timer (engelsk). Prosjektmedarbeidere og autorisert person skal signere timelistene manuelt i etterkant. |
6. Avslutning av prosjekt
| Oppgave | Ansvarlig | Kommentar |
| 6.1 Alle leveranser og rapporter skal leveres | Prosjektleder, Adm (forskningsrådgiver) | Sjekk at alt er ferdigstilt og levert. |
| 6.2 Er alle kostnader påløpt i prosjektet? | Prosjektleder, Adm (økonomiansvarlig) | Økonomiansvarlig må kontrollere at alle kjente kostnader er påløpt, og prosjektleder må bekrefte at alle fakturaer er sendt inn og betalt. |
| 6.3 Er alle fakturaer sendt til finansieringskilden/koordinator og betalt? | Adm (økonomiansvarlig) | Økonomiansvarlig må kontrollere at alle fakturaer er sendt inn og at alle midler er mottatt. |