Vurdere behov

Før det foretas nyinnkjøp av varer eller tjenester, skal det alltid vurderes om behovet kan dekkes på alternative måter:  

• Hvis du trenger vitenskapelig utstyr/forskingsinfrastruktur, sjekk om du kan låne det i Bookitlab.
• Ved behov for programvare, undersøk først om dette kan løses på en annen måte enn ved innkjøp.
• Hvis du har behov for møbler eller inventar, sjekk om det finnes på Gjenbrukstorget, eller om det kan trekkes om eller repareres av leverandør.
• Vurder om interne ressurser og tjenester kan dekke behovet ditt.

Tidlige vurderinger

En anskaffelsesprosess kan ta tid. Derfor er det viktig å ha tenkt igjennom behovet og ha et avklart budsjett.

Det er også viktig å melde inn behovet på et tidlig tidspunkt: 

1. Behovshaver skal avklare behov og estimert kostnad med leder som har myndighet til å godkjenne kostnader (BDM). Dersom BDM ikke gir aksept for innkjøpet, avsluttes prosessen.
2. Vurder om behovet kan dekkes av eksisterende rammeavtaler/avtaler.
   • Rammeavtalene er forpliktende å bruke, og som oftest kan det bestilles direkte på en rammeavtale.
   • På noen rammeavtaler må at det gjennomføres en konkurranse mellom eksisterende leverandører (minikonkurranse). I hvilke tilfeller minikonkurranser skal benyttes på de enkelte rammeavtalene finner du i NTNUs Avtalekatalog.
3. Alle anskaffelser med en verdi lik eller over kr. 100.000 ekskl. mva. som ikke er dekket av en rammeavtale/avtale, samt minikonkurranser, skal gjennomføres av en anskaffelsesrådgiver. 
   • Enkelte enheter har egne lokale anskaffelsesrådgivere med myndighet til å gjennomføre minikonkurranser og enkeltanskaffelser med en verdi under kr. 1,3 millioner. I slike tilfeller skal behovet meldes i henhold til enhetens rutiner. 
   • Anskaffelsesrådgivere ved Seksjon for anskaffelser og innkjøp har myndighet til å gjennomføre alle typer anskaffelser, og behov skal meldes via vårt kartleggingsskjema.
   • Det vil en tildeles en anskaffelsesrådgiver som bistår behovshaver gjennom anskaffelsesprosessen. 
4. For anskaffelser under kr. 100.000 ekskl. mva., følges en forenklet rutine.

Kontakt

Ta kontakt med fagrekvirent eller din lokale innkjøper for veiledning.

For ytterligere spørsmål og rådgivning, ta kontakt med lokal anskaffelsesrådgiver eller med Økonomiavdelingen på e-post: kontakt@okavd.ntnu.no.