Digitaliseringsprogram ved NTNU er tiltak og prosjekter som skal bidra til at universitetet er ledende på framtidsrettede digitale tjenester.

Digitaliseringsprogrammet skal fornye, forenkle og forbedre NTNUs tjenester og arbeidsprosesser. I tillegg, skal programmet realisere universitetets ambisjoner om anvendelse av gode digitale tjenester.

Tiltak og prosjekter | Tidligere tiltak og prosjekter

Digitaliseringsprogrammets mandat

YouTube: Klikk på bildet over for å se en animasjonsfilm om Digitaliseringsprogrammet.

Hvorfor har NTNU et digitaliseringsprogram?

Programmet oppstod som et resultat av UH-sektorens Digitaliseringsstrategi 2017-2021, som stiller krav til økt digitalisering i sektoren. Høsten 2017 fikk daværende organisasjonsdirektør, Ida Munkeby, tilslutning fra rektoratet om å etablere et digitaliseringsprogram. Siden da, har Digitaliseringsprogrammet jobbet for å utvikle og modernisere det teknisk-administrative støtteapparatet, med brukertilpassede tjenester med riktig kvalitet.

Å utvikle og modernisere det teknisk-administrative støtteapparatet er ett av målbildene i NTNUs strategi, "Kunnskap for en bedre verden". Sammen har vi skapt gode digitale arbeidsflater, blant annet gjennom digital vurdering og digitale møterom, som Zoom og Teams.

Digitaliseringstiltak og -prosjekter

Pågående tiltak og prosjekter

Det gjennomføres en rekke tiltak og prosjekter i Digitaliseringsprogrammet.

• Oversikt over tiltak og prosjekter
• Oversikt over tidligere tiltak og prosjekter

Hvordan prioriteres digitaliseringstiltak?

Gjennom ulike utvalg og meldinger på både departements- og universitetsnivå er det kommet føringer på hvilke områder som skal prioriteres.

Digitaliseringsprogrammet vil gå over flere år, og listen over tiltak og prosjekter endres i takt med det som til en hver tid måtte være behov og føringer. I det ligger det ingen annen betydning enn at vi skal være i stand til å raskt tilpasse oss utviklingen i samfunnet, og benytte gode digitale tjenester.

Har du forslag til et digitaliseringstiltak eller -prosjekt?

Har du forslag til et digitaliseringstiltak eller -prosjekt? Ta kontakt med en eller flere i Digitaliseringsprogrammets sekretariat. Vi ønsker dialog og vil gjerne forstå behov og problemstillinger. Målet med dialogen er å bli kjent med behovet, hvilke konsekvenser og løsninger som finnes. Slik at vi sammen kommer frem til et forslag som kan bidra til at NTNU når sine mål.

Basert på samtalen utarbeides en kort prosjektide, den vil inneholder informasjon om:

• bakgrunn – en beskrivelse av nåsituasjonen, og hva som er bakgrunnen
• strategisk begrunnelse – kort forklaring på hvordan ideen bidrar til å oppnå universitetets strategiske mål
• forankring – hvordan er ideen / forslaget forankret
• brukerbehov – forklare behovet, brukergrupper, og hvilke deler av organisasjonen
• nytte/gevinst – hvilke prosesser og tjenester forbedres ved å gjennomføre, hvilke gevinster er det mulig å oppnå?
• kostnader – grovt anslag på omfang og kostnadsnivå
• risiko ved gjennomføring

Hvordan er Digitaliseringsprogrammet organisert?

Arbeidet er organisert i tre deler, med et programstyre, et programsekretariat og en rekke prosjekter og tiltak.

Programstyre

Programstyre for Digitaliseringsprogram ved NTNU har ansvar for porteføljen av tiltak/prosjekter, og porteføljestyring av denne. Programstyrets rolle er å forvalte Digitaliseringsprogrammets portefølje på vegne av rektor. Les mer om programstyret på denne siden.

Programsekretariat

Geir Nysetvold ble ansatt som programleder i 2019 og har ansvar for å styre planleggingen og gjennomføringen av Digitaliseringsprogrammet. Arne Fjerdrumsmoen er delprogramleder for leveranse. De sitter sammen med et programsekretariat som bistår de ulike tiltakene og prosjektene, samt svarer opp henvendelser.

Sekretariatet består av:

• Geir Nysetvold, programleder
• Arne Fjerdrumsmoen, delprogramleder for leveranse
• Martin Engan
• Eivind Voldhagen

Prosjekter

Et prosjekt er et tiltak som har et avgrenset omfang, og gjennomføres én gang for å nå et gitt mål innenfor en gitt tids- og ressursramme. Digitaliseringsprosjekter kjennetegnes ofte av tre viktige elementer: organisasjonsutvikling, programvare-utvikling og IT-anskaffelser.

Initiativet til et prosjekt oppstår i linjen. Når beslutning tas om å etablere et prosjekt må det samtidig foreligge en plan for finansiering innenfor programmet. Når prosjektet er avsluttet er det gevinsteier, dvs. linjens ansvar, å ta ut effekten av det som prosjektet har levert og således realisere gevinsten. (PAM, prosjektmetode ved NTNU)

I år består prosjektporteføljen av 17 ulike digitaliseringsprosjekter, innenfor NTNUs arbeidsområder. Les mer om årets digitaliseringsprosjekt og -tiltak her.

Metodikk til bruk i Digitaliseringsprogrammet

NTNU utvikler gradvis en felles forståelse for hva digitalisering innebærer hos oss, både når det gjelder tankesett og praktiske verktøy. I wikien «Prosessforbedring» finner du en samling metoder, verktøy og ressurser til bruk for arbeid med endringsprosesser, prosessforbedring eller arbeidsflyt.

Årsrapporter og tertialrapporter

Hvert år produserer Digitaliseringsprogrammet en årsrapport som inneholder informasjon om programmets fremdrift og utvikling:

• Årsrapport for 2022
• Årsrapport for 2021
• Årsrapport for 2020
• Årsrapport for 2019
• Årsrapport for 2018

Hvor kan jeg lese mer?

• Innsida-meldinger merkes med taggen Digitaliseringsprogram.
• Vi har en egen Innsida-kanal. Følg Digitaliseringsprogram ved NTNU for siste nytt.