Wikier

Produsere vitnemål

FS - Klage på karakter og vitnemål

Dette er en veileder til NTNUs studieforskrift, § 6-2, pkt. 4: Fremmes klage på karakter eller formelle feil før vitnemål er utstedt, skal vitnemålet holdes tilbake til klagen er ferdig behandlet. Dersom vitnemål er utstedt, skal det returneres til NTNU før klagen tas til behandling.

Felles Studentsystem | Brukerveiledninger FS

Klage fremmes før vitnemålet er utstedt

Kandidater som har en ubehandlet klage på karakter eller formelle feil, er merket med et hengelås-symbol, med følgende tekst i rødt: "Det eksisterer en klage på vurdering [emnekode]" i rapport 670.001 Vitnemålsdokumenter. I tillegg vil disse ikke ha en avhaking på venstre side for utskrift. Vitnemålene skal ikke skrives ut før klagen er ferdigbehandlet.

Klage fremmes etter at vitnemålet er utsted

Fakultetet er ansvarlig for å ha gode rutiner på å identifisere og behandle vitnemål der en kadidat har klaget på karakter/formelle feil i emner som inngår i en grad der vitnemålet allerede er utstedt. Ta kontakt med ditt fakultet hvis du er usikker på arbeidsdelingen mellom fakultet/institutt i slike saker.

Hvordan identifisere at det eksisterer en klagesak etter at vitnemålet er produsert?

For å identifisere disse klagesakene bruker du rapport FS579.001 Begrunnelse og klage.

  • Utplukk: Hak av for Sted og kjør rapport for din enhet (institutt/fakultet)
  • Periode: Velg aktuelt semester
  • Klagetype: SENSUR
  • Vis: Hak av for Vtm produsert før klage for å finne studenter som har klaget etter at vitnemålet er produsert
  • Vis kun saker:
    • Som ikke er trukket eller avvist: Kun reelle saker vises, der saker som er avvist eller trukket vil ikke vises i rapporten
    • Med vitnemål produsert før klage: Viser klager som er kommet inn etter at vitnemålet er produsert
    • Med ny behandling: Viser klager som er gått til ny behandling.

Merk at hvis du haker av for alle tre felt i Vis kun saker, vil du kun se klager som er opprettet etter at vitnemålet er produsert, der klagen er gått til ny behandling. Vil du se alle klager som er opprettet etter at vitnemålet er produsert i tillegg til de som er gått til ny behandling, haker du kun av for de to første ("Som ikke er trukket eller avvist" OG "Med vitnemål produsert før klage").

Hva må gjøres med disse?

Det er forskjell på rutinen avhengig av om kandidaten har mottatt ett papirvitnemål eller et digitalt vitnemål. Du kan se hvilken type vitemål kandidaten har mottatt i Student samlebilde, fane Kv.prot. I bildet under ser du en kandidat som har fått både et digitalt vitnemål og et vitnemål i papir.

Klage etter utstedelse av vitnemålPapirvitnemålDigitalt vitnemål
Vitnemål returneresDersom vitnemålet er utstedt, skal papirvitnemålet returneres til NTNU før klagen tas til behandling. Det bør være avklart på forhånd hvem som gjør hva (fakultet/institutt) i slike saker. Ta kontakt med ditt fakultet dersom du er usikker.Kandidaten beholder det digitale vitnemålet inntil klagen er behandlet.
Vitnemål returneres ikkeHan/hun må bli gjort oppmerksom på at vitnemålet må blir returnert før klagen kan bli behandlet. Se breveksempel 1. Såfremt klagen allerede er behandlet og protokollført, må kandidaten få beskjed om at det er manglende samsvar mellom det vitnemålet han/hun har fått og protokoll/vitnemålsportal. Husk å sette en tilbakemeldingsfrist i brevet. Brevet skal arkiveres i FS. Dette er en orientering til studenten, og det vil ikke være klagerett på saken. Såfremt fristen ikke overholdes, skal saksbehandler henvise til tidligere orienteringer ved spørsmål i etterkant. Henvis til Vitnemålsportalen. Se breveksempel 2.
Endring av karakter (gunst/ugunst)Når det gamle papirvitnemålet er returnert, skal fakultetet produsere nytt vitnemål + DS. Utskriftsdato skal være dagens dato. Fakultetet ber DOKU registrere det gamle vitnemålet som utgått og arkiverer det nye. Pass på at du haker av for «Slett ev. tidligere vitnemål» når du skal produsere nytt. Fakultetet produserer nytt vitnemål og DS. Utskriftsdato skal være dagens dato. Pass på at du haker av for «Slett ev. tidligere digitalt signert vitnemål» når du skal produsere nytt vitnemål. Send brev til studenten, se breveksempel 3. Legg inn merknad i FS om saken, type KVAL-MRK (vises ikke på vitnemål/DS).
Uendret karakterSend ut vitnemålet som du fikk i retur tilbake til kandidaten. Kandidaten beholder vitnemålet slik det er.
F/annullering av karakterGraden ugyldiggjøres såfremt emnet som inngår i graden ikke er bestått. Kontakt Avd. for studieadministrasjon kontakt@sa.ntnu.no for ugyldiggjøring av kvalifikasjon og gjenåpning av studieretten. Fakultetet legger inn en kandidatspesifikk merknad, type KVAL-MRK (vises ikke på vitnemål/DS) og informerer studenten om saken. Samme prosedyre som for paprirvitnemål

Hvordan stoppe en påbegynt klagebehandling i Inspera?

For å unngå at klagekommisjonen blir berørt av at vi venter på et vitnemål som ennå ikke er returnert, anbefaler vi at du lar klagesensuren gå sin gang for klagekommisjonen, men at saken stoppes i Inspera ved at karakter ikke verifiseres før vitnemålet er returnert.

Saken får status "Avvist" i Inspera.

Klagekarakter verifiseres når vitnemålet er returnert, før nytt vitnemål skrives ut.

Brevmaler

Her finner du teksforslag på de ulike ekemplene over. Brevene er arkivverdig.

Breveksempel 1

Vitnemål må returneres før klagen kan behandles [studieprogramkode] - [navn]

Viser til klage på karakter den [dato] i [emnekode og emnenavn].

Emnet inngår i [studieprogramnavn] og klagebehandlingen stoppes inntil du har returnert vitnemålet, ref. NTNUs studieforskrift, § 6-2, pkt. 4.

Returner originalvitnemålet (inkludert diploma supplement) innen [dato], til følgende adresse: [adresse]

Vi vil utstede et nytt vitnemål til deg når klagen er ferdigbehandlet.  

Vær oppmerksom på at hvis du returnerer vitnemålet etter at fristen er utgått, vil klagen ikke bli behandlet. Klagen vil bli behandlet dersom vitnemålet returneres innen fristen. Du har ikke klagerett på saken.  Hvis du har spørsmål til dette kan du kontakte [saksbehandlers kontaktinformasjon].  

Breveksempel 2

Vitnemål må returneres etter ny klage på karakter [studieprogramkode] - [navn]

Viser til klage på karakter den [dato] i [emnekode og emnenavn]. Vitnemålet du allerede har mottatt samsvarer ikke med karakterene i Vitnemålsportalen (www.vitnemalsportalen.no/).

Vitnemålet og Diploma Supplement (DS) må returneres til NTNU før vi kan produsere nytt vitnemål til deg, ref. NTNUs studieforskrift, § 6-2, pkt. 4.

Returner originalvitnemålet (inkludert diploma supplement) innen [dato], til følgende adresse: [adresse]

Vi vil utstede et nytt vitnemål og DS når vi har mottatt det gamle.  

Tilbudet gjelder kun for deg som returnerer vitnemålet innen fristen.

Det er ikke klagerett på saken.  

Hvis du har spørsmål til dette kan du kontakte [saksbehandlers kontaktinformasjon].   

Breveksempel 3

Nytt digitalt vitnemål etter klage på karakter - [studieprogramkode] - [navn]

Viser til klage på karakter den [dato] i [emnekode og emnenavn].

Emnet inngår i [studieprogramnavn] og på grunn av at karakteren i emnet er endret etter klage, har vi i dag produsert nytt digitalt vitnemål til deg. Du finner den nye filen i Vitnemålsportalen og i Studentweb.

Har du lagret det gamle vitnemålet og Diploma Supplement på egen PC, er det viktig at du sletter disse filene.

Hvis du har spørsmål til saken, kan du kontakte [saksbehandlers kontaktinformasjon].  

Kontakt

Send e-post til kontakt@sa.ntnu.no hvis du har spørsmål til innholdet på denne siden. Har du behov for brukertilgang til FS, kan du lese mere om hvordan du søker her.