Denne siden er en veileder for deg som ansatt, om hvordan du skal oversende sak til NTNUs nemnd for studentsaker.

Ser du etter noe annet? NTNUs nemnd for studentsaker| Mer om begrunnelse og klage

NTNUs nemnd for studentsaker minner om viktigheten av at saker som oversendes til nemnda er tilstrekkelig opplyst. Hvis saken ikke er tilstrekkelig opplyst, vil den sendes tilbake til den enheten som oversendte saken til nemnda. For å forhindre dette har nemndas sekretariat utarbeidet en veileder for oversendelse av sak til nemnda. Her finner du også mal for oppsett av oversendelsesbrev (pdf) fra førsteinstansen til nemnda.

Vedtak, underretning og informasjon

Den enheten som treffer et enkeltvedtak på vegne av NTNU (institutt, fakultet eller administrativ avdeling), , skal sørge for at den eller de vedtaket gjelder underrettes om vedtaket så snart som mulig. Sammen med underretningen om vedtaket skal det informeres om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte ved klage.

Klage, behandling av klage og oversendelse til nemnda

Studentens klage skal sendes til den enheten som har fattet vedtaket (førsteinstansen), som for studenter normalt vil være institutt, fakultet eller avdeling. Dersom førsteinstansen (institutt/fakultet/avdeling) ikke finner grunnlag for å endre tidligere vedtak/gi klager medhold, og studenten opprettholder klagen ved ikke å trekke den, skal saken oversendes til NTNUs nemnd for studentsaker for endelig avgjørelse. Dette skal skje uten ugrunnet opphold. Har avgjørelsen i utgangspunktet blitt truffet på instituttnivå (etter delegasjon fra fakultetet), leveres normalt klagen til instituttet som videresender den til fakultetet for fornyet vurdering, før den eventuelt oversendes til nemnda.

Oversendelsesbrev til nemnda

Når klagen er behandlet av oversendelsesinstansen, skal det lages et oversendelsesbrev til nemnda, se vedlagt mal for innhold og oppsett.

Oversendelsesinstansen skal sende en kopi av oversendelsesbrevet til klager. Dersom oversendelsesinstansen mottar ytterligere uttalelse fra klager etter oversendelsen, skal dette legges direkte inn i saken i ePhorte. I så tilfelle må nemndas sekretær informeres om at det er lagt inn ny informasjon i saken.

Dokumenter i saken

Det er viktig at alle dokumenter i saken legges som vedlegg til oversendelsesbrevet. Nemnda kan etter forvaltningsloven prøve alle sider av saken. Det er derfor viktig at dokumentene viser at saksbehandlingsreglene er fulgt i tråd med forvaltningsloven og universitets- og høyskoleloven. Hvilke dokumenter som skal vedlegges vil variere ut ifra de ulike sakstypene.

Eksempel på viktige dokumenter:

• Førsteinstansens vedtak
• Evt. forhåndsvarsel
• Studentens klage
• Vurderinger som er gjort i forbindelse med klagen
• Eventuelle møtereferat
• E-post korrespondanse

NB! Listen er ikke uttømmende.

Oversendelse av saken

• Saken skal oversendes til nemndas sekretær via ePhorte: Trine Gjerstad, kortnavn i ePhorte TRINGJ.