Arbeidslivsportalen ved NTNU tar pause

Pilotering av Arbeidslivsportalen ved NTNU startet i januar 2022, og tar pause fra 15. desember 2022. I løpet av året er det samlet erfaringer om hva som fungerer og hva som må utvikles videre. NTNU setter prosjektet på pause, inntil det er gjort en avklaring med Sikt om videre utvikling av portalen. Det kan ta noe tid før den avklaringen er på plass.

NTNU har fortsatt ambisjon om å innføre Arbeidslivsportalen. Deltagerne i piloten blir kontaktet av prosjektgruppa for å få informasjon om veien videre.

Kontakt

Avdelingsdirektør/prosjekteier Annikken Løe
Prosjektleder Tuva Eide

Tekniske muligheter i Arbeidslivsportalen

Integrasjon med FS

Det finnes en begrenset toveiskommunikasjon mellom FS og Arbeidslivsportalen. Fra FS kan Arbeidslivsportalen lese fagpersoner, emner, praksisavtaler og praksissteder. Arbeidslivsportalen kan skrive praksissteder, praksisavtaler, sluttvurdering og praksishistorikk til FS.

Funksjon for påminnelse

Per dags dato er det ingen knapp for påminnelse/purring i Arbeidslivsportalen.

Bygge løsningen for å gjøre klart et emne i FS

Et praksisstedshierarki bygges etter bedriftens/organisasjonens organisasjonskart. Det skal ikke opprettes plasser med ukorrekte navn og ikke-eksisterende tilknytning til bedriften/organisasjonen.

Kopi-funksjon

Du kan kopiere praksisaktiviteter i samme emne, og du kan selv velge hva som kopieres av informasjon.

Praksisplasser

Bestille praksisplass

Kan Arbeidslivsportalen gi oversikt som viser hvor i prosessen man er med bestilling av antall praksisplasser? For eksempel hvor mange plasser som er bekreftet og hvem som ikke har svart.

Sikt har utviklet og gjør siste finpuss på muligheten til å ta ut et regneark som inneholder alle praksisaktiviteter, denne filen vil inneholde informasjon om hvem og når en bestilling er sendt, kapasitet er svart ut og antall studenter totalt som er tilknyttet aktiviteten. I tillegg har du per praksisaktivitet en egen fane som gir en oppsummering over antall plasser du har fått, hvor mange studenter du har tildelt og hvor mange plasser du har til gode.

Fordele særplass

Arbeidslivsportalen har per dags dato ikke direkte støtte for særplass, men en måte å løse det på er å manuelt tildele praksisplass til de som har behov for særplass, og gjøre en automatisk fordeling av de resterende.

Eller du kan bruke praksisklasser på en slik måte at du fordeler de som har krav på særplass til en spesifikk praksisklasse, som tillater deg å sende en særskilt bestilling etter deres behov.

Hvordan ønskelisten fungerer

Studenter kan få mulighet til å prioritere et bestemt antall praksisplasser de ønsker å ha praksis ved. Antallet som kan prioriteres og fristen for å prioritere bestemmes av studiestedet. Studenter kan prioritere mellom alle de alternative praksisplassene med kapasitet.

Studiestedet kan deretter gjøre en manuell eller automatisk tildeling av praksisplasser. Den automatiske tildelingen vil prøve å gi prioriterte plasser til studentene. Om en student ikke får første prioritet vil Arbeidslivsportalen huske prioriteringsnummeret studenten fikk til neste gang studenten prioriterer. Da vil studenten få en fordel i den automatiske prioriteringen fordi han ikke fikk første prioritet sist gang. På lik linje vil de som fikk første prioritet bli nedprioritert til under de som ikke fikk prioritert plass sist gang.

De som ikke har brukt ønskeliste/prioriteringsliste før ved andre UH-institusjoner har i stor grad begynt å bruke det i Arbeidslivsportalen.

Historikk over studentenes praksis

(Hvilke maskiner de har lært og hva som gjenstår - eksempel fra radiograf-utdanningen)

Flere utdanninger har behov for historikk fra praksis for å gjøre en god fordeling av praksisplasser. Arbeidslivsportalen gir ingen informasjon om studentens historikk fra praksis, maskiner, fag eller andre detaljer som kan være interessant for fordeling.

NTNU har meldt inn behov til Sikt for at Arbeidslivsportalen gir oversikt over praksishistorikk for den enkelte student.

Arkivering av praksisavtaler

Inntil videre må vi fortsatt arkivere i ePhorte, fordi fordi FS ikke er ansett som et godt nok arkivsystem. Når NTNU tar i bruk nytt saksbehandlings- og arkivsystem fra mai 2023 skal det være mulig med automatisk arkivering når avtalen er opprettet og signert i Arbeidslivsportalen.

Skikkethetsvurdering

Funksjonen for å vurdere skikkethet finnes ikke per i dag.

Pilot: Teste Arbeidslivsportalen ved NTNU

NTNU er med i piloten, er det også krav til at praksisstedet deltar

Praksisstedet trenger ikke å bruke Arbeidslivsportalen når dere starter pilotering, men vi anbefaler at de tar i bruk portalen etterhvert. I starten anbefaler vi at dere involverer noen få praksissteder, og at dere gradvis inkluderer flere. Praksisstedene dere benytter må opprettes inne i Arbeidslivsportalen, og man må legge inn en tilknyttet avtale.

Tilbakemeldingene fra UH-institusjonene som bruker Arbeidslivsportalen er at den oppleves enkel i bruk for praksissted-administrator (PSA). De anbefaler å holde praksisstedet orientert i forkant av at det sendes ut invitasjon til å bruke portalen.

Å involvere praksisstedene gir fordeler:

• All kommunikasjon om kapasitet samles på en plass.
• Praksisstedet og ev. veiledere som er lagt inn får informasjon om hvilke studenter som kommer til dem på hvilket tidspunkt.
• Studentene vil opprette kontakt med praksisveileder på et tidligere tidspunkt.

Avtaler som skal registreres

Skal både overordnede flerårige avtaler og mer kortvarige avtaler på instituttnivå registreres?

Studietilsynsforskriften §2-2, punkt 9 sier klart og tydelig at en praksisavtale må foreligge om studiet tilbyr praksis.

Få studenter - gir det gevinst å bruke Arbeidslivsportalen

Å sende en felles bestilling til alle praksisstedene, motta kapasitet der, og koble studenten mot en veileder før praksisperioden vil ha god effekt.

Opprette brukertilgang

Kan en studiestedadministrator opprette brukere i Arbeidslivsportalen for veiledere tilhørende et praksissted, eller er det kun praksissteds-administrator som kan opprette brukere for sine veiledere?

Dette gjøres ved å invitere brukere til Arbeidslivsportalen for det aktuelle stedet. Veiledere gis normalt leser-rettigheter.

Denne personen vil motta en invitasjon på e-post, og hvis invitasjonen ikke blir fulgt opp i løpet av 14 dager vil invitasjonen til Arbeidslivsportalen slettes, og du er nødt til å sende en ny invitasjon.

Når en person er tilknyttet et praksissted kan vedkommende opprettes som veileder. Personen som inviteres til Arbeidslivsportalen kan ikke brukes som veileder før invitasjonen er tatt i bruk.

Tidspunkt for å ta i bruk Arbeidslivsportalen

Vi har allerede bestilt praksisplasser for neste studieår. Kan vi likevel ta i bruk Arbeidslivsportalen for studentplassering og vurdering?

Ja, du kan foreta en bestilling uten å invitere praksisstedbrukere, og du kan besvare en bestilling du selv har sendt med kapasitet.

Felles bestilling for helsefagutdanningene

Dersom vi tar i bruk Arbeidslivsportalen, kan vi fortsatt sende felles bestilling til St. Olav-HF, HNT-HF og HMR-HF for alle helsefagutdanningene?

Nei. En bestilling i Arbeidslivsportalen vil bli sendt per praksisaktivitet. Du sender derfor en eller flere bestillinger per emnebeskrivelse per semester/studieår til én eller flere praksisstedsadministratorer.

Når en avtale opprettes bestemmer du selv hvor mange bestillingspunkter du ønsker å opprette, og du kan legge ved flere koordinatorer på en avtale.

En avtale kan derimot ikke bestå av flere Helseforetak (HF), og det må opprettes flere avtaler. Siden en avtale er tilknyttet en praksistype, og emnene er det, vil du kunne sende én bestilling til dine HF i den aktuelle praksisaktiviteten, men det vil måtte sendes minimum én bestilling per emne per studieår.

Helseforetakene (HF) kan besvare disse én og én.

Delta i piloten - vi har våre rutiner

Vi vurderer å delta i pilottesting av Arbeidslivsportalen, men er usikre på om våre rutiner for praksishåndtering samsvarer med hvordan Arbeidslivsportalen er lagt opp

Du trenger ikke ta i bruk alle funksjonene i Arbeidslivsportalen, dere må selv finne ut hva som er nyttig i den utdanningen dere har.

Avtalen - nivå

Hvilket nivå legges avtalen inn på, det vil si hvilket nivå i kommunens struktur?

Hjelp for tanken: Hvor er det naturlig at en bestilling sendes? Sendes bestillingen til kommunen? En/flere skoler? Den enkelte enhet?

Eksempel: Du oppretter en avtale med Trondheim kommune. Trondheim kommune er nivå én i strukturen, under Trondheim kommune har du skoler, barnehager og helse. Legges avtalen på Trondheim kommune vil en koordinator der kunne besvare for alle disse tre underordnede enhetene.

Hvis din bestilling vanligvis går direkte til skolen er det unaturlig å inkludere Trondheim kommune og derfor også Trondheim kommune, skoler.

Hvem kan registrere praksissteder og avtaler ved NTNU?

I prosjektperioden er det prosjektet for Arbeidslivsportalen – innføring, deretter FS-gruppa ved Avdeling for studieadministrasjon.

Studentens rolle

En student er deltager. Studenten melder seg til undervisning i et praksisemne og på et tidspunkt skal studenten utfylle en ønskeliste eller bare få tildelt en praksisplass. Når dette er publisert vil studenten kunne bruke ALP som oppslagsverk.

Når vurdering er på plass vil studenten være deltager i delen som handler om vurdering, og drive egenevaluering.

Tilgang til Arbeidslivsportalen for eksterne

Det er forskjellige plasser i menyene de enkelte inviteres til Arbeidslivsportalen. Når du eller praksisstedsadministratoren sender en invitasjon trenger han kun å definere fullt navn og en e-postadresse.

Den inviterte vil da få en e-post med en lenke. Denne lenken sender de til en nettside hvor de får beskjed om å logge inn med Bank ID, og deretter å bekrefte epostadressen de mottok invitasjonen på. Framover kan eksterne logge inn via ID-porten. Data om eksterne brukere lagres ikke i FS-databasen.