På denne siden finner du reglementet for styrevalg ved NTNU, samt andre valg som følger av vedtak i NTNUs styre.

Engelsk versjon: Regulations for Elections

Reglement for valg til styret, fakultetsstyrer og instituttstyrer/råd eller utvidede ledergrupper ved Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet.

Fastsatt av Styret 2.12.2021 (S-sak 67/21) med hjemmel i Universitets- og høgskolelovens § 9-4 (10). [Sluttnotene gir utfyllende veiledning om manntall, språkkrav og valgkamp]

Det vises til autoritativ versjon av valgreglementet (pdf) der det for valgsekretariatene er lagt inn en rekke fotnoter til hjelp i tolkningsspørsmål.

1. Reglementets virkeområde

Reglementet gjelder for valg av medlemmer til NTNUs styre, fakultetsstyre og styrer/medvirkningsorgan ved instituttene, samt for andre valg som følger av vedtak i NTNUs styre.

Når det gjelder andre forhold slik som sammensetning av valgte organ, valgperioder og hvorvidt de enkelte valg skal gjennomføres, vises det til Universitets- og høgskoleloven, NTNUs styringsreglement, samt andre relevante styrevedtak og beslutninger fattet av NTNUs ledelse.

2. Valgform

1. Valg gjennomføres som elektronisk urnevalg via NTNUs intranett:
   a) Velgernes brukernavn og passord kontrolleres elektronisk mot manntallet. Eventuelle klager på manntallet sendes inn elektronisk.
   b) Den enkelte velger kan bare avgi stemme én gang ved hvert valg. Det er ikke adgang til forhåndsstemming.
2. Medlemmer og minst like mange rekkefølge varamedlemmer velges av og blant sine grupper i separate valg. Hver gruppe utgjør en valgkrets.

3. Stemmerett og valgkretser

1. Følgende grupper har stemmerett ved valg:
   a) fast ansatte i undervisnings- og/eller forskerstilling, inklusive åremålstilsatte ledere som rektor, prorektorer, dekaner og instituttledere, og utøvende kunstnere,
   b) midlertidig ansatte i undervisnings- og/eller forskerstilling,
   c) faste og midlertidig ansatte i tekniske og administrative stillinger, og
   d) studenter.
2. Fast og midlertidig ansatte må være ansatt i minst 50 % stilling og ha tiltrådt denne på dato for utleggelse av manntallet for å være stemmeberettiget innen sine grupper.[1]
3. Studenter som har studierett ved NTNU, har stemmerett. De som er registrert på studieprogram og emner ved flere fakulteter og institutter, kan velge ved hvilket fakultet og institutt de ønsker å benytte stemmeretten. Studenter som også fyller kravene for stemmerett som ansatt, skal stemme som ansatt.[2]
4. For eksternfinansierte ansatte med NTNU som arbeidsgiver, gjelder de samme regler om stemmerett som for institusjonens øvrige ansatte. [3] Dette gjelder ikke tilsatte ved institusjoner som driftsmessig er tilknyttet NTNU, men hvor NTNUs styre ikke har ansvaret for den faglige virksomheten.
5. Stemmerett bortfaller for den som har permisjon for å arbeide i annen stilling utenfor NTNU. Ved permisjon for å arbeide i annen stilling ved NTNU følger stemmeretten den stilling vedkommende innehar på dato for utleggelse av manntallet. Stemmerett beholdes ved permisjon med lønn fra NTNU.
6. Professor og førsteamanuensis i minst 20 % stilling ved Fakultet for medisin og helsevitenskap som er tilsatt i kombinert stilling ved Universitets­klinikken, har stemmerett ved valg på fakultets- og instituttnivå.

4. Valgbarhet

1. Ansatte og studenter med stemmerett er valgbare for sine respektive grupper dersom de har et ansettelses- eller studieforhold som dekker den aktuelle valgperioden. Med mindre styret har fattet annet vedtak, starter valgperioden 1. august. For gruppen midlertidig ansatte i undervisnings- og forskerstilling kan valgstyret godkjenne kandidater som har én måned kortere ansettelsestid enn den aktuelle valgperioden.
2. Norsk er offisielt arbeidsspråk ved NTNU. For å kunne skjøtte vervet må valgbare kandidater ha meget god norsk språkforståelse, dvs. realkompetanse i norsk tilsvarende det som kreves for opptak til norskspråklige studieprogram og fast vitenskapelig stilling. Tvilstilfeller avgjøres av valgstyret innen kunngjøringsfristen på grunnlag av kandidatens dokumenterte språkferdigheter på nominasjonstidspunktet.[4]
3. Følgende personer er ikke valgbare:
   a) Personer som har fungert i det aktuelle vervet i et sammenhengende tidsrom på 8 år ved begynnelsen av den nye valgperioden etter reglene i Universitets- og høgskoleloven.
   b) Følgende personer i lederstillinger: [5]
   - Rektor, dekaner med stedfortreder og instituttledere er ikke valgbare til styret eller fakultetsstyret.
   - Ledere som rapporterer direkte til rektor, leder av forvaltningsutvalg og avdelingsledere i Fellesadministrasjonen er ikke valgbare til styret.
   - Ledere som rapporterer direkte til dekan, samt seksjonsledere i fakultetsadministrasjonen er ikke valgbare til fakultetsstyret.
   - Ledere som rapporterer direkte til instituttleder er ikke valgbare til instituttets medvirkningsorgan.
   Reglene gjelder tilsvarende for museumsdirektør og museumsstyret. Tvilsspørsmål avgjøres av det respektive valgstyre.
   c) Medlemmer av valgstyre eller valgkomité for det aktuelle valg.
   d) Personer som er innvilget fritak etter å ha bedt seg fritatt for gjenvalg på grunn av tidligere verv etter reglene i Universitets- og høgskoleloven.

5. Tidspunkt for valget

1. Rektor fastsetter tidsplan for ordinære valg. Ved suppleringsvalg i perioden fastsetter henholdsvis rektor og dekan når valg skal gjennomføres.
2. Valgoppgjøret skal foreligge senest 1 måned før representantenes funksjonstid begynner.

6. Valgstyre

1. Valgstyret har ansvar for å gjennomføre valg og eventuelle suppleringsvalg i løpet av valgperioden fram til nytt valgstyre er oppnevnt. Valgstyret:
   a) administrerer valget og forberedelsene til dette.
   b) kunngjør valget 6 uker før første valgdag på NTNU- og fakultetsnivå og senest 4 uker før på instituttnivå. Samtidig skal det informeres om hvordan valget skal gjennomføres og fristen for å nominere kandidater. Nominasjonsfristen er 3 uker før valgene på NTNU- og fakultetsnivå og senest 2 uker før på instituttnivå.
   c) skal om mulig påse at valg ikke finner sted før det er fremmet forslag på minst like mange kandidater som det skal velges medlemmer og varamedlemmer, og at kravene til kjønnsbalanse i § 11 nr. 3 er oppfylt. Dersom det innen nominasjonsfristen ikke er fremmet forslag på minst like mange kandidater som det skal velges, kan valgstyret be valgkomiteen, eventuelt rektor eller dekan, om innen tre dager å fremme forslag på et tilstrekkelig antall kandidater.
   d) tolker valgreglementet.
   e) kontrollerer valgresultatet og kunngjør resultatet.
   f) behandler eventuelle klager over valget.
   g) kan ved tekniske problemer av avgjørende betydning for stemmegivningen, vedta at perioden for gjennomføring av valget forlenges.
2. Rektor oppnevner, etter drøfting i IDF-SESAM, valgstyret for valg av styremedlemmer.
   Dekan oppnevner, etter drøfting i IDF-LOSAM, valgstyret på fakultetsnivå som skal ha ansvar for å gjennomføre valgene til fakultetsstyre og instituttenes medvirkningsorgan.
3. Valgstyret skal ha 3 til fem medlemmer med representasjon fra ulike grupper ansatte. Leder av studentenes valgstyre er observatør. Rektor/dekan utpeker leder og eventuelt nestleder, eller overlater til valgstyret selv å velge disse.
4. Valgstyret er vedtaksdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Det gjør vedtak ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende.

7. Valgkomité

1. Rektor skal oppnevne en felles valgkomité bestående av minst en representant for hver gruppe ansatte som skal velges. Forslag til sammensetning drøftes i IDF-SESAM. Rektor kan oppnevne nye medlemmer dersom noen ikke kan delta i komitéen.
2. Valgkomitéen skal med vekt på likebehandling av kandidatene bidra til engasjement og bred valgdeltagelse ved å:
   a) innen nominasjonsfristen, utbre kunnskap om hva vervet innebærer og kravene til kandidatenes kompetanse.
   b) under nominasjonsperioden, bidra til at det foreslås et tilstrekkelig antall kandidater til at det kan bli et reelt valg, og eventuelt selv fremme forslag til kandidater.
   c) etter nominasjonsfristens utløp og før første valgdag, organisere valgmøter og presentere kandidatene.
3. Dekan kan oppnevne valgkomité for valg ved fakultetet. Instituttleder sørger for at tilsvarende oppgaver ivaretas på en hensiktsmessig måte ved instituttet.

8. Manntall

1. Rektor er manntallsfører. Stemmeretten er knyttet til at velgerne er registrert i NTNUs lønnssystem eller Felles studentdatasystem (FS). Felles manntall for alle valg ved NTNU tas ut to ganger i året i etterkant av studentenes semester­registrering. Valg kan gjennomføres fra fire uker etter at felles manntall er tatt ut og fram til en uke før nytt manntall tas ut. Velgerne må selv kontrollere at de er oppført i manntallet.
2. Klage på manntallet rettes til manntallsfører, senest 2 uker etter at manntallet er lagt ut. Dersom manntallsfører ikke finner å kunne rette manntallet, avgjøres klagen av valgstyret.
3. Det er et lederansvar å legge til rette for at ansatte som i sitt daglige arbeid ikke bruker internett, gis uhildet informasjon om valget og anledning til å kontrollere manntallet og avgi elektronisk stemme. Av hensyn til midlertidig ansatte i undervisnings- og forskerstilling som ikke har norsk/nordisk språkbakgrunn, gis informasjon også på engelsk om valget.

9. Nominasjon. Kunngjøring av kandidater. Valgkamp

1. Alle stemmeberettigete ansatte og studenter ved NTNU kan sende inn forslag på kandidater fra egen gruppe. Forslagene må være undertegnet av minst 3 stemmeberettigede.
2. Forslagene må være valgstyret i hende innen nominasjonsfristen fastsatt av valgstyret. Valgstyret forespør kandidatene og kvalitetssikrer at de er valgbare.
3. Valgstyret kunngjør kandidatene senest 1 uke før valget starter.
4. Institusjonell informasjon og informasjonskanaler må sikre likebehandling av kandidatene. Institusjonell valgkamp gjennomføres i perioden mellom kunngjøring og valgstart. Nærmere spilleregler for valgkampen avtales med kandidatene. [7]

10. Valg av studentrepresentanter

1. Stemmerett og valgbarhet følger av studentenes studietilhørighet det aktuelle semesteret og tilhørende oppføring i manntallet.
2. Valg av studentrepresentanter skjer ved elektronisk urnevalg. På fakultets- og instituttnivå kan valg alternativt gjennomføres som urnevalg i allmøte. Studenter som ikke er oppført i manntallet kan ikke avgi stemme ved allmøtevalg.
3. Det kan holdes separate valg på medlem og varamedlem.
4. Det kan bare stemmes på kandidater som er lovlig nominert og fremmet for valgstyret innen nominasjonsfristen. Studentene kan selv fremme sitt kandidatur.
5. Valg av studentrepresentanter til Styret gjennomføres av Studenttingets valgstyre. Studenttinget har ansvar for at det innen 1. mars hvert år velges representanter til valgstyret. Valgstyret fungerer også ved eventuelle valg/suppleringsvalg i perioden. Valgstyret kan selv fastsette tidspunkt for styrevalget.
6. På fakultets- og instituttnivå ivaretas valgstyrets oppgaver av de studenttillits­valgte ved hvert fakultet.
7. De studenttillitsvalgte på fakultetene (FTV) og instituttene (ITV) avgjør selv hvem som skal være faste representanter i fakultetsstyret og i styre/råd eller utvidet ledergruppe på instituttene.

11. Gjennomføring av valgoppgjøret

1. Det gjennomføres preferansevalg innen hver gruppe. Medlemmer og varamedlemmer velges under ett. Dvs. at hver velger rangerer maksimalt så mange kandidater i nummerert rekkefølge som det skal velges medlemmer og varamedlemmer for vedkommende gruppe.
2. Stemmene telles opp særskilt for hver gruppe. Resultatet avgjøres slik:
   a) Stemmene vektes ved at antall plasseringer som nr. 1 deles med 1, antall plasseringer som nr. 2 deles med 3, antall plasseringer som nr. 3 deles med 5, antall plasseringer som nr. 4 deles med 7 osv.
   b) Summen av de vektede stemmetallene avgjør hvem som blir valgt som medlem og hvem som blir rekkefølge varamedlemmer.
   c) Krav om kjønnsmessig balanse skal være oppfylt for hver valggruppe.
   d) Ved stemmelikhet mellom to kandidater avgjøres rangeringen mellom disse ved loddtrekning i valgstyret.
3. Likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse skal oppfylles slik:
   a) Skal det velges 2 eller 3 medlemmer innen gruppen, skal begge kjønn være representert. Tilsvarende gjelder for varamedlemmer. Dersom det ved opptelling viser seg at et kjønn vil få færre representanter enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn opp. Kjønnsmessig balanse skal først oppfylles for medlemmer, dernest for medlemmer og varamedlemmer under ett. Den med høyest stemmetall blant varamedlemmene er 1. varamedlem.
   b) Skal det kun velges 1 medlem, skal varamedlemmet være av motsatt kjønn.
   c) Det kan gjøres unntak fra reglene når det foreligger særlige forhold som gjør det åpenbart urimelig å oppfylle kravene. Unntak avgjøres av rektor/dekan etter forslag fra det respektive valgstyret.
4. Valgresultatet skal føres i en særskilt valgprotokoll som underskrives av valgstyret. Melding om valgresultatet sendes til rektor og kunngjøres av valgstyret straks.

12. Fratreden

1. Den som slutter i ansettelses- eller studieforhold ved NTNU, fratrer det verv vedkommende er valgt til. Den som har permisjon for å arbeide i stilling utenfor universitetet, fratrer vervet i permisjonstiden. Rektor eller dekan kan unntaksvis og etter personlig søknad frita et medlem fra verv for resten av valgperioden når tungtveiende arbeids- eller velferdsmessige grunner tilsier dette.
2. Personer som etter at valget er gjennomført blir tilsatt i stillinger som etter § 4 nr. 3 ikke gjør dem valgbare, fratrer vervet.
3. Suppleringsvalg avholdes bare dersom det ikke er mulig å supplere fra vara­medlemslisten og den rangerte kandidatlisten for det aktuelle valgte organ og gruppe.

13. Klage

1. Den som har stemmerett ved et valg, kan klage over feil begått ved valget. Klage må fremsettes overfor det respektive valgstyret senest en uke etter at valgresultatet er kunngjort.
2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes ny opptelling eller nytt valgoppgjør hvor dette er mulig og tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Valgstyret på institusjonsnivå kan dessuten bestemme at det skal holdes ny stemmegivning. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter pkt. 1 ovenfor.
3. Dersom klager ikke gis medhold, skal valgstyret avgi uttalelse om klagen og straks sende denne til klageorganet med kopi til klageren. Styret er klageorgan for valg på institusjonsnivå. Valgstyret på institusjonsnivå er klageorgan for valg på fakultets- og instituttnivå.
4. Mener klageorganet at det er gjort feil som kan ha vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling, nytt valgoppgjør eller ny stemmegivning, skal det holdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig etter reglene for vanlig valg. Inntil nytt valg har funnet sted, blir tidligere medlem stående selv om tjenestetiden er utløpt.

Sluttnoter i tolkningsspørsmål:

Stemmerett

[1] Ansatte som har 50 % stilling på to steder eller i to grupper, får tildelt stemmeretts­tilknytning i henhold til sin hovedstilling, men kan via klage selv velge stemmerettssted.

[2] Det er bare mulig å være registrert i én stemmerettsgruppe i manntallsperioden. Dersom man endrer status for eksempel fra student til ansatt i løpet av perioden, vil dette først ha innvirkning fra neste uttak av manntallet. Ansatte studenttillitsvalgte kan gjennom klage på manntallet, få endret stemmerett til student forutsatt at de har betalt semesteravgift.

[3] Fast ansatte forskere har stemmerett og er valgbare som fast ansatte i undervisnings- og forskerstilling uavhengig av sluttdato for nåværende finansiering.

Valgbarhet - språkkrav

[4] Det er mulig å ta ordet på engelsk, men kandidatene må kunne lese komplekse saksdokumenter og følge diskusjonen i styremøtet. De må ha kompetanse i norsk tilsvarende B2-nivå etter det Det felles europeiske rammeverket for språk. Fremmedspråklige kandidater kan bli bedt om å legge fram kursbevis eller attest fra instituttet (instituttleder/kontorsjef). Skandinavisk språk er sidestilt med norsk. Språkkravet vil eksempelvis være oppfylt dersom kandidaten har bestått NTNU trinn 3 kurs (B2/C1) eller fått toppkarakter på NTNU trinn 2 kurs (B1/B2). Merk at selv om en kandidat har «bestått» trinn 3 kurs, vil styrearbeidet sannsynligvis bli krevende dersom kandidaten ikke har oppnådd en meget god skriftlig karakter (lese- og språkforståelse). Muntlig karakter har mindre betydning.

[5] Gjelder sittende ledere og hvis man på et senere tidspunkt trer inn i slike stillinger.

Manntall

[6] Alle studenter oppfordres til å velge stemmerettssted ved et institutt i forbindelse med semester­registreringen. Etter at manntallet er tatt ut, er det bare mulig å korrigere stemmerettssted gjennom klage på manntallet. Eventuelle endringer i studentweb vil ikke bli registrert.

Valgkamp

[7] For å sikre likebehandling må institusjonelle meldingskanaler og epostlister ikke benyttes til å fremme enkelt­kandidater. Kandidatene kan drive personlig valgkamp på campus, i egne kanaler og nettverk. Medlems­organisasjoner må selv vurdere om de vil profilere kandidater fra egen organisasjon. Ved valg av representanter for de ansatte er det god valgskikk at all valgkamp opphører når valget starter; Det bidrar til valgfred for velgerne og entydige spilleregler for kandidatene. Spillereglene avtales med kandidatene. Ved studentvalg er det tradisjon for å drive personlig valgkamp i valgperioden som et tiltak for å fremme valgdeltakelsen.