Forenklet rutine for anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva.

For enkeltkjøp under kr. 100.000 ekskl. mva., som ikke dekkes av eksisterende rammeavtale/avtale, kan enhetene selv gjennomføre anskaffelsen.

Hvis kjøpet er noe som kjøpes ofte, løpende eller gjentagende, er det den årlige verdien som skal legges til grunn.

Er den årlig verdien lik eller over kr. 100.000 kr ekskl. mva., ta kontakt med din lokale anskaffelsesrådgiver eller meld inn behovet gjennom kartleggingsskjemaet. 

Innhenting av tilbud

Behovshaver kan gjennomføre anskaffelsen, og skal sikre konkurranse så langt det er mulig:

1. Ved tvil om behovshavers habilitet, skal fagrekvirent/innkjøper kontaktes for gjennomføring.
2. Gi en kort beskrivelse av behovet og krav til varen/tjenesten. 
3. Undersøk markedet og innhet tilbud, om mulig fra tre leverandører, for å få priser, leverings- og garantivilkår.
4. Tilbud kan innhentes på ulike måter:
   • Med søk på nett
   • Per telefon
   • Per e-post
5. Velg det tilbud/den leverandør som er best egnet, utfra eksempelvis pris, kvalitet og miljø.
6. Ved formelle forespørsler skal det gis tilbakemelding til leverandørene om resultatet.
7. Foreta bestilling i henhold til rutine, og legg ved eventuelt tilbud.

Jo høyere verdi og kompleksitet, jo viktigere er det med skriftlig gjennomføring. I slike tilfeller bør NTNUs generelle kontraktsvilkår benyttes ved innhenting av tilbud.

Eksempel på e-postforespørsel med kontraktsvilkår:

NTNU ønsker tilbud på [sett inn beskrivelse og krav].

Pristilbudet må inkludere levering helt inn i våre lokaler DDP Incoterms 2020 ekskl. mva., til adresse: [sett inn adresse]. Prisen bør inkludere minimum 2 års garanti. Vedlagt er NTNUs generelle kontraktsvilkår. Vi ber om at tilbud sendes oss innen xx.xx.xxxx.

Kontakt

Ta kontakt med fagrekvirent eller din lokale innkjøper for veiledning.

For ytterligere spørsmål og rådgivning, ta kontakt med lokal anskaffelsesrådgiver eller med Økonomiavdelingen på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no.