Wikier

Framtidas fellesadministrasjon ved NTNU

Siden blir oppdatert fortløpende.

Foto: unsplash.com

 

Denne siden har som hensikt å informere aktuelle interessenter i prosjektperioden Framtidas fellesadministrasjon foregår. Prosjektet startet i juni 2023 og er forventet å være avsluttet innen november 2023. 

Både omgivelsene og NTNU er i stadig endring, de økonomiske rammebetingelsene har allerede blitt strammere og vi må forberede oss på «å gjøre mer for mindre» i årene som kommer. Derfor må vi sørge for at Fellesadministrasjonen både er riktig dimensjonert og organisert for utfordringene som ligger foran oss.  

På bakgrunn av dette har Direktør for organisasjon og infrastruktur (OI) besluttet å sette i gang et arbeid som skal vurdere hvordan fellesadministrasjonen kan organiseres for å sikre robuste fagmiljø, samhandling og koordinering på tvers, samt effektive og sammenhengende tjenester til organisasjonen. 

Arbeidet organiseres som et prosjekt, med OI-direktør, Bjørn Haugstad, som prosjekteier og leder av styringsgruppa. Prosjektleder er Gunn Nancy Halsetrønning.

Kontaktperson for spørsmål: Merete Aagesen

Siste nytt

Siste nytt fra prosjektet. Presentasjoner, opptak av møter, dokumenter o.l.

Beslutningspunkter

Prosjektgruppa har lagt opp til følgende beslutningspunkter::

  • 18. august - mandat for prosjektet. Vedtatt av styringsgruppa
  • 28. august - 4 prototyper fra Designsprint. Akseptert av styringsgruppa
  • 4. september - Beslutte hvilke prototyper som skal med i videre arbeid
  • 30. oktober - Beslutningsgrunnlag overleveres fra prosjekt
  • 6. november - Beslutning av endelig organisasjonsmodell
     

Medvirkning og medbestemmelse

Arbeidet skal følge gjeldende regelverk for medvirkning og medbestemmelse for å sikre en ryddig, åpen og god prosess, jmf NTNUs Tilpasningsavtale til hovedavtalen i staten og NTNUs retningslinjer for omstilling

Medbestemmelse ivaretas gjennom tillitsvalgte og strukturerte møtepunkter mellom arbeidsgiver og fagforeningene. 

Medvirkning ivaretas direkte av avdelingenes/enhetens ledere og ansatte hvor medarbeidere selv medvirker i utforminger av de beslutninger som berører arbeidsituasjonen. Gjennom medvirkningsordningen skal ansatte så tidlig så mulig ha informasjon fra sin(e) leder(e) - og gis mulighet til å gi utrykk for sin mening - om forhold som berører egen arbeidssituasjon før beslutning fattes.

Plan for medvirkning (oppdatert 25.08)

Medarbeidere som omfattes av prosjektet

Kjernen i denne organisasjonsgjennomgangen er i hovedsak Avdeling for dokumentasjonsforvaltning (DOKU), Avdeling for virksomhetsstyring (VIRK), Tjenesteutviklingsteamet (TUT), Digitaliseringsprogrammet (DP), Økonomiavdelingen, seksjonene IT strategi og styring, IT Forvaltning og fagruppe Kompetanse- og lederutvikling (seksjon for HR).

HR og HMS-avdelingen, IT-avdelingen og Økonomiavdelingen er sentrale deltagere. De har tilgrensende oppgaver/prosesser og prosjektet skal ha en åpen tilnærming til hvordan best løse oppgavene med de ressursene vi har til rådighet. De øvrige avdelingene deltar ikke i organisasjonsgjennomgangen, men er likeverdige deltagere i arbeid for å følge opp målsettingen om “Ett NTNU” utover organisasjonsgjennomgangen.

Styringsgruppen har den 4. september bestemt at prototypene 2b og 3, slik de er beskrevet i det fremlagte notatet ved vedlegg etter designsprinten, legges fram for videre medvirkning i organisasjonen. I disse prototypene er det Avdeling for virksomhetsstyring (VIRK), Avdeling for dokumentasjonsforvaltning (DOKU), Tjenesteutviklingsteamet (TUT), Digitaliseringsprogrammet (DP), Campusutvikling, Faggruppe for kompetanse- og lederutvikling v/HR- og HMS-avdelingen, seksjon for HR i Fellesadministrasjonen v/HR- og HMS-avdelingen, Seksjon for IT strategi og styring v/IT-avdelingen, Seksjon for IT-forvaltning v/IT-avdelingen og seksjon for økonomitjenester i Fellesadministrasjonen v/Økonomiavdelingen som anses som regnes som direkte berørt. 

Prosjektets tidslinje

Organisering av prosjektet

Om Designsprint

Designsprint foreslås som arbeidsmetode. Les mer om designsprint i prosjektet og finn informasjon fra designsprint som skal gjennomføres i uke 34.

Ofte stilte spørsmål

Ofte stilte spørsmål og svar i forbindelse med prosjektet.

Child Pages (14)