Wikier

FS - Grader og...

Produsere vitnemål

Her finner du NTNUs rutinebeskrivelse tilknyttet vitnemålsproduksjon og Diploma Supplement (DS). Rutinebeskrivelsen viser hvordan vitnemålet produseres, arkiveres og sendes ut.

Felles Studentsystem | Brukerveiledninger FS

Kap. 1 Innledning

Fra og med 1. juni 2022 innfører NTNU digitale vitnemål for PPU, bachelor og norske masterprogram:

  • De som uteksamineres fra og med 01.06.22 får kun digitale vitnemål.
  • Uteksaminerte som på grunn av særskilte behov (f.eks. søknad om jobb eller opptak i utlandet) kan bestille vitnemål på papir i tillegg. Fakultetene behandler bestillingene.
  • Digitale vitnemål for internasjonale mastergrader, fellesgrader og doktorgradsutdanningen innføres så snart det er lagt til rette for dette.
  • De som er uteksaminert før 01.06.22 kan ikke få digitale vitnemål.

Viktige prinsipper for vitnemålet

  • Vitnemål skrives kun ut EN gang, og det skal kun eksistere EN utgave av denne.
  • Vitnemålet utstedes når graden er fullført uten at det foreligger en søknad fra kandidaten, jfr. Den nasjonale malen for vitnemål og vitnemålstillegg fra Universitets- og høgskolerådet.
  • Alle utstedte vitnemål med vitnemålstillegg skal arkiveres i ePhorte, jfr. retningslinjer for arkivering, kopi og duplikat ved NTNU.
  • Vitnemålet kontrolleres før produksjon. Fakultetene skal utarbeide seg egne rutiner på hvordan dette skal gjøres.
  • Fremmes klage på karakter eller formelle feil før vitnemålet er utstedt, skal vitnemålet holdes tilbake til klagen er ferdigbehandlet. Dersom vitnemålet er utstedt skal det returneres til NTNU før klagen tas til behandling, ref. NTNUs studieforskrift § 6-2 (4). Se egen rutine om hvordan håndtere klagesaker når vitnemålet allerede er utsendt.

Sjekkliste FØR vitnemålet skrives ut

  • Vitnemålstekst for aktuelle kull oppdateres og kontrolleres av fakultetene. FS-gruppa (kontakt@sa.ntnu.no) og/eller fakultetene selv oppdaterer tekst og legger inn andre nødvendige tekstelementer. Se egen rutine knyttet til vitnemålstekster.
  • Kontrollèr om det er tilstrekkelig vitnemålsark, konvolutter og omslagsmapper. Se egen bestillingsrutine.
  • Minn dekan om å sette av tid i kalenderen for signering av papirvitnemål.
  • Ansatte som skal produsere vitnemål må sette seg inn i hele rutinen under.

Kap. 2 Kontroll av utdanningsplan

Etter oppmeldingsfristen i siste semester av utdanningen, bør fakultet/institutt ta en gjennomgang av utdanningsplanene. Såfremt det er sendt ut beskjed til studentene om at de har mulighet til å endre sammensetning av graden (se kapittel 3.1. Reservasjonsrett for bachelorstudenter), vil det være hensiktsmessig at kontrollen gjøres når svarfristen har passert. Det er ikke mulig for en student å endre sammensetning av emner i utdanningsplanen etter overføring til protokoll. Ved å kontrollere utdanningsplanene i forkant, vil det lette jobben med å skrive ut vitnemål.

FS727.001 Utdanningsplan for student er en oversiktsrapport over studentenes utdanningsplan, og er fin å bruke for å få oversikt over hvilke studenter som bør følges opp (velg «Kun ikke-godkjente planer»). Er det utdanningsplaner som ikke er fullført i siste semester av utdanningen, bør du vurdere om utdanningsplanen skal justeres og eventuelt kull-flytte studenten.

Det er mulig å registrere studentstatus UTDPLANOK når utdanningsplanen er fullført og kontrollert i Student samlebilde. UTDPLANOK = Utdanningsplan fullført.

Fordelen med denne funksjonen, er at den sperrer mot at studenten selv kan oppdatere utdanningsplanen mens studentstatus er aktiv. UTDPLANOK kan settes i Student samlebilde på slutten av studiet når planen er klar for vitnemålsproduksjon. Registrering av UTDPLANOK, fører til at studentene kan se følgende melding i utdanningsplanen sin i Studentweb: «Du kan ikke gjøre endringer i utdanningsplanen». Såfremt du bruker denne funksjonen bør vitnemålen skrives ut før ny semesterregistreringsperioden fordi studenter med denne studentstatusen vil ha problemer med å semesterregistrere seg der de har flere studieretter, der den ene har studentstatus UTDPLANOK og den andre AKTIV. Problemet vil løses dersom dere kjører ut vitnemålene til dem med UTDPLANOK slik at de blir registrert som FULLFØRT, evt. setter de som AKTIV i påvente av vitnemålsproduksjon.

Kap. 3 Gradfangst av bachelorvitnemål

Her finner du rutinen for å finne fram til, informere og følge opp studenter som kvalifiserer til en bachelorgrad. Merk at PPU følger samme rutine, med unntak av rutinen som omhandler reservasjonsrett.

Før rutinen under iverksettes bør følgene ting være sjekket/kontrollert:

  • Tittel på bacheloroppgaven må kontrolleres for stavefeil. Har studenten levert via Inspera, er det studentens eget ansvar å følge opp at tittel på oppgaven er korrekt registrert.
  • Kontrollèr innhold og omfang i utdanningsplanene: Studentene må få beskjed i god tid om å sjekke utdanningsplan og gradssammensetning innen gradfangst. Det er ikke mulig for en student å endre sammensetning av emner i utdanningsplan etter overføring til kvalifikasjonsprotokoll.

Kap. 3.1. Reservasjonsrett og ustedelse av vitnemål

Studenten kan reservere seg i inntil to semestre mot å få vitnemålet for bachelorgraden utstedt for å kunne forbedre karakteren i emner som inngår i graden, jfr. Forskrift om studier ved NTNU. Merk at rutiner vedrørende reservasjonsrett gjelder bachelorstudenter, da det kun er denne gruppen som kan reservere seg mot utstedelse av vitnemål for å forbedre karakter i emner som inngår i graden.

Studentene må få beskjed i god tid om å sjekke utdanningsplanen og gradssammensetningen innen gradfangst. Når studentene er gradfanget vil det ikke være mulig å endre i gradssammensetningen. Fakultetene vil ha ulike rutiner på når de kjører gradfangst og håndterer reservasjonsrett. Det er viktig at e-post om reservasjonsrett sendes ut tidsnok slik at vitnemålsproduksjonen ikke blir forsinket. Det er utviklet to brevmaler i FS til dette formålet, og valg av brev er avhengig av når det er hensiktsmessig å informere om reservasjonsrett:

  • Bruk brevmal i FS «FS GRADOPPN 1 - Før gradfangst - reservasjon av vitnemålsutstedelse», for reservasjon av vitnemålsutstedelse FØR gradfangst.
  • Bruk brevmal i FS «FS GRADOPPN 2 - Etter gradfangst - reservasjon av vitnemålsutstedelse», for reservasjon av vitnemålsutstedelse ETTER gradfangst.

E-post om reservasjonsrett FØR gradfangst må sendes ut i god tid før avgangskullet har mottatt siste sensur i emnet/emnene som inngår i kvalifikasjonen. E-posten gir i hovedsak beskjed om mulighetene for å endre sammensetning av graden, mulighetene for å utsette utstedelse av vitnemålet (14 dagers svarfrist) og at de vil få en e-post/brev når vi har produsert det digitale vitnemålet. Finn det aktuelle kullet i rapport FS301.010 Studenter i studiekull og send ut e-post fra denne rapporten. Hvordan du sender ut brev i FS er beskrevet her.

E-post om reservasjonsrett ETTER gradfangst sendes ut etter at siste sensur er registrert for emner som inngår i kvalifikasjonen. E-posten gir i hovedsak beskjed om at det ikke er mulig å endre sammensetningen av graden, mulighetene for å utsette utstedelse av vitnemål (14 dagers svarfrist), samt og at de vil få en e-post/brev når vi har produsert det digitale vitnemålet. Kapittel 3 Gradfangst av bachelorvitnemål beskriver hvordan du sender ut beskjed om reservasjonsrett ETTER gradsfangst. Brevet kjøres ut fra rapport FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon - utdanningsplanbasert.

Vær oppmerksom på at ved reservasjon av vitnemålsutstedelse skal du som saksbehandler IKKE sette sluttdato på studieperioden i Student samlebilde. FS genererer automatisk en sluttdato til studenten ved gradfangst.

Hvordan registrere vitnemålsutsettelse?

Utsettelse av vitnemålsproduksjon registreres i bilde Utdanningsplan, fane Vitnemål og DS. Her settes en dato for når vitnemålet tidligst skal produseres (markert i bildet under). En merknadstekst kan angis.

Alternativt kan registreringen gjøres i Student samlebilde, underbilde MrkR med merknadstype VTM-UTSETTELSE. Dato for når vitnemål skal tidligst utstedes, settes til 31. desember (høstsemester) eller 15. juni (vårsemester).

Det er produksjonen av vitnemålet som utsettes, ikke beregning av oppnådd grad. Etter beregning av oppnådd grad, vil merknaden vises i bilde Oppnådd kvalifikasjon / - protokoll.

Ved kjøring av rapporten FS670.001 Vitnemålsdokumenter vises en merknad og et hengelåssymbol på studenter som har reservert seg mot utskrift. Det er et eget utplukk Vitnemålsutsettelser som tar med alle studenter (for gitt kvalifikasjon, studieprogram etc.) som er registrert med utsatt utskrift av vitnemål. Denne tar kun med oppnådde kvalifikasjoner det ikke er produsert vitnemål for tidligere:

I utplukket over vises en student med vitnemålsutsettelse. Studenten er merket med hengelås og er ikke klar for produksjon av vitnemål. Når reserevasjonstiden har passert vil merknaden og hengelåsen bli borte.

Forbedring av karakter

Når en eller flere karakterer er forbedret, skal det vises i en merknad i Grunnlag for vitnemål hvilken karakter/karakterer som er forbedret.

Når du kjører FS670.001 Vitnemålsdokumenter for ett utplukk, vil det dukke opp en merknads boks dersom noen i utplukket har forbedret karakter etter at kvalifikasjonen er oppnådd.

Merknadsboksen vil spørre om det skal settes «J» for «Forbedret etter oppn.» Dette fører til at karakteren på Grunnlag for vitnemål får en nummerert fotnote som forteller at karakteren er forbedret etter at graden var oppnådd, og ja det vil vi. Trykk «OK», og du vil da få en rapport med oversikt over studenter som har forbedret karakter etter oppnåelse. Merk at det står "studenter som muligens har forbedret karakter", så vær nøye med å kontrollere utplukket. Deretter trykk «Oppdater J for forbedret resultat», og «OK» for oppdatering av rapporten.

Kap. 3.2. Gradfangst FS651.002

  1. Rutinen FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifiksjon - utdanningsplanbasert kjøres pr. studieprogram, for aktive studenter (aktiv studierett pr. dato). Rutinen kan kjøres for ikke-aktive studenter, men merk at rutinen kan ta flere timer hvis utplukket er stort.
  2. Beregn oppnådd dato etter UHR-modell. Hvis det siste som er registrert på studenten er sensur i et NTNU-emne, brukes dato for når sensur er registrert. Hvis det siste studenten har gjort er et emne fra annen utdanningsinstitusjon brukes 01.06. for VÅR, 01.08. for SOM og 01.12. HØST. Dette er kun aktuelt å gjøre for enkeltstudenter.
  3. «Beregn oppgave/avhandling for oppnåelse» bør hakes av selv om tittel på bacheloroppgaven ikke skal vises på vitnemålets forside. Det er vitnemålsmalen i FS som styrer om tittel på oppgaven skal vises eller ikke.
  4. Ikke hak av for Oppdater studentstatus til UTDPLANOK.
  5. Pass på at det IKKE er haket av på «Sett ferdigbehandlet» dersom det skal sendes ut mail om reservasjonsrett.
  6. Velg «Vis nye oppnåelser» i nedtrekks-menyen.
  7. Hak av for «Detaljer» for å sjekke at vitnemål kjøres ut med tilstrekkelig antall studiepoeng, og ikke for mange. Ett par studiepoeng over kan godtas, men helst ligge nærmest mulig det totale antall studiepoeng som graden skal inneha. For å gi en oversikt over antallet studenter, kan man fjerne haken «Detaljer» i visvalget.
  8. Når vi er klar til å opprette gradene velger vi «Ja» under «Oppdater database». Det er viktig at dette blir gjort for å sikre at studentene ikke tilskrives flere ganger. Studentens grad finnes nå i bildet «Oppnådd kvalifikasjon».

Kap. 3.3. Tilskriv student om reservasjonsrett

Dersom det ikke allerede er sendt ut e-post om reservasjonsrett, må følgende gjøres:

1. Det er viktig å påse at kapittel 3.2., pkt. 4 er valgt slik at kun studentene som nå er gradfanget vises i rapporten også vil være mottakere av melding om reservasjonsrett for oppnådd grad. Dersom andre enn disse finnes i rapporten vil de få en melding som kanskje vil overraske dem.

2. Høyreklikk i rapporten og finn valget «Lag brev/meldinger». Se https://i.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/FS+-+Person for mere informasjon om å sende brev i FS. Bruk brevmal i FS «Etter gradfangst - reservasjon av vitnemålsutstedelse». Tekst gjelder reservasjon av vitnemålsutstedelse for bachelorstudenter ETTER gradfangst.

3. Velg knappen «Meld.info» lengst til høyre på knapperaden.

  • Sett inn valgte epostavsender etter behov.
  • Påse at «Arkiver meldingen» er satt til 18 måneder.
  • Påse at epost er valgt som prioritet 1.
  • Påse at begge epostadresser er valgt.
  • Velg «Sett som default» slik at valgene huskes til neste gang.
  • Trykk ok for å gå tilbake til rapporten for å se e-posten.
  • Grunnlaget viser flere rader pr. student, dvs. en rad for alle emner som inngår i graden. Ettersom samme person kommer flere ganger i grunnlaget er det viktig at valget «Kun et brev/en melding pr student» er haket av.
  • Språk/målform står på automatisk, så studenten vil få henvendelsen på riktig språk.
  • Ved å velge en student i grunnlaget, kan du i fanen «E-post» se meldingen som blir sendt til studenten.

4. For å sende ut meldingene velger du Skriv ut (CTRL+P), hvorpå du vil få opp nesten samme dialog som i punkt 3. Kontroller informasjonen og avslutt med «skriv ut/send melding». E-posten legges direkte til utsending og eventuelle brev åpnes i et PDF-dokument på PC-en din.

Meldingen til studenten ligger i studentens dokumentarkiv som kan finnes i nedtrekks menyen i Student samlebilde.

Nå er det bare å sette seg tilbake å vente på tilbakemeldinger fra studentene.

Kap. 3.4. Tilbakemeldinger og reservasjoner

Ved tilbakemelding om reservasjon mot utskriving av vitnemål må følgende gjennomføres.

  1. Ved reservasjon av vitnemålsutstedelse skal en IKKE sette sluttdato på studieperioden i Student samlebilde. Studenten vil automatisk få registrert en sluttdato ved gradfangst. Legg til "Utsettelse av vitnemålsutstedelse" under fanen "Vitnemål og DS" i bildet Utdanningsplan til den aktuelle studenten. Oppdater merknad «VTM-UTSETTELSE» på studenten med antall semester det ønskes reservasjon for. Dato for når vitnemål skal tidligst utstedes, settes til 31. desember (høstsemester) eller 15. juni (vårsemester).
  2. Når reservasjon er registrert på studenten, skal kvalifikasjonen overføres til protokoll. Slå opp studenten i bildet «Oppnådd kvalifikasjon». Sett «J» på Ferdigbehandlet. Pass på at det kun settes «J» på den ene studenten som skal overføres til protokoll. Kvalifikasjonen til studenten overføres til protokoll slik som i kapittel 3.5., men hak av for «Overfør kun for en enkelt student» slik at du er sikker på at det kun er den ene studenten som blir overført.
  3. Svar studenten om at reservasjon er lagt inn og at vitnemål vil bli automatisk utskrevet når reservasjonstiden har gått ut. Informer studenten også om at han/hun må søke om emnestudierett via Søknadsweb. Dersom søknadsfristen er gått ut for inneværende semester, vil emnestudierett for studenten bli opprettet ved rutine av Avdeling for studieadministrasjon ved Opptakskontoret.

Kap. 3.5. Overføring til kvalifikasjonsprotokoll

Etter at fristen for å reservere seg er gått ut, kan gradsoppnåelsene på de studentene som ikke har gitt tilbakemelding om reservasjon, overføres til protokoll. Gjør følgende:

  1. Ettersom vi i kapittel 3.2., pkt. 4 ikke satte «J» for ferdigbehandlet, må vi inn i «Oppnådd kvalifikasjon» og gjøre dette for hver student, før overføring til protokoll. Sjekk omfang, innhold og emnekategori på den oppnådde kvalifikasjonen, og deretter sett «J» for ferdigbehandlet såfremt alt er ok. Endringer kan gjøres før overføring, ikke etterpå.
  2. Etter at du har kjørt rapport 651.002 «Beregning av oppnådd kvalifikasjon – utdanningsplanbasert», skal de studieprogram som har snittkarakter på forsiden beregnes nå. Du finner beskrivelse av rutinen her.
  3. Rutinen 655.001 kjøres på aktuell kvalifikasjon, datoperiode og studieprogram. Sørg for at datoperioden dekker alle gradsoppnåelser.
  4. Hak av for «Terminer studierett og klassetilhørighet», men la systemet sette dato til den samme som oppnåelsen.
  5. Oppdater databasen.
  6. Studenter med reservasjonsrett som allerede har forbedret karakter og som skal ha utstedt vitnemål, må følges opp. Se kapittel 3.2., pkt. 1.
  7. Trykk på overgangsknappen FS670.001 Vitnemålsdokumenter som brukes for å utstede vitnemål. Gå så videre i rutinebeskrivelsen til kap. 6. vedrørende utskrift, arkivering og utsending.

Kap. 4 Gradfangst av mastervitnemål

Gradfangst kjøres fortløpende etter at sensuren på masteroppgaven blir lagt inn/evt. etter klagefrist.

Før rutinen under iverksettes bør følgende ting være sjekket/kontrollert:

  • Tittel på masteroppgaven må kontrolleres for stavefeil. Har studenten levert via Inspera er det studentens eget ansvar å følge opp at tittel på oppgaven er registrert korrekt.
  • Kontrollèr innhold og omfang i utdanningsplanene: Studentene må få beskjed i god tid om å sjekke utdanningsplan og gradssammensetning innen gradfangst.

Kap. 4.1. Gradfangsten FS-rutinen 651.002

  1. Rutinen FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifiksjon - utdanningsplanbasert kjøres per studieprogram eller per person, for aktive studenter (aktiv studierett pr. dato). Rutinen kan kjøres for ikke-aktive studenter ved å ta bort avhakingen "Kun aktive studenter".
  2. Beregn oppnådd dato etter UHR-modell. Hvis det siste som er registrert på studenten er sensur i et NTNU-emne brukes dato for når sensur er registrert. Hvis det siste studenten har gjort er et emne fra annen institusjon, brukes 01.06. for VÅR, 01.08. for SOM og 01.12. HØST. Dette er kun aktuelt å gjøre for enkeltstudenter.
  3. Hak av for «Beregn oppgave/avhandling for oppnåelse» slik at tittel på masteroppgaven vises på vitnemålets forside.
  4. Ikke hak av for Oppdater studentstatus til UTDPLANOK.
  5. For å gi en riktig oversikt over studentene velger vi «Vis nye oppnåelser» og hake for «Detaljer».
  6. Hak av for «Detaljer» for å sjekke at vitnemål kjøres ut med tilstrekkelig antall studiepoeng, og ikke for mange. Ett par studiepoeng over kan godtas, men helst ligge nærmest mulig det totale antall studiepoeng som graden skal inneha.
  7. Sjekk omfang, innhold og emnekategori på hver enkelt student. Sett «J som Ferdigbehandlet hvis alt er ok og klart for å overføres til protokoll. Endringer kan gjøres før overføring, ikke etterpå.
  8. Når vi er klar til å opprette gradene velger vi «Ja» under «Oppdater database».
  9. På de programmene som skal ha gjennomsnittskarakter, må dette beregnes etter at rapport FS651.002 er kjørt. Du finner beskrivelse av rutinen her.
  10. Utvalget du har opprettet i kapittel 4.1., pkt. 7 finnes nå i bildet «Oppnådd kvalifikasjon».
  11. Bruk overgangsknappen «Protokoll», da kommer vi til FS655.001 Overføring av oppnådd kvalifikasjon til protokoll.

Kap. 4.2. Overføring til kvalifikasjonsprotokoll

  1. Rutinen 655.001 kjøres på aktuell kvalifikasjon, datoperiode og studieprogrammet du behandler. Sørg for at datoperioden dekker alle gradsoppnåelser.
  2. Hak av for «Terminer studierett og klassetilhørighet», men la systemet sette dato til den samme som oppnåelsen.
  3. Oppdater databasen.
  4. Studenter som ønsker å ta enkeltemner etter fullført grad, må søke via Søknadsweb. Studieretten på masterprogrammet skal ikke utvides.
  5. Trykk på overgangsknappen FS670.001 Vitnemålsdokumenter som brukes for å utstede vitnemål. Gå så videre i rutinebeskrivelsen til kap. 6. vedrørende utskrift, arkivering og utsending.

Kap. 5 Ph.d.-, cotutelle og dr.philos. vitnemål

Produksjon av ph.d.-, cotutelle- og dr.philos. vitnemål skjer fortløpende etter at graden er tildelt, og etter at all registering i doktorgradsmodulen er fullført. Dato for oppnådd grad blir automatisk satt lik disputasdato som rutine i FS.

Før rutinen under iverksettes, må det kontrolleres at alle data som inngår i vitnemålet er riktig registrert:

  • tilstrekkelig antall studiepoeng
  • kreeringsdato
  • avhandlingstittel
  • emnene i opplæringsplanen
  • prøveforelesningstittel
  • veiledere
  • bedømmelseskomite

Se Dokumentasjon for bruk av doktorgradsmodulen for utfyllende informasjon.

For cotutelle skal følgende gjøres før rutinen under iverksettes:

  • kandidaten skal være registrert med PH.D/COT i feltet "Grad" i Student samlebilde. Trykk "Hele" i Student samlebilde og registrer korrekt kvalifikasjon. PH.D/COT har en generell tekst på vitnemålet side 1, 2 og DS pkt. 6.1 som beskriver at dette er en cotutelle.
  • det skal registreres en kandidatspesifikk merknad på grunnlaget side 3 og tilsvarende på engelsk i Diploma Supplement, som beskriver hvilken institusjon graden er oppnådd i samarbeid med. Søk opp kandidaten i Student samlebilde, fane «MrkR». Legg til ny rad, og velg type merknad VTM-MRK-SIDE3. Legg inn norsk og engelsk tekst her. Bruk Ctrl + T for å få opp et større felt for å redigere teksten.

  • såfremt den eksterne institusjonen skal tildele graden vil det i fanen “Samarbavt” i student samlebilde være avkrysset “J” i feltet "Gradgivende institusjon". Det vil hindre at rutinen 999.001 kan overføres til bildet Oppnådd kvalifikasjon. Sett feltet til “N”, foreta overføringen med 999.001, og deretter sette feltet tilbake til “J”. Det er viktig å understreke at feltet må tilbakestilles etter at 999.001 har vært bruk på grunn av rapportering til DBH.

Kap. 5.1. Avslutning (FS999.001)

  • Søk opp kandidaten i Student samlebilde. Trykk på knappen “Innlevering samebilde” i fanen Innlev. Du kommer nå til bildet Innlevering (Modul Doktorgrad - Bilder).
  • Bruk overgangsknappen «FS999.001 Avslutning», øverst til høyre i bildet.
  • Sjekk meldingene som kommer fram i de 5 boksene i rutinen. *
  • Rutinen gjør følgende:
    • a) Terminere studierett: Terminerer studieretten på disputasdato og setter studentstatus = FULLFØRT.
    • b) Registrere avhandlingsemne (vurderingsmelding): Oppretter et avhandlingsemne på 150 SP i vurderingsprotokollen som et vanlig emne (dataene til vitnemålet hentes imidlertid ikke herfra). Merk: Såfremt FS ikke finner en vurderingsenhet for avhandlingsemnet, må dette opprettes av FS-gruppa sentralt. Send en henvendelse til NTNU Hjelp.
    • c) Registrere pensumemne: FS oppretter en vurderingsmelding med emnekode «DR/PENSUM» dersom emner som inngår i opplæringsplanen + avhandlingsemnet IKKE utgjør 180 SP totalt. Pensumemnet gis antall SP lik differansen mellom 180 SP og faktisk bestått sensur. Dette feltet skal ikke være haket av fordi det skal være sjekket på forhånd at kandidaten har fullført tilstrekkelig antall studiepoeng slik at vitnemålet kan skrives ut.
    • d) Registre oppnådd grad: Overfører kandidaten til bildet Oppnådd kvalifikasjon sammen med emnene i opplæringsplanen.
    • e) Registrere fagperson: Oppretter evt. kandidaten som fagperson i bildet Fagperson (dette vil alltid være gjort på forhånd).
  • Pass på at punktene a, b og d er haket av, unntatt boksen «Registrere fagperson» og «Registrere pensumemne».
  • Klikk på knappen «Oppdatèr» og deretter «Avslutt» i FS. Fortsett så arbeidet i bildet Oppnådd kvalifikasjon.

Kap. 5.2. Oppnådd kvalifikasjon

For hver kandidat som skal avsluttes gjøres følgende:

  1. Velg modul Kvalifikasjon og åpne bildet Oppnådd kvalifikasjon.
  2. Søk fram kandidaten(e) som ble overført gjennom rutinen 999.001. Hvis det er flere enn 1 kandidat på samme studieprogram, kan man søke på studieprogram i bildet. Sjekk at antallet kandidater stemmer.
  3. Klikk på knappen «Kun markert som inngår». Dette fjerner alle emner som ikke inngår i graden.
  4. Slett avhandlingsemnet fra listen med emner. Emnet skal ikke inngå på vitnemålet under Grunnlag for vitnemål. Du sletter emnet ved å sette markøren i emnekoden, og trykk «Slett rad».
  5. Er dette en cotutelle, sjekk at kandidaten er tilknyttet korrekt kvalifikasjon «PH.D/COT». Hvis ikke, bruk overgangsknappen “Endre kvalifikasjon/dato”. Registrer ny kvalifikasjon “PH.D/COT”, og trykk “Endre”. Du vil nå komme tilbake igjen til bildet Oppnådd kvalifikasjon. Såfremt den kandidatspesifikke merknaden ikke er lagt inn fra før av, kan den legges inn under fanen «Merknad»:
  6. Lagre ved å trykke «Oppdater» eller Enter.
  7. Klikk på overgangsknappen →Protokoll. Da får vi opp rutinen Overføring av oppnådd kvalifikasjon til protokoll (FS655.001).

Kap. 5.3. Overføring til Oppnådd kvalifikasjon protokoll (FS655.001)

Nå er vi klar for å overføre oppnådd kvalifikasjon til protokoll.

  1. Aktuell periode, grad og studieprogram legges inn automatisk av FS når du bruker overgangsknappen. Trykk «Rapport».
  2. Hak av Nei for «Oppdater database». Kjør rutinen ved å trykke «Rapport» – sjekk. Ved ok: Sett Ja på «Oppdater database» og trykk «Rapport» igjen.
  3. Trykk på overgangsknappen FS670.001 Vitnemålsdokumenter som brukes for å utstede vitnemål.

Kap. 6 Produksjon, arkivering og utsending

Kap. 6.1. Produsere vitnemål (FS670.001)

Nå kan vitnemål produseres.

  1. Rapport 670.001 Vitnemålsdokumenter benyttes for produksjon av vitnemål.
  2. Velg om vitnemålene skal produseres digitalt eller i papir ved å hake av for «Papir» eller «Digitalt» under Medium. Som default er det haket automatisk av for "Digitalt".
  3. Sett til-fra dato slik at alle som skal ha vitnemål blir med i utplukket.
  4. Valget «Kun nye» for å sikre at kun vitnemål som ikke tidligere er utskrevet blir med i utvalget.
  5. Trykk Rapport (Ctrl+R), og du får nå opp alle kvalifikasjonsoppnåelser.
  6. Kandidater som har en ubehandlet klage på karakter vil være merket med "Det eksisterer en klage på vurdering [emnekode]", og disse vil ikke ha en avhaking på venstre side. Disse vitnemålene skal holdes tilbake til klagen er ferdig behandlet, ref. studieforskrift § 6-2 (4).
  7. Trykk "Lag vitnemål", og kontroller innholdet. For å løse problemet med blanke sider, kan marg reguleres før utskriving via knappen «Forh.visn».
  8. Det skal nå genereres en PDF-fil av vitnemålene ved å velge «Skriv ut» (Ctrl+P) på verktøylinja. Hak av for "Arkiver vitnemål". Hak av for "Slett evt tidligere vitnemål" hvis vitnemålet må skrives ut på nytt. Da slettes det gamle fra dokumentarkivet. For digitale vitnemål vil det gamle slettes både i dokumentarkivet og fra Vitnemålsportalen. Pass på at det er haket av for «Sidenummerer vitnemålet».
  9. Du vil nå få spørsmål om arkivering etter du har generert PDF-filene. Trykk "Yes" Kan (signering og) arkivering foretas nå. For å printe ut papirvitnemålene må du trykke "Skriv ut", slik at de skrives ut til ønsket skriver på egne vitnemålspapir. For de digitale vitnemålene er det tilstrekkelig å trykke "Yes" for Kan signering og arkivering foretas nå. Disse vil nå signeres digitalt av Sikt.
  10. Samme rutine gjøres for utskrift av DS -> «Lag Diploma Supplement». Skriver du ut DS i papir skal du i feltet "Underskrift DS" skrive inn ditt navn, og under "Capacity - DS" skriver du inn din stillingstittel på engelsk.
  11. Ikke oppdater rapporten FS670.001 med «Oppdater vitnemål og DS produsert» før alt er skrevet ut/produsert. Det er viktig at «Oppdater vitnemål og DS produsert» gjøres etter at vitnemål og DS er skrevet ut/produsert for å sikre at det som blir lagret er det samme som blir utstedt til kandidaten. Når du har trykket "Oppdater vitnemål og DS produsert" er de digitale vitnemålene og DS er tilgjengelig i Vitnemålsportalen og i dokumentarkivet i Studentweb. Har du produsert vitnemål i papir, vil kandidaten se at graden er fullført i Vitnemålsportalen og hvilke emner som inngår. Du finner oppdatert informasjon om hva som vises i Vitnemålsportalen i Sikts egne brukerveiledninger.
  12. For papirvitnemål: Hvis du ønsker å forsikre deg om at papirvitnemålene blir sendt til korrekt hjemstedsadresse, kan du sende e-post fra denne rapporten. For å unngå å sende ut brev til personer i lista som ikke har fått vitnemål på grunn av at de har en klage på karakter som inngår i graden eller har en utsettelse av vitnemålsutstedelse, kan du bruke filtrering. Høyreklikk i rapporten og finn valget "Filtrer" og sett inn "Velg=1". Sjekk at lista nå inneholder kun de som skal ha brevet. Deretter høyreklikker du i rapporten og finn valget "Lag brev/meldinger". Bruk brevmal "FS GRADOPPN 3 - Vitnemål på vei i posten" (kun som e-post).
  13. For digitale vitnemål: Det er utarbeidet et eget brev/e-post i FS som skal sendes ut til alle som mottar digitale vitnemål. Brevet forteller i hovedsak at de har mottatt et vitnemål og hvor pdf fila finnes. Bruk filtrering "Velg=1" for å unngå å sende ut brev eller e-post til personer i lista som ikke har fått vitnemål på grunn av klage på karakter.
    • Høyre-klikk i FS670.001 Vitnemålsdokumenter. Velg «Lag brev/meldinger (FS2010.001)».
    • Klikk i nedtrekksmenyen for Brevtype. Velg «FS DIGITALVITNEMÅL – Følgebrev til digitalt vitnemål.»
    • Under brevtype er det flere arkfaner:
      • Datagrunnlag - viser hvilke studenter det blir sendt brev til
      • Brev - viser brevet som blir sendt til studenten
      • E-post - viser e-post som blir sendt til studenten
      • SMS - ikke i bruk
      • E-post/SMS-jobb – ikke i bruk
    • Som standard vil det lages et brev. Dersom du ønsker å endre utsending til e-post, kan du endre fra brev til e-post via "Meld.info" øverst i menylinjen.
    • For å sende brevet/e-posten, går du igjen til FS-menylinjen og velger "Skriv".
    • Du får da opp en dialogboks. Her kan du endre mellom brev og e-post eller velge begge deler. Dersom du sender brev, hak av for "send til digital postkasse". Dersom du sender e-post, bør du legge inn en felles e-postadresse tilknyttet din enhet i feltet «E-postadresse», og velg «Begge adresser» slik at e-posten sendes til både intern og ekstern e-post som er registrert på studenten.
    • Språk – AUTOMATISK
    • Hak av for “Kun et brev/en melding pr student”
    • Hak av for "Arkiver meldingen”. Antall måneder lagring bør minimum være 12.
    • Hak av for "Publisèr meldingen på Studentweb og Søknadsweb". Da vil meldingen ligge lagret i dokumentarkivet i Studentweb.
    • Klikk "Skriv ut/send meldinger". Når brev/e-post er sendt, vil det ligge i studentens dokumentarkiv.

Kap. 6.2. Signering og stempel

Papirvitnemålene signeres og stemples etter gjeldende regler, jfr. Retningslinjer for utforming av vitnemål og Diploma Supplement ved NTNU. Vitnemålet signeres og stemples på grunnlaget og DS av den som har skrevet ut vitnemålet. Forsiden signeres av dekan og saksbehandler på fakultet. Forsiden på vitnemålet skal IKKE stemples.

De digitale vitnemålene og DS vil få en digital signering hos Sikt, etter at det er kontrollert og godkjent av NTNU. På vitnemålet kommer den digitale signaturen på forsiden. Se informasjon om hva en digital signatur er og hvordan den kan kontrolleres.

Kap. 6.3. Scanning, arkivering og utsending av paprivitnemål

Alle vitnemål med vitnemålstillegg (både i papir og digitalt) skal arkiveres, jfr. retningslinjer for arkivering, kopi og duplikat ved NTNU. De digitale vitnemålene vil arkiveres når NTNU innfører nytt arkivsystem i 2023.

Papirvitnemålene som er stempelt og signert skal scannes fra oppgitte multimaskiner til dedikerte filområder ved fakultetene. På noen multimaskiner er det satt opp mulighet for skanning fra før, men til andre filområder.

Skannevalg:

Benytt valget «Ephorteskann (T:)» på multimaskinen for skanning av vitnemål.

Skanning av vitnemål i bunke:

Papirvitnemål kan skannes som bunke, men de enkelte vitnemål må skilles fra hverandre ved bruk av tildelte skilleark.
Skilleark skrives ut i ønsket antall eksemplarer.

Bunken må organiseres på følgende måte før skanning:
skilleark – vitnemål – skilleark – vitnemål – skilleark osv.

Skanning av kun ett vitnemål:

Dersom kun ett vitnemål skannes, må første side være skilleark.

Lagring og tilgang:

Skannede filer blir lagret på angitt filområde for automatisert arkivering i ePhorte.
Tilgang til dedikert filområde er opprettet for de personer som skal håndtere skanningen.

Husk å gi Avdeling for dokumentasjonsforvaltning beskjed hvis et vitnemål blir returnert for makulering. Vitnemål som makuleres må registreres av Dokumentsenteret som «Utgått».

Kontroll av skannejobben:

Du vil ikke få feilmelding på skriveren hvis de skannede filene ikke blir lastet opp på det dedikerte filområdet. For å kontrollere dette må du trykke på knappen/ikonet "Skannet filstatus" for å få opp en liste over filene. Her ser du tidspunkt for når jobbene er fullført og status. Hvis du får opp feilkoden "Hvilemodus Tilkoblingsfeil" har skannejobben feilet. Kontakt Orakel og be dem sjekke om programvaren på skriveren må oppdateres.

Kap. 6.4. Utsending av papirvitnemål

Papirvitnemålet sendes rekommandert til studentens hjemstedsadresse fra fakultetet. I desember 2021 gikk NTNU over til bruke EDIPost ved sending av papirvitnemål. Se egen beskrivelse av hvordan du importerer adresser i EDIPost.

Følgende brevmal legges ved papirvitnemålene (skriv ut i A4, på vanlig papir).

Kap. 7 Bestilling av vitnemålspapir og omslag

Fakultet for medisin og helsevitenslap koordinerer felles bestilling av vitnemålspapir og omslag for hele NTNU.

Hvert fakultet melder inn hva de trenger av vitnemålspapir og omslag til vitnemal@mh.ntnu.no. Frist for å melde inn settes til 1. mars og 15. september.

Følgende må meldes inn:

  • Antall esker vitnemålsark (2000 ark i hver eske)
  • Antall bunter med vitnemålsomslag (250 vitnemålsomslag i hver bunt)
  • Leveringsadresse
  • Kontaktperson for levering
  • K-nummer og prosjetknummer

Er det behov for å bestille utenom de ordinære fristene, må dette bestilles direkte til Skipnes trykkeri (v/Andrè Green).

Fakultetene bestiller avstivede konvolutter (med papp på baksiden) selv, siden disse skal ha egen logo med fakultetets navn i venstre hjørne. Bestilling av konvolutter sendes til Andvord grafisk (v/ Tore Husbyn). På denne måten vil vitnemål som kommer i retur, blir returnert til riktig fakultet.

Kap. 8 Bestilling av papirvitnemål for de som allerede har mottatt digtalt vitnemål

Uteksaminerte studenter som har fått et digitalt vitnemål, kan på grunn av særskilte behov (f.eks. søknad om jobb eller opptak i utlandet) bestille papirvitnemål i tillegg. Signalene fra Kunnskapsdepartementet er at det ikke foreligger noe i lovverket som hindrer produksjon av vitnemål både på papir og digitalt. I slike tilfeller er dette ikke to vitnemål, men ett vitnemål i 2 formater; digitalt og på papir. Skal det produseres vitnemål i ulike versjoner, skal utskriftsdato beholdes fra det digitale vitnemålet som først ble produsert. I tillegg skal det registreres en kandidatspesifikk merknad på papirvitnemålet side 3 og i DS på engelsk som tydeliggjør at det allerede er utstedt et originalt vitnemål med samme utskriftsdato.

Søk opp kandidaten i modul Kvalifikasjon - Bilder - Oppnådd kvalifikasjon protokoll samlebilde , fane «Merknad». Pass på at du legger inn merknad på korrekt kvalifikasjon. Legg til ny rad, og velg type merknad VTM-MRK-SIDE3. Legg inn norsk og engelsk tekst her. Bruk Ctrl + T for å få opp et større felt for å redigere teksten.

  • Bokmål:
    • Kandidaten har mottatt digitalt vitnemål i tillegg til dette papirvitnemålet. Begge har samme utskriftsdato.
  • Engelsk:
    • The candidate has received digital diploma in addition to this paper diploma. Both versions have the same date of issue.

Finn rapport 670.001 Vitnemålsdokumenter og hak av for datagrunnlag Enkeltstudent, sett inn korrekt kode, studieprogram og studnr. Dato for utskrift skal være utskriftsdato for det digitale vitnemålet, og medium skal være Papir. Lag vitnemål og DS slik som beskrevet tidligere.

Bestillingsskjemaet er elektonisk og arkiveres i ephorte. Skjemaet vil være tilgjengelig fra wikisiden Vitnemål innen 1. juni 2022.

Kap. 9 Har du spørsmål?

I forbindelse med innføring av desentral vitnemålsproduksjon ved NTNU, er det nedsatt et Vitnemålsforum. Vitnemålsforumet er en ressursgruppe for fakultetene i forbindelse med vitnemålsproduksjon, som skal sikre at rutiner og retningslinjer for vitnemålsproduksjon ved NTNU blir fulgt. Gruppen møtes jevnlig og ledes av Avdeling for Studieadministrasjon.

Har du spørsmål eller kommentarer tilknyttet vitnemålsproduksjon kan du kontakte Avdeling for studieadministrasjon (kontakt@sa.ntnu.no) eller fakultetets ressursperson i forumet.

  • Avdeling for studieadministrasjon (SA) → Anette Sofie Knutsen, vara Elisabeth Volden
  • Avdeling for studieadministrasjon (SA) → Ann Karin Heggset Langaas, vara Hege Sandstad Gjelsvik
  • Fakultet for arkitektur og design (AD) → Lill Carina Klevset Leimbrock, vara Ann Karin Heggset Langaas
  • Det humanistiske fakultet (HF) → Arnhild Hoelsether, vara Maria Aamand
  • Fakultet for informasjonsteknologi og elektronikk (IE) → Aud Bakken, vara Suzan Bulduk
  • Fakultet for ingeniørvitenskap (IV) → Anne Grethe Bjørgan og Elin Kristidatter Steen, vara Elin Tollefsen Leer
  • Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH) → Anita Grønning og Gro Nergaard, vara Hans Martin Tunaal
  • Fakultet for naturvitenskap (NV) → Sigurd Håkon Madsen og Anne Sæther, vara Sølvi Seljeflot
  • Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap (SU) → Tove Bogen Lian ,vara Signe Marie Søraunet
  • Fakultet for økonomi → Kristin Melum, vara Ann Karin Heggset Langaas

Kap. 9 Relevante lenker og retningslinjer

Child Pages (1)

  • FS - Beregne snittkarakter

    Her finner du en beskrivelse av hvordan du beregner snittkarakter tilknyttet vitnemålet og Diploma Supplement (DS) gjennom FS. Snittkarakteren vil vises på vitnemålets forside, og DS pkt. 4.5....