Enkel samhandling er et tilbud til studenter og ansatte som utgjør en gruppe med behov for en arena for samarbeid, som et felles filområde, et web-område og/eller felles e-postliste(r). En gruppe i denne sammenhengen kan være alt fra en liten prosjektgruppe til en stor studentorganisasjon.

Temaside om IT-hjelp | Sider merket med samhandling

English version - Collaboration groups

Hvem kan søke?

Studentorganisasjoner (Studorg)

Hva en studentorganisasjon er, og om gruppen du vil opprette passer under denne definisjonen kan man finne ut ved å lese delen om Studentorganisasjoners webområder.

Studentorganisasjoner er generelt sett større grupper på over 15 personer som skal vare i lengre tid. Eksempler på dette kan være idrettsgrupper under NTNUI.

Prosjektgrupper

Prosjektgrupper er ment for prosjekter med tre eller flere personer. Prosjektgrupper har gjerne lengre varighet enn personlige grupper. Gruppene er vanligvis brukt i forhold til skolerelaterte prosjekter, men dette er ikke et spesifikt krav.

Personlige grupper

Personlige grupper er beregnet for to eller tre personer som vil utveksle filer over et kortere tidsrom. Personlige grupper åpner også for å kunne lage personlige e-postlister. Å få innvilget personlige grupper er enkelt.

Ansattgrupper (staff)

Ansattgrupper er beregnet for ansatte ved NTNU, eller grupper og prosjekter finansiert av NTNU.

Filområder

Nettverksstien for gruppens filområde er på formen: webedit.ntnu.no/groups/<gruppenavn>

Hvordan du koble opp filområdet på din maskin kan du lese mer om på sidene for hhv. Windows, Linux eller Mac.

Webområder

Nettverksstien for gruppens webområde er på formen: webedit.ntnu.no/groupswww/<gruppenavn>

For å lage en webside for gruppen, plasserer du filene i denne mappen, og de vil være tilgjengelige på adressen "https://gruppenavn.org.ntnu.no//".

E-postlister

Grupper som ønsker e-postlister kan opprette disse direkte i Sympa. Alle medlemmer av gruppen kan opprette e-postlister og får administrator-rettigheter på disse.

Alle gruppene får et underdomene under org.ntnu.no. Domenenavnet blir da <gruppenavn>.org.ntnu.no. For å administrere e-postlister, gå til https://lists.stud.ntnu.no/, velg ønsket domene fra nedtrekksmenyen, trykk på knappen "Klikk her",og du blir tatt til Sympa sitt grensesnitt for administrasjon av e-postlister.

Hvordan du administrerer e-postlister i Sympa kan du lese mer om her.

Gruppeadministrasjon

Gruppeadministrasjon blir utført i verktøyet "Groupadmin".

Søke om gruppeområde

Gå til Groupadmin, velg 'Søk om ny gruppe' og logg inn med ditt NTNU-brukernavn og passord. Du vil da få et skjema til utfylling som vist under.

De to første feltene, Your name og Your email, er forhåndsutfylt, resten av feltene må fylles ut:

Name of group - Navnet du vil ha på gruppen. Dette må starte med en bokstav og kan inneholde små bokstaver(a-z) og tall(0-9). Mellomrom kan ikke benyttes.

Select type - Hvilken type gruppe du ønsker å opprette. Her velger du mellom de fire gruppetypene som er beskrevet over. Vær sikker på at du velger en passende type.

Description - En beskrivelse av gruppen. Forklar også hvorfor gruppen skal bli godkjent. Hvis gruppen er en studentorganisasjon, husk også å forklare hvilke studenter organisasjonens målgruppe er.

Det er viktig å skrive en utfyllende og beskrivende tekst. Forklar gjerne hva gruppen skal brukes til og hva slags filer som skal lagres. Dette er en av de største grunnene til at gruppen ikke blir akseptert. Her følger eksempler på gode og dårlige beskrivelser.

Gode beskrivelser:

• "Vi er noen studenter i 5. år som skal skrive forprosjekt. I den forbindelse hadde det vært nyttig med et felles gruppeområde. Det skal brukes til lagring og deling av rådata."
• "Samarbeid på prosjekt om asfalt i faget ASF4300. Ønsker levetid fram til september 2011. Skal lagre tekstdokumenter."

Dårlige beskrivelser:

• "Kan jeg ha kjempestor diskplass til lagring av filmer?"
• "Jeg vil ha en gruppe om vaskebjørner"

Når du er ferdig med søknaden, klikk på knappen "Submit" / "Send" for å sende inn skjemaet.

Etter søknaden er sendt vil søkeren få en e-post med kvittering på at det er opprettet en sak hos Orakeltjenesten. Når søknaden er behandlet vil søkeren få svar på e-post fra Orakeltjenesten.

Medlemsadministrasjon

Administratorer har muligheten til å legge til og fjerne brukere fra gruppeområdet, samt bestemme hvem som skal være gruppens administratorer. Personen som søkte om opprettelse av gruppen vil automatisk få administrator-rettigheter.

For å administrere gruppemedlemmer, gå til "Groupadmin" og velg "Gruppeadministrasjon" i kolonnen kalt "For alle andre". Deretter velger du gruppen din ved å klikke på gruppenavnet. Her kan administratorer legge til gruppemedlemmer med brukernavn.

Dersom du trenger noen sitt brukernavn kan dette finnes ved å søke opp personen på Innsida, og deretter sjekke e-postadressen til brukeren dersom det er en student, eller se i sidens URL dersom det er en ansatt.

Personer kan også tildeles administrator-rettigheter, dette gjøres ved å hake av administrator-boksen ved siden av et gruppemedlem sitt navn.

Endringer lagres ved å klikke "Modify group".

Reglement

Her finner du informasjon om kravene for å søke om grupper og hvilke regler som gjelder for eksisterende grupper.

Reglementets gyldighetsområde, krav om kjennskap til reglene

Dette reglementet for grupper av typen Studorg som har hjemmeområde på NTNUs nettverk, eller som ønsker å benytte seg av andre IT tjenester som NTNU tilbyr studentorganisasjoner. Disse reglene og IT-reglementet forutsettes kjent og akseptert av alle medlemmene i gruppa. Den driftsansvarlige kontaktperson er ansvarlig for å gjøre alle medlemmene kjent med de til enhver tid gjeldenede regler og IT-reglement.

Studentorganisasjoner i henhold til NTNUs IT-reglement.

• All bruk av portalen Studentenes webserver skal følge det til enhver tid gjeldene IT-reglement ved NTNU.
• Reglene som er satt opp her for bruken av portalen kommer i tillegg til IT-reglementet.
• Hver enkelt bruker er underlagt IT-reglementet. Sanksjoner overfor den enkelte bruker følger IT-reglementet dersom ikke annet er angitt i disse reglene.

Krav til gruppenes formål, navn, sammensetning og binding til NTNU

• Grupper som skal registreres under portalen Studorg må ha et formål og en profil som primært er knyttet til NTNU og NTNU sine studenter.
• Gruppens formål eller navn skal ikke bryte med NTNUs IT-reglement, norsk lov eller allmenne etiske prinsipper.
• Grupper som skal være registrert under Studorg må ha minst 15 medlemmer. Minst 50% av de registrerte medlemmene må være NTNU-studenter med registrert NTNU-bruker. Studorg-gruppens gruppefil betraktes som gruppens medlemsliste.

Krav til kontaktperson, kontaktadresser og gruppeansvarlig

• En navngitt person skal være gruppens kontaktperson og ansvarlig overfor NTNU. Denne personen skal være NTNU-student.
• Gruppen skal ha opprettet et epostalias som peker til den ansvarlige og i tillegg til andre i en driftsgruppe slik at NTNU til enhver tid skal kunne nå en systemansvarlig i gruppen.
• Gruppen plikter å varsle NTNU ved NTNU-IT om organisatoriske endringer. Hvis endringene er av betydelig grad, slik at søknadsgrunnlaget har forandret seg siden den opprinnelige søknaden, må det søkes på nytt. Slike endringer kan være omstrukturering, utvidelse eller bytte av kjerneaktivitet. Bytte av kontaktperson/ansvarlig skal alltid varsles.

Søknad om opprettelse og fornying av studentorganisasjon

• Gruppen søker NTNU ved NTNU-IT om tilgang til tjenesten. Søknaden skjer på fastsatt søknadsskjema.
• Medlemskapet i Studorg skal fornyes hvert år ved høstsemesterets begynnelse. Fornying skjer ved at ansvarlig for gruppen oppdaterer medlemmene i gruppen i BAS.
• Administrator/kontaktperson må bekrefte sin rolle og innholdet av lista over kontaktpersoner.
• Medlemmene bekrefter medlemskapet.
• For faste organisasjoner som f.eks. sentrale studentorganisasjoner med tilknytning til NTNU vil det ikke bli sendt fornyingsbrev til medlemmene. For disse vil fornying bestå i bekreftelse av lister over ansvarlige og kontaktpersoner.
• Dersom ikke medlemsmassen tilfredsstiller kravene til Studorg eller kontaktpersonen har bekreftet sin rolle innen 2 måneder etter høstsemesterets start, vil Studorgen bli slettet. Studorgens filer vil bli sperret i to måneder med mulighet for administrator for å hente ut innholdet. Deretter vil filene bli slettet.
• Dersom det ikke er aktivitet på gruppens område eller e-postlister i løpet av studieåret vil gruppen bli slettet uten utsendelse av krav om fornying.

Sanksjoner ved brudd på reglene

• Ved brudd på regler eller IT-reglement kan NTNU-IT reagere ovenfor Studorg-gruppen uten varsel slik det er beskrevet i NTNUs IT-reglement. Avhengig av omfanget og alvorligheten av et brudd på regler og IT-reglementet kan gruppens tilgang til tjenestene bli avstengt for en periode, sider kan bli forlanget fjernet.
• Overfor enkeltbrukere kan det bli reagert med displinærforføyning eller anmeldelse slik det er hjemlet i NTNUs IT-reglement.

Endringer i tjenesten, oppsigelse av tjenesten

• NTNU IT har rett til å iverksette midlertidige tiltak overfor bruken av portalen med øyeblikkeligvirkning dersom det er nødvendig på grunn av annen drift av NTNUs datasystemer. Ved permanente endringer i tjenester og datasystemer som berører Studorg-gruppene skal det varsles en måned før endringen.
• Tjenestetilbudet til den enkelte gruppe har en måneds oppsigelse.

Kontakt

Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.