Siden gjelder for alle NTNUs eide og leide bygg og uteområder, og dekker:

• Regler for arrangement og lenke til søknadsskjema
• Bruk av alkohol på campus
• Lån av arealer
• Bruk av undervisningsrom, møterom og lesesaler
• Generelle regler for sikkerhet, brann, lagring, utstyr, røyking, parkering m.m.

2.1 Hurtigguide – når må du søke om arrangement?

Du må søke om arrangement når du:

• Skal servere eller drikke alkohol
• Skal spise eller servere mat i undervisningsrom
• Planlegger større grillaktiviteter

Husk å send inn søknad i god tid og minst et par dager før arrangementsdato.
Hvis ingen av punktene over gjelder, holder det normalt å booke rom og følge reglene for bruk og lån av NTNUs rom og arealer.

2.2 Slik søker du

Trondheim: bruk skjemaet Søk om arrangement – NTNU i Trondheim

Unntak:

• St. Olavs lokaler → egen henvendelse til eiendom@stolav.no. Det er ikke tillatt med alkohol på Øya helsehus.
• Når det gjelder Glassgården, Makerverkstedet og Eventområdet i U1 i Realfagbygget, så er dette areal som ikke er mulig å booke. Dette er interaktive læringsareal som kan brukes av alle som har behov.

Ålesund: Bruk eget NTNU Hjelp-skjema.

2.3 Krav til søknaden

• Antall deltakere (over 50 deltakere krever at risikovurdering legges ved søknaden)
• Beskrivelse av arrangement
• Kontaktinfo til både edruperson og edru ryddeansvarlig.
• Tidspunkt og varighet
• Behov for adgang utenom arbeidstid
• Bekreftelse på at regler er forstått
• Rom må være booket i tillegg

2.4 Ansvar, vakthold, sikkerhet og renhold

• Edru ansvarlig må være til stede
• Over 50 deltagere → flere edru ansvarlige. Er det f.eks 100 deltakere ønskes minst 3 edruvakter.
• Ryddeansvarlig skal sette på plass møbler, samle avfall, ta med pant og tørke opp søl underveis. Ved større uhell meldes dette inn i E-vaktmester.
• Arrangør må ivareta brannvern, rømningsveier og adgang
• Ekstra vakthold/renhold kan kreves dekket av arrangør. 
• Er arrangementet av en slik karakter eller størrelse at det kreves særskilt vakthold, skal opplegget for dette avtales før søknad innvilges. Arrangøren må selv betale for slikt ekstra vakthold.
• Kostnad ved brannutrykning dekkes av arrangør.
• Arrangement avsluttes senest kl. 02:00

2.5 Alkoholregler (samlet)

• Alkohol i bookbare undervisningsrom krever skjenkebevilling fra Trondheim Kommune. Godkjent bevilling gjelder kun for det rommet som står oppført i søknaden.
• Det er ikke tillatt med alkohol ute på campus og i felles gangareal.
• Ikke tillatt med alkohol før kl. 16:00 på campus.
• Søk om skjenkebevilling minst én uke før.
• Linje- og studentforeninger må søke NTNU om å bruke alkohol i egne lokaler. Det samme gjelder i instituttenes/enhetenes egene arealer. I egne areal er det ikke krav til skjenkebevilling fra Trondheim Kommune.
• Brudd kan gi erstatningskrav og utestengelse.

2.6 Mat og drikke i undervisningsrom

• All mat og drikke i undervisningsrom krever godkjenning. Alkohol krever både bevilling og NTNU-godkjenning.

2.7 Grilling, fyrverkeri og matvogner

Grilling:

• Minst 8 m fra bygg
• Engangsgriller er ikke tillatt.
• Større aktiviteter er søknadspliktige.

Fyrverkeri:

• Krever søknad med politiets og brannvesenets tillatelser
• Risikovurdering må legges ved søknaden.
• Kart over sikkerhetssoner må også legges ved søknaden.

Matvogner:

• Søknad til kontakt@eiendom.ntnu.no
• Beskriv konsept, bærekraft og behov for infrastruktur
• Begrenset antall plasser (4 på Gløshaugen)
• Leie: 12 000 kr/år
• Krever Mattilsynet-dokumentasjon + vognkort

2.8 Reklame, stand- og bannerplasser

• Eksterne gis ikke anledning til å drive reklame i og ved NTNUs bygninger. Unntak gjelder for bedriftspresentasjoner med tanke på jobbtilbud til studenter
• Arrangementer i regi av eksterne organisasjoner og bedrifter som krever egenbetaling fra deltagerne i form av konferanseavgift eller annen deltakeravgift, tillates ikke.
• Stand- og bannerplasser bookes via egen side med kart.
• Det er ikke tillatt å reservere standplasser for markedsføring eller promotering av produkter. 
• Oppslag og plakater skal kun henges opp på godkjente oppslagstavler. Disse oppslagstavlene kan også benyttes av eksterne.

2.9 Hvem kan søke om å låne areal og hva kan arealene brukes til?

Hvem kan søke:

• Ansatte og studenter
• Fakulteter og institutter

Tillatte formål: skal være knyttet til NTNU kjerneoppgaver: Utdanning, forskning, kunstnerisk utviklingsarbeid, innovasjon og formidling.

Ikke tillatt:

• Private selskap som bryllup, konfirmasjon osv. er ikke tillatt i NTNUs areal.
• Pengespill (poker osv.)

3.1 Booking

• Etter at timeplanen er lagt, kan alle studenter og ansatte booke undervisningsrom via NTNUs romreservasjonssystem.
• For å booke møterom, brukes enten Outlook eller webmail.
• Rom brukt i undervisning kan ikke leies privat

3.2 Ansvar

• Bestiller eller navngitt bruker er ansvarlig og må være til stede
• Maks personkapasitet på rommet skal ikke overskrides.

3.3 Orden og renhold

• Rommet skal forlates ryddet
• Ekstra renhold må avtales. Dette gjøres via E-vaktmester. Det samme gjøres dersom man har hatt et uhell eller har ødelagt noe. Meld fra til e-vaktmester.
• Rommet skal være klart for låsing senest kl. 24:00

3.4 Mat og drikke

• Mat og drikke i undervisningsrom som en del av et arrangement er søknadspliktig, se punkt 2 på denne siden.
• Å spise enkel tørrmat eller matpakken sin er ikke søknadspliktig.

3.5 Teknisk utstyr

• Det er ikke tillat å gjøre endringer på AV-utstyr (audiovisuelt utstyr) eller datautstyr på rommet ut over normal bruk.
• Behov for annet utstyr enn det som fremgår i beskrivelsen av rommet, skal meldes til AV-tjenesten via NTNU Hjelp senest dagen før aktiviteten skal foregå.

3.6 Avbestilling

• Gjøres i rombestillingssystemet eller via NTNU Hjelp.

• Felles lesesaler kan brukes av registrerte studenter ved NTNU.
• Lesesalene skal kun brukes til lesing og arbeid med studier.
• Lesesalene er døgnåpne med mindre bygning eller del av bygning låses uten studenttilgang.
• En lesesalplass kan kun holdes av inntil en time uten at du er tilstede. Legg en lapp med klokkeslett på plassen når du tar pause.
• Det skal være stille på lesesalen. Ved bruk av PC skal lyder være avslått.
• Vannkokere, kaffetraktere og lignende skal ikke brukes inne på lesesalen. Tørrmat og medbrakt kald og varm drikke kan nytes.
• Ta med deg alle personlige eiendeler når du forlater plassen. Gjenglemte eiendeler vil bli fjernet.
• Ta vare på verdisakene dine.

• Faglærer eller den som disponerer rommet er ansvarlig for at rommet tømmes ved brann.
• Den som er ansvarlig ved bruk av rom, plikter å gjøre seg kjent med rømningsveier fra rommet før undervisningen/aktiviteten starter. Det finnes oppslag i rommet som viser hvor rømningsveiene er.
• Den som er ansvarlig ved bruk av rom, plikter å se til at det ikke er flere personer i rommet enn tillatt. Tillatt antall finnes på oppslag i rommet.
• Bruk av røyk, gass eller andre stoffer som kan forårsake brannfare eller fare for å utløse alarm, skal på forhånd være godkjent av teamleder i bygget.
• Se også nettsiden om brannvern ved NTNU

6.1 Elektriske artikler, gass og ild

• Småelektrisk utstyr skal kun brukes i kjøkkenareal. Slikt utstyr skal ikke brukes på lesesaler, kontor etc.
  Det skal alltid være fastmontert tidsur i vegg ved bruk av småelektrisk utstyr.
• Vaffelsteking og bruk av apparater med stekedamp eller stekeos skal kun foregå på godkjente steder med avtrekk. Dette gjelder også pizzaovner, mikrobølgeovner eller andre apparater med stekeos.
• ingen frittstående varmeovner uten godkjenning
• Skjøteledninger er ikke tillatt brukt som en permanent løsning på grunn av brannfare. 
• Mobilladere skal tas ut av støpselet når de ikke er i bruk.
• levende lys ikke tillatt (unntak: minnesamvær)
• Bruk og lagring av kjemikalier og gasser, skal håndteres i henhold til gjeldende forskrifter som blant annet krever risikovurdering.
• Grilling skal ikke foregå nærmere bygg enn 8 meter. Underlaget skal være sand, stein eller asfalt. Grillen skal være betjent til den er avkjølt. Det er ikke tillatt med engangsgrill. Området skal ryddes etter bruk.
• Alle stoffer i gardiner, møbler eller lignende som brukes i NTNUs eide og leide bygg, skal være i flammedempende materialer.
• Det skal ikke lades litium-ion batteri i kontor, kontorlandskap, oppholdsrom eller rom som er en del av rømningsvei. Se forøvrig Prosedyre for lading av litium-ion batterier til el-sykler og el-sparkesykler

6.2 Dyr

• Dyr skal ikke tas med inn i NTNUs eide eller leide bygg.
• Unntak er: Hjelpehunder for funksjonshemmede og NTNUs dyr til forsknings- og undervisningsformål.

6.3 Rømningsveier

• Alle brukere av NTNUs eide og leide bygg skal gjøre seg kjent med byggets rømningsveier.
• Rømningsveier og skilt/merking av rømningsveier skal ikke blokkeres.
• Rømningsveier skal holdes ryddige og ikke brukes til lagring.

6.4 Felles vrimle- og utearealer

• Ved permanent endring av vrimle- og utearealer, herunder utsmykning og utplassering av møbler, automater og reklameskilt i felles vrimleareal og andre fellesareal, må det søkes til Eiendomsavdelingen som vil vurdere dette før godkjenning. Søknadskjema og rutinebeskrivelse finnes på wikisiden Ombygging av lokaler. Dette gjelder også utendørs på NTNUs eide og leide campusområder.
• Eiendomsavdelingen tillater dessverre ikke utplassering av identitetsmarkører, montre, oppheng, monument osv tilhørende én studentgruppe i fellesareal hverken innendørs eller utendørs.
• Ved midlertidig endring av vrimle- og utearealer herunder utsmykning og utplassering av reklameskilt må søknad sendes til Eiendomsavdelingen.

6.5 Pynt og ballonger

• Ikke tillatt med pynt og ballonger eller ballongslipp i trapper eller rømningsveier på grunn av brannsikkerhet.

6.6 Utkobling av branndetektorer

• Skal følge NTNUs prosedyre for utkobling av branndetektorer.

6.7 Oppslag og plakater

• Oppslag og plakater skal kun henges opp på godkjente oppslagstavler. Disse oppslagstavlene kan også benyttes av eksterne.

6.8 Lagring

• Der er ikke tillatt å mellomlagre utstyr i fellesarealer. Dette vil bli fjernet.
• Lagring av private eiendeler i NTNUs eide og leide bygg er forbudt.
• Det skal ikke lagres nærmerer sprinklerhode enn 50 cm.
• Det må ikke plasseres eller lagres noe foran sikringsskap, elektriske fordelinger eller brannslukkeutstyr
• Tekniske rom skal ikke brukes til lagring av utstyr med mindre det er avtalt med Eiendomsavdelingen

6.9 Kildesortering

• Avfall skal sorteres. Mer info om dette finner du på wikisiden om avfall

6.10 Overnatting

• Det er ikke tillatt å overnatte i NTNUs eide og leide bygg (unntak: boliger og feltstasjoner).

6.11 Parkering

• Parkering skal kun skje på oppmerkede plasser
• Tomgangskjøring er ikke tillatt
• Private biler inne i NTNUs eide og leide bygg er forbudt
• Mer info om parkering

6.12 Røyking

• NTNU sine campus er offentlige anlegg og skal være røykfrie innendørs og i hovedsak også utendørs.
• Alle utendørs inngangspartier med tilhørende gangsoner skal være røykfrie. Alle som oppsøker virksomheten skal ha tilgang uten å bli sjenert av røyk på vei inn i bygningene. Røyking aksepteres ikke nærmere bygning enn 15 meter til vegg.

6.13 Sykkelparkering

• Parkering av sykler skal kun skje på utvendige og innvendige områder godkjent for sykkelparkering. Sykler som er parkert utenfor disse områdene vil bli fjernet.
• Prosedyre for lading av litium-ion batterier til el-sykler og el-sparkesykler

Kontakt

• Lån av arealer / arrangement / matvogner / standplasser: Eiendomsavdelingen via NTNU Hjelp
• Undervisningsrom, møterom, lesesaler: Avdeling for utdanning via NTNU Hjelp

Om retningslinjene

• Ordinære regler for bruk av arealer (2017)
• Lån av lokaler (2012)
• Regler for bruk av rom – undervisningsrom, møterom og lesesaler