Personalpolitikk - Kunnskapsbasen
Personalpolitikk
NTNUs personalpolitikk ble vedtatt av rektor 14. desember 2022 og beskriver hvilken organisasjonskultur NTNU ønsker å ha og gir retning for videre utvikling.
English version - Human Resources policy
Temaside om ansettelsesforhold | Sider merket med ansettelse
Rektorvedtak: NTNUs personalpolitikk, signert (pdf)
NTNUs personalpolitikk er underordnet norsk lov og forskrift med utfyllende NTNU reglement, samt Hovedavtalen i staten med tilhørende NTNU tilpasningsavtale. Den er overordnet NTNUs utviklingsplaner og retningslinjer som berører personalområdet.
Formål
Dokumentet beskriver mål, krav, føringer og prinsipper for utvikling og forvaltning av NTNUs menneskelige ressurser.
Gjelder for
Personalpolitikken gjelder alle virksomhetsområder og organisatoriske enheter, ledere og arbeidstakere, samt ansattes forhold til studenter og samarbeidspartnere. Politikken omfatter forvaltnings- og utviklingsarbeid på personalområdet, samt arbeidet med helse, miljø og sikkerhet (HMS).
Definisjoner
Akademisk frihet: De vitenskapelig ansattes selvstendige faglige ansvar og rett til å velge innhold og metode i undervisning, forskning og kunstnerisk utviklingsarbeid innenfor de rammer som følger av undervisningsplaner, ansettelsesforhold eller særskilt avtale, samt retten til å offentliggjøre sine resultater.
Arbeidsmiljø: De ansattes organisatoriske, psykososiale og fysiske arbeidsforhold.
Bærekraftig utvikling: En utvikling som imøtekommer dagens behov uten å ødelegge mulighetene for at kommende generasjoner skal få dekket sine behov.
Karriereutvikling: Handler om å øke ansattes bevissthet om fremtidige arbeidsmuligheter der de får utnyttet sitt potensial, og å legge til rette for forutsigbare karriereløp innenfor virksomheten.
Kompetanseutvikling: Aktivitet for å oppdatere og utvikle ansatte og lederes kunnskap og ferdigheter til å utføre arbeidet. Dette skjer gjennom arbeidserfaring og samhandling, kurs og utviklingsprogram.
Kvalifikasjonsprinsippet: Det lovfestede prinsippet innebærer at ansettelsesprosesser skal være preget av rettferdighet, saklighet og likebehandling slik at den best kvalifiserte til stillingen ansettes.
Ledelse: Ansvar for å fremme resultater i tråd med virksomhetens strategier innenfor rammene av virksomhetens ressurser. Det omhandler både lederansvar og det å utøve ledelse.
Likestilling og mangfold: Likeverd, like muligheter og like rettigheter uavhengig av kjønn, funksjonsevne, seksuell orientering, alder, etnisitet, religion m.m.
Medvirkning og medbestemmelse: Ansattes mulighet for å delta i beslutningsprosessene gjennom uformell, formell, direkte og indirekte innflytelse på avgjørelser som angår deres arbeidssituasjon.
Midlertidighet: Personer som er ansatt i et bestemt tidsrom. Eksempler på midlertidige ansettelser er vikariater, åremålsansettelser, ansatte i kvalifiseringsløp, prosjektansettelser, ekstrahjelp, sesongarbeid og praksis. Arbeidet kan være intern- eller eksternfinansiert.
Omstilling: Endringer i organisering av virksomheten, stillingsstruktur, arbeidsprosesser og den enkeltes arbeidsoppgaver.
Organisasjonskultur: Handler om «hvordan vi gjør det hos oss» i form av verdier, normer og adferd.
Rekruttering: Prosessene som NTNU benytter for å knytte nye medarbeidere til seg. Rekruttering omfatter her hele prosessen fra behovet for kompetanse oppstår, via utlysning og vurdering til mottak og integrering av ny medarbeider.
Overordnede føringer
Personalpolitikken bygger på NTNUs verdigrunnlag, mål og strategier, samt lov og avtaleverk knyttet til utvikling og forvaltning av NTNUs menneskelige ressurser. Viktige nasjonale og europeiske føringer for personalpolitikken er gitt gjennom:
- Universitets- og høgskoleloven med utfyllende forskrifter om ansettelsesforhold
- Statsansatteloven med utfyllende forskrift og Statens personalhåndbok
- Arbeidsmiljøloven om systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet
- Hovedavtalen i staten om medbestemmelse og ansattes medvirkning
- Hovedtariffavtalen i staten om lønns- og arbeidsvilkår for ansatte i staten
- Den europeiske erklæring om forskere og Atferdsregler for rekruttering av forskere (Charter & Code) om rekruttering, arbeidsvilkår og karriereutvikling for forskere
- Agreement on Reforming Research Assessment (CoARA)
- UHR veileder for vurdering i akademiske karriereløp (NOR-CAM)
Mål og prinsipper for personalpolitikken
NTNU er en av Norges viktigste kunnskapsinstitusjoner og et internasjonalt anerkjent forskningsuniversitet. Universitetet kjennetegnes av høy kvalitet i utdanningene, internasjonalt sterke forskningsmiljøer og omfattende samarbeid med arbeidslivet for å møte dagens og morgensdagens kunnskapsbehov. For at NTNU skal kunne løse samfunns-oppdraget, er det avgjørende at NTNU er en attraktiv arbeidsgiver som tiltrekker seg dyktige medarbeidere.
NTNU møter konkurransen om arbeidskraften ved å tilby utviklende arbeidsoppgaver i et inkluderende arbeidsmiljø. NTNUs verdier kreativ, konstruktiv, kritisk og respektfull skal prege arbeidsmiljøet og organisasjonskulturen. Akademisk frihet er et grunnleggende prinsipp i den faglige virksomheten.
Personalpolitikken beskriver hvilken organisasjonskultur NTNU ønsker å ha og gir retning for videre utvikling på følgende områder:
- Ledelse og medarbeiderskap
- Medvirkning og medbestemmelse
- Helse, sikkerhet og miljø
- Fleksibilitet og digital omstilling
- Likestilling og mangfold
- Rekruttering og ansettelse
- Kompetanse og karriereutvikling
- Lønn
Utfyllende politikker, utviklingsplaner, reglement, retningslinjer og avtaler er utarbeidet på flere områder for å bidra til felles praksis og organisasjonskultur ved NTNU. Det er henvist til de viktigste dokumentene på de utvalgte områdene i personalpolitikken.
- NTNUs strategi 2018-2025 «Kunnskap for en bedre verden» (NTNUs verdier)
- Etiske retningslinjer for ansatte
- NTNUs handlingsplan for implementering av Charter & Code
1 Ledelse og medarbeiderskap
I en kunnskapsorganisasjon som NTNU, skapes resultatene av dyktige medarbeidere som på sine respektive kompetanseområder tar sin del av ansvaret for å utføre NTNUs samfunnsoppdrag. Det påvirker hvordan ledelse utøves ved NTNU.
For å realisere NTNUs mål og strategier, er det en sentral lederoppgave å legge forholdene best mulig til rette for kjernevirksomheten gjennom strategisk ledelse, motivasjon og involvering av medarbeidere, hensiktsmessig organisering og god ressurs-styring. Ledelse utøves med respekt og tillit til de ansattes faglige integritet. NTNU skal etablere samsvar mellom ledernes ansvar og oppgaver på den ene siden, og kompetanse, fullmakter og virkemidler på den andre.
NTNUs verdier, kreativ, konstruktiv, kritisk og respektfull, skal prege ledere og ansattes relasjoner til kollegaer, studenter og eksterne samarbeidspartnere. Ved NTNU gir ledere anerkjennelse for godt arbeid, opptrer rettferdig og setter grenser ved behov. Gjensidig respekt for hverandres roller, åpenhet og tydelige forventninger bidrar til et godt samarbeidsklima og forebygger konflikt.
2 Medvirkning og medbestemmelse
NTNU skal utvikle sin organisasjon gjennom fastsatte ordninger for medbestemmelse, og medvirkning fra de ansatte og de ansattes organisasjoner. Det betyr i praksis at det skal være åpne prosesser der målene og konsekvensene er kjente og forutsigbare, og at de ansatte informeres og involveres tidlig.
Personalmøter og gjensidig kontakt mellom ledere og medarbeidere ivaretar lokal medvirkning, mens formell medbestemmelse skjer i regelmessige møter mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene. Verneombudene involveres i arbeidsmiljøspørsmål. NTNU legger til rette for lokal medvirkning og medbestemmelse i spørsmål som angår campus Trondheim, Gjøvik og Ålesund.
Et levende universitetsdemokrati med valgte representanter for de ansatte og studentene, bidrar til gode beslutninger i NTNUs styringsorganer.
3 Helse, sikkerhet og miljø
Alle ansatte har ansvar for å bidra til et godt arbeidsmiljø og en positiv organisasjonskultur der ansatte opplever faglig og personlig utvikling og kan identifisere seg med universitetets verdier og mål.
Det skal være trygt å arbeide og studere ved NTNU. Profesjonell avstand og respekt er særlig viktig der relasjoner er preget av ulike maktforhold.
NTNUs sikkerhetsutfordringer er av ulik karakter og endrer seg over tid. Ledere og ansatte må derfor ta felles ansvar for å ivareta menneskene i organisasjonen og universitets materielle og immaterielle verdier.
For å nå målene vil NTNU drive kontinuerlig utvikling og systematisk forbedring av arbeidsmiljø, helse og sikkerhet til beste for den enkelte og for NTNU.
I samsvar med NTNUs visjon kunnskap for en bedre verden, skal ledere og ansatte fremme en bærekraftig utvikling i NTNUs drift og daglige virksomhet.
- HMS-politikk
- HMS for medarbeidere (retningslinjer m.m.)
- Politikk for informasjonssikkerhet
- Politikk for immaterielle rettigheter (IPR)
- Miljøambisjon - NTNU
4 Fleksibilitet og digital omstilling
Arbeidslivet er i endring. Ikke minst har digitalisering lagt grunnlaget for nye arbeids- og samarbeids-former. Fleksibilitet til å jobbe fra et annet sted kan være bra for miljøet og er verdsatt i ulike livssituasjoner. Ledere og medarbeidere må sammen finne den riktige balansen. Alle skal kunne jobbe effektivt og kjenne seg inkludert i «Ett NTNU». Fleksibiliteten må ikke gå ut over kvaliteten i arbeidet og fellesskapets behov.
NTNU skal utnytte potensialet som ligger i å forenkle og digitalisere administrative tjenester. Digitale verktøy skal også støtte opp om kjernevirksomheten knyttet til utdanning, forskning, nyskaping og formidling. Nye kompetansebehov ivaretas gjennom rekruttering, intern opplæring og mobilitet, men kan også medføre behov for omorganisering.
NTNU vil ha behov for kontinuerlig fornyelse, effektivisering og omstilling som følge av endrede krav og rammevilkår. Omstillinger skal bidra til å gjøre NTNU mer effektiv og gi bedre teknisk-administrative tjenester. Det er et mål i omstillingsprosesser å gi de ansatte meningsfylte oppgaver og mulighet til å benytte og utvikle kompetansen sin. Ved endringer i den enkelte ansattes oppgaver, skal det gis nødvendig kompetanseheving. Ved nedbemanning som følge av bortfall av inntekter eller oppgaver, skal man forsøke å finne annet passende arbeid ved NTNU.
5 Likestilling og mangfold
NTNUs samfunnsoppdrag kan best løses i en organisasjon preget av likestilling og mangfold blant ansatte og studenter. Ulike erfaringer og perspektiver beriker arbeids- og studiemiljøet og er verdifullt i oppgaveløsning og kunnskapsutvikling.
Respekt og likeverd, ikke-diskriminering og inkludering skal prege NTNUs organisasjons-kultur. Likestilling og mangfold skal vektlegges ved rekruttering, tilrettelegging av arbeidet, samt i kompetanse-, karriere- og lønnsutvikling. Som internasjonalt forskningsuniversitet, har tilrettelegging for og integrering av internasjonale forskere høy prioritet. Institusjonelle og lokale tiltak tilpasses enhetenes utfordringer og behov.
6 Rekruttering og ansettelse
NTNU skal være en attraktiv utdanningsinstitusjon og et internasjonalt anerkjent forskningsuniversitet med et godt teknisk-administrativt støtteapparat. Det forutsetter at NTNU rekrutterer dyktige medarbeidere med komplementær erfaring og kompetanse for å løse dagens og fremtidens oppgaver.
Offentlig utlysning, åpenhet om vurderingskriteriene, kvalitativ vurdering og kvalifikasjonsprinsippet skal fremme like muligheter for søkerne. Prosessen fra strategisk kompetansevurdering til ansettelse skal sikre at NTNU rekrutterer den best kvalifiserte etter en helhetsvurdering av søkernes kvalifikasjoner opp mot NTNUs behov. Likestilling og mangfold skal inngå i behovsvurderingen ved utlysning og tilsetting.
NTNU skal i rekrutteringsprosessen og oppfølgingen av nye medarbeidere sørge for at ansatte får en god start på arbeidsforholdet, blir inkludert i arbeidsmiljøet og kjent med NTNUs organisasjonskultur, verdier og mål.
Alle ansatte skal ha forutsigbare ansettelsesforhold. Fast ansettelse gir best mulighet for langsiktig planlegging og for å utføre undervisning, forskning og teknisk-administrative tjenester av høy kvalitet. NTNU skal derfor arbeide aktivt for å redusere midlertidige ansettelser. Åremålsstillinger og deltidsstillinger kan benyttes for å hente inn kompetanse fra arbeidslivet og internasjonalt sterke fagmiljøer.
NTNU skal være en fleksibel og inkluderende arbeidsgiver dersom funksjonsevne, livsfase eller alder gjør at det er ønskelig eller nødvendig å gjøre tilpasninger i arbeidssituasjonen. Eldre arbeidstakeres kompetanse og erfaring er verdifulle ressurser for NTNU. Det skal legges til rette for at ansatte kan stå lenger i arbeid og at pensjonister kan engasjeres på seniorvilkår eller få tilknytning som emeriti når det er gjensidig interesse for det.
7 Kompetanseutvikling og forutsigbare karriereløp
NTNU skal ha en organisasjonskultur som stimulerer de ansatte til å vedlikeholde og videreutvikle kompetansen sin for å utføre arbeid av høy kvalitet. Kompetanseutviklingen skal være basert på NTNUs strategier, mål og framtidige utfordringer, den enkelte medarbeiders ønsker og arbeidsgivers behov. Individuelle tiltak suppleres av felles kompetansetiltak der det er mest effektivt og hensiktsmessig.
Erfaringsbasert læring skjer gjennom utfordrende arbeidsoppgaver i samspill mellom ansatte, ledere, studenter og samarbeidspartnere. NTNU vil dessuten legge til rette for systematisk kompetanseutvikling ved å tilby kurs og program, faglige nettverk og mentorordninger
Det skal legges til rette for økt intern mobilitet. Gjennom nye arbeidserfaringer, etter- og videreutdanning, vil ledere og ansatte kunne kvalifisere til endring i ansvar og oppgaver på egen enhet eller i andre deler av NTNU.
NTNU har behov for vitenskapelig ansatte og teknisk-administrativt støtteapparat med høy kompetanse innen forskning, kunstnerisk utviklingsarbeid, utdanning, innovasjon, formidling, eksternt samarbeid og ledelse. NTNU vil legge til rette for forutsigbare og likeverdige karriereløp der ansatte gjennom karrieren kan vektlegge og utvikle kvalifikasjoner på ulike kompetanseområder i samsvar med egne interesser, fagmiljøenes og samfunnets behov. Faglig ledelse og institusjonell ledelse som tydelige karriereveier, vil bidra til faglig måloppnåelse og en profesjonalisering av virksomhetsledelsen.
God veiledning og tidlig introduksjon til relevante prosjekter og nettverk, bidrar til høy kvalitet i forskerutdanningen og verdifull kompetanse for en videre karriere innenfor og utenfor akademia.
8 Lønn
NTNU skal ha en felles lokal lønnspolitikk utviklet og praktisert i samarbeid mellom arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene som likeverdige parter. Lønn bør i større grad brukes som et offensivt virkemiddel for å realisere vedtatte strategier og mål. Det er rom for individuell avlønning for å rekruttere og verdsette dyktige medarbeidere. I tillegg til individuell avlønning skal partene tilstrebe en generell lønnsutvikling som sikrer lik lønn for samme arbeid eller arbeid av lik verdi. Konkrete kriterier utarbeides i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene og skal være åpent tilgjengelige for ledere og medarbeiderne.
Roller og ansvar
Roller og ansvar følger av NTNUs styrings- og delegasjonsreglement og politikk for internkontroll. De viktigste rollene og arenaene for medvirkning og medbestemmelse i personalpolitiske saker er som følger:
Rektor vedtar NTNUs personalpolitikk.
Direktør for organisasjon- og infrastruktur har på Rektors vegne det overordnede ansvaret for iverksetting av personalpolitikken.
Avdelingsdirektør for HR og HMS har ansvar for å utvikle utfyllende retningslinjer, reglement og rutiner for å realisere «Ett NTNU» der gjennomgående prosesser er hensiktsmessig og/eller felles praksis er nødvendig for å ivareta ansattes rettigheter.
Linjeleder har ansvar for iverksetting av personalpolitikken på sin enhet og for å fremme en organisasjonskultur i samsvar med NTNUs verdier og mål. Linjeledere med personalansvar skal ivareta sine ansatte gjennom alle faser av ansettelsesforholdet.
Ansatte skal utføre arbeidsoppgavene med profesjonell integritet og medvirke i arbeids-miljøet i samsvar med NTNUs verdier og mål.
Alle enheter skal ha arenaer for medvirkning fra de ansatte i samsvar med NTNUs styringsreglement og NTNUs tilpasningsavtale til Hovedavtalen i staten.
IDF-SESAM og IDF-LOSAM er NTNUs samarbeidsutvalg i henhold til NTNUs tilpasningsavtale til Hovedavtalen i staten.
Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ivaretar lovpålagte oppgaver etter Arbeidsmiljøloven.