Informasjon for valgadministratorer eller valgsekretærer som skal gjennomføre valg ved institutt, fakultet eller sentralt.

Gjennomføring av valg som prosjekt

Prosjektorganisasjonen bør være på plass i god tid før valget:

• Valgsekretær er prosjektleder for valg på sitt nivå (Styret, Fakultetsstyret, instituttvalg)
• Valgstyret skal påse at valg kunngjøres og gjennomføres etter reglementet
• Valgkomiteen skal informere og motivere velgerne til å stille og delta i valget
• Kommunikasjonsrådgiver bistår valgsekretariatet med valgnettsider og innsidameldinger
• NTNUs valgsystem med tilhørende manntall (Valgweb) driftes av NTNUs IT-avdeling

For at valget skal gjennomføres på lovlig måte, er det mange frister og detaljer som må huskes. Uten en tidsplan for valget og en kommunikasjonsplan, er det fort at noe glipper. Lag gjerne en milepælsplan og standard tekster som med mindre tilpasninger, kan gjenbrukes fra år til år.

Abonner på Innsidakanalen "ValgWeb Info" for å få tips om gjennomføring av valg og valgweb.

Valgweb med dynamisk manntall

NTNU har fra høsten 2024 tatt i bruk en dynamisk valgweb der manntallet oppdateres daglig basert på ansattes hovedstilling i NTNUs lønns- og personalsystem (FS) og studentenes studierettigheter knyttet til program og emner det aktuelle semesteret (FS). Dynamisk valgweb erstatter den tidligere ordningen med uttak av felles manntall to ganger i året. Valgreglementet vil bli oppdatert i samsvar med den nye ordningen i desember 2025.

Studentene og ansatte kan sjekke sin manntalsoppføring i valgweb. Det er ikke lenger mulig å klage på manntallet. Dersom ansatte mener at de er feil oppført mht. hovedstillingens stillingskategori eller organisatorisk plassering, må de ta dette opp med sin personalleder straks valget kunngjøres. Se egen nettside med informasjon til velgerne om manntallet.

Tidsplan for valg

Tabellen viser tidsplan for gjennomføring av valg i henhold til valgreglementets frister.
Tidsplanen for NTNU-styrevalget våren 2025 er lagt inn i tabellen under til orientering. Fallende valg til fakultetsstyrer og valgte organ ved instituttene gjennomføres før utgangen av juni. Det anbefales at man legger inn 1-2 uker mellom fakultetsstyrevalget og nominasjonsfristen for instituttvalg slik at kandidater som ikke ble valgt inn på et nivå, eventuelt kan stille til valg på lavere nivå i organisasjonen.

Valg kan ikke gjennomføres når valgweb stenges i uken før hvert semester (dvs. i uken før nyttår og før semesterstart i august).

Studentvalgene

Studentenes valgstyre gjennomfører valg av studentrepresentanter til NTNU-styret hver vår og til Studenttinget hver høst. Valgene samkjøres med lokale valg av FTVene og ITVene. Kontinuiteten ivaretas ved at halvparten av de tillitsvalgte velges vår og høst. Se https://studentvalget.no. Formelle studentvalg skal tidligst gjennomføres etter semesterregistreringsfristen 15. september og 1. februar.

Sette opp valg i valgweb

Valgweb kan brukes på PC, nettbrett og mobil. Lenken til valgweb er https://innsida.ntnu.no/valg (dvs. samme adresse for velgere og for valgadministratorer). Når du er registrert som valgadministrator kan du sette opp valg og ta ut valgresultatet fra valgweb.

Følg disse tre steg for å få umiddelbar brukerrettighet som valgadministrator.

Det anbefales å legge inn valget før valget kunngjøres slik at velgerne finner det i valgweb under «dine valg».
Navn på kandidater legges inn når kandidatlisten er klar.

Slik setter du opp valg i valgweb[bildene viser gammel Valgweb. I ny valgweb kan man kombinere ulike manntall når man setter opp valget]

Kommunikasjonsplan for informasjon til velgerne

Valgsekretariat og valgkomite har ansvar for å informere om valget for å få fram kandidater og motivere velgerne til å bruke stemmeretten. Det skal gis informasjon om hva vervet innebærer og eventuelt hvilken kompensasjon som gis. Innsida skal brukes som offisiell informasjonskanal om valg, men andre kanaler kan også brukes som supplement (sosiale media, universitetsavisa, epost, plakater, valgmøter). Offisiell informasjon om valg skal gis på norsk og engelsk dersom det er internasjonalt ansatte/studenter ved enheten som ikke forventes å beherske norsk (eks. stipendiater, utvekslingsstudenter).

Det bør opprettes nettsider for valgene som inneholder:

• meldingene om valget
• presentasjon av kandidatene
• skjema for innsending av kandidatforslag (skjema for instituttvalg, skjema for fakultetsstyrevalg)
• lenke til valgweb
• lenke til valgreglement
• navn på personer som sitter i valgstyre, valgkomite og valgsekretariat

Eksempel på kommunikasjonsplan for Innsidameldinger/valgsider om NTNU styrevalg
(Språkhjelp på engelsk: se valgreglementet i engelsk oversettelse)

Reglement og tolkningsspørsmål

NTNUs valgreglement (norsk original ,engelsk oversettelse) beskriver:

• manntall og klager på manntall (§ 8)
• stemmerett (§ 3)
• valgbarhet og krav til språkferdigheter (§ 4)
• nominasjon av kandidater og valgkamp (§ 9)
• valgresultat (§ 11)
• valgstyre (§ 6) og valgkomite (§ 7) sin sammensetning og mandat.

NTNUs styringsreglement (norsk original) beskriver:

• sammensetningen av NTNUs valgte organ (styre, råd, medvirkningsorgan).

NTNUs retningslinje for rekrutteringsstillinger kap. 7.2 om rett til forlengelse for valgte verv og utvalgsarbeid gir ansatte i rekrutteringsstillinger rett til to ukers forlengelse for valgte verv og utvalgsarbeid uten honorar. NTNU-styremedlemmer mottar styrehonorar og kan eventuelt konverteres til lønnet forlengelse av rekrutteringsstillingen.NTNUs pliktarbeidsforskrift er opphevet.

Til hjelp i tolkningsspørsmål er det lagt inn fotnoter i valgreglementet bl.a. med henvisninger til Universitets- og høgskoleloven. Dersom et spørsmål ikke er regulert, kan det være en hjelp å tenke at man skal følge «ånden» i Universitetslovens (dvs. kap. 4 Organisering og ledelse ved statlige institusjoner) og at NTNUs regelverk gjelder så langt det passer også for valg på lavere nivå. Dersom lokal virkelighet gjør det meningsløst å gjennomføre valg (eksempelvis finnes det bare to administrativt ansatte ved instituttet), så finner man en praktisk løsning (eks. de to blir enige om hvem som er medlem og hvem som er vara til instituttstyret).

Hvis valgsekretær er i tvil om hvordan et problem skal løses, konsulteres valgstyrets leder. Nye problemstillinger og tolkningsspørsmål avgjøres av valgstyret.

Valgprotokollens innhold

Valgreglementet § 10 nr 4: «Valgresultatet skal føres i en særskilt valgprotokoll som underskrives av valgstyret. Melding om valgresultatet sendes til rektor/dekan og kunngjøres av valgstyret straks.»

Valgprotokollen skal som et minimum inneholde valgresultatet undertegnet av valgstyret. Utskrift av valgresultat fra valgweb vedlegges protokollen. Nye problemstillinger eller tolkningsspørsmål som dukket opp under gjennomføringen av valget bør omtales i valgprotokollen med tanke på framtidig læring. Valgprotokollen arkiveres.