På denne siden finner du informasjon om tidligere tiltak og prosjekter som har blitt gjennomført av Digitaliseringsprogrammet. Listen oppdateres fortløpende ettersom ulike prosjekter og tiltak avsluttes.

NTNUs Digitaliseringsprogram | Sider merket med digitalisering

Prosjekter som ble avsluttet i 2023

Arbeidslivsportalen – innføring

Prosjektets mål var å pilotere og innføre Arbeidslivsportalen (ALP), en digital plattform for å samle og forenkle prosessene for administrasjon av praksisopphold. Tre brukergrupper er involvert i prosessene, henholdsvis praksisstudent, praksisadministrator og administrator ved praksisstedet. Konklusjonen fra prosjektets arbeid i 2022 viste at ALP ikke imøtekom behovene til NTNUs praksismiljø. Avsluttende avklaring med SIKT våren 2023 viste at tiltenkt digital støtte i ALP for praksisadministrasjon i stedet utvikles som en del av sektorprosjektet «Modernisering av FS». NTNUs innføring av ALP ble avsluttet.

Les mer om prosjektet: Arbeidslivsportalen

Bookitlab - LabStyring

Prosjektet skal bidra til mer effektiv laboratoriedrift, sikre en jevn og høy kvalitet i driften, og effektiv innhenting av leiestedsinntekter. Systemet skal forenkle bruken for ansatte og studenter, samt være et godt verktøy innen HMS-området.

Les mer om tjenesten: Bookitlab

BOTT ØL

Ditt NTNU – inspirerende studentrekruttering

Oppdatering av NTNUs eksterne studentrekrutteringssider. Oppdateringen gjelder i størst grad potensielle studenters opplevelse av sidene, men inkluderer også brukerflaten til ansatte.

TIP - Arkitektur og teknologi

Digitaliseringstiltakene som det ble jobbet med i 2023 har drevet fram et økende behov for å koordinere teknologivalg og andre viktige veivalg for det enkelte tiltaket og samlet. Målet for arbeidet i TIP er å sikre helhet og sammenhengende digitale tjenester, hvor implementeringen av digitale løsninger ikke bare adresserer umiddelbare behov, men også legger grunnlaget for fremtidig skalerbarhet og innovasjon.

Prosjekter som ble avsluttet i 2022

DMI – data, metadata og integrasjoner

Som følge av BOTT-samarbeidet skal prosjektet sikre god oversikt på nødvendige felles data, metadata og integrasjoner (DMI) som påvirkes eller inngår ved innføring nye digitale løsninger.

Studieplan - forbedring av studieplanprosessen (KASPER)

Studieplanprosessen skal bidra til gjennomgående god kvalitet i undervisningen og vurdering ved NTNU. Målet for prosjektet er å forenkle, standardisere og digitalisere studieplanleggingsprosessen med fokus på planlegging og utvikling av studieprogram og portefølje. Studieplaner skal utvikles i henhold til krav som følger av relevante lover og forskrift, og som er nedfelt i NTNU's kvalitetssystem for utdanning.

Verktøy for studieplanarbeidet skal bidra til at NTNUs systematiske kvalitetsarbeid fører til gjennomtenkte løsninger i studieprogrammet. Studieplan og emner må publiseres på en slik måte at den er søkbar på nett, og verktøyet må ivareta behov for publisering til arkiv og kunne levere tekster til forskjellige formål.

Jupyter Notebook – innføring

Innføring av et system som leverer Jupyter Notebooks for faglærere som trenger en programmeringsomgivelse som kombinerer kode med formler, tekst og beregninger og visualisering. Det vil kunne brukes gjennom hele studieløpet.

Les mer om prosjektet på intranett: "Jupyter Notebook gir lavere terskel for programmering" og "Jupyter Notebook tilgjennelig for flere tusen studenter"

Prosjekter som ble avsluttet i 2021

Digital vurdering – klage og begrunnelse

Innføring av en felles løsning å håndtere krav om begrunnelser og klager på sensur. Sakshåndteringen skjer automatisk. Studentene har ett sted å forholde seg til, sensor har fått digitale arbeidsverktøy og teknisk-administrativt ansatte håndterer nå kun avvik.

Felles IAM – innføring

Det skal innføres et nytt felles verktøy som forbedrer prosessen for tilgangsadministrasjon, som har økt automatisering og økt bruk av roller for tilgangsstyring. En ønsket effekt/gevinst er at alle gis nødvendige tilganger slik at de kan utøve sin rolle eller funksjon til avtalt tidspunkt.

NTNU Alumni

Prosjektet har jobbet med innføring av en ny systemløsning, med tilhørende arbeidsprosesser, for drift av alumni-virksomheten ved NTNU.
Målet er:

• å gi en brukertilpasset skyløsning for alumni-registeret (SuperOffice), med en integrasjon til Felles Studentsystem for å verifisere at medlemmene av alumni faktisk har gått på NTNU
• utvikle nødvendige skjemaer for datafangst og informasjonsflyt
• importere data til det nye medlemsregisteret og kvalitetssikre dataene, i tillegg til plan for drift, forvaltning og videreutvikling av løsningen.

Les mer om tjenesten: NTNU Alumni

Prosjekter som ble avsluttet i 2020

BOTT IntArk – innføring

BOTT IntArk – innføring sitt mål var å gjøre NTNU operativt i stand til å håndtere kommende endringer i integrasjoner når de store fellesprosjektene fra BOTT-samarbeidet blir innført. Med integrasjoner menes både den tekniske arkitekturen, utviklingen som må gjøres for å benytte seg av arkitekturen og dokumentasjonen av data som er nødvendig for å benytte seg av arkitekturen.

Digitale sikkerhetsdatablad for laboratorier og verksted

Prosjektets mål var å gi enkel tilgang til alltid oppdaterte digitaliserte sikkerhetsdatablad, i henhold til lovkrav, slik at sikkerheten på labben bedres, og for å forbedre og effektivisere berørte arbeidsprosesser.

Digital vurdering

Digital vurdering har digitalisert vurderingsprosessen ved NTNU for å øke kvalitet i vurdering og saksbehandling, effektivisere og standardisere prosesser og løsninger, samt modernisere vurdering ved NTNU. Prosjektet har levert vurderingsverktøy, eksamenslokaler, støtte for digital registrering av sensur, behandling av begrunnelse og klagesaker og arkivering.

Digitale møterom

Prosjektet har levert Microsoft Teams Room (MTR) som standard for møterom og innført løsningen på eksisterende Skype for Business møterom (ca. 200 rom). I disse møterommene er det nå mulig å reservere og gjennomføre møter i både Teams og Skype for Business.

Fremtidsrettet samhandling

Prosjektet har gitt NTNUs brukere utvidet tilgang på digital samhandling ved NTNU i form av bedre funksjoner, forenkling for brukerne og forbedret sikkerhet. Støtten til digitalisering ved NTNU er bedret gjennom å utvikle, samle og optimalisere tjenester i Office 365-plattformen, slik at universitetet kan få høyere og raskere gevinster av digitaliseringen.

Forbedring – Onboarding

Prosjektet har jobbet for å sikre godt og profesjonelt mottak av nyansatte ved NTNU og bidro til at ansatte på fakultet og institutt kunne frigi tid de tidligere har brukt i mottaksprosessen til å møte den nyansattes behov.

Forbedring – Prosess for timelønn og honorar

Målet var at oppdragstakere ved NTNU skal få rask betaling. Prosessen skal ha høy kvalitet og kreve minimalt med manuell saksbehandling. Prosjektet har utviklet en felles og heldigital arbeidsprosess for avtaleinngåelse, der arbeidsprosessen forenkles, standardiseres og automatiseres i størst mulig grad.

Forbedring - Rekruttering av vitenskapelige ansatte

Prosjektet har jobbet for å standardisere, forenkle og profesjonalisere prosessen, utvikle digitale verktøy for prosesstøtte og frigjøre administrative ressurser, for utlysning og tilsetting av vitenskapelig ansatte.

Forbedring av studieplanprosessen

Studieplaner skal utvikles i henhold til krav som følger av relevante lover og forskrift, og som er nedfelt i NTNUs kvalitetssystem for utdanning. Målet for prosjektet har vært å forenkle, standardisere og digitalisere studieplanleggingsprosessen med fokus på planlegging og utvikling av studieprogram og portefølje. Prosjektet er avsluttet som utviklingsprosjekt, men forsetter videre i 2021 som innføringsprosjekt.

Interaktive læringsareal i flercampusløsning

Prosjektet har bidratt til å øke bruken av samhandlingsløsninger i undervisningen for å gjøre denne mest mulig uavhengig av campus lokasjon. Dette har blitt gjort ved å koble sammen undervisningsrom og samhandlingsplattformer på tvers av lokasjoner.

LabStyring

Prosjektets mål var å bidra til mer effektiv laboratoriedrift, sikre en jevn og høy kvalitet i driften, og effektiv innhenting av leiestedsinntekter. Systemet skal forenkle bruken for ansatte og studenter, samt være et godt verktøy innen HMS-området. Prosjektet ble avsluttet som utviklingsprosjekt i 2020, men forsetter videre i 2021 som innføringsprosjekt.

Lagringsløsning for sensitive forskningsdata

NTNUs vitenskapelige miljøer har behov for å behandle sensitive data på en sikker og trygg måte. NTNU skal lage lokale løsninger og retningslinjer for sikker lagring av data, og vurdere videre utvikling av tjeneste. Forsvarlig og trygg lagring av data som krever spesiell skjerming anses som virksomhetskritisk for organisasjonen.

NTNU Servicesenter

Prosjektet har opprettet tjenesten, NTNU Hjelp, hvor brukere av NTNUs tjenester har ett sted å henvende seg for alle typer behov for støtte. Dette gjøres ved bruk av en selvhjelpsportal som benytter digitale mekanismer for analyse og dialog med brukeren, basert på bl.a. maskinlæring. Henvendelser som ikke løses i den digitale dialogen blir håndtert manuelt. Et mål var å redusere antall manuelle behandlinger og gi de som svarer på henvenelsene mer rom for å gi verdiøkende støtte til brukerne.

Robotteknologi og maskinlæring

Prosjektet har automatisert utvalgte prosesser ved Dokumentasjonsforvaltning, Økonomiavdelingen, HR og andre avdelinger ved NTNU, samt etablert sikker drift av RPA-løsningen og automatiserte prosesser.

Støtte til forskningsprosjekter

Prosjektet har laget en IT-løsning som samler administrative data om forskningssøknader på en strukturert måte. Det gir grunnlag for oversikt og styringsdata, samt god administrativ støtte i alle faser av forskningsprosjekter.

Prosjekter som ble avsluttet i 2019

Brukerreisen

Prosjektet iverksatte en rekke forbedringstiltak basert på tilbakemeldinger fra brukere, hvor målet var at disse skulle få en forbedret brukeropplevelse på utvalgte IT-tjenester.

Forbedring – Videreutvikle læringsportalen

Prosjektet skulle gi en samlet oversikt over internopplæringstilbudet ved NTNU. Læringsportalen ble videreutviklet slik at den kunne brukes som et verktøy for HMS-opplæring og tilgang til lab, gjort mer universelt utformet, mer brukervennlig, mer tilgjengelig for mobile løsninger, og i henhold til GDPR-krav.

Helhetlig internkontroll

Målet var å etablere et felles system og systematikk for internkontroll ved NTNU. NTNUs internkontroll skulle utvikles «Fra fragmentert til systematisert internkontroll» og «Fra risiko og usikkerhet til effektivitet og trygghet».

IT-infrastruktur og sensorteknologi

Prosjektet oppstod på bakgrunn av at NTNU IT ønsket å se på hvordan sensorteknologi og infrastruktur kan bidra til en sikrere og mer effektiv utnyttelse av bygningsmassen. Tiltaket bidro til uttesting og implementering av ny teknologi i eksisterende og fremtidig bygningsmasse.

Kompetanseprofil for legemiddelhåndtering

Utviklet en digital løsning for studenter og faglærere for sykepleierutdanningen og involverte smartteknologi i 3-årig sykepleierutdanning ved NTNU slik at studentens progresjon og kompetanseutvikling følges. Løsningen hjelper studenten til systematisk og målrettet læring innen legemiddelhåndtering i kliniske praksisstudier.

Prosjekter som ble avsluttet i 2018

Blackboard videreutvikling

Prosjektet sikret utvikling av plattformen, både administrativt og i takt med endrede undervisningsformer, gjennom å tilby ny funksjonalitet.

Hendelseshåndtering

Forbedret NTNU i mottak og håndtering av varsler, i tillegg til å se på hvordan NTNU får bedre samhandling i beredskapsorganisasjonen.

Loggløsning for tilretteleggingstjenesten

Å hjelpe de som har behov for tilrettelegging ved eksamen og å lage en sikker løsning for å håndtere tilretteleggingsbehov for studenter.

PraksisWeb

Prosjektet forbedret prosessen for praksisplanlegging hos institutt for lærerutdanning (ILU) ved å lage en digital løsning for dette. I tillegg, ble det etablert rutiner for drift, brukerstøtte og videreutvikling av løsningen for visning av praksisinformasjon.

Utvidet bruk av samhandlingstjenester

Målet var å tilby nye og mer effektive samhandlingskonsepter og løsninger i ordinære møterom til avanserte virtuelle samhandlingsrom. En målsetting var reduserte reisekostnader. Videre jobbet prosjektet med nye løsninger for kobling mellom undervisningsrom og møterom, samt integrasjoner mellom gjeldende samhandlingsplattformer og nye plattformer.