Framtidas fellesadministrasjon - Ofte stilte spørsmål - Kunnskapsbasen
Framtidas fellesadministrasjon - Ofte stilte spørsmål
Det er mulighet til å stille spørsmål og få svar fra organisasjons- og infrastrukturdirektør Bjørn Haugstad hver fredag. Lenke til møtet vil ligge under "Siste nytt".
Ønsker du å se over alle spørsmål som har kommet inn?
Se opptak av spørretimene:
Se skrevne spørsmål og svar som ikke ble besvart i spørretimen:
Her er et utvalg ofte stilte spørsmål.
HVA SKJER ETTER OMORGANISERING
Det er ikke alt som løses ved hjelp av omorganisering. Hva skjer med prosesser, samhandling, arbeidsoppgaver etc?
Omorganisering har skjedd før, men oppdatering av prosesser, rolleforståelser, styringssystemer etc blir ikke løst ved bare omorganisering. Hvordan kan enda en omorganisering hjelpe?
Det er ikke alle problemer som blir løst ved omorganisering. Kunnskapsgrunnlaget viser at uavhengig av hvilke organisatoriske konfigurasjoner som velges er det faktorer som ikke vil løses av en omorganisering. For eksempel vil ikke etablering av nye avdelinger eller enheter medføre at vi har en felles kultur, arbeider i matrise på en velfungerende måte eller slutter å bruke store ressurser på intern posisjonering.
Uavhengig av hvilken organisasjonsmodell vi velger er det derfor nødvendig å arbeide med de andre faktorene. Framtidas Fellesadministrasjon vil trolig ikke kunne sees på som velfungerende uten at disse faktorene arbeides aktivt med.
Uansett hvordan FA organiseres, vil vi være delt i avdelinger og seksjoner. Tenkes det samtidig på å etablere strukturer for å jobbe på tvers av avdelingene slik at vi ikke bare lager nye siloer?
Ja. Det er ikke alt som løses ved en eventuell omorganisering, og uansett vil fellesadministrasjonen måtte jobbe godt framover for å sikre samhandling på tvers av avdelinger, også de som ikke nevnes i denne omgang.
Frykten for omorganisering hos individet handler til en viss grad om usikkerhet rundt geografisk plassering. Forstår det er tidlig i prosessen, men er det tenkt noen foreløpige tanker rundt lokasjon?
Det er ikke enda blitt utarbeidet en plan for geografisk lokasjon for de ulike prototypene.
PROSESS
Framtidas fellesadministrasjon har en ambisiøs tidslinje. Det kommer ulike fordeler og ulemper ved dette.
I hvilken grad har NTNU evaluert/vurdert om designsprint (på overordnet nivå) og korte tidsplaner er egnet til å ivareta medvirkning og medbestemmelse på en god måte, som sikre de beste endringene?
Å stå i og å gjennomføre omorganiseringsprosesser i store organisasjoner er alltid krevende, både for ledere og medarbeidere. Noen stresses av at prosessen går for raskt, mens andre stresses over at prosessen ikke går raskt nok. Derfor ønsket vi å undersøke om vi gjennom designsprint raskt kunne komme opp med noen prototyper som organisasjonen deretter kunne medvirke på. Så er det også sånn at vi skal ta oss tid til tilstrekkelig medvirkning, og kjøre drøfting og forhandling i de formelle arenaene.
Etter prosjektet vil det bli gjennomført et evalueringsarbeid. Evalueringen vil blant annet se på hvor god designsprint som metode er egnet for å utarbeide forslag til prototype organisasjonsmodeller, og hvordan den korte tidsplanen påvirker medvirkning og medbestemmelse.
Hvordan er muligheten til å samle anskaffelsesressursene for hele NTNU vurdert i arbeidet. Eks, samle lokale anskaffelsesrådgivere (også for FA) sentralt?
I denne omgang har gjennomgangen kun sett på områder internt i FA.
Hvordan vil en omorganisering i hurtigtogsfart endre kulturen for samhandling, som er viktig for reell endring?
Faktorer som ikke kan løses ved omorganisering, for eksempel kultur, samarbeid på tvers etc må jobbes med også etter eventuell ny omorganisering trer i kraft. Prosjektet framtidas fellesadministrasjon vil ikke være ferdig utarbeidet 1. januar, da det er flere faktorer for å forbedre samhandling som må arbeides med over tid.
MEDVIRKNING
Det er mange som lurer på hvordan de kan være med å medvirke, hvilke arenaer som er planlagt framover, hvorfor ting ikke ble gjort tidligere etc. Vi skal prøve å svare ut hovedpunktene her.
Hvordan kan vi sikre at avdelingene har hatt god nok representasjon i forarbeidet, og hvor finner jeg kunnskapsgrunnlaget?
Kunnskapsgrunnlaget ligger ute på prosjektets nettside, og i utarbeidelsen av dette var VIRK, DOKU, DP, TUT, IT, HR/HMS og Økonomi-avdelingen representert. Kunnskapsgrunnlaget ble vurdert som godt nok til å fortsette prosessen med.
Hvordan vil den videre prosessen sikre at alle seksjoner og faggrupper blir hørt og får reell mulighet til påvirke hvordan den framtidige organiseringen skal være?
Det vil bli mulighet til å delta på workshop 7. september, og workshop i din egen avdeling i ukene som kommer. Hver uke er det informasjon- og spørretime med Organisasjons- og infrastrukturdirektør Bjørn Haugstad. Vi vil avslutte medvirkningsprosessen for direkte berørte medarbeidere med en workshop den 5. oktober der vi presenterer forslagene vi skal levere til styringsgruppa etter at organisasjonen har sagt sitt. I tillegg til dette har prosjektet møter med NTNUs formelle organer for medbestemmelser (AMU, SESAM, LOSAM etc).
Når det er lagt opp til en slik bred involvering, vil man da i ettertid som ha en prosess som avgrenses til de som blir direkte involvert?
Ja, etter den 7. september-workshopen skal vi ha enhetsvise workshoper med de gruppene/seksjonene som blir direkte berørt av endringene. Hele organisasjonen er utenom dette med på medvirkning gjennom formelle medvirkningsarenaer.