Siden blir løpende oppdatert gjennom prosjektperioden.

Oktober

Uke 46. Ny fase med implementering av organisasjonsmodell er satt i gang. En ressursgruppe er satt ned som skal holde i denne prosessen.

10. november. Siste åpne spørretime for alle ansatte. Opptaket kan du se her.

6. november. Møte i SESAM. Det legges opp til at endelig beslutning tas. Etter 6. november vil prosjektet gå videre i neste fase til forberedelse av iverksetting av organisasjonsendring. NTNUs retningslinjer for omstilling følges.

30. oktober. Beslutningsgrunnlaget er klart og oversendt til SESAM.

27. oktober. Åpen spørrehalvtime for alle 08:30-09:00. Se opptak av møtet her.

Presentasjoner nevnt i spørrehalvtimen: Risikopresentasjon.Rett og plikt videre.

26. oktober. Styringsgruppemøte

Det er enighet i styringsgruppen om at vi er klare til å gå til forhandling. Det gjenstår de siste ferdigstillingene med beslutningsgrunnlaget før alt er klart. Beslutningsgrunnlaget ligger klart til SESAM sitt møte 6. november.

Uke 43. Orientering i AMU og drøftet i SESAM. Presentasjon til disse finner du her.

20. oktober. Åpen spørretime for alle 09:30-10:30. Se opptak av møtet her.

6. Oktober Åpen spørrehalvtime for alle 10.30-11.00. Se opptak av møtet her.

• 5. oktober kl 8 - 11.30. Workshop Scandic Lerkendal. Presentasjonen fra workshop kan du se her.

Det er laget et forberedende hefte om oppsummerer styringsgruppens siste beslutning om et forslag til ny organisasjonsmodell. Det kan du lese her. Heftet vil bli delt ut fysisk til deltakere under workshopen.

September

29. september Styringsgruppemøte

Styringsgruppa har gjennom drøftinger på styringsgruppemøte 29.september besluttet:

1. Prototype 2D og 3C er i hovedsak så like at det er unødvendig å behandle dem som to ulike prototyper.
2. Fra nå er det ett forslag til organisasjonsmodell som skal legges fram for videre organisatorisk behandling, og det gjenstår å avklare følgende punkter før prosjektet kan legge fram et forslag til ny organisasjonsmodell for forhandling og beslutning:
   1. Skal Campusutvikling etableres som en seksjon i Avdeling for virksomhetsstyring og utvikling eller skal den ligge som en enhet organisatorisk forankret hos Direktør for organisasjon og infrastruktur?
   2. Skal Sikkerhet og beredskap etableres som en seksjon i Avdeling for virksomhetsstyring eller skal den ligge som en enhet organisatorisk forankret hos Direktør for organisasjon og infrastruktur?
   3. Skal faggruppe for kompetanse- og lederutvikling overføres til Seksjon for organisasjonsutvikling og omstilling eller skal den forbli i HR- og HMS-avdelingen?
   4. Skal det etableres en ny seksjon for HR- og økonomi for Fellesadministrasjonen i Avdeling for virksomhetsstyring og utvikling eller skal fagmiljøene som ville utgjort den nye seksjonen forbli i de avdelingene de er i dag?
3. Prioriteringsråd og lisensråd må vurderes i styringsstrukturen.

29. september Åpen spørretime for alle 08.30-09.30. Se opptak fra møtet her.

26. september Nå er medvirkningsworkshops i alle direkte berørte enheter gjennomført. På bakgrunn av medvirkningsprosessen og diskusjoner og føringer fra styringsgruppen har de to prototypene blitt bearbeidet. Videre framtid for prototypene drøftes for styringsgruppen fredag 29. september. Se de bearbeidede prototypene.

21. september Åpen spørretime for alle 08.30-09.30. Se opptak fra møtet her.

18. september - Styringsgruppemøte.

Styringsgruppen hadde møte 18. september. Styringsgruppen fikk presentert oppsummering fra innspillene som kom under Workshopen 7. september. Samme presentasjon ble vist under Åpen Spørretime for alle ansatte 15. september.

Styringsgruppen vurderer at prosjektet må få gjennomføre alle enhetsvise workshoper før de eventuelt gjør noen ny beslutning for videre prosess.

- Se presentasjon fra Styringsgruppemøtet 18. september

• 15. september Åpen spørretime for alle
  • Presentasjon fra møtet
  • Opptak fra møtet
  • Spørsmål og svar fra spørretimen 15. september
• Uke 37 og 38: Workshop med berørte avdelinger/seksjoner/faggrupper
• 8. september kl 13.45-14.45 - Åpen spørretime for alle
  • Opptak av spørretimen
  • Spørsmål og svar fra spørretimen 8. september
• 7. september Workshop Scandic Nidelven
  • Presentasjon fra dagen
• 4. september -Styringsgruppemøte. Styringsgruppa har gjennom drøftinger besluttet følgende:

1. Prototypene 2b og 3, slik de er beskrevet i det fremlagte notatet med vedlegg, legges fram for videre medvirkning i organisasjonen.

2. Prototype 1 legges ikke fram for videre medvirkning i organisasjonen, men vil være sammenligningsgrunnlaget for både prototype 2b og 3. Videreutviklingen av prototypene 2b og 3, må dermed sannsynliggjøre at en av disse er bedre alternativer enn prototype 1.

3. Prototype 4 vurderes til å være en mer radikal omorganisering enn det som er hensiktsmessig nå, og legges ikke fram for videre medvirkning i organisasjonen.
a). Prototype 4 fremmer likevel gode perspektiver innenfor blant annet brukerorienterte tjenester og prosesseierskap, og dette er ideer som kan videreutvikles både i prototype 2b og 3.
b). Økt bruk av tjenestesenter (prototype 4) kan vurderes når vi har erfaring med nåværende tjenestesenter for lønn og HR i normal og stabil drift.

4. Prototype 2b, slik den er skissert, vil få konsekvenser for bærekraft i HR/HMS-avdelingen og i Økonomiavdelingen. Medvirkningen skal derfor spesielt belyse:
a). Om virksomhetsstyring og fellestjenester for FA kan koordineres bedre enn i dag gjennom tettere samarbeid mellom berørte seksjoner i de to avdelingene. Vedtatte retningslinjer for PBO-prosess i FA legges til grunn for vurderingen.
b). Om det gir vesentlig gevinst at faggruppe for kompetanse og lederutvikling inngår i ny avdeling.
c). Om forholdet mellom virksomhetsstyring og økonomistyring er tilstrekkelig beskrevet.

Det er hensiktsmessig at forvaltning av lisenser for programvare forblir i IT-avdelingen, samtidig må det utarbeides felles definisjoner for de ulike forvaltningsbegrepene, slik at det kan gjøres en god vurdering av hvilke typer forvaltning vi skal definere inn i prototype 2b.

5. Prototype 3 slik den er beskrevet vil kunne svekke koordinering og samlet prioritering i FA. Det må derfor beskrives hvordan prototypen kan ivareta koordinering og felles prioritering bedre enn dagens organisering. Stikkord til arbeidet er PBO-prosessen, koordineringsnettverk, prioriteringsråd mm.

6. Punktene 4 og 5 er ikke uttømmende for hva som skal belyses i videre medvirkning.

7. Det inviteres til bred medvirkning i workshop 7. september. Seksjoner/faggrupper som er foreslått at inngår i prototype 2b eller berøres direkte av modell 3 inviteres til deltagelse med alle medarbeidere. For seksjoner som ikke direkte berøres av prototype 2b eller 3, men har samarbeid med de direkte berørte seksjonene inviteres til å stille med inntil 2 medarbeidere i workshop.

1. september kl 8.30 - 9.30 - Åpen spørretime for alle

• Opptak av spørretimen
• Still spørsmål på forhånd på menti.com, kode: 83131446
• Notat over svar på spørsmål som ikke ble besvart i spørretimen

August

• 31. august - Vurderingsnotat med vedlegg sendt til styringsgruppa 30. august. Dette er prosjektgruppas vurdering av de 4 prototypene
• 30. august - ny wikiside om "Ett NTNU-rapporten"
• 28. august
  • Presentasjon fra styringsgruppemøtet (inkludert foreslåtte prototyper fra Designsprint)

Oppsummering fra møtet i styringsgruppa 28.08

Styringsgruppa besluttet å ta imot og akseptere leveransen fra designsprinten, og vi forbereder oss nå på neste fase i prosjektet: organisatorisk behandling av prototypene.

Presentasjonen fra styringsgruppemøtet inneholder 4 prototyper: «Status Quo», «Det vi må lykkes med», «Integrasjon» og «Alle skal med». Vi ønsker enda en gang å presisere at dette er tegnebrettet vårt, og at forslagene til prototyper skal videreutvikles til nye mulige organisasjonsmodeller. Det betyr at selv om vi nå presenterer mulige sammensetninger av fagmiljø i de ulike boksene i prototypene, er disse på ingen måte besluttet. Det ønsket også styringsgruppa å gjøre klart.

De prototypene som er overlevert og akseptert av styringsgruppa, skal nå gjennom en omfattende organisatorisk behandling, og alle medarbeidere som omfattes av organisasjonsendringen vil få rikelig med muligheter til både å stille spørsmål og komme med konstruktive, kritiske og kreative innspill – slik at vi til slutt ender opp med den beste organisasjonsmodellen for NTNU.

Vi minner igjen om at det blir åpen spørretime førstkommende fredag kl. 8.30, der vil både Bjørn Haugstad og Gunn Nancy Halsetrønning svare på spørsmål.

• Informasjonspakke til ledere sendt ut
• Lenke til åpen spørretime fredag 1. sept kl 8.30-9.30
  • Still spørsmål via menti.com, kode: 83131446

• 25. august Designsprint dag 5
  
  • Oppsummering av dag 4 og dag 5
  • Opptak referansegruppemøte 3 og prestasjon av prototyper
• 24. august Designsprint dag 4
  • Oppsummering av dag 4 og dag 5
  • Presentasjon
  • Plan for medvirkning oppdatert
  • Innsidamelding alle ansatte
• 23. august - Designsprint dag 3
  
  • Oppsummering av dag 3
  • Presentasjon fra dagen (inkludert referansegruppemøtet)
  • Styringsgruppemøte - presentasjon
  • Opptak av referansegruppemøte nr. 2
• 22. august - Designsprint dag 2
  • Oppsummering av dag 2
  • Presentasjon
• 21. august - Designsprint dag 1
  
  • Oppsummering av dag 1
  • Presentasjon
  • Opptak av referansegruppemøtet
  • Informasjon om Designsprint
• 21. - 25. august (Uke 34) gjennomføres Designsprint. Mål med Designsprinten er å få opp ulike modellalternativer til framtidig organisering som deretter skal diskuteres i organisasjonen. Alle medarbeiderne som kan omfattes av prosjektet er invitert som referansegruppe for Designsprint mandag 21. august.
• 18. august avholdes første møte i styringsgruppa i Framtidas fellesadmininstrasjon
  
  • Presentasjon fra møtet
  • Prosjektets mandat vedtatt
• 18. august kl. 9 - 9.30 inviteres alle berørte ansatte til et informasjonsmøte om Framtidas fellesadministrasjon. Agenda for møtet er bakgrunn for Framtidas fellesadministrasjon og organisering og gjennomføring av prosjektet. Opptak og presentasjon legges ut i etterkant.
  • Presentasjon fra møtet
  • Opptak av møtet

16. august: Kunnskapsgrunnlaget er ferdigstilt av prosjektgruppa. NB: Vedlegg som det vises til ligger her.

• 14. august hadde arbeidsgruppene og prosjektet Workshop. Her ble arbeidet i arbeidsgruppene oppsummert og det ble gitt siste innspill til et kunnskapsgrunnlag som skal tas med i Designsprintuka i uke 34.

Juni

• Det ble satt ned to arbeidsgrupper før sommeren bestående av medarbeidere fra avdelingene som omfattes av prosjektet. Gruppene har gjort et forarbeid gjennom sommeren med formål om etablere et kunnskapsgrunnlag om samhandling og samarbeidsflater i Fellesadministrasjonen.

Vår 2023

• Våren 2023 besluttet direktør for Organisasjon og infrastruktur å vurdere nye organisasjonsmodeller for deler av Fellesadministrasjonen. Det ble satt i gang et arbeid med å utarbeide et konseptnotat, og dette ble ferdigstilt og klart for medvirkning i berørte avdelinger 2. juni. Sentralt for prosjektet er blant annet funn fra Ett NTNU-rapporten for det administrative støtteapparatet.