Innholdet i ordlista vedlikeholdes av HR- og HMS-avdelingen. Sist oppdatert 12.1.2025.

Ansettelseskontroll

NTNU har innført ansettelseskontroll på alle ledige stillinger som skal lyses ut i perioden fra 30. august 2024 og frem til 1. august 2025.

Ledige stillinger skal så langt det er mulig bemannes med internt overtallige ansatte. Det er alltid et mål ved omstillinger å unngå oppsigelser.

En ansettelseskontroll innebærer at hvis et fakultet, Vitenskapsmuseet eller Fellesadministrasjonen må lyse ut en stilling, så skal utlysende enhet først undersøke om stillingen kan passe for ansatte som kan bli overtallige.

Avsetninger

Avsetninger er virksomhetens reserver. Etter NTNUs delegasjons- og styringsreglement som er vedtatt av styret, har institutter og andre enheter økonomisk ansvar for egen virksomhet. Positive avsetninger er «penger på bok», mens negative avsetninger er «gjeld».

AMU

AMU er en forkortelse for NTNUs Arbeidsmiljøutvalg. AMU er virksomhetens øverste rådgivende organ i HMS-relaterte spørsmål og har en viktig rolle i omstillingsprosesser. Utvalget skal sikre at det blir gjort risikovurderinger av hele prosessen før beslutninger tas.

AMU skal bidra til å sikre et systematisk arbeid med psykososialt arbeidsmiljø og at lovkravene på området etterleves. AMU er arbeidsgivers rådgivende organ i arbeidsmiljøspørsmål.

Alle arbeidstakere kan henvende seg til AMU med en arbeidsmiljøsak, eller et problem, og be dem ta opp saken. Ansatte kan også melde inn saker via verneombudet. Mer om AMU på denne siden.

Bemanningsplan

En bemanningsplan beskriver antall årsverk og kompetansebehovet fremover. Bemanningsplanen skal inneholde opplysninger om stillingstype, antall årsverk, fagområde og kvalifikasjonskrav/arbeidsoppgaver.

Arbeidsgiver skal ved utarbeidelsen av bemanningsplaner ta hensyn til hvilken spesifikk kompetanse som trengs videre, og ev. andre forhold som ikke allerede følger av lønnspolitikken.

Bemanningsplanen skal drøftes med LOSAM (Lokalt samarbeidsutvalg), før øverste leder ved enheten vedtar ny bemanningsplan. Denne beslutningen skal dokumenteres, for eksempel gjennom et dekanvedtak.

Drøfting

Hvilke saker som er gjenstand for henholdsvis informasjon, drøfting eller forhandling kommer fram av hovedavtalen og NTNUs tilpasningsavtale. Hensikten med drøftinger er å sikre at ansattes synspunkter og kommentarer blir kjent og vurdert før arbeidsgiver tar en beslutning. I drøftingssaker har arbeidsgiver styringsrett og beslutter endelig resultat. Selv om det ikke er en forutsetning at drøftinger skal føre til enighet mellom partene, er det alltid et mål for arbeidsgiver å bli enige med fagforeningene. Forhandling krever enighet mellom arbeidsgiver og arbeidstakerne.

Spørsmål om nedbemanningsprosessen som NTNU nå står defineres for det meste som drøftingssaker. Dette betyr at arbeidsgiver har styringsrett og det er rektor/dekan som beslutter. Når nedbemanning behandles i SESAM og LOSAM blir det ikke fattet beslutninger.

Enhetlig ledelse

Én leder er ansvarlig for hele virksomheten på sitt nivå. Dette vil si at både administrative og faglige fullmakter og beslutningsmyndighet er samlet hos én leder. Én begrunnelse for enhetlig ledelse er at det bedre sikrer at administrative prosesser og prioriteringer støtter behovene til kjernevirksomheten.

Hovedavtalen i staten

En hovedavtale er en overordnet tariffavtale som regulerer spørsmål av mer grunnleggende karakter mellom hovedorganisasjonene på arbeidsgiver- og arbeidstakersiden.

Hovedavtalen i staten er en avtale mellom staten (ved det departementet som statens lønnssaker hører under, for tiden Digitaliserings- og forvaltningsdepartementet (DFD)) og LO Stat, Akademikerne, Unio og YS Stat. Hovedavtalen inneholder regler for partssamarbeid og medbestemmelse i statlige virksomheter.

Innplassering

Basert på utarbeidet bemanningsplan og gjennomførte kartleggingssamtaler skal leder med personalansvar utarbeide forslag til innplassering i stillinger ved enheten. Det er øverste leder ved enheten som beslutter endelig innplassering etter at prosess definert i punkt 8. i NTNUs retningslinjer for omstilling er gjennomført.

Før innplassering i stilling skjer, skal både den som anses å ha rett til stillingen og den, eller de som ikke anses å ha rett til stillingen bli informert om arbeidsgivers vurdering og gis muligheten til å uttale seg skriftlig. Den ansatte bør gis en frist for å uttale seg, som er lang nok til at hen vil ha en reell mulighet for å ivareta sine interesser. Fristen bør derfor som hovedregel ikke være kortere enn én uke.

Etter at innplasseringen er endelig bestemt, skal nærmeste leder i en samtale informere den enkelte ansatte om avgjørelsen. Alle ansatte skal få brev om innplassering i ny stilling. Nærmeste leder har ansvaret for å sørge for at ansatte i permisjon eller i sykefravær blir vurdert og orientert på lik linje med ansatte som er på jobb.

Arbeidsgiver skal gjennomføre en overtallighetssamtale med ansatte som ikke er innplassert og som står i fare for å bli sagt opp. Den ansatte skal opplyses om muligheten til å ta med seg tillitsvalgt eller annen tillitsperson til dette møtet. Arbeidsgiver skal informere om grunnlaget for beslutningen og hvorfor det er akkurat vedkommende som bli sagt opp, samt hva som vil skje videre med blant annet leting etter annen passende stilling.

Kartleggingssamtale

Det skal gjennomføres kartleggingssamtaler med ansatte som blir berørt av nedbemanningen, etter at bemanningsplanen er vedtatt. NTNU skal benytte mal for kartleggingsskjema, hvor den ansatte skal beskrive arbeidsoppgaver/kompetanseområder, relevant erfaring og praksis samt utdanning. I skjema skal det også komme frem om den ansatte har sosiale forhold, som kan ha betydning for vurderingen av en eventuell oppsigelse.

Arbeidsgiver må først gi informasjon til ansatte om prosessen som er besluttet for den enkelte omstillingsprosessen, og deretter sende ut kartleggingsskjema med en innkalling til en samtale. I samtalen fylles skjemaet ut av nærmeste leder med personalansvar i samarbeid med den ansatte. Den ansatte skal opplyses om muligheten til å kunne ta med seg en tillitsvalgt, eller annen tillitsperson i møtet.

Lokalt samarbeidsutvalg (LOSAM)

LOSAM er det lokale samarbeidsorganet for avdelinger, fakulteter, campus Gøvik og campus Ålesund. Her møtes fagforeningene og arbeidsgiver for informasjon, drøfting og forhandling i henhold til hovedavtalen i staten og NTNUs tilpasningsavtale i saker på fakultets- og instituttnivå, samt for våre regionale campuser, Utvalget består av representanter fra arbeidsgiver (f.eks dekan) og arbeidstakere (fagforeninger), samt lokalt hovedverneombud og studenter. SESAM er tilsvarende organ på NTNU-nivå, for saker som er felles for hele NTNU eller som berører flere enheter.

Langtidsbudsjett (LTB)

Langtidsbudsjett er et verktøy som brukes for å planlegge og fordele økonomiske ressurser over en lengre periode, vanligvis fire år. Langtidsbudsjettet hjelper enhetene med å forutse fremtidige inntekter og utgifter, slik at de kan planlegge sine aktiviteter og investeringer på en økonomisk forsvarlig måte. Fakultet og institutt utarbeider og avleverer LTB til overordnet enhet tre ganger årlig, som oftest i mai, november og februar.

Medbestemmelse

«Medbestemmelse er representativt og ivaretas gjennom tillitsvalgte og strukturerte møtepunkter mellom arbeidsgiver og fagforeningene. Medbestemmelsesretten er hjemlet i hovedavtalen i staten og i NTNUs tilpasningsavtale.

På sentralt nivå (hele NTNU) ivaretas medbestemmelse i det formelle medbestemmelsesorganet IDF SESAM. På driftsenhetsnivå skjer medbestemmelse i det lokale samarbeidsorganet IDF LOSAM, ett organ for hver driftsenhet. Disse medbestemmelsesorganene behandler også enkelte saker fra institutt og avdelingsnivå når sakene kreves behandlet formelt med tillitsvalgte i de etablerte organene. I saker som angår arbeidsmiljøet deltar verneombudslinjen i medbestemmelsesordningen.» (NTNUs retningslinje for omstilling s. 6)

Medvirkning

«Medvirkning ivaretas direkte av avdelingens ledere og ansatte hvor medarbeiderne selv medvirker i utformingen av beslutninger som berører arbeidssituasjonen. Utøvelse av medvirkning ved NTNU innebærer at medvirkning skal ivaretas gjennom en lederadferd som sikrer at ansatte tas med på råd i de løpende beslutninger som berører arbeidssituasjonen. Dette innebærer også at den enkelte medarbeider har et ansvar for å gi uttrykk for sine synspunkter, og skal også på eget initiativ ta opp forhold det ønskes medvirkning i.» (NTNUs retningslinje for omstilling s. 6)

Nedbemanning

Nedbemanning ved NTNU kan skje i form av at stillinger ikke erstattes når ansatte sier opp stillingen sin, eller går av med pensjon. Reduksjon av antall stillinger kan også bli en følge av endringer i bemanningsplanen for en enhet. Hvis planen beskriver færre stillinger enn det er ansatte ved enheten, kan det i ytterste konsekvens medføre at det blir nødvendig med oppsigelser.

Det kan være flere årsaker til at enheter må nedbemanne. Det kan være kutt i budsjett fra Stortinget, bortfall av oppgaver som følge av effektivisering eller omstilling, stans i ekstern finansiering av stillinger, eller at ansatte ikke ønsker å følge med ved flytting.

Virkemidler ved nedbemanning er:

• Naturlig avgang
• Ansettelsesstopp
• Omdisponering til andre enheter ved NTNU
• Permisjon til å prøve annen stilling eksternt
• Kompetanseutvikling
• Pensjonsveiledning
• Avtaler som sluttvederlag (sluttpakker)
• Når alt annet er prøvd: oppsigelser

Omstillingsavtale

NTNU er ikke lovpålagt å inngå en omstillingsavtale ved omstillinger og nedbemanninger. Hvis det skal inngås en omstillingsavtale i statlige virksomheter, skal mal utarbeidet av DFØ benyttes.

Ved NTNU er omstillingsprosessen og ivaretakelse av medbestemmelse og medvirkning regulert i NTNUs retningslinje for omstilling og supplerende retningslinje om prosess ved omstillinger som medfører nedbemanning. I tillegg brukes statens personalpolitikk ved omstillingsprosesser. På denne samlesiden på Innsida finnes omstillingsavtaler og lovverk og føringer for omstillingsprosesser.

Rammefordelingsmodellen (RFM)

Rammefordelingsmodellen (RFM) på NTNU er en metode som brukes for å fordele universitetets bevilgninger fra Kunnskapsdepartementet (KD) til fakultetene, Vitenskapsmuseet og de fellesadministrative avdelingene. Denne gir en forutsigbar og effektiv fordeling basert på produksjonstall for studiepoengenheter, ferdige doktorgrader og EU-aktivitet.

Fakultetene, Vitenskapsmuseet og Fellesadministrasjonen har egne lokale viderefordelingsmodeller (VFM) for intern fordeling av bevilgning til sine institutter og seksjoner.

Les mer om RFM

Rammestyring

Innebærer at budsjettenhetene selv har ansvaret for å prioritere hvordan de best kan realisere sine mål. innenfor en budsjettramme og i tråd med føringer fra overordnet ledelse. Rammestyringen skal gi en forutsigbar og transparent fordeling av rammebevilgningen fra Kunnskapsdepartementet gjennom rammefordelingsmodellen (RFM) og fakultetenes egne viderefordelingsmodeller (VFM).

Risikovurdering

Omstillinger er ofte forbundet med en del risikofaktorer, som arbeidsgiver i samarbeid med vernelinjen og ansatte skal identifisere. Risikoene skal vurderes og følges opp med tiltak. Risikovurderingen skal følges og oppdateres under hele omstillingsprosessen og i iverksettelsesfasen.

Sentralt samarbeidsutvalg (SESAM)

I SESAM møtes fagforeningene og arbeidsgiver for informasjon, drøfting og forhandling av saker som er felles for hele NTNU, og når en sak berører flere enheter. Dette gjelder for eksempel ansattes arbeidsforhold, som personalreglement, campus, omstilling, endring av organisasjonskart, lønnsforhandlinger, politiske og strategiske føringer, budsjett mm.

Ved uenighet mellom partene er det styret eller det kollegiale organet som tar den endelige beslutningen når styret har eksklusiv kompetanse, Se 6.6.1 i tilpasningsavtalen og delegasjonsreglementet del I punkt 2.2.

Tilpasningsavtalen

Ifølge hovedavtalen skal statlige virksomheter ha en tilpasningsavtale som er tilpasset virksomheten. Dette er en avtale som beskriver hvordan hovedavtalen skal praktiseres i den enkelte virksomhet. NTNU har en egen tilpasningsavtale, som finnes her:

NTNUs tilpasningsavtale til hovedavtalen i staten

Utvalgskrets / utvelgelseskretskrets

Utvalgskrets definerer hvilken enhet ved NTNU hvor arbeidsgiver vil nedbemanne og dermed hvilke ansatte som kan bli berørt av oppsigelser. Utgangspunktet er at NTNU er én utvalgskrets. Denne kan innsnevres etter drøftinger i først LOSAM og deretter SESAM. Det er rektor som beslutter utvalgskretsen. Drøfting av utvalgskrets skal skje for hver enkelt nedbemanning.

Utvelgelseskriterier

Utvelgelseskriteriene styrer hvem i utvalgskretsen som skal motta oppsigelse. Utvalgskriteriene ved NTNU er:

• Kompetanse
• Tjenestetid
• Sosiale forhold

Disse kriteriene benyttes når arbeidsgiver vurderer at to eller flere berørte ansatte er like aktuelle for samme stilling i bemanningsplanen. Denne vurderingen gjøres på grunnlag av opplysninger i kartleggingsskjema og beskrivelser av stillingen i bemanningsplanen. Utvelgelseskriteriene vurderes trinnvis, og ikke samlet. Mer informasjon om hvordan utvelgelseskriteriene benyttes og vurderes finnes i supplerende retningslinje for omstillinger som medfører nedbemanning.

Verneombud

Verneombudets rolle er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet er et bindeledd mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, så de kan samarbeide om å skape en trygg arbeidsplass gjennom helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS). Oppgaven til verneombudet er å påse at arbeidsmiljøloven blir fulgt. Verneombud skal påse at berørte arbeidstakere har mulighet til å medvirke i prosesser og beslutninger som gjelder egen arbeidsplass. Verneombud skal tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet (risikovurdering). Verneombudet skal ikke representere enkeltpersoner i personalsaker.

Viderefordelingsmodell (VFM)

Fakultetene, Vitenskapsmuseet og Fellesadministrasjonen har lokale viderefordelingsmodeller for fordeling av bevilgning til sine institutter og seksjoner. Denne modellen bygger på prinsippene i NTNUs rammefordelingsmodell (RFM), og sikrer at bevilgningen blir mest mulig forutsigbar og gir enhetene forutsetninger for god virksomhetsstyring over tid.