Lover og forskrifter for HMS | HMS-politikk | HMS-retningslinjer | Tilbake til HMS temaside

--- IKKE GYLDIG --- UNDER ARBEID ---

Dette er en prosedyre som beskriver fremgangsmåte for gjennomføring av faktaundersøkelse

English version - (to be updated)

Formål

En faktaundersøkelse har som formål å avklare de faktiske forholdene i en sak basert på en objektiv tilnærming, for deretter å vurdere om det foreligger et uforsvarlig psykososialt arbeidsmiljø i strid med bl.a. arbeidsmiljølovens bestemmelser. Faktaundersøkelsen skal utøves under forsvarlige rammer, og gi grunnlag for en god og saklig vurdering av saken.

Omfang og Forankring

NTNU benytter faktaundersøkelse som metode ved mistanke om et uforsvarlig psykososialt arbeidsmiljø. Undersøkelser kan gjøres i ulikt omfang og med ulik tilnærming, avhengig av den enkelte sak. Slike undersøkelser kan både gjøres internt ved NTNU, eller med eksterne granskere.

Hvilken tilnærming som velges varierer fra sak til sak, ut fra omfang og alvorlighetsgrad, slik det er beskrevet over. Dersom man skal opprette en kartleggingskomité eller bestille en faktaundersøkelse fra eksterne leverandører, skal dette gjøres i samråd med NTNUs HR- og HMS-sjef.

Prosedyren er underordnet HMS-politikken, og inngår i NTNUs styrende reglementer. Retningslinje for fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø er styrende for denne prosedyren. Prosedyren gjelder for alle enheter ved NTNU.

Ansvar

Når arbeidsgiver har en begrunnet mistanke om et uforsvarlig arbeidsmiljø, har arbeidsgiver en selvstendig plikt til å undersøke dette. Som leder er man da i henhold til aml § 2-1 pliktig til å igangsette undersøkelser selv om det ikke foreligger klage. Dersom det avdekkes personkonflikter, trakassering, utilbørlig opptreden mv., må det deretter iverksettes en adekvat kartlegging for å avdekke om det foreligger et uforsvarlig arbeidsmiljø.

Se også Retningslinje for å ivareta et fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø

Definisjoner

Se Retningslinje for å ivareta et fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø med vedlegg.

Fremgangsmåte for gjennomføring av faktaundersøkelse - metode for vurdering

Foreløpig vurdering

I de fleste saker er det nødvendig å gjennomføre en foreløpig vurdering for å avklare om det foreligger en sak. En foreløpig vurdering benyttes når det foreligger mistanke om et uforsvarlig psykososialt arbeidsmiljø, uten at det foreligger en formell klage. En foreløpig vurdering kan utelukkes dersom det er åpenbart at en faktaundersøkelse er påkrevd.

Sakens omfang/alvorlighetsgrad avgjør hvor omfattende kartleggingen i en foreløpig vurdering skal være. Ved tvil kontaktes nærmeste HR- og HMS-administrasjon eller NTNUs HR- og HMS-sjef.

En foreløpig vurdering er arbeidsgivers grunnlag for å vurdere om det skal iverksettes en mer omfattende faktaundersøkelse eller ikke. En faktaundersøkelse kan spenne fra en grundig faktabasert saksutredning utarbeidet internt, til intern faktakartleggingsgruppe til eksterne granskere.

Når det ikke foreligger grunnlag for en faktaundersøkelse, men likevel avdekkes forhold som kan forbedres eller justeres, kan dette benyttes som grunnlag for videre arbeidsmiljøutvikling. Dersom den foreløpige vurderingen avdekker åpenbare brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser uten at det er nødvendig å kartlegge dette nærmere, skal arbeidsgiver konkludere og iverksette tiltak.

Mandat

Det må i alle tilfeller lages en plan for gjennomføringen av undersøkelser. Undersøkelser som utføres av andre enn arbeidsgiver selv, krever et mandat som beskriver hvem som gjennomfører undersøkelsen, hva som skal undersøkes, hvilke lovbestemmelser og retningslinjer som forholdet skal vurderes imot, samt hvilke avgrensinger som gjelder. Mandatet utarbeides av den som skal utføre undersøkelsen i samråd med bestiller, og må skriftlig aksepteres av den som bestiller undersøkelsen.

Innhenting av fakta

En faktaundersøkelse gjennomføres i praksis ved at det foretas kartleggingssamtaler med de involverte, gjennomgang av aktuelle dokumenter og eventuelt andre bevis som er med på å belyse saken. Det må lages en plan hvor det fremgår hvem som skal intervjues og når, og hvem som skal motta hvilken informasjon på angitte tidspunkt.

Kartleggingssamtaler foregår som intervju, hvor det skrives fortløpende referat hvor den som blir intervjuet må signere. Den enkelte skal i rimelig tid innkalles til intervju med agenda og opplyses om at vedkommende kan bistås av en tillitsvalgt eller annen rådgiver under intervjuet. En arbeidstaker ved NTNU kan ikke nekte å delta i en faktaundersøkelse da man har en medvirkningsplikt etter aml § 2-3 og lojalitetsplikt for øvrig etter arbeidsavtalen. En tillitsvalgt fra en fagforening har taushetsplikt og kan ikke uttale seg om egne medlemmer uten fullmakt, men har likefullt som andre arbeidstakere en medvirknings- og lojalitetsplikt.

Skriftlig dokumentasjon kan f.eks. være e-post, brev, referater, SMS og sosiale medier. Sakens eier må sørge for at slik dokumentasjon lagres forsvarlig i et arkivsystem, og fører formell logg/tidslinje over aktuelle hendelser for øvrig.

Andre bevis kan være observasjoner, lydopptak, bilder, befaringer osv.

Den som gjennomfører faktaundersøkelsen må påse at kontradiksjonen blir tilstrekkelig ivaretatt.

Konklusjon

Konklusjonen i en faktaundersøkelse skal baseres på en grundig vurdering av de faktiske forhold.

De faktiske forhold må i arbeidet med faktaundersøkelsens konklusjon, settes opp mot generelle hensyn for et trygt og godt arbeidsmiljø, redusert konfliktnivå og etablering av gode samarbeidsforhold.

I tillegg må de faktiske forhold vurderes i forhold til juridiske minstekrav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø.

Dvs. i arbeidet med konklusjonen må også arbeidsmiljølovens bestemmelser om et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, primært aml § 4-1 og § 4-3. vurderes. I saker om seksuell trakassering, er hjemmelsgrunnlaget aml § 13-1, jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 13. Det må også vurderes mot evt. annet lovverk og bestemmelser, herunder Etiske retningslinjer for statstjenesten (KMD) og interne retningslinjer ved NTNU, f.eks. etiske retningslinjer.

Rapportering

Rapporten skal dokumentere faktaundersøkelsesprosessen, gjennomgå fakta, vurdere og avslutte med en konklusjon. Partene i saken skal få tilbud om å lese rapporten og gis mulighet for å kommentere rapportens funn og vurderinger før arbeidsgiver tar en endelig beslutning og evt. videre oppfølging i saken. Partenes kommentarer til rapporten skal vedlegges saken og inngår i arbeidsgivers endelige beslutning. Undersøkelsen og rapporten er alltid arbeidsgivers eiendom.

Kontakt

• Bedriftshelsetjenesten (BHT)
• HMS-seksjonen
• Hilde Apneseth - seksjonssjef HMS

Relaterte dokumenter

• HMS-politikk
• Prosedyre for varsling av personkonflikt - trakassering - utilbørlig opptreden mv
• Prosedyre for håndtering av personkonflikt - trakassering - utilbørlig opptreden mv
• Prosedyre for gjennomføring av faktaundersøkelse

Relaterte verktøy

• a (kommer)
• b (kommer)
• c (kommer)

Om prosedyren