Workshop 14. august

Framtidas fellesadministrasjons prosjektgruppe og de to arbeidsgruppene, som ble satt ned før sommeren, møttes mandag 14. august på IT-hub’en for heldags workshop. Mål for denne dagen var å oppsummere arbeidet i arbeidsgruppene og gi innspill før ferdigstillelse av kunnskapsgrunnlaget. Det ble utarbeidet i etterkant av workshop'en.

I denne oppsummeringen blir det gitt en nærmere beskrivelse av hva som ble gjort denne dagen. Resultatet vil bli presentert i et kunnskapsgrunnlag. Det som kom av innspill i denne workshop'en vil derfor ikke være en del av denne oppsummeringen, men presenteres senere i kunnskapsgrunnlaget.

Agenda for dagen

• Velkommen til workshop
• Oppsummering – her står vi i dag
• Presentasjon av arbeidsgruppe 1 og 2 sitt arbeid

Temajobbing:

• Suksessfaktorer for prosjektet
• Risikovurdering
• Faktorer vi ikke kan løse gjennom en omorganisering
• Råd til designsprinten

Velkommen til workshop

Prosjektleder Gunn Nancy Halsetrønning innledet workshop’en med å si at vi nå skal gå fra å snakke «Ett NTNU» til å gjøre «Ett NTNU». Vi skal gjøre «Ett NTNU» for fellesadministrasjonen.
Det er behov for å:

• Forbedre koordinering, samordning og samhandling på tvers i fellesadministrasjonen
• Etablere tydeligere roller og ansvar, spesielt i lederlinja
• Øke gjennomføringskraften og styrke prioriteringsevnen
• Utvikle mer effektive prosesser og tjenester tilpasset brukerne.

*Funn fra ett NTNU-rapporten viste at lederes roller og myndighet ikke er tydelig beskrevet, og ledere rapporterte om at de var utrygge på mandatet, spesielt knyttet til prosesseierskapet.

Deltakerne i arbeidsgruppene delte sine forventinger til dagen og ga sine innspill til prosjektets tidsplan. Endelig tidsplan for prosjektet vil ferdigstilles i løpet av uka og delt.

Gjennom hele dagen var det lagt opp til både individuell refleksjon, gruppearbeid og diskusjoner i plenum.

Oppsummering - her står vi i dag

Arbeidsgruppene består av en sammensetning av ansatte fra alle berørte avdelingene. De har gjennom sommeren jobbet med følgende oppgaver:

1. Beskriv enhetenes grenseflater mot ulike fagmiljøer og pek på hva som er viktige samarbeidsflater for enhetene framover.
2. Beskriv hvorfor disse samabeidsflatene er viktige og hvilken merverdi det gir for NTNU at vi lykkes enda bedre på disse områdene framover
3. Hvilke kritiske suksessfaktorer må være på plass for at fellesadministrasjonen skal lykkes med god tjenesteyting, koordinering og effektive beslutningsprosesser i framtida?
4. Gode råd til prosjektet når arbeidet med designsprinten settes i gang

Det er gjort en omfattende kartlegging i enhetene. Arbeidet har vært stødig ledet av Hanne Sørgjerd fra Avdeling for Virksomhetsstyring og Marte Nubdal fra Tjenestutviklingsteamet. Hanne og Marte oppsummerte for alle i workshop’en de gode forberedelsene og arbeidet som er gjort i arbeidsgruppene.

Resultatet av arbeidet som ble gjort i arbeidsgruppene skal brukes i et kunnskapsgrunnlag som vil bli presentert både for styringsgruppa og i Designsprinten. Det var et stort og omfattende arbeid gjort av arbeidsgruppene som ble presentert og gruppa konkluderte med at dette er et veldig godt utgangspunkt å ta med videre. Det som ble presentert er ikke fasiten, men et grunnlag vi skal ha med oss som gir en god beskrivelse av nåsituasjonen. Dette er en start på et stort og viktig arbeid for NTNU.

Risiko

Prosjektgruppa startet uka før workshop'en med risikovurdering for prosjektgjennomføringen. Alle deltakerne i workshop’en fikk komme med sine innspill til risikoer og forslag til forebyggende tiltak. Innspillene som kom tas med i prosjektets risikovurdering. Den skal legges fram for styringsgruppa i møte 18. august.

Faktorer vi ikke kan løse gjennom en omorganisering

Workshop’en var en fin anledning til å få innspill fra gruppa på hva som ikke kan løses gjennom en omorganisering. Her kom det mange konstruktive og gode innspill som kan tas inn i en anbefaling til videre arbeid etter prosjektets slutt. Det er også et godt hjelpemiddel som kan følges opp utenfor prosjektet. Samtidig ble det en tydeligere avgrensning for deltakerne i workshop’en og prosjektet.

Råd til Designsprint uke 34

I gruppene ble det satt av godt med tid til å komme med gode råd til gjennomføringen av Designsprint.

Her er noen av forslagene som kom:

Alle innspillene tas med i planlegging av det videre arbeidet.

Oppsummering

Prosjektgruppa har fått utrolig mange gode innspill og spørsmål fra arbeidsgruppene som var samlet denne dagen. Det har gjennom hele dagen vært tydelig at felles mål om «Ett NTNU» har vært hovedfokus. I etterkant av workshop skal det gjøres en stor jobb med å sammenstille alt det gode arbeidet som har blitt gjort. Dette skal ende opp i et kunnskapsgrunnlag med en felles beskrivelse av dagens situasjon sett med de berørte enhetenes øyne.