Arbeidslivsportalen ved NTNU tar pause

Pilotering av Arbeidslivsportalen ved NTNU startet i januar 2022, og tar pause fra 15. desember 2022. I løpet av året er det samlet erfaringer om hva som fungerer og hva som må utvikles videre. NTNU setter prosjektet på pause, inntil det er gjort en avklaring med Sikt om videre utvikling av portalen. Det kan ta noe tid før den avklaringen er på plass.

NTNU har fortsatt ambisjon om å innføre Arbeidslivsportalen. Deltagerne i piloten blir kontaktet av prosjektgruppa for å få informasjon om veien videre.

Kontakt

Avdelingsdirektør/prosjekteier Annikken Løe
Prosjektleder Tuva Eide

Innføringsprosjektet

NTNU tester Arbeidslivsportalen fra 2022 til 2024 for å vurdere om verktøyet passer til å administrere praksis i treparts-samarbeidet mellom studenten, undervisningsstedet og praksisstedet.

Logg inn i Arbeidslivsportalen | Unit (Innlogging med Feide)

Studenter i praksis: Pilotèr Arbeidslivsportalen

Jobber du på et sted som tar imot studenter i praksis? Kontakt prosjektet for mer informasjon om hvordan du kan delta i piloten eller få tilgang til en demo-versjon. Mer informasjon i teksten under.

• Arbeidslivsportalen - brukerveiledning for ansatte ved praksissted(nettside)
• Prosjektleder Tuva Eide (e-post)

Arbeidslivsportalen (ALP) er en plattform som brukes til å administrere praksis for praksissted, undervisningssted og studenten. Det er viktig at dere som tar imot praksisstudenter er med i utprøvingen, slik at vi får vurdert og justert plattformen til de behovene dere har for en effektiv dialog om planlegging, administrering og gjennomføring av praksisstudier.

Plattformen kan brukes til å bestille praksisplasser og skaffe oversikt over de studentene som skal ha praksis ved praksisstedet. Slik kan den både supplere og erstatte både regneark og e-post som kommunikasjonskanal.

Kom i gang

Praksisstedet bestemmer selv hvem som skal ha tilgang til portalen. De vil få tildelt en bruker via e-post og kan logge seg på Arbeidslivsportalen med egen BankID.

Når du logger inn i ALP vil du få:

• Tilgang til å ta imot og svare ut bestilling om praksisplasser
• Tilgang til informasjon om studentene som skal ha praksis

Arbeidslivsportalen skal tilby vurderingsmodul, men per nå er det ikke klart når den er ferdig og kan tas i bruk.

Fordeler med å bruke Arbeidslivsportalen:

• Student og praksissted finner hverandres kontaktinformasjon.
• Trygg oppbevaring av studentens personnummer i ALP.
• Slipper å lete i e-posten for å finne informasjon – den ligger i ALP.
• Alle som har tilgang til ALP på praksissted og utdanning finner samme informasjon ut fra hvilken rolle vi har. Praktisk ved ferie og fravær.

Informasjonen Studenter i praksis: Pilotèr Arbeidslivsportalen i utskriftsvennlig PDF

Finn svar på hva det vil si å delta, administrere praksis og hvilke tekniske muligheter som finnes i portalen i spørsmål og svar om piloten Arbeidslivsportalen (nettside).

Nyttig informasjon

Få hjelp med Arbeidslivsportalen i NTNU Hjelp

Endre praksissted i Arbeidslivsportalen - skjema i NTNU Hjelp

Følg taggene arbeidslivsportalen og alp på Innsida

Taggene arbeidslivsportalen og alp viser relevant informasjon om prosjektet på Innsida.

Plattformen Arbeidslivsportalen

Arbeidslivsportalen (ALP) er en nasjonal samhandlingsplattform mellom utdanningssektoren og arbeidslivet. NTNU tester Arbeidslivsportalen i 2022 og 2023 for å vurdere om verktøyet passer til å administrere praksis i treparts-samarbeidet mellom studenten, undervisningsstedet og praksisstedet. Arbeidslivsportalen piloteres ved flere institusjoner i sektoren, blant andre Oslo Met, UiS, UiT og UiO.

Arbeidslivsportalen driftes og videreutvikles av Sikt, som er kunnskapssektorens tjenesteleverandør.

Andre institusjoner om utprøvingen av Arbeidslivsportalen

- Våre brukere er fornøyde med Arbeidslivsportalen. Siden løsningen fortsatt er under utvikling mangler det noen småting, men totalt sett er dette en forbedring i arbeidet med å administrere praksis hos oss.

lnnføring av Arbeidslivsportalen ved NTNU

Tidspunkt for innføring

Prosjektet skal etter planen ha pilotert og tatt i bruk Arbeidslivsportalen ved NTNU innen desember 2023. Innføring avhenger av resultatene fra pilotene og om Arbeidslivsportalen besvarer NTNUs behov for effektiv administrasjon av praksis.

Workshops: Enklere administrasjon av praksis med Arbeidslivsportalen

Presentasjon fra møtene i mai 2022 med informasjon om Arbeidslivsportalen, skjermbilder og informasjon om pilot for utprøving (For ansatte ved NTNU, med innlogging).

Testing for prosjektgruppa

Første fase i prosjektet er å teste løsningen internt i prosjektgruppa. Tema for fasen er å registrere stedshierarki i plattformen og teste hvordan man får plassert studenter ved hjelp av funksjonalitet i portalen. Parallelt med dette har prosjektet kartlagt praksis ved NTNU, og gitt løpende tilbakemeldinger til Sikt om hvordan løsningen fungerer hittil for NTNU. Prosjektet har også kartlagt hvordan det samarbeides med praksisfeltet, hvordan bestilling av plasser utføres, hvordan studentene plasseres og følges opp og hvordan/under hvilke kriterier studentene vurderes.

Det skal også overføres praksisavtaler til FS, som enten ikke eksisterer der i dag, eller eksisterer i gammel løsning.

Pilot for NTNUs fagmiljø og praksisfeltet

Piloten er planlagt å starte før sommeren eller til høsten og avsluttes ved utgangen av høstsemesteret 2022, med mulighet for å forlenge perioden. Institutt som har praksis som en del av studiene har mottatt invitasjon til å delta. Det er først og fremst ansatte som jobber med praksisadministrasjon som er aktuelle for å prøve ut portalen, men det er viktig at utprøvingen er foranket hos leder. Den som deltar må påregne noe merarbeid, for eksempel opplæring, erfaringsutveksling og evaluering.

Funksjonalitet som kan testes i piloten

• Bruk av Arbeidslivsportalen slik den til enhver tid foreligger
• Registrere brukere og eksisterende avtaler
• Opprette praksisaktiviteter, praksisklasser og aktivitetskrav
• Prioritere og fordele praksisplass
• Finne og motta informasjon om praksisfordeling

Målgrupper for Arbeidslivsportalen

Arbeidslivsportalen er en plattform for samhandling mellom utdanningsinstitusjonene, studentene og praksisstedene.

Studenter

Studentene vil kunne prioritere praksisplasser, om studiene tillater det, og deretter bli plassert på praksisplass. Studenten vil, etter at han er plassert, få informasjon om praksisplassen, veilederen og perioden praksis skal foregå i.

Administrativt ansatte

Administrativt ansatte vil koordinere praksis, ved å administrere praksisavtaler, sette opp praksiskalender, samt sende bestilling/behov til praksisfeltet i perioder spesifisert i praksiskalenderen. Om det skulle være behov for å være mer spesifikk i bestillingene kan man presisere konkrete behov, som for eksempel undervisningstrinn og fag.

Vitenskapelige

Praksis skal være veiledet og vurdert, så vitenskapelige ansatte fra NTNU skal også bruke portalen.

Eksterne ved praksisstedene

Praksisstedet må utnevne en person til å koordinere praksis. Koordinatoren kan utnevnes på kommunenivå, fylkeskommunenivå, skolenivå, helseforetak, sykehus, divisjon, avdeling, eller så langt ned i strukturen som på sengepost. Koordinatoren er ansvarlig for å melde inn sin enhets kapasitet for praksisplasser etter at NTNU har sendt inn sin bestilling.

Mål og mandat

Prosjektmål

• NTNUs praksisadministrasjon oppleves som velfungerende av eksterne praksissteder.
• Enklere hverdag: Praksisrutiner og kommunikasjon effektiviseres og forenkles for studenter og ansatte.
• NTNUs prosesser og verktøy bidrar til at praksisarbeidet til studentene er av høy kvalitet.

Mandat

Mandat (Innlogging for ansatte ved NTNU).

Organisering

Prosjektet er inndelt i en styringsgruppe og en arbeidsgruppe.

Prosjekteier og styringsgruppe

Prosjekteier: Anniken Løe

• Leder av styringsgruppen: Annikken Løe, Avdelingsdirektør i Avdeling for studieadministrasjon.
• Erik Langbakk, gruppeleder FS ved Avdeling for studieadministrasjon.
• Toril Forbord, prodekan for utdanning ved Fakultet for medisin og helsevitenskap.
• Ruth Grüters, nestleder for utdanning ved Institutt for lærerutdanning ved Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap.
• Arne Fjerdrumsmoen, Digitaliseringsprogrammet ved Seksjon for IT-strategi og -styring, IT-avdelingen.

Referat fra styringsgruppa

Saksunderlag og referat fra møter i styringsgruppen (Innlogging for ansatte ved NTNU).

Prosjektgruppe

• Tuva Eide, prosjektleder i seksjon for strategi og styring, IT-avdelingen.
• Siv Sønsteby Nordhagen, førstelektor i sykepleie/Praksiskoordinator ved Institutt for helsevitenskap, Gjøvik. Fakultet for medisin og helsevitenskap.
• Bente Storrø, førstekonsulent ved Institutt for lærerutdanning. Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap.
• Karen Engen Økland, seniorkonsulent Studieseksjonen, Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap.
• Turid Beitland, rådgiver i studieadministrasjonen, Team for utdanningsforvaltning og praksis. Fakultet for medisin og helsevitenskap.
• Thomas Tessem Knudsen, seniorkonsulent FS-gruppa, Avdeling for studieadministrasjon.
• Anne Rognes, kommunikasjonsrådgiver, Seksjon for strategi og styring, IT-avdelingen.

Kontakt prosjektet

• Tuva Eide, prosjektleder
• Anne Rognes, kommunikasjonsrådgiver

Bakgrunn for prosjektet

Erfaring fra arbeidslivet er en svært viktig del av å forberede studentene for framtidig arbeid. Arbeidserfaring vektlegges også av myndighetene i forbedring av utdanning ved norske universitet og høyskoler. Dette gjelder for utdanninger slikt som lærerutdanning, sykepleier, medisin, radiografi, barnevern, vernepleier og mange flere.

NTNU har forpliktet seg til å delta i, og finansiere, Sikts arbeid med Arbeidslivsportalen. Portalen skal bidra til å redusere avstanden mellom studenter og praksis, samtidig som både studentene og praksisstedene får mer og bedre informasjon. I tillegg til en bedre opplevelse for både studenter og praksissteder, skal Arbeidslivsportalen effektivisere NTNUs arbeid med planlegging og administrasjon av avtaler og praksisopphold.