Lover og forskrifter for HMS | HMS-politikk | HMS-retningslinjer | HMS temaside

--- IKKE GYLDIG --- UNDER ARBEID ---

Dette er en prosedyre som beskriver fremgangsmåte for undersøkelse av mulig personkonflik(er), trakassering, utilbørlig opptreden mv.

English version - (to be updated)

Formål

Formålet med prosedyren er å ivareta et fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø, med en overordnet målsetting om et godt og trygt arbeidsmiljø for NTNUs arbeidstakere. Prosedyren beskriver fremgangsmåten for undersøkelse av mulig personkonflikt(er), trakassering, utilbørlig opptreden mv. eller ved mistanke om dette.

Omfang og Forankring

I håndteringen av slike saker skal også de som anklages få uttale seg om saken, jf. kontradiksjonsprinsippet. Den som har meldt inn en klage har rett på vern mot gjengjeldelse, tilsvarende aml. § 2A-2 (som ved varsling).

Prosedyren er underordnet HMS-politikken, og inngår i NTNUs styrende reglementer. Retningslinje for fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø er styrende for denne prosedyren. Prosedyren gjelder for alle enheter ved NTNU.

Ansvar

Når arbeidsgiver har en begrunnet mistanke om et uforsvarlig arbeidsmiljø, har arbeidsgiver en selvstendig plikt til å undersøke dette. Som leder er man da i henhold til aml § 2-1 pliktig til å igangsette undersøkelser selv om det ikke foreligger klage. Dersom det avdekkes personkonflikter, trakassering, utilbørlig opptreden mv., må det deretter iverksettes en adekvat kartlegging for å avdekke om det foreligger et uforsvarlig arbeidsmiljø.

Se også Retningslinje for å ivareta et fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø

Definisjoner

Se Retningslinje for å ivareta et fullt forsvarlig psykososialt arbeidsmiljø med vedlegg.

Fremgangsmåte for undersøkelse av mulig personkonflikt, trakassering, utilbørlig opptreden mv.

Saksbehandling i korte trekk

Det er nærmeste leder med personalansvar som har ansvaret for eget arbeidsmiljø. Undersøkelser av mulig uforsvarlig arbeidsmiljø, skal håndteres av nærmeste leder med personalansvar. Arbeidsgiver har ansvar for at prosessen gjennomføres så raskt som mulig, men må samtidig ivareta en forsvarlig saksbehandling og en saklig, rettferdig prosess for de involverte. Dette kan gjøres i samråd med nærmeste HR- og HMS-administrasjon.

Habilitet

Hvis det for leder oppstår habilitetsutfordringer, må saken løftes til overordnet leder. Det er vanligvis leder selv som vurderer habilitetsspørsmålet, imidlertid må det i denne vurderingen sikres at alle parter har tilstrekkelig tillit til prosessen. Dersom leder er i tvil om egen habilitet, eller hvis en part krever det, skal spørsmålet om habilitet avgjøres av leders nærmeste leder.

Konfidensialitet

Dokumenter i arbeidsmiljø- og personalsaker anses som taushetsbelagte opplysninger. Partene i en sak har innsyn etter forvaltningslovens bestemmelser, jf forvaltningsloven (fvl) § 18 flg, og saksbehandler må ha fullt innsyn i sakens dokumenter. En part er en person som en avgjørelse retter seg mot eller som saken ellers direkte gjelder, jf. fvl § 2 e). Det er følgelig et klart skille mellom de som er parter og evt. øvrige involverte som varslere, kollegaer, verneombud osv.

Antall saksbehandlere må begrenses da man ikke skal involvere flere enn strengt tatt nødvendig. Utenforstående kan normalt ikke kreve innsyn i slike saker ihht offentleglova § 13, jf. forvaltningsloven § 13.

Taushetsplikt

Saksbehandlere og arbeidsgiver er underlagt taushetsplikt, jf. forvaltningsloven § 13. Sakens parter skal opptre ryddig og saklig i forhold til prosessen og i forhold til hverandre. De pålegges å forholde seg fortrolig til sak og prosess, og skal under prosessen ikke diskutere sakens faktiske forhold, dokumentasjon eller prosess i arbeidsmiljøet, internt i virksomheten eller utad. Årsaken til dette er at slike diskusjoner kan medføre uheldige psykiske belastninger, jf. aml § 4-1 (2), for enkeltpersoner (herunder parter) som ufrivillig involveres i slike samtaler.

Dokumentasjon

Ansvarlig leder bør utarbeide en logg/tidslinje med henvisninger til sakens dokumenter og handlinger. En slik tidslinje må utformes slik at partene kan få innsyn i denne. Saksdokumentene skal oppbevares forsvarlig og arkiveres i virksomhetens arkivsystem.

Gjennomføring av møter

Møter må formaliseres og den enkelte må innen rimelig tid bli innkalt til møter. I innkallingen må det fremgå hvem som deltar i møtet og en beskrivelse av hva møtet gjelder. Den enkelte deltakers rolle bør videre fremgå av innkallingen. Den enkelte må få anledning til å sette seg inn i dokumenter, herunder klager, som evt. skal gjennomgås. Den enkelte må orienteres i innkallingen om at vedkommende kan – og bør – ta med tillitsvalgt. Det skal skrives referat i alle møter, referatet gjennomgås i møtet og den enkelte skal om mulig signere møtereferatet før møtets slutt. Uenigheter 5 Se forvaltningsloven § 8 første ledd. om referatet må avklares i møtet. Dersom møtedeltakere i etterkant mot formodning har øvrige innspill, legges dette til saken som et vedlegg.

Møter gjennomføres normalt med en og en part, da det ofte er maktubalanse mellom partene som kan oppleves som belastende. Det kan gjennomføres møter med alle parter samlet, men det må da vurderes som forsvarlig og partene bør samtykke til en slikt møte.

Kontradiksjon

I alle saker hvor det rettes påstander mot en (eller flere) arbeidstaker(e), skal det utøves kontradiksjon før man vurderer og konkluderer. Prinsippet om kontradiksjon ivaretar partenes rettssikkerhet og sikrer at avgjørelser fattes på et tilstrekkelig grunnlag. Kontradiksjon er partenes rett til å få innsyn i de forhold som omhandler dem selv, komme med sine anførsler og få imøtegå det motparten eller andre har anført i sakens anledning, før det fattes beslutning i en sak.

Saksbehandlingstid

Arbeidsgiver har et ansvar for å gjennomføre saksbehandlingen så raskt som mulig. Det er belastende for de involverte, arbeidsmiljøet og for leder selv å stå i en slik situasjon over tid. Kravet til snarlig behandling skal imidlertid ikke gå ut over kravet til en saklig og forsvarlig gjennomført prosess.

Verneombudet har en rolle under saksbehandlingsprosessen å vurdere belastningen og forsvarlighetsgraden den tiden saken pågår. Arbeidsgiver bør ha jevnlige møter med verneombudet under prosessen.

Orientering om en sak

Arbeidsgiver kan få informasjon om et mulig uforsvarlig arbeidsmiljø eller en personalsak gjennom ulike kanaler. Arbeidsgiver må alltid sørge for en objektiv tilnærming til slike saker, slik at ingen av partene opplever at leder tar parti.

Arbeidsmiljøundersøkelser (ARK mv)

Arbeidsmiljøundersøkelser gir indikasjoner på arbeidsmiljøet. Dersom det foreligger indikasjon på brudd på et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, skal arbeidsgiver i samråd med HR- og HMS-administrasjon ved driftsenheten/fakultetet, finne riktige tiltak for å undersøke forholdet nærmere.

Klage

En klage kan mottas på ulike måter. Det kan være alt fra uformelle muntlige henvendelser til formelle brev. Dersom en arbeidstaker klager til arbeidsgiver i en uformell situasjon, må arbeidsgiver sørge for å formalisere klagen, enten ved å be arbeidstakeren sende en skriftlig, signert klage eller innkalle til et møte med klager hvor klagen fremgår av signert møtereferat. En arbeidstaker kan ikke klage på vegne av andre. En tillitsvalgt knyttet til fagforening kan klage på vegne av medlemmer, men medlemmet/-ene som det klages på vegne av, må fremgå med navn.

Underretning (varsling etter lovbestemt medvirkningsplikt)

En underretning, jf. pkt. 5.3, kan mottas på ulike måter. Det kan være alt fra uformelle muntlige henvendelser til formelle brev. Dersom en arbeidstaker underretter leder i en uformell situasjon, må leder sørge for å formalisert underretningen. Den som underretter kan være anonym. Den som sender et underretning må være innforstått med at den eller de saken gjelder, ikke kan anonymiseres. Er underretningen på generelt grunnlag, må arbeidsgiver foreta en foreløpig 14 vurdering av om det bør iverksettes en faktaundersøkelse for å kunne avdekke om enkelte arbeidstakere opplever å ha et uforsvarlig arbeidsmiljø.

Varsling etter arbeidsmiljøloven kap. 2A følger NTNUs varslingsrutiner.

Egne observasjoner og annet

Arbeidsgiver skal selv fortløpende vurdere arbeidsmiljøet blant arbeidstakerne. Det kan være unormal oppførsel, fravær (f.eks. sykefravær), høylytte samtaler, baksnakking, slamring med dører, hersketeknikker, alliansedannelser, enkelte som slutter å spise lunsj med andre, gråting osv. eller flere slike hendelser samlet sett. Dvs. alle forhold som kan være uforsvarlige i relasjoner mellom medmennesker på en arbeidsplass.

Vurdering av enkle saker

Leder med personalansvar må ved en foreløpig vurdering (se pkt. 7.2) vurdere om det faktisk foreligger en sak, og hva som er den beste håndtering av saken.

Saker som er i en tidlig fase eller har et enkelt eller uomtvistelig faktagrunnlag, kan håndteres av leder selv, så fremt leder er habil.

Det må vurderes om saken er på et lavt eller et høyt eskalerende nivå. Så lenge en sak fortsatt er på et lavt eskalerende nivå, vil partene det gjelder alle ha et ønske om å finne en løsning og vil større grad innrette seg etter leders avgjørelser, samt være i stand til å legge uenigheten bak seg.

Selv om arbeidsgiver anser en sak som bagatellmessig, kan den enkelte arbeidstaker ha en helt annen oppfatning. Dette må arbeidsgiver akseptere og sørge for en forsvarlig håndtering tilpasset et hvert tilfelle. Alle parter i en sak må gis en opplevelse av en rettferdig prosess.

Kartlegging av faktiske forhold

Arbeidsgiver har ansvar for at de faktiske forhold i saken undersøkes ihht. arbeidsgivers aktivitetsplikt. Dette gjøres ved en «enkel faktaundersøkelse». Formålet er å avklare om hvorvidt det foreligger et uforsvarlig psykososialt arbeidsmiljø slik at ledelsen får et tilstrekkelig grunnlag å fatte beslutning om eventuelle tiltak.

Hvis arbeidsgiver er usikker eller saken eskalerer, skal saken meldes inn til nærmeste HR- og HMS administrasjon eller NTNUs HR- og HMS-avdeling for bistand og avklaringer.

Leder kan selv gjennomføre en enkel faktaundersøkelse, etter strukturen i prosedyre for gjennomføring av faktaundersøkelse.. Dette bør gjøres i samråd med nærmeste HR- og HMS-administrasjon. Leder må sikre at en slik undersøkelse gjennomføres ut fra et objektivt ståsted og har tillit hos alle involverte parter.

Kontakt

• Bedriftshelsetjenesten (BHT)
• HMS-seksjonen
• Hilde Apneseth - seksjonssjef HMS

Relaterte dokumenter

• HMS-politikk
• Prosedyre for varsling av personkonflikt - trakassering - utilbørlig opptreden mv
• Prosedyre for håndtering av personkonflikt - trakassering - utilbørlig opptreden mv
• Prosedyre for gjennomføring av faktaundersøkelse

Relaterte verktøy

• a (kommer)
• b (kommer)
• c (kommer)

Om prosedyren