For å forebygge, må du kartlegge arbeidsmiljøet.  Her er noen verktøy som kan hjelpe deg:

Snakk sammen om arbeidsmiljøet i seksjonsmøter, avdelingsmøter, stabsmøter o.l. Hvordan vil dere at vanskelige tema skal tas opp, hvilke forventinger har de ansatte til deg som leder, og hvilke forventninger har du til dine ansatte?

Ha jevnlig dialog med den enkelte ansatte. Det kan skje gjennom den daglige og uformelle samhandlingen. Undersøk om den ansatte har håndterlig arbeidsmengde og tidsfrister, leverer etter krav som stilles til arbeidet og om noe må endres.

Medarbeidersamtaler kan også gi deg informasjon om den enkelte ansattes arbeidssituasjon og hvordan hen opplever arbeidsmiljøet. Du kan undersøke om den ansatte opplever mye stress, har samarbeidsutfordringer, ikke mestrer oppgaver eller trenger tilrettelegging.

Dette kjennetegner et robust arbeidsmiljø

• Forventningsavklaringer er satt i system.
• Det finnes tydelige kjøreregler.
• Det jobbes målrettet forebyggende og risikoreduserende.
• Ledelsen griper inn ved konturene av motsetningsforhold eller konflikt.
• Det settes av tid til å jobbe med arbeidsmiljø.

Hvis en ansatt eller verneombudet melder ifra om forhold til deg som leder, skal du alltid følge opp. Du må også informere den ansatte om hvordan du håndterer forholdet. Hvordan du skal følge opp, avhenger av hva du du får melding om, men det foregår alltid i tre steg:

a) Avklar og dokumenter hva som har skjedd.
b) Kartlegg om og hvordan saken påvirker arbeidsmiljøet.
c) Vurder videre oppfølging. 

Forhold mellom ansatte: Undersøk saken gjennom individuelle samtaler med personene som er berørte. Du kan få bistand av Bedriftshelsetjenesten og HMS-seksjonen ved NTNU for å tilrettelegge slike samtaler. Bedriftshelsetjenesten kan også gjennomføre samtalene. Det er viktig at saker mellom enkeltpersoner, forblir mellom personene det gjelder og ikke håndteres som en arbeidsmiljøsak.

Forhold som går på deg som leder og ansatt/ansatte: Her må saken løftes opp ett nivå i organisasjonen for å sikre habil håndtering.

Forhold som gjelder arbeidsmiljøet: Iverksett tiltak ovenfor hele miljøet, ikke på individnivå. Selv om det er bare én arbeidstaker som melder fra om et forhold eller har behov for bistand, kan det gjelde for flere arbeidstakere. For eksempel kan en ansatt melde om høyt arbeidspress som følge av mangelfull organisering av arbeidet, mangelfull ledelse, manglende medvirkning, opplevelse av utestengelse fra en gruppe ansatte og lignende. 

Terskelen for å følge opp med tiltak i arbeidsmiljøet skal være lav. Hvor omfattende oppfølging du skal gjøre, avhenger av hva du får melding om og alvorligheten av det. Selv om et forhold er definert som en arbeidsmiljøsak, må den videre oppfølgingen tilpasses om den angår hele arbeidsmiljøet eller en gruppe i arbeidsmiljøet. 

Samarbeid med verneombud før og etter tiltakene iverksettes. Ta opp utfordringene som tema på seksjonsmøter, faggruppemøter og lignende, og inviter de ansatte til å komme med forslag.

Det er ikke alltid like lett å avgjøre om en personalsak også angår arbeidsmiljøet. Da kan det være lurt å spørre verneombudet om hvilket inntrykk hen har av arbeidsmiljøet. Verneombudet kan være en god samarbeidspartner. Vær likevel klar over at verneombudet er nøytral og skal verken være støtteperson for deg eller for den ansatte i en konfliktsak.
 

Det er ikke alle saker som kan forebygges og konflikter vil kunne oppstå i et arbeidsmiljø. Dersom din håndtering ikke medfører endring eller bedring, og situasjonen oppleves å være fastlåst, må du håndtere saken i tråd med NTNUs retningslinjer for konflikthåndtering og arbeidsmiljøsaker.