Wikier

Lån av lokaler

English version - Short-term booking of campus areas

Regler for lån av arealer:

Eide og leide arealer kan lånes ut til arrangementer og aktiviteter som kan knyttes til NTNUs kjernevirksomhet: forskning, utdanning, nyskaping og formidling. Disse kan søke om å låne arealer:

  • Ansatte og studenter ved NTNU
  • Fakulteter og institutter
  • Eksterne organisasjoner, bedrifter og NTNUs leverandører

Kurs og konferanser i regi av eksterne organisasjoner, bedrifter og lignende

  • For arrangementer i regi av eksterne organisasjoner og bedrifter som krever egenbetaling fra deltagerne i form av konferanseavgift eller annen deltakeravgift, skal det foreligge særskilt avtale med NTNU.

Mat og drikke

  • Servering av mat og drikke i vrimleareal og fellesrom krever særskilt tillatelse ved utlån. Se mer om dette på siden: Regler for bruk av arealer

Reklame

  • Eksterne gis ikke anledning til å drive reklame i og ved NTNUs bygninger. Unntak gjelder for bedriftspresentasjoner med tanke på jobbtilbud til studenter.

Vakthold og sikkerhet

  • Den ansvarlige for arrangementet skal være edru og være tilstede før, under og etter arrangementet. Den ansvarlige skal særlig se til at arrangementet legges opp og organiseres slik at arrangøren ivaretar hensynet til sikkerhet, brannvern, røykeforbud og skjenkebestemmelser. Den ansvarlige skal før arrangementet gjøre seg kjent med byggets rømningsveier, brannvarslings- og slukkeutstyr. Kostnader ved eventuell brannutrykning må dekkes av arrangøren. Arrangøren skal se til at antallet deltakere begrenses til det som er tillatt for lokalene.
  • Ved alle arrangement skal arrangøren kontrollere at uvedkommende ikke får tilgang til bygget og lokalet. Deltakerne på arrangementet skal ikke få tilgang til andre arealer enn de som er stilt til disposisjon.
  • Er arrangementet av en slik karakter eller størrelse at det kreves særskilt vakthold, skal opplegget for dette avtales før søknad innvilges. Arrangøren må selv betale for slikt ekstra vakthold.
  • Rom som er lånt ut skal være klargjort for låsing senest kl 23.00 med mindre annet er avtalt. Alle arrangement skal avsluttes senest kl 02.00.
  • For øvrig gjelder regler for bruk av NTNUs arealer og campusområder.

Arrangementer som krever ekstra renhold og vakthold

  • Eiendomsavdelingen avgjør i hvert enkelt tilfelle om det kreves ekstra renhold eller vakthold avhengig av arrangementets art, hvilke rom som benyttes og antall deltakere. Dette avklares med søker før rombestilling/søknad godkjennes. Alle kostnader til ekstra renhold eller vakthold dekkes av søker.

Søk om arrangement

For arrangementer i NTNUs lokaler må du må søke ved å fylle inn:

knapp til søknad om bruk av arealSøknad om bruk av areal til arrangement i NTNUs lokaler

  • For arrangementer i St. Olavs lokaler på Øya, må det sendes en henvendelse til eiendom@stolav.no. Dette gjelder ikke for Øya helsehus og Fred Kavli-bygget hvor du du må søke ved å fylle NTNUs søknadsskjema over.
  • For at søknaden skal kunne behandles må informasjon om samtlige punkt inkluderes:
  1. Antall deltakere på arrangementet. Arrangement over 50 deltakere krever risikovurdering. Risikoanalysen skal svare på tre enkle spørsmål:
    Hva kan gå galt? Hva kan gjøres for å hindre at det går galt? Hva gjør vi hvis det går galt likevel?
    Risikoanalysen bør også vurdere følgende elementer: Organisering av lokalet, plassering av installasjoner, brannsikkerhet, rømningsveier, vakthold og førstehjelpsutstyr.
  2. Kort beskrivelse av aktiviteten og type arrangement
  3. Din NTNU-tilknytning
  4. Kontaktinformasjon (navn, tlf.nr. og e-post) til ansvarlig person tilstede på arrangementet
  5. Tidspunkt og varighet for arrangementet
  6. Eventuell tilgang til lokalene etter arbeidstid
  7. Bekreftelse på at regler for bruk av arealer er lest og forstått
  8. Oppgi kostnadssted eller fakturaadresse for ekstra renhold eller vakthold
  9. Vi minner om at bookbare rom må bookes via romreservasjonssystemet

Når det gjelder Glassgården, Makerverkstedet og Eventområdet i U1 i Realfagbygget, så er dette areal som ikke er mulig å booke. Dette er interaktive læringsareal som kan brukes av alle som har behov.

Booking av standplass og bannerplass

Dersom du ønsker å booke en stand- eller bannerplass finner du mer info på denne nettsiden

Kontakt

Eiendomsavdelingen

NTNU hjelp

Se også

Om retningslinjen

Utarbeidet av Campusservice
Dato: 15.06.2012
Godkjent av: Leder av Campusservice