På denne siden finner du samlet regelverk og retningslinjer for omstillinger ved NTNU.

Se også Medvirkning og medbestemmelse

Begrepet omstilling kan omfatte alt fra større endringer i organisasjonsstrukturen, nedleggelse av studieprogram, omprioriteringer og bortfall av oppgaver til utvikling av nye strategiske mål, endringer i studieprogram og innføring av ny teknologi som får betydning for ansatte.

Sentrale prinsipper i alle omstillingsprosesser er

• god informasjon
• medvirkning og samarbeid mellom arbeidsgiver, tillitsvalgte og verneombud

På denne siden får du oversikt over hvilke regler som gjelder, hvordan prosessene skal gjennomføres, og hvor du kan få råd og støtte underveis.

Enheter som vurderer å gjennomføre en omstilling oppfordres til å ta tidlig kontakt med HR- og HMS-avdelingen for råd, bistand og opplæring.

Medvirkning

At ansatte får god informasjon og reell mulighet til å medvirke, og at arbeidsgiver har et godt samarbeid med tillitsvalgte og verneombud er nøkkelfaktorer i alle omstillinger. Medvirkning og medbestemmelse er nærmere regulert i NTNUs tilpasningsavtale og Hovedavtalen i staten.

NTNUs egne retningslinjer regulerer hvordan medvirkning og medbestemmelse skal praktiseres i de ulike stegene i en omstillings- eller nedbemanningsprosess:

• NTNUs retningslinje for omstilling (pdf)
• Retningslinje om prosess ved omstillinger som medfører nedbemanning (pdf)

Hva omfattes av retningslinjen for omstilling?

Retningslinjen for omstilling omfatter

• omstillinger som medfører interne organisasjonsendringer
• omprioritering og bortfall av oppgaver med mål om effektivisering og utvikling

Den beskriver også de ulike prosesstegene i en omstilling:

• hvordan medvirkning og medbestemmelse skal gjennomføres underveis i prosessen
• hvordan risikovurderinger skal gjennomføres
• hvordan AMU skal involveres

I utgangspunktet er retningslinjen ment å favne omstillingsprosesser av et visst omfang. Det er likevel ikke noe i veien for at retningslinjen følges i mindre omstillinger, for eksempel hvis omstillingen får stor betydning for arbeidsmiljøet. Arbeidsgiver må i tidlig fase drøfte med LOSAM om hele eller deler av retningslinjen skal følges for slike mindre omstillingsprosesser.

Hva omfattes av retningslinjen for omstilling som medfører nedbemanning?

Hvis arbeidsgiver etter utredningsfasen beslutter at det må gjennomføres en nedbemanning for å komme i mål med omstillingen, skal retningslinje for nedbemanning følges.

I nedbemanningsprosesser skal forsterket medvirkning og informasjon praktiseres. Videre skal arbeidsgiver drøfte utvalgskrets og utvelgelseskriterier med SESAM. Retningslinjen beskriver hvordan arbeidsgiver skal vurdere utvalgskrets, utarbeidelse av bemanningsplan og hvordan ansatte skal innplasseres i ny bemanningsplan ved bruk av utvelgelseskriterier.

AMU skal orienteres om nedbemanningen og skal gi arbeidsgiver råd om blant annet ivaretakelse av arbeidsmiljøet. Arbeidsgiver skal så snart det er klart at nedbemanning er aktuelt legge frem en sak om dette i AMU.

Mindre eller løpende omstillinger

Ved endringer som har karakter av å være løpende tilpasninger og endringer i driften, skal medvirkning og medbestemmelse praktiseres etter NTNUs tilpasningsavtale og Hovedavtalen i staten. Arbeidsgiver kan drøfte i LOSAM om deler av retningslinjen for omstilling likevel skal følges. Arbeidsgiver skal ved slike mindre omstillinger informere og gjennomføre drøfting i LOSAM eller SESAM, og sørge for å gi de ansatte informasjon og mulighet for medvirkning. Nedenfor har vi laget noen gode tips for omstillinger slike omstillinger.

Gode råd for å lykkes med omstilling

1. Gi informasjon til LOSAM så tidlig som mulig og involver vernelinjen

• LOSAM skal både bidra til at arbeidsgiver får gode råd og innspill og sette de tillitsvalgte i stand til å være gode støttespillere for ansatte.
• Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet.

2. Forankre endringen i hele lederlinjen

• Sørg for at endringen er godt forankret hos både faglige og administrative ledere – på alle nivå på din enhet.
• Ledelsen må stå samlet og være tydelig på mål, retning, ansvar og roller.
• Sikre at alle ledere og nøkkelpersoner kommuniserer samme budskap.

3. Kommuniser kontinuerlig

• Del informasjon jevnlig – også når det ikke er noe nytt.
• Vær åpen om usikkerhet og del underveis, ikke bare når alt er klart.
• Bruk flere kanaler: fysiske møter, intranett (Innsida), Teams-kanaler.
• Ha endring og arbeidsmiljø som fast punkt på møteagendaer
  • Hva har skjedd siden sist?
  • Hva jobber vi med nå?
  • Hva går bra?
  • Hva er utfordrende?

4. Skap arenaer for medvirkning

• Avklar tidlig hva det skal medvirkes på – og hva som ikke er opp til medvirkning.
• Spør ansatte:
  
  • Hva er viktig for dere?
  • Hva bekymrer dere?
  • Hva ser dere som muligheter?
• Gi tid og rom for faglig refleksjon og identitet.

5. Gjennomfør risikovurdering

• Kartlegg konsekvenser for arbeidsmiljøet.
• Bruk risikovurderingen som et aktivt styringsverktøy – ikke bare som dokumentasjon.
• Involver ansatte i vurderingen for å skape eierskap, gi rom for medvirkning og redusere bekymringer.

Behov for opplæring?

HR- og HMS-avdelingen kan gi opplæring til enheter som skal gjennomføre en omstilling. Ta kontakt med juridisk seniorrådgiver Marion Ramberghaug, så tilpasser vi opplæringen ut fra deres behov.

Oversikt over lover, avtaler, retningslinjer og nyttig informasjon

Retningslinjer

• Ordliste for omstilling- ofte brukte ord og uttrykk enkelt forklart
• Tilpasningsavtalen
• NTNU sine retningslinje for omstilling
• Retningslinje om prosess ved omstillinger som medfører nedbemanning
• Personalpolitikk ved omstillingsprosesser - Regjeringen.no

Lovverk

• Særavtale om bruk av virkemidler ved omstillinger i staten - Regjeringen.no

Les mer om omstilling

• Omstilling og endring - Statens arbeidsgiverportal (dfø)
• Omstilling - Arbeidstilsynet

For ledere

• Endringsledelse for ledere ved NTNU