English web page: NTNU Sak - Implementation project

NTNU Sak var fra våren 2021 til høsten 2024 et prosjekt for innføring av standard fellestjenester for saksbehandling ved NTNU, med en ny saksbehandlingsløsning levert av det nasjonale prosjektet UH Sak. I løpet av prosjektet har ambisjoner om å heve kvaliteten i saksbehandlingen og forbedre, fornye og forenkle prosesser og tjenester kommet til.

Som ledd i prosjektets arbeid ble det satt i verk en gjennomgang og forbedring av administrative arbeidsprosesser som ble implementert ved NTNU. Mange ansatte var med i arbeidsgrupper som skulle standardisere og øke kvaliteten i saksbehandlingen. Dette arbeidet fortsetter ved NTNU gjennom prosessorganiseringen.

Det var usikkert om løsningen ville dekke behovene til saksbehandling og bevaring av dokumentasjon godt nok. Mye teknisk og funksjonsmessig utvikling gjensto. Løsningen skulle etter planen erstatte sak- og arkivsystemet ePhorte. I tillegg skulle NTNU få en ny plattform for saksbehandling, med større utviklingsmuligheter. Sektoravtalen med leverandøren Sopra Steria ble avsluttet i juni 2024 etter at eierne i UH Sak vurderte risikoen med innføringen som for høy. Se pressemelding fra Sikt, omtale i Universitetsavisa og Khrono 26.06.2024.

Prosjektets mål

Prosjektet NTNU Sak skulle understøtte NTNUs strategiske mål:

«Vi har utviklet og modernisert det teknisk-administrative støtteapparatet og yter tjenester med riktig kvalitet tilpasset behovet til brukerne. Hver medarbeiders kompetanse blir verdsatt og utviklet systematisk.»

Fremtidens saksbehandling bidrar til å realisere NTNUs strategi. Innen 2025:

• opplever vi å være ett NTNU
• har vi modernisert og utviklet det teknisk-administrative støtteapparatet
• velger de beste studentene NTNU

Fellestjenesten og systemet ville bestå av systemplattformen ServiceNow og arkivkjernen Documaster. I tillegg ble det utviklet særskilt prosesstøtte for Innsyn, Styre, Råd og Utvalg, Kompetanseopprykk og Godkjenning av utdanning. Plattformen ville kunne benyttes til utvikling av brukerorienterte tjenester og digitale arbeidsprosesser.

Organisering av prosjektet

Prosjektet var organisert i flere delprosjekter for å skape resultater innen ulike arbeidsområder som forvaltning, etablering av løsning, konfigurasjon og innholdsproduksjon, samt innføring. Organiseringen endret seg over tid og avhengig av prosjektets oppgaver og tilgang på ressurser, hvor nye delprosjekter kom til og andre gikk ut.

Prosjekteier var Direktør for organisasjon og infrastruktur, og styringsgruppen bestod av ledere ved NTNU, representanter fra fagorganisasjonene og leder i arbeidsutvalget i Studenttinget. Senere endret dette seg til å være direktør for Avdeling for utvikling og virksomhetsstyring.

Involvering og forankring i organisasjonen

NTNU Sak etablerte en modell med innføringsledere, prosessansvarlige og prosessrådgivere for å sikre brukermedvirkning, ivaretakelse av brukernes behov, samarbeid med kompetansemiljø, prosessrådgivere og system- og IT-administratorer. I tillegg samarbeidet prosjektet med avdelingene for å heve kvaliteten i saksbehandling.

Her finner du flere detaljer om prosjektet.

Arkivert fra prosjektet

Det meste av materiale fra og informasjon om prosjektet er ryddet og arkivert, og tilgjengelig gjennom følgende saksnummer og utvalgte journalposter. De er samlet under ordningsprinsippet «Prosjekt» med verdien «NTNU Sak - Innføringsprosjekt for ny saksbehandlingsløsning og arkivkjerne» i sak- og arkivsystemet Elements.

Prosjektledelse/-kontor

2022/7489 Prosjekt - NTNU Sak - Styringsgruppemøter

Delprosjekter/arbeidspakker

2023/33377 Prosjekt - NTNU Sak Innføring - Risikovurderinger fra organisasjonsenhetene

2024/14206 Prosjekt - NTNU Sak Konfigurasjon og innholdsproduksjon - Presentasjoner

2022/27656 Prosjekt - NTNU Sak - Testmiljø og testdata

Relaterte

2024/23973 Status for prosesseieres og -ansvarliges oppdrag med å identifisere lokalt brukerstøtteapparat og forvalte informasjon

Puslespillbrikker for innføring av ny saksbehandlingsløsning. Foto: NTNU Sak

Denne siden og undersider var forvaltet av kommunikasjonsansvarlige i NTNU Sak.