Wikier

Sentralt ansettelsesorgan

På denne siden finner du informasjon om hensikten og mandatet til Sentralt ansettelsesorgan (SAO), samt retningslinjer og prosedyrer for behandling av saker ved fakultetene, VM og Fellesadministrasjonen.

Se oversikt over råd og utvalg ved NTNU

Hensikt

SAO skal håndtere overtallighets- og oppsigelsessaker på grunn av virksomhetens forhold, det vil si de saker om oppsigelse som omfattes av statsansattelovens §19.

SAO trådte i kraft 17.08.2020. Alle saker som omhandler oppsigelse på grunn av overtallighet fra og med 17.08.2020, skal derfor håndteres i henhold til retningslinjene og prosedyrene som presenteres på denne siden.

Mandat

«Sentralt ansettelsesorgan ved NTNU fatter vedtak i alle oppsigelsessaker som har sitt grunnlag i overtallighet innenfor alle stillingskategorier ved NTNU. Organet har videre en rådgivende funksjon knyttet til rektors, eller den vedkommende bemyndiger, beslutning om innplassering i annen passende stilling.

Organet skal påse at arbeidsgivers arbeid med å lete etter annen passende stilling på fakultetet/ Fellesadministrasjonen er utført på en tilfredsstillende måte.

Organets sammensetning skal være i tråd med NTNUs til enhver tid gjeldende personalreglement.

Vedtak som er fattet av organet vil være NTNUs førstegangsvedtak og kan påklages til NTNUs klageinstans, som er NTNUs styre.»

Det sentrale ansettelsesorganet vil påse at det er vurdert muligheter for annen passende stilling ved hele virksomheten før et evt. vedtak om oppsigelse gjennomføres. Organet vil samtidig gjennom dette arbeidet kunne sikre en mer enhetlig praksis ved hele NTNU i overtallighetssaker ved at det i alle saker må gjennomføres samme prosess og vurderinger før et evt. vedtak om oppsigelse fattes av SAO. Organet vil også ha mulighet til å sammenligne saker fra alle enheter og ha et omfang som over tid vil kunne gi bedre muligheter til å vurdere hvilke stillinger som kan vurderes å være annen passende stilling for de enkelte stillingstypene.

SAOs mandat gjelder for alle vedtak om oppsigelse som har grunnlag i overtallighet, dvs. både for vitenskapelige og teknisk/administrative ansatte. Oppsigelse av andre årsaker og alle øvrige saker som ligger til et ansettelsesorgan vil fortsatt ligge til de ordinære ansettelsesorganene ved enhetene.

Vedtak som treffes er førstegangsvedtak og kan dermed påklages til NTNUs styre.

Sammensetning

Sammensetningen av SAO er så langt som det er mulig i tråd med personalreglementene for vitenskapelige og for teknisk/administrativt ansatte.

For undervisnings- og forskerstillinger (Se personalreglementet pkt. 7.2, siste avsnitt)

  • Leder: Seksjonssjef for HR NTNU
  • 3 representanter for det vitenskapelige personale, hvorav 1 midlertidig ansatt
    • Oppnevnes av rektor
  • 1 studentrepresentant
    • Oppnevnes av Studenttinget
  • Vararepresentanter (ikke personlige)
  • Funksjonstid: 4 år
  • Funksjonstid midlertidig ansatt og student: 1 år

For teknisk/administrative stillinger (se personalreglementet pkt. 9.1)

  • Leder: Seksjonssjef for HR NTNU
  • 2 representanter fra arbeidsgiver
    • Oppnevnes av rektor
  • 2 representanter fra arbeidstakersiden
    • Oppnevnes av forhandlingsberettigede fagforeninger
  • Vararepresentanter (personlige)
  • Funksjonstid 4 år (maksimalt 8 år)

Retningslinjer og maler - Behandling ved enhetene

For å sikre at alle muligheter for å forhindre oppsigelse av den ansatte er prøvd ved enheten, er det viktig at saken er behandlet ved enheten iht. gjeldende lover og regler, før en evt. oversendelse til SAO. Det er viktig at det rettslige grunnlaget er godt dokumentert og at saklighetskravet er oppfylt.

Kartlegging av den ansattes kompetanse

Når enheten ser en mulig overtallighet er det viktig at prosessen med å finne en mulig annen passende stilling startes så raskt som mulig. Dersom situasjonen løser seg på et tidlig tidspunkt kan man se for seg at det ikke er nødvendig å starte opp en oppsigelsesprosess eller at man ikke rekker å sette i gang en større prosess. Det er i så fall uproblematisk.

I alle andre saker vil det imidlertid være riktig og nødvendig at enheten så snart som mulig setter i gang med arbeidet med å kartlegge den ansattes kompetanse og nåværende stillingsinnhold og begynner å vurdere ledige mulige passende stillinger.

Så snart det er klart at det kan være en mulig overtallighet må det snarest mulig tilbys den ansatte et møte for å kartlegge den ansattes kompetanse, og også mulige preferanser i forhold til annen passende stilling. Dette vil danne grunnlaget for enhetens vurdering i forhold til hva som kan være andre passende stillinger ved enheten. Dette vil også være viktig informasjon og underlagsmateriale dersom saken senere må oversendes til SAO. Kartleggingen av den ansattes kompetanse og nåværende stillingsinnhold vil være viktig for å kunne vurdere den ansatte opp mot andre stillinger ved hele NTNU, dersom det ikke finnes annen passende stilling ved enheten. Det er viktig at dette gjøres i fellesskap mellom den ansatte og arbeidsgiver. Malen for denne kartleggingen følger i Kartlegging av kompetanse (docx).

Vurdering av annen passende stilling

Enheten må vurdere hvilke ledige stillinger som kan være annen passende stilling, og vurdere den ansatte opp mot disse. Alle ledige stillinger som kan være annen passende skal vurderes og vurderingen som gjøres for hver enkelt stilling skal dokumenteres gjennom å fylle ut skjemaet: Vurdering av annen passende stilling (docx).

I Veiledning ved vurdering av annen passende stilling (docx), følger det en kort veiledning for enhetene for å klargjøre hva det er denne vurderingen skal vurderes opp mot.

Forhåndsvarsel om oppsigelse og oversendelse til sentralt ansettelsesorgan

Dersom annen passende stilling finnes på enheten skal den ansatte tilbys denne, og saken kan dermed avsluttes. Dersom enheten ikke finner ledig annen passende stilling ved enheten, sendes saken over til sekretariatet i SAO. Ved oversendelse til sekretariatet skal det foreligge et notat fra enheten med innstilling i saken som inkluderer det faktiske og rettslige grunnlaget for den mulige oppsigelsen. Mal for notatet følger vedlagt i Fakultets innstilling til SAO (docx). I tillegg til oversendelsesnotatet, skal det også være vedlagt utfylt kartlegging av den ansattes kompetanse og nåværende stillingsinnhold, samt alle stillinger enheten har vurdert den ansatte for.

Samtidig sender enheten forhåndsvarsel om oppsigelse (docx) til den ansatte.

Mottak og videre behandling i Sentralt ansettelsesorgan

Saker som ikke inneholder de nødvendige vedlegg eller på annen måte er ufullstendige returneres til enheten for ny gjennomgang. Ufullstendige saker vil ikke bli behandlet.

For alle i utgangspunktet fullstendige saker undersøker og vurderer sekretariatet i SAO alle ledige stillinger ved NTNU for å finne mulige passende stillinger. Mulige passende stillinger blir vurdert i henhold til det gjeldende regelverk i statsansatteloven og forskrift til lov om statens ansatte.

Det første steget i prosessen med å finne en annen passende stilling, er å vurdere ledige stillinger opp mot statsansattelovens bestemmelser om hva som kan være en annen passende stilling. Nærmere informasjon om hvordan dette vurderes finnes i veiledningen ved vurdering av annen passende stilling (docx).

Ledige stillinger som etter at denne vurderingen er gjort blir funnet å være mulig annen passende stilling blir deretter vurdert opp mot den kartlagte kompetansen til den mulig overtallige. Dersom den overtallige oppfyller minimumskravene i stillingsutlysningen er stillingen i utgangspunktet å anse som en annen passende stilling. Når sekretariatet har kartlagt og vurdert de ledige stillingene ved hele virksomheten, oversendes de ledige stillingene som er ansett å være annen passende over til avgivende enhet for en faglig vurdering. Dersom den avgivende enhet anser at dette kan være annen passende stilling, blir stillingsinformasjon, kartlegging av den ansattes kompetanse, samt vurdering fra sekretariat og avgivende enhet oversendt til mottakende enhet(er). Dersom mottakende enhet slutter seg til vurderingen blir den overtallige tilbudt stillingen gjennom en formell omplassering vedtatt av rektor. Dersom mottakende enhet ikke slutter seg til vurderingen om at stillingen er annen passende, og/eller ikke anser det hensiktsmessig å foreta intervju eller samtale med den ansatte, må enheten begrunne dette særskilt. Begrunnelsen må avgis skriftlig til sekretariatet, og må forholde seg til minimumskravene i stillingsutlysningen. Vi legger til grunn at den ansatte hadde de personlige egenskaper/egnethet for å fylle stillingen ved opprinnelig ansettelse ved virksomheten, og begrunnelser som er fundert på dette grunnlag vil normalt ikke bli tillagt vekt.

I saker med uenighet mellom sekretariat, avgivende enhet og mottakende enhet om hvorvidt den ledige stillingen er annen passende, vil saken bli oversendt SAO for behandling og vedtak. SAO vil i sin behandling vurdere hvorvidt stillingen er å anse som annen passende eller ikke. Dersom SAO finner at stillingen er annen passende vil anbefalingen fra SAO til rektor være at stillingen blir tilbudt den ansatte gjennom omplassering vedtatt av rektor. Dersom SAO finner at stillingen ikke er annen passende, at andre stillinger ikke finnes og at saken for øvrig er tilstrekkelig opplyst vil den ansatte bli oppsagt.

Dersom ingen passende stilling blir funnet blant de ledige stillingene ved hele virksomheten, sendes saken over til SAO for behandling og vedtak. I de sakene SAO vedtar oppsigelse sender sekretariatet ut vedtaket om oppsigelse til den ansatte og enheten. Dersom SAO ikke fatter vedtak om oppsigelse, fordi de enten finner at saken ikke er tilstrekkelig opplyst eller at det dokumenterte grunnlaget for oppsigelse ikke er tilstrekkelig, vil saken bli sendt tilbake til enheten.

Se flytskjema over prosessen (docx).

Medlemmer

Vitenskapelige stillinger

Representanter:

  • Leder: Tone Aune, Seksjonssjef HR NTNU
  • Anne Dahl, HF, representant for faste vitenskapelig ansatte
  • Hilde Fjellvær, ØK, representant for fast vitenskapelig ansatte
  • Kommer, representant for midlertidige vitenskapelig ansatte

Representant for studenter mangler pr 31.12.2023.

Vararepresentanter:

  • Thomas Brandt, HF, vararepresentant for vitenskapelige ansatte
  • Kommer, vararepresentant for midlertidige vitenskapelige ansatte

Teknisk-administrative stillinger

Representanter:

Vararepresentanter:

  • Solveig Bakken, VM, vararepresentant for Eva Therese Voldhagen
  • Geir Tvedt, SU, vararepresentant for John Kamsvåg
  • Morten Kvamme, varerepresentant for Sturla Søpstad (oppnevnt av hovedsammenslutningene)
  • Morten Mørch, vararepresentant for Marte Gangmark Villmo (oppnevnt av hovedsammenslutningene)

Møteplan SAO vitenskapelig ansatte våren 2024

  • Tirsdag 30. januar kl. 14.00-16.00
  • Fredag 1. mars kl. 13.00-15.00
  • Onsdag 20. mars kl. 13.00-15.00
  • Onsdag 24. april kl. 14.00-16.00
  • Onsdag 22. mai kl. 13.00-15.00
  • Onsdag 5. juni kl. 13.00-15.00
  • Reservedato: Tirsdag 18. juni kl. 13.00-15.00