Wikier

NTNU Sak - innføring

(Videresendt fra NTNU Sak - innføringsprosjekt)

NTNU Sak skal, i samarbeid med UH Sak, utvikle digitale løsninger for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning i sektoren. NTNU er pilot og skal ta i bruk ny løsning i 2023. Du kan lese mer om prosjektets mål, mandat, organisering og tidslinje på siden Om prosjektet.

Har du spørsmål om prosjektet eller det vi jobber med? Bruk skjemaet «Spørsmål om NTNU Sak» på NTNU Hjelp.

Les om BOTT- og UH-samarbeidet på egen side på Innsida, og via kanalen.

Les om BOTT-samarbeidet på BOTT-Samarbeidet.no.

English version: NTNU Sak - implementation project

Starter med basis saksbehandling

Når NTNU skal ta i bruk den nye løsningen blir ved innføringen primært fire saksprosesser og basis saksbehandling, som er utarbeidet og levert av UH Sak. Deretter er det muligheter for videre utvikling, men det mest grunnleggende må på plass først.

Leveranser fra UH Sak:

  • Basis saksbehandling
  • Styre, råd og utvalg
  • Godkjenning av utdanning
  • Kompetanseopprykk
  • Innsyn

Informasjon om andre prosesser som utvikles vil publiseres på egen wikiside.

Siste nytt og aktiviteter

Det nyeste fra prosjektet finner du på kanalene BOTT- og UH-samarbeidet, NTNU Sak - ePhorte og under siden Innføringsaktiviteter. Vi deler åpent presentasjoner, dokumenter og annen relevant informasjon.

Hvem blir berørt?

Innføringen av nye prosesser og systemer berører ulike målgrupper. Informasjon om involvering finner du på siden Involvering av organisasjonen.

Studenter

Studenter får en brukervennlig flate for søknader, med god veiledning i prosessen, større grad av selvbetjening og bruken av papir minskes. Behov for å registrere informasjon NTNU allerede har om deg som er student, vil reduseres. Saksbehandlingen blir raskere og mer forutsigbar. Dine personopplysninger er trygge.

Saksbehandlere

Saksbehandlere får enklere oversikt over sine saker, mer veiledning i arbeidet med saksbehandling og det vil være enklere å finne nødvendig informasjon. Veiledning er integrert i arbeidsprosessen og kan eksempelvis være svar på lignende saker, som veiledning eller lover og forskrifter. Plattformen skal bidra til en enklere arbeidshverdag og større trygghet i at arbeidet du gjør er korrekt. Automatisering og bedre verktøy vil spare deg for manuelle arbeidssteg og dermed arbeidstid. Du skal også være trygg på at informasjonen i plattformen er håndtert på en trygg måte.

Vitenskapelig ansatte

Vitenskapelig ansatte skal bidra med faglige vurderinger og gjennomføring av styre, råd og utvalg, slik de allerede gjør i dag, og den jobben kan de gjøre via løsningen. Dette vil gjøre det enklere å besvare spørsmål om for eksempel godkjenning av utdanning direkte, istedet for at henvendelser kommer på e-post, telefon eller andre måter. Som vitenskapelig ansatt får du støtte for utvalgte digitale prosesser på PC og mobil/nettbrett. Det er ikke tenkt at vitenskapelige ansatte skal ha en rolle som saksbehandler.

Mellomleder

Som mellomleder vil du dra nytte av bedre oversikt over, og fordeling av saker for dine kollegaer/ansatte. Godkjenning og andre operasjoner kan gjøres på PC og mobil/nettbrett. Et bedre verktøy vil forenkle hverdagen for dine ansatte og redusere behovet for opplæring.

Dokumentasjonsforvalteren

Ansatte som jobber med dokumentasjonsforvaltning vil få ny arkivkjerne og vil oppleve at det er større grad av automatisk arkivering. Dette vil bidra til en mer effektiv arbeidsdag, både med dokumentfangst og opprydding i arkivverdig materiale.

Eksterne brukere

Innsyn i NTNUs saksbehandling vil håndteres via eInnsyn. Eksterne som er bidragsytere i saksbehandlingsprosesser skal enkelt kunne bidra i disse prosessene. Eksempler på bidrag fra eksterne er styre, råd og utvalg hvor det skal sendes ut sakspapirer, signere protokoll og lignende.

 

Delprosjekter

NTNU Sak er inndelt i flere delprosjekter:

Sidene lenket opp nederst på denne sida inneholder mer spesifikk informasjon om prosjektet, aktiviteter, delprosjekt, arbeidspakker, med mer.

 

Kontakt

Har du spørsmål om prosjektet eller det vi jobber med? Bruk skjemaet «Spørsmål om NTNU Sak» på NTNU Hjelp.

Denne siden og underliggende sider forvaltes av kommunikasjonsansvarlige i NTNU Sak.

Child Pages (9)

  • NTNU Sak - Arbeid med å understøtte saksprosesser

    Innholdsfortegnelse [-] Saksprosesser i funksjonsanalysen (FUP) Gjennomgående prosesser Utarbeidelse av støttemateriale til saksprosessene Å jobbe med konkretisering og forbedring av interne...

  • NTNU Sak - Forvaltning

    Innholdsfortegnelse [-] Hva jobber vi med? Hvordan skal vi utvikle og etablere en forvaltningsorganisasjon? Hvem er vi som jobber i NTNU - Sak Forvaltning? NTNU Sak - Forvaltning er et delprosjekt...

  • NTNU Sak - Innføringsaktiviteter

    Innholdsfortegnelse [-] Aktiviteter høsten 2023 August Aktiviteter våren 2023 Juni Mai April Februar Januar Aktiviteter høsten 2022 November og desember Oktober September August Aktiviteter våren...

  • NTNU Sak - Innføringsprosjektet

    Versjon 2.0 - siden er under arbeid NTNU Sak – kvalitet i brukerorienterte tjenester NTNU Sak er en del av et nasjonalt initiativ som skal forbedre, fornye og forenkle prosesser, løsninger og...

  • NTNU Sak - Involvering av organisasjonen

    Innholdsfortegnelse [-] Møter med organisasjonen Innføringsledere ved enhetene på NTNU Nettverk for fagspesialister og fagnettverk for prosessrådgivere Involvering av og medvirkning fra brukere...

  • NTNU Sak - Konfigurasjon og innholdsproduksjon

    NTNU Sak - Konfigurasjon og innholdsproduksjon er et delprosjekt i NTNU Sak, som er etablert for å jobbe med å gjøre de nødvendige konfigureringene i NTNU Sak som gjør at systemet fungerer på NTNU....

  • NTNU Sak - Ofte stilte spørsmål

    Ettersom NTNU Sak har utviklet seg, har vi mottatt mange spørsmål, og her finner du svar på en rekke av dem. Merk at både NTNU Sak og NTNU er i stadig utvikling, og at alle svar kan endre seg. Du...

  • NTNU Sak - Om prosjektet

    Innholdsfortegnelse [-] Mål og mandat Overordnede mål Prosjektmandat Prosjektorganisering Delprosjekter Mål og mandat Overordnede mål Prosjektet er et strategisk tiltak som bygger opp under NTNUs...

  • NTNU Sak - Tilgangsstyring i ServiceNow

    Hvem har ikke irritert seg over å ikke ha tilgang til systemer slik man har behov for? I NTNU Sak har vi tatt utgangspunkt i organisasjonens ønsker og brukernes behov når vi har jobbet frem...