Rutiner for samtykke av personer som blir tatt bilde av, filmet eller gjort lydopptak av.

Denne rutinen gjelder IKKE for undervisning ved NTNU som det er egne rutiner for.

English - Consent in connection with photos - video - audio

Oppsummering

Samtykkeskjema

skal fylles ut av den som blir fotografert, filmet eller gjort lydopptak av.

Se også under om unntakene for situasjoner som avviker fra hovedregelen om samtykke.

QR-kode eller URL

• Kortlenke til samtykkeskjema: s.ntnu.no/mediesamtykke
• QR-kode til samtykkeskjema

• For å kunne skanne QR-koden, kreves ofte en app (for eksempel QR Code Reader). Mange har dette allerede innebygget i kameraet.
• Skriv gjerne ut QR-koden på forhånd og ta med på arrangementet. Utskriften kan lamineres for holdbarhet.
• Man kan også skanne QR-koden rett fra denne siden (lurt å bokmerke siden på forhånd).
• QR-koden kan trykkes opp på plakater o.l. som kan henges opp på arrangementet.

I stedet for QR-koden kan man bruke URL: s.ntnu.no/mediesamtykke

Fremgangsmåte for å gi samtykke

Den som skal gi samtykke åpner lenken eller skanner QR-koden med sin mobil og fyller ut samtykkeskjemaet. Vedkommende tar også en selfie som legges inn i skjemaet. Slik kan NTNU gjenfinne og koble riktig bilde/opptak med riktig samtykkeskjema i etterkant.

Slik finner du samtykkene som er gitt

For at fotograf og/eller kommunikasjonsansvarlig skal kunne se om samtykke er gitt, sjekker de samtykkene som er lagret i MachForm. Lesetilgang gis av DOKU, benytt skjema på NTNU Hjelp. Nettkontakter ved NTNU kan gis tilgang direkte.

Skriftlig samtykke er hovedregel

Hovedregelen er at det skal innhentes samtykke fra alle som fotograferes og som det gjøres opptak av. Samtykket skal dokumenteres.

Det finnes noen unntak for skriftlig samtykke. Åndsverkloven § 104 – Retten til eget bilde gir hjemmel for unntakene.

Unntak der samtykke ikke er påkrevd

• avbilding/opptak har aktuell og allmenn interesse
• avbilding/opptak av personen er mindre viktig enn hovedinnholdet i bilde/opptak
• bilde/opptak gjengir forsamlinger, folketog i friluft eller forhold eller hendelser som har allmenn interesse

Situasjonsbilder kan offentliggjøres uten samtykke så lenge bildene er harmløse og ikke på noen måte er krenkende for de som er avbildet/gjort opptak av.

NTNUs praksis av unntaksreglene og bildeeksempler

Mange av NTNUs arrangementer vil regnes som offentlige arrangementer av allmenn interesse, og vil derfor omfattes av unntaksreglene.

• Bildeeksempel 1
• Bildeeksempel 2

NB: Nærbilder av personer i slike sammenhenger krever imidlertid samtykke.

Bildeeksempel

Grensegangen mellom hva som er et situasjonsbilde og hva som er et nærbilde vil ofte være et definisjonsspørsmål. Innhent derfor alltid samtykke hvis du er i tvil.

Personer som er en del av arrangementet (underholdning, talere, konferansier etc), kan tas bilde av uten skriftlig samtykke.

Bildeeksempel

Illustrasjonsbilder

Praksis: Skriftlig samtykke.

• Illustrasjonsbilder er bilder som tas med bruk av modeller som illustrerer en reell situasjon (studiesituasjon, læringsmiljø etc.).
• På arrangmenter kan det avtales med enkelte deltakere, som gir skriftlig samtykke, til å figurere som modeller. Slik kan man få tatt gode situasjonsnærbilder eller videoopptak uten å måtte spørre mange forskjellige personer i mengden.

Events og arrangementer: Informer tydelig

Eksempler: NTNU Kveld, Jentedagen, Researchers’ Night o.a.

• Når det sendes ut invitasjon og informasjon om denne type arrangementet, legg ved info om følgende punkter (i de tilfellene det er planlagt fotografering, video-/lydopptak, streaming):
• Under dette arrangement vil NTNU ta bilder og/eller gjøre video-/lydopptak og/eller streame arrangementet.
• Under arrangementet opprettes det foto-/videofrie soner for de som eventuelt ikke ønsker å bli tatt bilde av/bli gjort opptak av.

Praksis under selve arrangementet

• Under selve arrangement skal det informeres om at det vil bli tatt bilder/video/lydopptak.
• Denne informasjonen formidles muntlig via konferansier, gjennom plakater/infoskjerm eller via andre hensiktsmessige kanaler.
• Gi tydelig tilkjenne at du fotografer/filmer/gjør lydopptak for NTNU. Bruk effekter eller klær som inneholder NTNU-logo eller andre lett gjenkjennelige signaler.

Offentlige arrangementer

Mange av NTNUs arrangementer vil regnes som offentlige arrangementer av allmenn interesse, og vil derfor omfattes av unntaksreglene. Nærbilder av personer i slike sammenhenger krever imidlertid samtykke.

Samtykke ved arrangement

NB: Hvis det innhentes skriftlig samtykke fra alle deltakere til et arrangement, for eksempel i forbindelse med påmelding, SKAL det felles samtykkeskjemaet benyttes. Det skal ikke lages egne versjoner av dette.

Bruke bilder i nyhetssaker

Her finner du tips og råd, og om lagring av bilder.

Dokumentasjon av samtykke

Kun ett samtykkeskjema skal brukes.

I dag brukes og lagres samtykkeskjema i MachForm.

Det er viktig at alle som benytter samtykkeskjema, bruker det samme skjemaet, altså skjemaet som QR-koden eller kortlenken s.ntnu.no/mediesamtykke leder til.

Alle skjemaer lagres dermed på samme sted i institusjonens arkiver, noe som gjør det mulig å gjenfinne samtykkene. Dette er essensielt hvis noen personer ønsker å trekke samtykket i ettertid. Ett skjema og ett lagringssted er i henhold til GDPR-regelverket.

Trekke samtykke og slette bilder

Hver enkelt person har rett til å trekke samtykket og få bilder slettet i ettertid gjennom å henvende seg til kontakt@komm.ntnu.no.

Risikovurdering og skjerming fra fotografering

Enkelte personer må eller ønsker av ulike grunner å skjerme seg fra å bli tatt bilder av under arrangementer som omfattes av unntaksreglene.

Når det gjelder bilder fra arrangementer som går inn under unntaksreglene for skriftlig samtykke, imøtekommer NTNU denne utfordringen ved å opplyse tydelig om at det blir tatt bilder og ved å opprette bildefrie soner ved arrangementer.

Kontakt

• For spørsmål knyttet til GDPR og samtykke, ta kontakt med jurist Synøve Halstadtrø Mørseth eller NTNUs personvernombud
• For spørsmål og hjelp med samtykke og lesetilgang i Machform: Kontakt DOKU via NTNUhjelp
• For andre spørsmål - kontakt Kommunikasjonsavdelingen kontakt@komm.ntnu.no