NTNU har tatt i bruk MachForm for å lage digitale skjema til støtte i arbeidsprosesser som ikke har egne fagsystemer eller dedikerte skjemaløsninger.

Innhold

• Varianter
• Bruk og bruksområde
• Regler for bruk
  • Rutinebeskrivelse
  • Funksjonsbetegnelser
• Sikker bruk
  • Ditt ansvar som skjemaeier og superbruker
  • Skannede kopier
  • Kryptering av innhold
• Begrensninger for vedlegg
• Signatur, autentisering og forhåndsutfylling av data
• Brukerstøtte

Avdeling for dokumentasjonsforvaltning (DOKU) eier skjemaverktøyet, men har ikke ansvar for de enkelte skjemaene. IT-avdelingen utvikler og drifter skjemaverktøyet.

Varianter

Det finnes to varianter av MachForm, med forskjellige tilgang:

• Intern (blå): Skjema kun tilgjengelig for ansatte og studenter, krever Feide-innlogging
• Ekstern (rød/oransje): Skjema tilgjengelig for alle

Bruk og bruksområde

MachForm er et generelt skjemaverktøy for innsamling av data tilknyttet arbeidsprosesser. Det har ikke støtte for avanserte arbeids- eller dataflyter, men svar kan lastes ned som Excel-ark, eller sendes som tekst eller PDF på epost til én eller flere mottakere.

Data skal ikke oppbevares i systemet over tid, men må hentes ut. Data i MachForm slettes autmatisk etter 90 dager.​​​​ MachForm er et innsamlingsverktøy, og er ikke egnet for langtidslagring av data. Reglene for bruk tilsier at ethvert skjema skal ha en rutinebeskrivelse for bruk og innhenting av data, samt når de slettes fra systemet.

Systemet er hovedsakelig til bruk for formelle prosesser og formelle skjema som faller inn under definisjonen: «Samler inn data som skal benyttes i en prosess eller funksjon ved NTNU eller enheten». Ansvar for bruk av og eierskap til skjema ligger hos enhetene, og DOKU er andrelinjestøtte for bygging av skjema, utvikling av integrasjoner, og overordnet bruk. Der hvor skjema benyttes på tvers av enheter tillegges ansvaret og eierskapet DOKU, med mindre én av enhetene innehar det formelle eierskapet og dermed ansvar.

MachForm skal ikke brukes til uformelle skjema, som for eksempel innkalling til sosiale samlinger. Der bør Microsoft Forms benyttes. Feilmeldinger sendes via skjema på NTNU Hjelp.

DOKU ønsker å bidra til at skjema tilhørende NTNU standardiseres. Enhetene og skjemaansvarlig kan kontakte DOKU for hjelp til dette arbeidet, inkludert vurdering av innsamling av data. Det anbefales at skjema eksporteres og lagres lokalt slik at man har backup.

Regler for bruk

1. Hvert skjema skal merkes – «tagges» – slik:
   1. Én merkelapp med «Ansvar: ENHET», for eksempel «Ansvar: DOKU», for å indikere eierskapet
   2. Én merkelapp med «Funksjon: FUNKSJON», for eksempel «Funksjon: Bestilling» eller «Funksjon: Klage»
   3. Én merkelapp for hver enhet som benytter skjemaet, for eksempel «KOMM», «IT», og «DOKU». Bruk forkortelser hvis tilgjengelig
   4. Hvis skjemaet er under utarbeidelse merkes det med «Utkast»
   5. Ingen andre merkelapper skal benyttes
2. Det skal som hovedregel benyttes åpne- og lukketid for skjemaet
   1. I skjemaets innstillinger skal dato for når skjemaet kan fylles inn angis eksplisitt, både fra og til dato og klokkeslett
   2. Unntak gis for skjemaer hvor det er åpent for besvarelser kontinuerlig
3. Den eller de enheter som oppretter et skjema er pliktig å tydeliggjøre sitt ansvar for bruken av skjemaet, gjennom ovennevnte merking og melding av rutinebeskrivelse til DOKU
   1. Rutinebeskrivelse skal oppgi hvordan data behandles, hvem som er ansvarlig for å sikre at data slettes og når, samt beskrive skjemaets formål
4. Det skal ikke samles inn sensitive personopplysninger eller taushetsbelagt informasjon i skjemaene
   1. Informasjonen som samles inn skal hovedsakelig kunne klassifiseres som Intern
   2. Enheten er selv ansvarlig for at lover etterfølges i innsamlingen av data
5. Skjemaer som mangler merking, dokumentert rutine, samler inn sensitive personopplysninger eller taushetsbelagt informasjon, eller ikke har vært i bruk siden foregående semester kan lukkes og eventuelt slettes
   1. Beskjed om brudd på regler og oppfølging av eksisterende skjema vil gis til enhetens superbrukere via e-post, deretter til enhetens ledelse via etablerte kanaler i mangel på svar
   2. Det gis normalt to ukers svarfrist før skjema stenges, deretter fire uker før skjema med tilhørende data slettes
   3. I særlig graverende tilfeller kan skjema stenges umiddelbart, men ikke slettes før konsultasjon med relevant enhet
6. Utgåtte skjemaer skal stenges når de ikke lenger er i bruk, og deretter slettes

Rutinebeskrivelse

Rutinebeskrivelser skal inkludere formål, eierskap, funksjon knyttet til arbeidsprosess og hvordan innsamlet data behandles, oppbevares og slettes. Hvert formelle skjema skal ha en tilknyttet rutinebeskrivelse, sendt via skjemaet «Rutinebeskrivelse for skjema» i NTNU Hjelp, som oppbevares av DOKU. Skjemaet stiller fem spørsmål:

1. Hvilken enhet eier skjemaet? Oppgi fullt navn på enheten som eier, vedlikeholder og benytter skjemaet.
2. Hva er navnet på skjemaet? Fyll inn det fulle navnet på skjemaet.
3. Hvor ligger skjemaet? Velg MachForm Intern (blå) eller MachForm Ekstern (rød/oransje)
4. Hvilken funksjon eller arbeidsprosess bidrar skjemaet til? Beskriv hva skjemaet brukes til og hvorfor enheten benytter det.
5. Hvor lenge oppbevares innsamlet data i MachForm? Beskriv hvilken type data som samles inn, samt når og hvem som sletter mellomlagring av svar i MachForm.

For eksempel:

1. Hvilken enhet eier skjemaet? Avdeling for dokumentasjonsforvaltning
2. Hva er navnet på skjemaet? Søknad om godkjenning av tidligere fullført utdanning
3. Hvor ligger skjemaet? MachForm Intern (blå)
4. Hvilken funksjon eller arbeidsprosess bidrar skjemaet til? Forenkler søknad om innpassing av emner avlagt ved norsk eller utenlandsk utdanningsinstitusjon.
5. Hvor lenge oppbevares innsamlet data i MachForm? Informasjon om studenter, tilhørighet hos fakultet og institutt ved NTNU, avlagt utdanning ved ekstern utdanningsinstitusjon, samtykke til innhenting av karakteropplysninger, beskrivelse av hvordan emne ønskes innpasset, samt vedlegg. Skjemaet er åpent uten tidsbegrensning, og innsendte svar sendes automatisk til det aktuelle postmottak. Data slettes av Avdeling for dokumentasjonsforvaltning når søknaden er behandlet og arkivert.

Funksjonsbetegnelser

Bruk den mest treffende merkelappen som er uthevet. Ved mangel på passende merkelapp, spør DOKU.

• Utkast: Skjemaet er under arbeid
• Søknad
  • Tildeling: Midler, ressurser, opprykk
  • Klage: Eksamen
  • Begrunnelse: Eksamen
  • Tilrettelegging: Eksamen, utsettelse, permisjon
• Bestilling
  • Endring: Opprette, Endre, Avslutte, Slette
  • Forslag
  • Veiledning
• Påmelding
  • Innmelding: Til kurs, kontrakt
  • Registrering: Samtykke, taushetserklæring
• Undersøkelse: Spørreskjema, kartlegging, brukerundersøkelse, evaluering
• Dokumentasjon: Innsending av dokumenter
• Mal: Skjema for duplisering

Sikker bruk

Det anbefales at alle med direkte tilgang til skjema fra administrasjonsgrensesnittet bruker tofaktorautentisering for innlogging. Dette settes opp i kontoinnstillingene («Account») fra menyen øverst, og du kan bruke samme mobilapp som du bruker til 2FA for Feide og annet.

Ditt ansvar som skjemaeier og superbruker

Som eier av eller ansvarlig for datainnsamling er det viktig at du er klar over risikoene dette innebærer. NTNU, sektoren og anerkjente offentlige aktører har gode ressurser som du bør være kjent med:

• Siden Informasjonssikkerhet for ansatte og studenter for oversikt over hva du må kunne, kontaktpunkter for hjelp hos NTNU, regler og rutiner, kurs og opplæring med mer
• Sikresidens ressurser for å unngå å bli hacket eller manipulert
• Siden Datainnsamling for en oversikt over regler og prosedyrer for innsamling av data som inneholder personopplysninger, som også er relevant for administrativ bruk
• USITs ved UiO retningslinjer for ansvarlig datainnsamling og skjemabruk på nett

Skannede kopier

Skjema som er et mellomledd i saksbehandling hvor det samles inn personopplysninger skal ikke motta skannede kopier. MachForm er ikke et egnet sted for mellomlagring, og innsendte svar og vedlegg slettes ikke permanent når de slettes i administrasjonsgrensesnittet. Hvis du må samle inn slike data, bruk feltene i skjemaet fremfor en papirkopi som vedlegg, og krypter de. Bruksanvisning er tilgjengelig.

Kryptering av innhold

Hvis feltene i skjemaet ikke er tilstrekkelig for å erstatte et Word-dokument eller tilsvarende, så må vedleggene være passordbeskyttet eller krypterte før de lastes opp. På Innsida kan du lese om å beskytte Office-dokumenter, kryptere filter generelt, og klassifisering av filer og informasjon. Adobe har en brukerveiledning for PDF-filer. Passord må sendes via annen, sikker kanal; ikke MachForm.

Begrensninger for vedlegg

Hvert enkelt vedlegg kan ikke overskride 20 MB i størrelse, og må være korrekt formatert for at MachForm skal godta opplastingen. Dette er nødvendig for at vedlegg skal kunne sendes på epost. Større vedlegg som er tilgjengelig offentlig, som publikasjoner eller multimedia, bør lenkes til i et eget felt. Større materiale som ikke er offentlig tilgjengelig bør benytte Units Filsender-tjeneste, som støtter svært store filer.

Skjema som har dette behovet bør inneholde et felt for å opplyse om hvordan større vedlegg sendes inn, og oppgi hvilken epostadresse de skal adresseres til.

Signatur, autentisering og forhåndsutfylling av data

MachForm Intern er integrert med Feide. Dette betyr at innsenderen er autentisert med Feide-ID, og skjemaet kan automatisk fylle inn data fra NTNUs kildesystemer, for eksempel Paga og FS. Skjemabyggeren kan sette opp automatisk utfylling av felt, som navn, epost, studentnummer, postadresse, enhet og annet.

Dette gjøres for å forenkle brukernes utfylling og spare tid, samt unngå at noe fylles inn feil. Bruker bør gjøres oppmerksom på dette i skjemaet.

Brukerstøtte

DOKU gir brukerstøtte til superbrukerne i bygging av skjema, utvikling av integrasjoner, samt lover, regler og rutiner for bruk av skjema. For oversikt over superbrukere, se siden Lokale superbrukere i MachForm.

Hovedside DOKU | Temaside om administrative systemer | Sider merket med MachForm