Designsprint dag 1

Første dag i Designsprint ble gjennomført mandag 21. august.

Presentasjon Designsprint Dag 1.

Agenda for dagen

• Velkommen til IT-hub’en v/ Håkon Alstad
• Innramming av dagen og Designsprint v/ prosjektleder Gunn Nancy Halsetrønning
• Møte med referansegruppa v/ prosjekteier og oppdragsgiver Bjørn Haugstad og prosjektleder
• Kjernegruppa stiller spørsmål til Bjørn
• Intervju med 6 eksperter
• Gruppas innspill og HVKB (hvordan kan vi best) etter ekspertintervjuene

Bilde: IT-direktør Håkon Alstad ønsket velkommen og viste fram de flotte lokalene som kjernegruppa har vært heldig å få låne hele Designsprintuka

Velkommen til IT-hub'en

Kjernegruppa for designsprint møttes mandag morgen på IT-hub’en på Sluppen.

Innramming av dagen og Designsprint

Prosjektleder Gunn Nancy rammet inn formålet med Designsprinten. Sprinten skal levere 4 konseptforslag (prosjektets mandat) til ny organisering i fellesadministrasjonen, og beskrive hvilke prinsipper som ligger til grunn for organiseringen. De tre forhåndsdefinerte alternativene i mandatet skal være en del av leveransen. Minst ett av forslagene må legge til rette for etablering og oppbygging av et kompetansemiljø for utvikling og prosjektledelse.

Bildet: Første dag i Designsprinten har fokus på å bygge forståelse.

Deltakerne i sprinten har som oppdrag å finne en løsning til det beste for NTNU som helhet. Enhetenes ulike interesser vil ivaretas gjennom referansegruppa og i styringsgruppa. Det vil være tydeligere etter Designsprint-uka hvem som kan bli omfattet.

Elementer som bør være med i prototypene:
• Prinsipp(er) for organisering
• Forslag til organisatorisk modell
• Forslag til hvilke kompetansemiljø som kan gå inn i en eventuell ny avdeling, og hvem som blir nødvendige/relevante samarbeidspartnere med ved andre avdelinger
• Beskrivelse av hvordan de spesielle samarbeidsområdene fra kunnskapsgrunnlaget blir påvirket av ny organisering
• Beskrivelse av hvordan denne organiseringen skal fungere i kontekst av FA som helhet, og ut mot nivå 2 og 3

Møte med referansegruppa for Designsprint

Som en del av Designsprintmetodikken er det opprettet referansegruppe. Referansegruppa i denne sprinten er vid og består av ansatte ved enhetene som vil eller kan bli berørt av prosjektet, og bidrar med innsikt i erfaringer fra ulike deler av organisasjonen.
Referansegruppa ble invitert til en times digitalt møte hvor prosjekteier og prosjektleder informerte om prosjektet, Designsprint og svarte ut spørsmål om konseptnotatet og ba om innspill til oppdraget til Designsprinten.

Prosjekteier Bjørn Haugstad ga en utdypende orientering om bakgrunnen for at det er opprettet som et prosjekt.

Hvorfor endre Fellesadministrasjonen (avdekket i blant annet Ett NTNU-rapporten)?

• Forbedre koordinering, samordning og samhandling på tvers i fellesadministrasjonen
• Etablere tydeligere roller og ansvar, spesielt i lederlinja
• Øke gjennomføringskraften og styrke prioriteringsevnen
• Styrke utviklingskraften
• Utvikle mer effektive prosesser og tjenester tilpasset brukerne.

Bilde: Prosjekteier Bjørn Haugstad og prosjektleder Gunn Nancy Halsetrønning

Deltakerne fikk mulighet til å stille spørsmål via menti.com som ble besvart av prosjekteier og prosjektleder. De spørsmålene som ikke ble besvart i møtet vil bli besvart opp skriftlig i etterkant.

Bilde: Annette Ysland Ludvigsen presenterte kunnskapsgrunnlaget for referansegruppa

Se opptak av møtet for nærmere informasjon

Intervju med ekspertgruppe

Prosjektgruppa inviterte en ekspertgruppe til intervju for å få bredere innsikt fra ulike perspektiver. De som ble invitert inn som eksperter var (fra øverst til venstre) Roar Tobro (seniorrådgiver i staben til Direktør for organisasjon og infrastruktur), Rannveig Helen Pedersen (seksjonssjef Virksomhetsstyring ØK-fakultetet), Harald Godø Gjerdahl (kontorsjef Institutt for havromsoperasjoner og byggteknikk), Hanne Sørgjerd (jurist Avdeling for Virksomhetsstyring) Siv Hilde Mora (kontorsjef Insititutt for geografi) og Marianne Dyresen (seksjonssjef HR og økonomi AD-fakultetet).

Bilde: Fra ekspertintervju med Roar Tobro

Spørsmålene som ekspertene svarte på

1. Ut fra ditt perspektiv – hva er fellesadministrasjonens viktigste bidrag til Ett NTNU?
2. Har du eksempler på når fellesadministrasjonen ikke har vært på sitt beste?
3. Har du eksempler på samarbeid med fellesadministrasjonen som har fungert godt?
4. Hva er det viktigste du vil formidle til Designsprint- / kjernegruppa?

Prosjektgruppa noterte ivrig gjennom intervjuene, både med HKVB-metoden (Hvordan kan vi best?) og innspill. Intervjuene ga gruppa mange gode innspill og ulike perspektiver som er viktige å ta med i det videre arbeidet i sprinten. Prosjektgruppa vil bearbeide innspillene som kom og lage en sammenstilling basert på de viktigste funnene fra intervjuene.

Oppsummering av dagen og hva skjer tirsdag

Første dag av Designsprinten har vært en intensiv økt. Tusen takk til kjernegruppa, referansegruppa, ekspertgruppa, prosjektleder og prosjekteier for verdifulle bidrag. Mange kloke hoder har bidratt.

Bilde: Marte Nubdal fasiliterte deler av økta med stødig hånd

Tirsdag skal Designsprintgruppa gjøre seg ferdig med å bearbeide problembildet og alle innspillene som har kommet. Gruppa skal bevege seg over til å utforske idéer og mulige løsninger.

Godt sagt i løpet av dagen: