Dette er en ressursside for deg som jobber med tap av studierett ved manglende betaling av semesteravgift. Sett deg inn i hele rutinen før du går i gang med arbeidet.

Felles Studentsystem | Brukerveiledninger FS

Innledning

Studieforskriftens §3-3 angir i hvilke tilfeller studentene kan miste studieretten sin. Ifølge studieforskriften skal studentene få et varsel med frist for å uttale seg, før det gjøres vedtak om tap av studierett. Varslet sendes per e-post.

Hvis fakultetet fatter vedtak om tap av studierett etter § 3-3, kan studenten klage på vedtaket. Fakultetet skal da vurdere saken på nytt etter forvaltningsloven kapittel VI. Vedtaket sendes per brev.

Dersom fakultetet opprettholder vedtaket etter ny vurdering etter klage fra studenten, skal saken sendes videre NTNUs klagenemnd for endelig behandling.

Fakultetets rutine for tap av studierett må koordineres med andre lignende termineringsrutiner som kjøres ved NTNU for å unngå kollisjon.

Tidsplan for vårsemesteret 2024:

7. februar: Opptak kjører TRUKKET rutinen

8. februar - 1. mars: Fakultetene sender ut forhåndsvarsel og sender ut vedtak

• Fra og med 8. februar: Fakultetene sender ut forhåndsvarsel
• Innen 1. mars: Fakultetene er ferdig med å sende ut vedtak og terminere studierett i FS

4. mars: FS-gruppa terminerer vurderingsmeldinger til de som ikke har betalt

Forhåndsvarsel

Varsel om manglende betaling sendes ut 4-5 dager etter frist for betaling (1. februar / 15. september). Betalingsfrist er 7 dager. Koordiner arbeidet med de som produserer vitnemål, slik at det ikke sendes ut varsel til de som venter på vitnemålet og som skal avsluttes som student. For å kunne gradfange og produsere vitnemål må disse ha en aktiv studierett. Når vitnemålet produseres vil systemet registrere disse som fullført.

I FS er det opprettet en felles brevmal i FS (FS VARSEL_BETALING 1 – Varsel om manglende betaling av semesteravgift og mulig tap av studierett) som skal benyttes for å sende ut forhåndsvarsel ved opphør av studierett grunnet manglende betaling.

Hvordan finne frem til hvem som ikke har betalt semesteravgiften

Det finnes flere nyttige FS-rapporter for å finne frem til hvilke aktive studenter som ikke har betalt semesteravgiften. Under finner du en beskrivelse av hvordan du bruker disse. For å forhindre ulikt utplukk mellom forhåndsvarsel og vedtak, bør du bruke samme rapport for å finne utplukket til forhåndsvarselet og til vedtaksbrevet. Det er kun et fåtall fakultetsansatte som har tilgang til å bruke FS250.001. Har du ikke tilgang til denne rapporten, kan du bruke FS729.001. Vi omtaler ikke hvordan du bruker FS728.001 Utdanningsplanbekreftelse, da denne rapporten ikke tar med studenter uten registerkort inneværende semester.

►FS250.001 Inndragning av studierett

Fordelen med rapporten, er at den både kan brukes for å sende ut varselet, samt at rutinen terminerer studieretten. Rapporten kan kjøres med utplukk Studieprogram (anbefales) eller utplukk Sted:

⇒ Utplukk Studieprogram

• Ta bort Starttermin og Kulltermin.
• Registreringsperiode: Det aktuelle semesteret
• Dato for inndragning: Dagens dato
• Fravær beregnet på grunnlag av: Betalt
• Under "Justér ned antall terminer fravær/manglende studieprogresjon ved" hakes det av i forhold til permisjon og sanksjon
• Ikke inndra studierett for studenter i permisjon etter…: Sett dagens dato.
• Oppdatér database: NEI
• Huk av for Vis kun inndragninger.
• Kjør rapport, men ikke lukk bildet da listen skal lagres.

⇒ Utplukk Sted

• Utplukk: Sted
• Studienivå: 60-790 (du finner beskrivelse av studienivå i Modul Studieelementer → Bilder → Studieprogram)
• Studierettstatus: ORDOPPTAK, OVERGANG og UTLOPPTAK (kjør tre rapporter). Sjekk om det er andre studierettstatuser som bør bli med i utplukket.
• Ta bort Starttermin og Kulltermin.
• Registreringsperiode: Det aktuelle semesteret
• Dato for inndragning: Dagens dato
• Fravær beregnet på grunnlag av: Betalt
• Ta bort Manglende studieprogresjon pr. termin og Tell med studiepoeng utenom plan – innenfor program.
• Under "Justér ned antall terminer fravær/manglende studieprogresjon ved" hakes det av i forhold til permisjon og sanksjon
• Ikke inndra studierett for studenter i permisjon etter…: Sett dagens dato.
• Oppdatér database: NEI
• Huk av for Vis kun inndragninger.
• Kjør rapport, men ikke lukk bildet da listen må lagres.

►FS729.001 Semesterregistreringsopplysninger for studieprogramstudenter

Rapporten må kjøres med avhaking "Kun aktive studenter". I "Periode kull" bør start-semesteret settes langt bak i tid. I eksemplet under er det brukt periode 2000 høst til 2020 høst (dagens semester). Sett inn dagens semester i "Reg.termin".

Rapporten bør kjøres to-delt:

1. Rapporten bør først kjøres på “Ikke betalt, ikke registrert”, “Ikke i permisjon” og “Begge kjønn”. Da finner du frem til antall studenter som hverken har betalt eller semesterregistrert seg.
2. Deretter bør rapporten kjøres på "Kun registrert", "Ikke i permisjon" og "Begge kjønn", slik at du får frem antall studenter som kun semesterregistrert seg men ikke betalt.

Kontroller utplukket av studenter

Når du har fått frem utplukket på hvem som ikke har betalt semesteravgiften i inneværende semester, skal følgende kontrolleres:

• Ikke send ut forhåndsvarsel til kull som venter på vitnemål. Studenter som venter på vitnemålet skal være registrert med en aktiv studierett. Dersom disse studentene får inndratt studieretten vil de ikke bli fanget opp ved gradfangst.
• Har studenten søkt om, og fått innvilget utsettelse på innlevering av masteroppgave, permisjon og ev. andre forhold som kan gi unntak fra inndragningen av studierett?
• Eksisterer det vedtak i ePhorte eller annen avtale mellom institutt og studenten som ikke er registrert i FS?
• Studenter som er utestengt (sanksjoner) inneværende semester blir med i noen FS-rapporter (FS729.001 + FS728.001) over de som ikke har betalt semesteravgift. Merk at de med sanksjoner blir ikke med i 250.001 såfremt du haker av for "Sanksjoner" i «Justér ned antall terminer fravær/manglende studieprogresjon ved". Denne studentgruppen skal ikke ha forhåndsvarsel eller få inndratt studentstatus.
• Studenter med Studierettstatus "EVU" skal ikke har forhåndsvarsel fra fakultetet. NTNUVidere følger opp disse.

Sende ut forhåndsvarsel

Forhåndsvarslene sendes via FS som e-post. Vi er ikke pliktig til å arkivere e-postene i ePhorte, men vi kan gjøre det. Se Arkivering av vedtaksbrev i ephorte:

• Stå i FS rapporten med korrekt utplukk (se tekst ovenfor om nyttige FS-rapporter)
• Høyreklikk - Lag brev/meldinger (FS210.001) - finn brevmal “FS VARSEL_BETALING 1 – Varsel: Manglende betaling av semesteravgift og mulig tap av studierett”
• Sjekk teksten i e-posten. Henvises det eksempelvis til korrekt semester?. Kontakt FS-gruppa gjennom NTNU Hjelp dersom tekst bør endres.
• Hvis du ikke får opp e-post-teksten: Gå til “Meld.info” i toppmenyen. Endre “Medium for utsending” fra “Brev“til “Epost” ved å endre antall fra “0” til “1”.
• Sjekk datagrunnlaget (hvem får e-posten)
• Språk - AUTOMATISK
• Hak av for “Kun et brev/en melding pr student”
• Trykk "Skriv" (Ctrl+P) for å sende ut meldingen, men ikke lukk bildet da listen over hvem som har fått forhåndsvarselet bør lagres (høyreklikk i fanen "Datagrunnlag" - "Lagre som" - "MS Excel 2007" - lagre fila på hjemmeområde M) slik at du kan følge opp samme utplukk studenter når vedtaket skal sendes ut
• Du vil deretter få opp “Meldingsinformasjon". Unngå å bruke din personlige e-postadresse. Husk at studentene skal kunne svare på henvendelsen. Såfremt forhåndsvarslene skal arkiveres i ePhorte , kan du fylle ut journalnummeret i feltet "Journalnr.". Da vil du lettere kunne finne frem til saken i ettertid. Hak av for "Journalfør utsending”. Antall måneder lagring bør minimum være 12. Hak av for "Publisèr meldingen på Studentweb og Søknadsweb". Da vil meldingen ligge lagret i dokumentarkivet i Studentweb.
• Trykk "Skriv ut/send meldinger".

• Følg opp henvendelser etter varsel om tap av studierett og oppdater FS hvis studenter ønsker å slutte, fått innvilget permisjon etc.

Vedtak

Vi inndrar studierett i FS samtidig som vi sender ut vedtaksbrev. Det er opprettet ett vedtaksbrev i FS per fakultet for manglende betaling:

• SU VEDTAK_BETALING 1 - Viktig brev på vei fra NTNU!
• HF VEDTAK_BETALING 1 - Vedtak: Tap av studierett grunnet manglende betaling av semesteravgift
• IV VEDTAK_BETALING 1 - Vedtak: Tap av studierett grunnet manglende betaling av semesteravgift
• ØK VEDTAK_BETALING 1 - Vedtak: Tap av studierett grunnet manglende betaling av semesteravgift
• NV VEDTAK_BETALING 1 - Vedtak: Tap av studierett grunnet manglende betaling av semesteravgift
• AD VEDTAK_BETALING 1 - Vedtak: Tap av studierett grunnet manglende betaling av semesteravgift
• IE VEDTAK_BETALING 1 - Vedtak: Tap av studierett grunnet manglende betaling av semesteravgift

Vedtakene skal sendes per brev og journalføres i ePhorte (se kap. nedenfor). Brevteksten skal godkjennes av fakultetet før utsending. Kontakt FS-gruppa gjennom NTNU Hjelp dersom tekst skal endres.

Det er klagerett på vedtaket. Er du i kontakt med studenten? Gjør alltid studenten oppmerksom på at sensitive personopplysninger (legeerklæring etc) ikke skal sendes på epost, men må sendes per post/leveres personlig.

I NTNUs studieforskift § 3-3 står det at "Fakultetet selv fatter vedtak om tap av studierett", som betyr at dette er en oppgave som ikke kan delegeres bort. Såfremt vedtakene utformes av instituttet, skal den formelle beslutningen (dvs. i dette tilfellet godkjenning i ePhorte) gjøres på fakultetsnivå.

Sende ut vedtaksbrev

Vedtakene sendes ut etter at ny betalingsfrist i det utsendte varselet har passert (3-4 dager). Dette for å garantere at de fleste betalinger er registrert mottatt. Viktig at FS-databasen ryddes før 15. oktober/15. mars slik at rapportering av aktive studenter blir mest mulig korrekt.

Utsending av vedtaksbrev via FS

►FS250.001 Inndragning av studierett

Såfremt rutinen FS250.001 brukes for manglende betaling, vil studentstatus registreres som inndratt. Rutinen 250.001 bør kun brukes dersom varsel er gitt via samme rutine.

• Stå i FS250.001 med korrekt utplukk, hak av J for “Oppdatèr database”
• Høyreklikk - Lag brev/meldinger (FS210.001) - finn korrekt brevmal
• Sjekk brevtekst (henvises det eksempelvis til korrekt semester)
• Sjekk datagrunnlaget (hvem får brevet)
• Språk - AUTOMATISK
• Hak av for “Kun et brev/en melding pr student”

Når brev sendes ut fra FS, bør følgende registreres i feltet for “Meldingsinformasjonen”:

• Journalnr.: Henvis til saksnummeret i ePhorte
• Hak av for “Arkiver meldingen”. Antall måneder lagring bør minimum være 12.
• Medium for utsending: Meldingen sendes som brev, hak av for “Send til digital postkasse”. Dersom studenten ikke har digital postkasse må brevet skrives ut på papir og sendes i posten.
• Hak av for “Publisèr meldingen på Studentweb og Søknadsweb”
• Lagre lista over hvem som har fått vedtaket på egen PC (høyreklikk i fanen "Datagrunnlag" - "Lagre som" - "MS Excel 2007" - lagre fila på hjemmeområde M), slik at lista kan lagres i ePhorte.
• Trykk "Skriv" (Ctrl+P)
• Til slutt vil dette vinduet komme frem:

Disse knappene må trykkes på å rekkefølge. Er det ingen brev for utskrift vil dette være grått, er det ingen brev for sending i digital postkasse vil dette være grått.

• Trykk Vis – for utskrift (husk å lagre som PDF for arkivering i ePhorte)
• Arkivér (i FS)
• Forhåndsvis før innsending (husk å lagre som PDF for arkivering i ePhorte)
• Send
• Avslutt

Følg opp henvendelser etter vedtaket om tap av studierett.

►FS729.001 Semesterregistreringsopplysninger for studieprogramstudenter.

Såfremt du brukte FS729.001 for å finne frem til hvem som skulle ha forhåndsvarselet, kan vedtaksbrevet sendes via denne rapporten. Før brevet sendes ut skal studieretten inndras:

• Studentstatus settes til INNDRATT i Student samlebilde på de aktuelle studentene, og dato for tap av studierett settes inn under “Periode”
• I merknadsfeltet registreres følgende tekst: “Studieretten er inndratt, ref. [henvisning til ePhortenummer]”
• Send ut brevene via FS
• Lagre brevene på egen PC, slik at de kan lagres i ePhorte

Arkivering av vedtaksbrev i ePhorte

Registreringsrutinen i ePhorte finner du beskrevet i Avdeling for dokumentasjonsforvaltning sin arkivplan.

Forhåndsvarslene kan registreres som en samlesak i ePhorte.

Vedtaksbrevene skal lagres i ephorte. Hovedregelen er at vedtak om tap av studierett registreres som en sak per student, jfr. NTNUs arkivplan. Unntaksvis kan de som har et uoverkommelig antall vedtak om opphør av studierett, registrere disse som samlesaker. Det er da viktig at samlesaken har en journalpost per student. Vedtaksbrevene skal ikke samles i en PDF-fil.

Når det klages på et vedtak, skal det være mulig å finne både vedtaket og klagen på vedtaket i samme sak. Det må dermed opprettes en sak på studenten der vedtaket og klagen på vedtaket legges. Hvis klagen sendes til postmottaket, er det DOKU som gjør denne jobben. Hvis klage på vedtak leveres på annen måte, må fakultetene opprette saken til studenten.

• SAK: Fornavn Etternavn – Programkode – Opphør av studierett
• Arkivnøkkel: 515
• Fødselsnummer
• Skjermes med S Offl. § 13 første ledd

Saksgang ved behandling av klager på vedtaksbrevet

Saksgang ved klagebehandling:

⇒Det gis medhold i klagen på opphør av studierett:

• Send svar på klagen til studenten via ePhorte, formulert som vedtak om medhold i klage.
• Vedtaket skal begrunnes og hjemles i forvaltningslovens § 28, og klageadgang skal oppgis.
• Studieretten gjenopprettes i FS og vurderings- og undervisningsmeldingene må gjenopprettes.

⇒Det gis ikke medhold i klagen på opphør av studierett:

• Send saken videre til NTNUs sentrale klagenemnd for endelig behandling.
• Skrive N-notat i ePhorte, til sekretær i klagenemda. Saken belyses så godt som mulig, ref. kap VI, og spesielt §34 i forvaltningsloven. Gjør rede for saken, eventuelt innhenting av ny informasjon, og vurderingene som er gjort. Gi en tydelig begrunnelse for hvorfor det ikke er gitt medhold i klagen. Opprinnelig varsel om opphør av studierett legges ved saken i ePhorte. Eventuelt kontakte sekretær for klagenemnda for å gjøre oppmerksom at saken er sendt i ePhorte.
• Gi studenten informasjon om videre saksgang, og eventuelle konsekvenser av medhold/avslag i klagenemnda.

⇒Klagen avvises

• Vedtaket om å avvise klagen skal begrunnes og hjemles i forvaltningslovens § 34, og klageadgang skal oppgis (ref. § 2 i forvaltningsloven). En typisk årsak til at klagen avvises, er at studenten sendte inn klagen uten å oppgi grunn, etter at klagefristen er ute.

Kontakt

Bruk kontaktskjema i NTNU Hjelp hvis du har spørsmål til innholdet på denne siden. Har du behov for brukertilgang til FS, kan du lese mere om hvordan du søker her.