Dette er en ressursside for deg som jobber med tap av studierett for studenter som 1) ikke har fullført studieprogrammet på normert tid med tillegg av 50 % eksklusive permisjoner, og 2) tap av studierett for studenter som ikke har produsert studiepoeng de siste tre semestrene i det studieprogrammet studenten er tatt opp til. Det kan avtales individuell utdanningsplan som går utover dette. Sett deg inn i hele rutinen før du går igang med arbeidet.

Felles Studentsystem | Brukerveiledninger FS

Innledning

Studieforskriftens § 3-3 angir i hvilke tilfeller studentene kan miste studieretten sin. Ifølge studieforskriftens § 3-3 skal studentene få et varsel med frist for å uttale seg, før det gjøres vedtak om tap av studierett. Varselet sendes per e-post gjennom FS.

Hvis fakultetet fatter vedtak om tap av studierett etter § 3-3, kan studenten klage på vedtaket. Fakultetet skal da vurdere saken på nytt etter forvaltningsloven kapittel VI. Vedtaket sendes per brev.

Dersom fakultetet opprettholder vedtaket etter ny vurdering etter klage fra studenten, skal saken sendes videre NTNUs klagenemnd for endelig behandling.

Forhåndsvarsel

Normalt gjøres denne kontrollen en gang i året etter endt studieår, og etter at sensuren er registrert i protokoll (eventuelt etter utsatt eksamen i august).

I FS er det opprettet 2 brevmaler (sendes som e-post) vedrørende forhåndsvarsel om tap av studierett:

• Ikke produsert studiepoeng de siste tre semestrene innenfor studieprogrammet, frist for tilbakemelding er 10 dager (FS VARSEL_STUDIEPO 1 - Varsel om manglende studiepoeng)

• Brukt 50% eller mer ut over normert studietid innenfor studieprogrammet studenten er tatt opp til, frist for tilbakemelding er 10 dager (FS VARSEL_PROGRESJ 1 - Varsel om manglende studieprogresjon)

Finne frem til hvem som skal ha forhåndsvarsel

For å kunne finne frem til hvilke studenter som skal ha forhåndsvarselet, må det gjøres en manuell kontroll av utdanningsplanen til hver enkelt student.

FS301.010 Studenter i studiekull er en nyttig rapport du kan bruke for å finne frem til hvem som står i fare for å miste studieretten Fordelen med rapporten er at merknad knyttet til studentene vises her. I tillegg ser du hvor mange studiepoeng som er planlagt og bestått, og hvor mange studiepoeng som ligger utenfor utdanningsplanen.

• Velg sted – vurder om rapporten bør kjøres per studieprogram eller per institutt
• Vis ikke studenter som: Hak av for “har fullført studiet”, “har sluttet”, “er utestengt”, er på utveksling” og “er i permisjon”.
• Campus: ALLE
• Studieretning: ALLE
• Studierettsstatus: ALLE
• Studentstatus: Aktiv
• Hak av for “Inkludèr studiepoengopplysninger" og “Termin for studiepoengberegning”
• “Termin for studiepoengberegning” - [årstall] høst/vår] (oppgi semesteret som kontrollen gjøres på).

Tips: Ved bruk av filtrering i enkelte bilder og rapporter i FS kan du spisse utplukket bedre. UiO har laget en fin brukerveiledning om filtrering som kan være nyttig.

Kontrollèr utplukket av studenter

Kontrollèr følgende ved manglende studieprogresjon:

• Har studenten søkt om og fått innvilget utsettelse på innlevering av masteroppgave, permisjon og ev. andre forhold som kan gi unntak fra denne inndragningen av studierett?
• Har studenten tatt emner som feilaktig ligger registrert utenfor utdanningsplanen?
• Har studenten fått registrert gyldig fravær fra eksamen i den aktuelle perioden?
• Har studenten en vurderingsmelding som det ikke er registrert karakter på?
• Eksisterer det vedtak i ePhorte eller annen avtale mellom institutt og studenten som ikke er registrert i FS?
• Permisjoner på mindre enn 2 måneder er ikke tatt med i beregningene, så lenge den ikke er i eksamensperioden.
• Hvis permisjonen har betydning for muligheten å oppnå studiepoeng, skal fortsatt de 3 siste semester, eksklusive permisjon, kontrolleres ift. studiepoengproduksjon innenfor programmet.
• Sjekk om det eksisterer utfyllende forskrifter tilknyttet studieprogrammet
• Er studenten tatt opp ved NTNU før 1.1.2016? Da skal paragraf om studierett i både ny og gammel studieforskrift vurderes, og ved konflikt skal den forskrift som er til gunst for studenten anvendes.

Kontrollèr følgende ved manglende studiepoeng:

• Har studenten søkt om, og fått innvilget utsettelse på innlevering av masteroppgave, permisjon og ev. andre forhold som kan gi unntak fra inndragningen av studierett?
• Har studenten tatt emner som feilaktig ligger registrert utenfor utdanningsplanen?
• Har studenten fått registrert gyldig fravær fra eksamen i den aktuelle perioden?
• Har studenten en vurderingsmelding som det ikke enda er satt karakter på?
• Eksisterer det vedtak i ePhorte eller annen avtale mellom institutt og studenten som ikke er registrert i FS?
• Er studenten tatt opp ved NTNU før 1.1.2016? Da skal paragraf om studierett i både ny og gammel studieforskrift vurderes, og ved konflikt skal den forskrift som er til gunst for studenten anvendes.

Det kan være hensiktsmessig å skrive inn en unik merknad i “Kontakt”-feltet til studentene som skal ha varselet i Student samlebilde. Eksempelvis:

• Varsel mang. prog. H-20, [saksbehandlers initialer]
• Varsel mang. sp. H-20, [saksbehandlers initialer]

Deretter kan du søke opp utplukket etterpå når forhåndsvarslet skal sendes ut.

Sende ut forhåndsvarsel

Når du har funnet fremt til hvem som skal ha forhåndsvarselet kan du sende ut e-post til enkeltpersoner via Student Samlebilde. Har du registrert en unik merknad i "Kontakt"-feltet til studentene som skal ha forhåndsvarselet, kan du få frem hele utplukket ved å stå i Student Samlebilde og søke frem alle studentene registrert med den unike merknaden.

Forhåndsvarslene sendes via FS som e-post. Vi er ikke pliktig til å arkivere e-postene i ePhorte, men vi kan gjøre det. Se kapittel om Arkivering av vedtaksbrev i ephorte. Forhåndsvarselet skal lagres i FS i minimum 12 måneder:

• Stå i Student Samlebilde med korrekt utplukk.
• Høyreklikk - Lag brev/meldinger (FS210.001) - finn korrekt brevmal.
• Sjekk teksten i e-posten. Kontakt FS-gruppa gjennom NTNU Hjelp dersom tekst bør endres.
• Hvis du ikke får opp epost-teksten: Gå til “Meld.info” i toppmenyen. Endre “Medium for utsending” fra “brev“til “epost” ved å endre antall fra “0” til “1”.
• Sjekk datagrunnlaget (hvem får e-posten)
• Språk - AUTOMATISK
• Hak av for “Kun et brev/en melding pr student”
• Trykk "Skriv" (Ctrl+P) for å sende ut meldingen, men ikke lukk bildet da listen over hvem som har fått forhåndsvarselet bør lagres slik at du kan følge opp samme utplukk studenter når vedtaket skal sendes ut (høyreklikk i fanen "Datagrunnlag" - "Lagre som" - "MS Excel 2007" - lagre fila), slik at du kan følge opp samme utplukk når vedtaket skal sendes ut.
• Du vil deretter få opp “Meldingsinformasjon". Unngå at du bruker din personlige e-postadresse. Husk at studentene skal kunne svare på henvendelsen. Såfremt forhåndsvarslene skal arkiveres i ePhorte , kan du fylle ut journalnummeret i feltet "Journalnr.". Da vil du lettere kunne finne frem til saken i ettertid. Hak av for "Journalfør meldingen”. Antall måneder lagring bør minimum være 12. Hak av for "Publisèr meldingen på Studentweb og Søknadsweb". Da vil meldingen ligge lagret i dokumentarkivet i Studentweb.
• Trykk "Skriv ut/send meldinger".
• Følg opp henvendelser etter varsel om tap av studierett og oppdater FS hvis studenter ønsker å slutte, fått innvilget individuell utdanningsplan, fått innvilget permisjon etc.

Vedtak

Vedtakene sendes ut etter at fristen for tilbakemelding på forhåndsvarselet har passert. Vedtakene har ikke egne brevmaler i FS, men her finner du forslag til tekst på bokmål og engelsk:

• Vedtak - Manglende studieprogresjon
• Vedtak - Manglende studiepoeng

Studieretten i FS registreres som inndratt, og deretter sender vi ut vedtaksbrevet.

Har du registrert en unik merknad i “Kontakt”-feltet til studentene? Du bør ta bort merknaden på de som ikke skal ha vedtaksbrevet.

Vedtakene sendes per brev via ePhorte (se kap. nedenfor).

Det er klagerett på vedtaket. Er du i kontakt med studenten? Gjør alltid studenten oppmerksom på at sensitive personopplysninger (legeerklæring etc) ikke skal sendes på epost, men må sendes per post/leveres personlig.

I NTNUs studieforskift § 3-3 står det at "Fakultetet selv fatter vedtak om tap av studierett", som betyr at dette er en oppgave som ikke kan delegeres bort. Såfremt vedtakene utformes av instituttet, skal den formelle beslutningen (dvs. i dette tilfellet godkjenning i ePhorte) gjøres på fakultetsnivå.

• Studentstatus settes til INNDRATT og dato for tap av studierett settes inn under “Periode”.
• I merknadsfeltet registreres følgende tekst: “Studieretten er inndratt, ref. [henvisning til ePhortenummer]”.
• Aktive undervisnings- og vurderingsmeldinger slettes: Stå i Student samlebilde på den aktuelle studenten, fane “Vurd.meld”. Finn vurderingsmeldingene som skal slettes. Legg merke til at emnerad i svart er vurderingstoppen, og emnerad i blått er vurderingsdel. Vurderingsdelen må slettes først (stå med markøren i delen som skal slettes, og trykk “Slett rad”) før toppen slettes. Er studenten kandidatnummerert? "Ja" for kandidatnummerering må fjernes før vi kan lagre sletting.

Arkivering av vedtaksbrev i ePhorte

Registreringsrutinen i ePhorte finner du beskrevet i Avdeling for dokumentasjonsforvaltning sin arkivplan.

Vedtaksbrevene skal lagres i ephorte. De fakultet som idag oppretter en sak per student i ePhorte, kan fortsette med dette, eller ha de samlet i en samlesak per semester, per studieprogram.

• De som har overkommelig antall vedtak om opphør av studierett, registrer vedtakene med tittel «Vedtak om opphør av studierett – Programkode» En Journalpost per student.
• De som har et uoverkommelig antall vedtak om opphør av studierett kan samle flere vedtaksbrev i samme PDF, etter programkode e.l.

MEN

Idet det klages på et vedtak, SKAL det opprettes en sak på studenten der klagen på vedtaket legges. Hvis klagen sendes til postmottaket, er det DOKU som gjør denne jobben. Hvis klage på vedtak leveres på annen måte, må fakultetene opprette saken til studenten.

• SAK: Fornavn Etternavn – Programkode – Opphør av studierett
• Arkivnøkkel: 515
• Fødselsnummer
• Skjermes med S Offl. § 13 første ledd

Saksgang ved klagebehandling

Saksgang ved klagebehandling:

⇒Det gis medhold i klagen på opphør av studierett:

• Send svar på klagen til studenten via ePhorte, formulert som vedtak om medhold i klage.
• Vedtaket skal begrunnes og hjemles i forvaltningslovens § 28, og klageadgang skal oppgis.
• Studieretten gjenopprettes i FS og vurderings- og undervisningsmeldingene må gjenopprettes.

⇒Det gis ikke medhold i klagen på opphør av studierett:

• Send saken videre til NTNUs sentrale klagenemnd for endelig behandling.
• Skrive N-notat i ePhorte, til sekretær i klagenemda. Saken belyses så godt som mulig, ref. kap VI, og spesielt §34 i forvaltningsloven. Gjør rede for saken, eventuelt innhenting av ny informasjon, og vurderingene som er gjort. Gi en tydelig begrunnelse for hvorfor det ikke er gitt medhold i klagen. Opprinnelig varsel om opphør av studierett legges ved saken i ePhorte. Eventuelt kontakte sekretær for klagenemnda for å gjøre oppmerksom at saken er sendt i ePhorte.
• Gi studenten informasjon om videre saksgang, og eventuelle konsekvenser av medhold/avslag i klagenemnda.

⇒Klagen avvises

• Vedtaket om å avvise klagen skal begrunnes og hjemles i forvaltningslovens § 34, og klageadgang skal oppgis (ref. § 2 i forvaltningsloven). En typisk årsak til at klagen avvises, er at studenten sendte inn klagen uten å oppgi grunn, etter at klagefristen er ute.

Kontakt

Bruk kontaktskjema i NTNU Hjelp hvis du har spørsmål til innholdet på denne siden. Har du behov for brukertilgang til FS, kan du lese mere om hvordan du søker her.