Wikier

Rydding og dokumentfangst

(Videresendt fra NTNU Sak Rydding og dokumentfangst)

For å få det nye systemet og avslutte ePhorte må vi rydde, og få inn all dokumentasjon som er bevaringsverdig. Du må gjøre to ting før overgangen:

  1. Alle saker og journalposter må være ferdigstilt og avsluttet (rydde)
  2. Sikre at dokumenter blir arkivert for ettertiden (dokumentfangst)

Du og enheten din blir invitert til digital ryddeworkshop, informasjon kommer snart. Bruk skjemaet «Hjelp til rydding i ePhorte» på NTNU Hjelp, under Administrative tjenester / Dokumentasjonsforvaltning for kontakt med ryddeprosjektet.

Se også presentasjon i H5P.

Rydding

For å gjøre ryddingen enklere for deg som saksbehandler har vi utarbeidet en kort sjekkliste, hvor du kan følge punktene.

Søk i venstremenyen i ePhorteSjekkliste

1. Godkjenningsrunder (Mottatt oppgave)

2. Reserverte (Under arbeid)

  • Fjerner en del restanseflagg

3. Restanser (Ubesvart post)

Restanse - Post som du må saksbehandler (besvare eller avskrive)

Foto: NTNU Sak Rydding og dokumentfangst

4. Godkjenning (Til godkjenning og Sendt til godkjenning)

5. Offentlighetsvurdering (Vurder offentlighet)

6. Mine saker

  • Marker som ferdig eller be DOKU slette dem
Vurderingskriterier for å avslutte saker
  1. Saker som skal avsluttes kan ikke inneholde restanser – røde eller blå flagg
  2. Saker som skal avsluttes kan ikke inneholde reserverte journalposter – status R
  3. Saksbehandler bør selv vurdere om saken er ferdig eller ikke
  4. Hvis du vet at det kommer flere dokumenter til saken, la den være åpen
  5. Hvis du ikke vet om noe som tilkommer på saken, og punkt 1 og 2 er oppfylt, kan den avsluttes

Hvis du går gjennom det du har liggende i disse søkene fra venstremenyen, i uthevet tekst, så vil vi raskt komme mye nærmere målet. Vi vil bistå med opplæring, veiledning og ryddeworkshops.

DOKU har mange veiledninger til ePhorte på Innsida som kan være til hjelp, blant annet om å ferdigstille saksmappejournalpostbrev og notater – og ikke minst avskrive flere journalposter samtidig.

Rydding i ePhorte - Video på Microsoft Stream fra 2020

Tips og triks for å lette arbeidet

  • Du kan avskrive flere restanser samtidig ved å markere –hake av – de aktuelle journalpostene, og deretter velge Besvar/Avskriv og Avskriv JP
    • Sjekk om du har gamle reserverte – uferdige – journalposter med status R som skal ferdigstilles eller slettes. Disse finnes i søket Under arbeid i venstremenyen. Send liste til Dokumentsenteret over journalposter som skal slettes
    • Henvendelser og svar må være knyttet sammen, se «Knytte sammen utgående svar med inngående brev» på Innsida for hvordan dette gjøres
    • Sett gjerne av fast tid hver uke – fem minutter ikke alltid nok, lag deg en rutiner

Dokumentfangst

Det blir gitt informasjon om dokumentfangst i oppstartsmøter med hver enhet. Leder ved enheten vil deretter kartlegge hva som eventuelt mangler fra ePhorte og videreformidler informasjon om arbeidet som skal utføres fremover til sin enhet. Brukerveiledning for arkivering i ePhorte:

Dokumentasjon skal ikke sendes til DOKU for arkivering.

Se dokumentet Anbefalte prioriterte områder.pdf for en oversikt over hvilken dokumentasjon som må registreres.

Child Pages (4)