Lover og forskrifter for HMS | HMS-politikk | HMS-retningslinjer | HMS temaside

UNDER ARBEID - Planlagt ferdig 1.sept 2022.

Dette er en prosedyre som beskriver fremgangsmåte ved varsling ved personkonflik(er), trakassering, utilbørlig opptreden mv.

English version - (to be updated)

Formål

Formålet med prosedyren er å ivareta et fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø, med en overordnet målsetting om et godt og trygt arbeidsmiljø for NTNUs arbeidstakere. Prosedyren beskriver fremgangsmåten for varsling av personkonflikt(er), trakassering, utilbørlig opptreden mv. eller ved mistanke om dette.

Omfang og Forankring

Arbeidstakere som opplever et uforsvarlig psykososialt arbeidsmiljø, herunder personkonflikter, trakassering (også seksuell trakassering), utilbørlig opptreden mv., har ulike handlingsalternativer slik det er beskrevet under. I håndteringen av slike saker skal også de som anklages få uttale seg om saken, jf. kontradiksjonsprinsippet. Den som har meldt inn en klage har rett på vern mot gjengjeldelse, tilsvarende aml. § 2A-2 (som ved varsling). Se også pkt. 6.8.

Prosedyren er underordnet HMS-politikken, og inngår i NTNUs styrende reglementer. Retningslinje for fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø er styrende for denne prosedyren. Prosedyren gjelder for alle enheter ved NTNU.

Ansvar

Se også Retningslinje for å ivareta et fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø

Definisjoner

Faglige uenigheter er en drivkraft i en akademisk organisasjon som NTNU. Disse kan ta form som interessekonflikt eller sakskonflikt, innenfor det man må regne med som en del av et levende universitetsmiljø. Da er man på grønt i trappa skissert nedenfor. Det er ikke den faglige uenigheten medarbeidere skal beskyttes mot, men eventuelle personkonflikter som oppleves belastende for den enkelte, og som bl.a. kan oppstå som følge av faglig diskurs.

Selv om konflikter aldri er like, finnes det et mønster av opptrapping som gjerne følger i konfliktsituasjoner (se figur 1).

Å være bevisst på utviklingsforløpet er et godt utgangspunkt for gjenkjenning av en personkonflikt. Behovet for å finne løsninger øker vanligvis jo lengre opp i konflikttrappa man befinner seg.

Utviklingen i konflikttrappa kan variere tidsmessig. Ofte utvikler en konflikt seg over lang tid, kanskje flere år, mens unntaksvis kan utviklingen f.eks. skje fra grønt til rødt i et møte.

Fremgangsmåte for varsling av personkonflikt, trakassering, utilbørlig opptreden mv.

Utdypende informasjon om varsling finner du her

Ingen handling

Arbeidstakere som opplever et uforsvarlig psykososialt arbeidsmiljø, herunder personkonflikter, trakassering, utilbørlig opptreden mv, oppfordres til å melde ifra til arbeidsgiver om dette. Hvis man likevel velger ikke å melde ifra (dvs. ingen handling) kan dette medføre at arbeidsgiver ikke kan få undersøkt saken og evt. iverksette tiltak for å oppklare eller utbedre situasjonen.

Dersom man velger å ikke si ifra, skal man ikke spre informasjon om slike opplevelser og hendelser til kolleger og andre på arbeidsplassen. Å uformelt informere om hendelser og opplevelser som omhandler andre, kan i seg selv være krenkende. Den som blir omtalt vil da bli en krenket part og omfattet av arbeidsmiljølovens bestemmelser om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dette gjelder uansett om den uformelle informasjonen er riktig eller ikke. Dersom historier om uheldige episoder verserer som rykter og sladder, har motparten ingen mulighet til å få frem sin side i saken (dvs. utøve kontradiksjon).

Det er viktig å merke seg at konsekvensen av å vente med å si ifra, kan medføre at det på et senere tidspunkt blir vanskeligere å dokumentere de faktiske forhold.

Ved gjentatte episoder eller om situasjonen ikke bedrer seg, kan fornærmede på hvilket som helst tidspunkt melde fra.

Uformell behandling

Hvis en arbeidstaker ønsker å snakke om selvopplevde, uønskede hendelser, kan man velge å søke råd hos en uavhengig tredjepart. Dette kan arbeidstakeren også gjøre dersom man er i tvil om egne opplevelser gir grunnlag for en klage etter disse retningslinjene. Det finnes rådgivere som kan brukes i en slik situasjon, og som ikke plikter å informere arbeidsgiver om saken. Disse er:

• Tillitsvalgte/fagforening
• Bedriftshelsetjenesten
• Arbeidstilsynet

Et annet alternativ er at den fornærmede selv tar kontakt med personen(e) som står bak den opplevde hendelsen, og gir tilbakemelding om opplevelse, reaksjon og grenser. En slik tilbakemelding må være saklig og forsvarlig. Dersom man først gjør arbeidsgiver oppmerksom på egen opplevelse av å være krenket, er det arbeidsgiver som eier saken og har ansvar for forsvarlig saksbehandling. Hvis man da skal kontakte personen(e) selv, må dette gjøres etter samtykke fra arbeidsgiver. Arbeidsgiver må da sikre at saklighetsprinsippet ivaretas og at den som blir anklaget har reell kontradiksjon.

Formell behandling

Det er tre formelle meldingsformer som gjelder forhold knyttet til personkonflikter, trakassering, utilbørlig opptreden mv. Det er 1. Søknad om endring. 2.Klage og 3.Varsel/underretning. Dette er omtalt i eget punkt under.

Når en arbeidstaker opplever å bli krenket, eller noen opplever å bli krenket av en arbeidstaker, er det formelle virkemidlet å si ifra om hendelsen(e) eller situasjonen(e). Hvordan man sier ifra kan ha ulike benevnelser, som bekymringsmelding, varsling, klage og underretning. Hvilket begrep man benytter i en innledende fase er i utgangspunktet ikke vesentlig for den enkelte som sier ifra, men for arbeidsgiver og saksbehandlere er det ryddig å avklare ulike begreper. Prosedyren benytter derfor ulike begreper alt etter hvem som varsler og hva det varsles om. Dette vil presiseres nærmere under.

Som arbeidstaker må man likevel være oppmerksom på at det er forskjell på å si ifra om situasjoner som gjelder en selv, og situasjoner som gjelder andre. Når man sier ifra om seg selv (gjelder klage) har man ikke anledning til å opptre anonymt. Når man sier ifra om andre eller et arbeidsmiljø generelt, kan man opptre anonymt.

Søknad om endring

En søknad om endring er et forslag til tiltak rettet mot seg selv, som kan benyttes før eller etter en formell konflikthåndtering.

Hvis en arbeidstaker ønsker endringer i egen arbeidssituasjon på grunn av selvopplevde psykososiale belastninger i arbeidsmiljøet, kan man søke arbeidsgiver om endring i arbeidssituasjonen. En slik søknad kan imidlertid ikke vise til en konfliktsak eller en arbeidsmiljøsak.

Rent formelt må en søknad være faglig begrunnet og kan som eksempel handle om forflytning eller fritak fra deltagelse i team eller arbeidsgruppe mv. Begrunnelsen i en søknad om endring skal ikke involvere påstander om andre eller et uforsvarlig arbeidsmiljø, da søknaden vil anses som en klage eller et varsel.

Arbeidsgiver behandler søknaden. Dersom det er nødvendig skal saken løftes til overordnet nivå. Det kan ikke forventes at man får medhold når man søker om slik endring.

Klage

Alle arbeidstakere som mener seg utsatt for personkonflikter, trakassering, utilbørlig opptreden mv., har rett til å levere en klage om slike forhold. En klage er en melding om uheldige forhold der den som melder ifra selv opplever å være berørt, og hvor det involverer minst en motpart som er påstått skyldig i disse forholdene.

En klage formidles til nærmeste leder, eller leder over dersom nærmeste leder er inhabil. Unntaksvis kan også en klage rettes til HR- og HMS-sjefen ved NTNU, som da vil kontakte ansvarlig leder. Klagen bør leveres skriftlig og underskrives. Ved muntlig klage må arbeidsgiver skriftliggjøre denne i form av et referat fra møtet der klagen fremsettes. Referatet må underskrives av den eller de som klager.

Klagen skal inneholde opplysninger om hvem som klager og hvem som anklages, og beskrive årsaken til klagen. Når årsaken beskrives bør det fremgå en konkret beskrivelse av hendelsesforløp, tid og sted for aktuelle hendelser, og navn på eventuelle vitner. En klager kan ikke være anonym overfor den eller de det klages på, av hensyn til kontradiksjon, jf. pkt. 4.3. over.

Underretning (varsling etter lovbestemt medvirkningsplikt)

I motsetning til klage benyttes en underretning om et mulig uforsvarlig arbeidsmiljø som hovedregel om andre enn seg selv. Etter medvirkningsplikten, jf. aml § 2-3, har den enkelte arbeidstaker en plikt til å underrette arbeidsgiver når det forekommer trakassering på arbeidsplassen, og arbeidstakeren plikter å medvirke til å hindre slik trakassering.

Det skilles mellom underretning etter aml § 2-3 og varsling etter aml kap. 2A. Et varsel etter kap. 2A er en rett den enkelte har til å si ifra om kritikkverdige forhold i virksomheten. Kritikkverdige forhold ihht. varslingsbestemmelsene kan være, ulovligheter, korrupsjon, forurensning, misbruk av offentlige midler osv., samt kritikkverdige forhold knyttet til arbeidsmiljøet (dvs. underretning og varsling kan overlappe hverandre). Hvordan man varsler fremgår av NTNUs rutine for behandling av varslingssaker.

Kontakt

• Bedriftshelsetjenesten (BHT)
• HMS-seksjonen
• Hilde Apneseth - seksjonssjef HMS

Relaterte dokumenter

• HMS-politikk
• Retningslinje for fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø
• Prosedyre for undersøkelse av mulig personkonflikt - trakassering - utilbørlig opptreden mv
• Prosedyre for håndtering av personkonflikt - trakassering - utilbørlig opptreden mv
• Prosedyre for gjennomføring av faktaundersøkelse

Relaterte verktøy

• Varsling
• Varslingsplikt for ansatte
• Seksuell trakassering
• Uaksebel adferd - mobbing og konflikter for ansatte

Om prosedyren