Arbeidslivsportalen ved NTNU tar pause

Pilotering av Arbeidslivsportalen ved NTNU startet i januar 2022, og tar pause fra 15. desember 2022. I løpet av året er det samlet erfaringer om hva som fungerer og hva som må utvikles videre. NTNU setter prosjektet på pause, inntil det er gjort en avklaring med Sikt om videre utvikling av portalen. Det kan ta noe tid før den avklaringen er på plass.

NTNU har fortsatt ambisjon om å innføre Arbeidslivsportalen. Deltagerne i piloten blir kontaktet av prosjektgruppa for å få informasjon om veien videre.

Kontakt

Avdelingsdirektør/prosjekteier Annikken Løe
Prosjektleder Tuva Eide

Brukerveiledning for deg som administrerer praksis i Arbeidslivsportalen

Målgruppe: Ansatte ved praksissted.

Registrere veiledere og koordinatorer

Utdanningsinstitusjonen må opprette praksisaktiviteten og sende bestilling på antall plasser før personer kan legges til med rolle i en praksisaktivitet.

1. Klikk på Praksiskalender i venstremenyen.
   Nyttig tips: For praksisaktiviteter som er bestilt for dette semesteret, finnes det en snarvei på forsiden (Dashboard) av Arbeidslivsportalen
2. Klikk på aktuell praksisaktivitet i kalenderen.
   Merk: Se i praksiskalenderen for å finne ut om praksisemner er oppdelt i flere klasser. For disse må du legge inn koordinator og veileder i hver klasse.
   Se i fanen Detaljer for å finne ut om en klasse er registrert med aktivitetskrav. Om klassene er skilt på aktivitetskrav må du sjekke hvilke krav som er registrert på den enkelte klasse, for å tildele riktige veiledere.
3. Åpne fanen Roller
4. Klikk på Legg til koordinator eller Legg til veileder.
   Merk: Samme person kan legges til både som koordinator og veileder ved behov.
5. Velg koordinator/veileder fra nedtrekkslisten og klikk på Legg til
   Merk: For at en person skal bli tilgjengelig i nedtrekksmenyen må vedkommende først være opprettet som bruker i ALP av administrator.

Registrere veiledere i praksisaktiviteter

Nye brukere må godta invitasjonen og registrere seg i Arbeidslivsportalen. Når det er gjort kan de legges til som veiledere for en praksisaktivitet.
Merk: Praksissted- administrator (PSA) og -koordinator vil også kunne legge til veiledere for en praksisaktivitet og endre hvilke veiledere som er tilknyttet de forskjellige studentene.
1. Klikk på Praksiskalender i venstremenyen
2. Søk opp praksisemnet i feltet Søk etter praksistype eller emne ved å legge inn emnekoden
3. Klikk på den aktuelle praksisaktiviteten i kalenderen

Merk: Om praksisemnet har flere praksisaktiviteter så må du inn på hver enkelt av disse for å legge inn veileder. Dette er uavhengig om de er skilt via praksisklasse eller har flere praksisaktiviteter i samme praksisklasse.

4. Åpne fanen Roller
5. Klikk på Legg til veileder

Merk: Du er avhengig av at veileder er opprettet med bruker hos praksisstedet, for å kunne velge de i oversikten.

6. Velg praksissted fra nedtrekksmenyen. Velg så veileder fra ny nedtrekksmeny som dukker opp.

Ved behov begynn å skrive navnet for å lette søket. Gjelder både for praksissted og veileder.

Merk: Du kan kun legge til veiledere på praksissteder som har meldt inn kapasitet.

7. Klikk på Legg til
Veilederne vil kunne fordeles på studentene etter at studentene har fått tildelt praksisplass i fanen Fordeling.

Motta bestilling av praksisplasser

NTNU bestiller så mange praksisplasser som de ønsker og har behov for.

Er det sendt inn bestilling på praksisplasser, får du varsel på e-post fra Arbeidslivsportalen i løpet av natten.

En bestilling av praksisplass er synlig/ tilgjengelig i praksiskalenderen. Dashboard viser deg praksisaktiviteter for dette studiesemesteret.
Merk: Sjekk om NTNU har sendt dere viktig informasjon sammen med bestillingen ved å gå til praksisaktiviteten og åpne fanen Detaljer.

Legg inn/oppdater opplysninger om praksissted

Som praksisadministrator og/eller praksiskoordinator vil du kunne endre slike opplysninger for det stedet du er tilknyttet og alle underordnede enheter, (om det eksisterer slike.)
1. I venstremenyen klikker du på Min organisasjon og velger fanen Avdelingsoversikt

2. Klikk på praksisstedet ditt

Siden viser informasjonen som er registrert for praksisstedet.

3. Klikk på Endre

4. Legg til/endre bilde av praksisstedet

5. Beskriv praksisstedet i feltet Beskrivelse

6. Legg inn eventuelle krav til studentene i feltet Krav til studenter

Merk: Informasjon i feltet Krav til studenter er synlig for ansatte og studenter på NTNU når de har logget på Arbeidslivsportalen og er inne på sidene for praksisstedet.

7. Klikk på Lagre
Merk: Under knappen Endre kontaktinformasjon kan du oppdatere adresse, e-post og telefonnummer.

Kontroller at alle veiledere og koordinatorer er invitert

Og Inviter eventuelt de som mangler.

1. Klikk på Min organisasjon i venstremenyen

2. Stå i fanen Kollega og sjekk om personen ligger i listen over brukere.

3. Klikk på Inviter ny bruker, hvis personen ikke ligger i listen.

4. Legg inn navn og e-post.

5. Om du har fødselsnummeret, hak av for Inviter med fødselsnummer og registrer dette.

Merk: Har du ikke fødselsnummeret kan du hoppe over punktet og brukeren kan selv registrere ved første gangs innlogging.
6. Velg tilgangsnivå

Legg til brukeren på det praksisstedet han jobber.

Merk: Forsikre deg om at du plasserer brukere på så riktig tilgangsnivå som mulig. Brukere som ligger på overordnet nivå vil være mulig å legge til som veileder på alle underliggende nivå og se kommunikasjonene, så vær nøye med og plasser vedkommende på så riktig tilgangsnivå som mulig.

7. Tildel rettigheter etter hva brukeren skal gjøre

Se tabell nederst i brukerveiledningen.

Merk: Administratorer har også rettighet til å gjøre det samme som de med skriverettighet

8. Klikk på Inviter bruker

Invitasjon til ALP sendes automatisk ut via e-post. Ved første gangs pålogging må brukeren benytte lenken i e-posten.

Merk: Invitasjon til nye brukere uten registrert fødselsnummer har 14 dager på å registrere seg før invitasjonen utløper. Det sendes ut påminnelse på e-post etter 7 dager.

Endre roller og tilganger for eksisterende brukere

Du må ha administratorrettigheter i Arbeidslivsportalen (ALP) for å kunne endre tilgangsnivå og rettigheter for en bruker. Du kan ikke endre tilganger for deg selv.

1. Klikk på Min organisasjon i venstremenyen og velg fanen Kollega.
2. Klikk på navnet til personen det gjelder.
3. Bla ned til bunn av siden slik at Tilganger kommer til syne, klikk på Endre.

Merk: Du kan alternativt også legge til en ny tilgang på en bruker ved å klikke på Legg til tilgang.

Hvilken rettighet en bruker skal ha styres av arbeidsoppgavene:

4. Gjør endring på tilgangsnivå og/eller rettighetsnivå

Merk: Hvis brukeren ligger på et overordnet nivå vil hen være mulig å legge til som veileder på alle underliggende nivå (og kunne se alt som foregår i andre underliggende nivå, så plasser vedkommende på så riktig tilgangsnivå som mulig.

Invitasjon til nye brukere uten registrert fødselsnummer har 14 dager på å registrere seg før invitasjonen utløper. Det sendes ut får en påminnelse på e-post etter 7 dager.

5. Klikk på Lagre

Se og endre brukerprofil

I brukerprofilen kan du:
• endre e-postadresse.
• telefonnummer.
• se hvilke tilganger og rettigheter du har.

Informasjonen du legger inn selv vil kun endre visning av den informasjonen studenter og andre ansatte ser.

Merk: Skal du endre brukerprofilen din trenger du skriverettigheter eller administratorrettigheter. Leserrettigheter tillater deg ikke å gjøre endringer.
1. Trykk på navnet ditt øverst i venstremenyen

Merk: Har du administratorrettigheter kan du redigere andres brukerprofiler. Du finner kolleger med tilgang til Arbeidslivsportalen under Min institusjon i venstremenyen og fanen Kolleger. Klikk på navnet til den aktuelle kollegaen for å komme til samme siden.

2. Trykk på Endre oppe til høyre og utfør ønskede endringer

3. Når du er fornøyd, trykk Lagre, oppe til høyre.

Under din brukerprofil vil du se oversikt over praksisaktiviteter du har brukerrolle for i inneværende studieår.