FS - Feil på vitnemål - Kunnskapsbasen
FS - Feil på vitnemål
Her finner du NTNUs rutinebeskrivelse for håndtering av feil på vitnemål.
Felles Studentsystem | Brukerveiledninger FS
Feil på vitnemål
Ett vitnemål skal i utgangspunktet bare produseres en gang, og det skal kun eksistere en utgave av denne. Det er i hovedsak tre årsaker til at vi produserer nytt vitnemål (under forutsetning av at det originale vitnemålet returneres):
- Ved klage på karakter etter at vitnemålet er produsert, se egen veiledning om hvordan dette skal håndteres.
- Saksbehandlingsfeil
- Kjønnsskifte, jfr. sak i likestillings- og diskrimineringsombudet: LDO - 16/1732 Har rett på nytt vitnemål ved bytte av juridisk kjønn
Vi retter ikke opp feil fra en institusjon som ikke eksisterer (eksempelvis fra Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Sør-Trøndelag), men vi kan da utstede et brev fra NTNU som beskriver hva som var feil og hva som skal være riktig, med underskrift fra saksbehandler og leder.
Hver enkelt sak vedrørende feil på vitnemål må alltid vurderes individuelt (hvor graverende er feilen, er det mulig å gjenskape vitnemålet etc.). Som en hovedregel skal et vitnemål fra NTNU ikke inneha feil.
Ved feil på vitnemål skal følgende gjøres:
- Be studenten returnere originalvitnemålet (for papirvitnemål)
- Rette opp feilen
- Legg inn en merknad av typen KVAL-MRK for å vise hva som er endret (denne vises ikke på vitnemål og DS)
- Skriv ut nytt vitnemål og DS når det originale vitnemålet er mottatt (ikke før), og produsere nytt vitnemål med dagens dato
- For de som har mottatt et digitalt vitnemål, må de få beskjed om at vi har produsert et nytt dokument og oppgi årsak til dette. Såfremt kandidaten har lagret den gamle PDF fila på lokal PC, må vi be han/hun om å slette denne.
- Arkiver det nye vitnemålet og be DOKU registrere «Utgått» på det gamle.
Såfremt feilen er rettet opp og studenten ikke returnerer papirvitnemålet, må han/hun bli gjort oppmerksom på at det er manglende samsvar mellom det vitnemålet som han/hun har fått og protokoll/vitnemålsportal. Husk å sette en tilbakemeldingsfrist i brevet. Dette er en orientering til studenten, og det vil ikke være klagerett på saken. Såfremt fristen ikke overholdes skal saksbehandler henvise til tidligere orienteringer ved spørsmål i etterkant. Henvis til Vitnemålsportalen.
Merk at ingen som jobber med vitnemålsproduksjon skal ugyldigjgøre en kvalifikasjon etter at vitnemålet er produsert. Hvis det er behov for å gjøre slike endringer skal fshjelp@adm.ntnu.no kontaktes.
Oppretting av kjente feil
Ved feil på vitnemålet er det viktig å vite hvor FS henter data fra. Merk at beskrivelsen under tar ikke hensyn til hvilke tilganger du har i FS.
Feil i Oppnådd kvalifikasjon protokoll
Det som er unikt for selve kvalifikasjonen rettes opp i bilde «Oppnådd kvalifikasjon protokoll». Det gjelder:
- Emnesamling
- Vekting
- Manglende tittel på forsiden
- Gjennomsnittskarakter
- Utskrifts dato
Ved endring i dette bilde skal det legges til en merknad i kvalifikasjonsprotokollen, type merknad KVAL-MRK.
Er feilen av en slik art at graden ikke skal vises på Vitnemålsportalen, vil graden kunne fjernes ved å ta bort produsert-dato i bildet «Oppnådd Kvalifikasjon protokoll». Vær oppmerksom på at dette gjelder bare for kvalifikasjoner oppnådd de to siste årene fra dags dato. Er oppnåelsen eldre, vises den uavhengig av om det er registrert dato for produksjon eller ikke.
Du vil se i bilde "Oppnådd kvalifikasjon protokoll" ved å trykke på knappen "Hele", om en kvalifikasjon er rapportert til NSD eller ikke.
Andre feil
Karakterer, titler på bachelor- og masteroppgaver og emnenavn er ikke lagret i selve den oppnådde kvalifikasjonen, og skal da rettes opp utenfor kvalifikasjonsprotokollen.
- "Student vurdering samlebilde" - "Protokoll" (finn korrekt emne og hak av for "Detaljer"): Her rettes opp blant annet endringer i karakterer og feil i titler på bachelor- og masteroppgaver. Ved klage på karakter kan nytt vitnemål skrives ut når ny karakter blir registrert i protokoll, jfr. FS – Registrering av klage på karakter. Under "Endringsstatus" registres type endring: TITTEL (endring i tittel), KLAGE (klage på karakter) etc.). Legg til merknad og Oppdater. Husk at tekst som legges inn i FS må være fri fra formatteringer. Du kan eksempelvis kopiere teskten inn i Notepad, før det limes inn i FS.
- "Emne samlebilde": Her rettes opp feil i emnenavn, evt. manglende oversetting av emnenavn.
- "Person eksternstudium": Her rettes opp emnenavn på innpassede emner.
- "Dokumentarkiv": Her kan arkiverte vitnemål og DS i FS slettes. Sett markøren på det aktuelle dokumentet og trykk "Slett rad".
Avslag på spørsmål om nytt vitnemål
Typiske årsaker til avslag på spørsmål om nytt vitnemål; navnebytte, endring av emner etter gradfangst og at vedkommende har mistet vitnemålet. I saker der vi avslår nytt vitnemål er det greit å henvise til Vitnemålsportalen der dette er mulig, evt. kopi av vitnemål og/eller en bekreftelse. Vi er pliktig til å kunne dokumentere på hvilket grunnlag en grad er tildelt, også i ettertid.
Vurder alltid i saker som omhandler avslag om personen har rett til å søke om duplikat.
Duplikatvitnemål
Dersom vitnemålet er tapt, kan en etter søknad be om å få et duplikatvitnemål. Søknader og eventuell utstedelse av duplikat behandles og utføres av Enhet for FS og eksamen (fshjelp@adm.ntnu.no). Med duplikat menes en kopi av originalt vitnemål på originalt papir, men stemplet med «DUPLIKAT» på alle sider, jfr. retningslinjer for arkivering, kopi og duplikat ved NTNU.
Hvem kan søke om å få et duplikat
NTNU har en restriktiv praksis med hensyn til å utstede duplikat, etter anbefalinger fra Universitets- og høgskolerådet (UHR). Det kreves dokumentasjon på tapet, f.eks. kopi av politianmeldelse hvis det er stjålet eller forsikringsselskap ved brann.
Merk at det utstedes IKKE duplikat av et vitnemål fra en utdanningsinstitusjon som ikke eksisterer lengre, og der vitnemål ikke kan gjenskapes i FS. Eksisterer det kopi av vitnemålet, vil det heller ikke være grunnlag for å kunne søke om duplikat.
Vi behandler søknader som omhandler nytt vitnemål (duplikat) såfremt det kan dokumenteres at vitnemålet er kommet bort i postgang mellom NTNU og vitnemålsmottaker. Er et vitnemål tapt i forbindelse med postgang bør det vurderes å legge inn avviksmelding og sende inn erstatningskrav til Posten (for rekommandert brev).
Kontakt
Bruk kontaktskjema i NTNU Hjelp hvis du har spørsmål til innholdet på denne siden. Har du behov for brukertilgang til FS, kan du lese mere om hvordan du søker her.