Studenter kan søke om å få godkjent utdanning de planlegger å ta i nær fremtid, som kan inngå i en grad ved NTNU. Her finner du informasjon om hvordan fakultet/institutt registrerer dette i FS.

Felles Studentsystem | Godkjenning av utdanning - for ansatte

Forhåndsgodkjenning av utdanning registreres i Godkjenningssak samlebilde (modul Godkjenningssaker ˃ Bilder). Det opprettes en type sak FORHÅND når det hovedsakelig er snakk om utdanning som skal forhåndsgodkjennes fra en akkreditert utdanningsinstitusjon. En skiller mellom emner som skal godkjennes i forkant av utveksling til utlandet i regi av NTNU (delstudier i utlandet), og andre emner som skal forhåndsgodkjennes. Det er Enhet for internasjonale relasjoner som oppretter og ferdigstiller forhåndsgodkjenning av delstudier i utlandet i FS.

Forhåndsgodkjenning av utdanning før utveksling til utlandet

Studenten skal ha søkt forhåndsgodkjenning av utdanning i utlandet og søkt via Mobility Online, se søknad om utveksling i utlandet - Kunnskapsbasen - NTNU.

Institutt/fakultet må gjøre en faglig vurdering av søknaden (kun søknadsalternativ med 1. prioritet saksbehandles), og deretter må den faglige forhåndsgodkjenningen registreres i Mobility Online. Merknaden som legges i Mobility Online er et klarsignal til Enhet for internasjonale relasjoner om at de kan sende opplysninger til Lånekassen.

Hva gjøres av saksbehandler i FS etter at studenten har søkt utveksling

Legg inn en merknad i Student samlebilde, eksempelvis «Forhåndsgodkjenning V22», for å tydeliggjøre at studenten er på utveksling. Ved å sette inn en unik tekst for din enhet i merknadsfeltet, kan du søke opp utplukket etterpå hvis du ønsker å kontakte studentene i utvekslingsperioden. Merk at studentene skal betale og semesterregistrere seg selv om de er på utveksling. Dette må de gjøre for å kunne ha en studierett ved NTNU, og ha krav på lån og stipend fra Lånekassen.

Legg planelement i utdanningsplan (UTLAND30SP / UTLAND60SP), slik at det er tydelig for studenten at det godkjente utvekslingsoppholdet inngår i utdanningsplanen. Du kan legge inn en merknad i planelementet med informasjon om journalnummer og/eller hvilke emner som er forhåndsgodkjent.

Nyttige FS rapporter

Er du usikker på om du har mottatt alle søknadene i ephorte? Vær oppmerksom på at beskrivelsen under vil ikke gi deg informasjon om de som skal på utveksling vårsemesteret 2024. Ny beskrivelse vil bli publisert i løpet av desember 2023.

For å finne frem til søkerne for et gitt studieprogram i FS kan du bruke filter i rapport 101.001 Søkerliste. Velg opptak: UTREISENDE og termin (eksempelvis 2022 VÅR).

• Høyreklikk i rapporten og velg Filtrer. Skriv inn i filtret (bytt BGEOG til aktuell studieprogramkode): sokerstudent like 'Aktiv studierett BGEOG%'
• Sjekk filteret ved å trykke «Verify»
• Hvis filteret er ok – trykk «OK»

Det er også mulig å eksportere søkerlisten til Excel:

Siden de fleste utreisende blir registrert på fakultetsnivå, anbefaler vi ikke at du bruker rapport FS170.001 Søkere til utveksling. Rapporten gir ikke et reelt bilde av hvor mange som er på utveksling fra et gitt institutt.

Forhåndsgodkjenning av utdanning som ikke er utveksling

Denne typen forhåndsgodkjenning brukes når en student skal ta emner i Norge, og som har søkt om at emnene forhåndsgodkjennes av NTNU før hospiteringsoppholdet. I disse sakene er det ikke nødvendig å registrere en godkjenningssak i FS siden dette ikke rapporteres til Lånekassen, men det skal registres en merknad i FS og det kan legges inn et planelement i utdanningsplanen.

Merknadstekst

Søk opp studenten i Student samlebilde i FS, og legg inn en merknad i Student samlebilde for å tydeliggjøre at studenten er på hospitering (tar emner ved et annet norsk universitet som skal bli del av graden ved NTNU). Legg inn teksten «Forhåndsgodkjenning V22», slik at studieretten ikke blir terminert i denne perioden. Såfremt studenten ikke skal ha permisjon fra studiene ved NTNU i perioden han/hun hospiterer, skal vedkommende betale semesteravgift og semesterregistrere seg ved NTNU. Merk at det er tilstrekkelig at studenten betaler semesteravgiften ved ett studiested. Såfremt du skriver inn en unik tekst i merknads-feltet til studentene på din enhet, kan du søke opp utplukket etterpå hvis du ønsker å kontakte studentene i hospiteringsperioden.

Planelement

Legg  inn planelement i utdanningsplan (INNLAN30SP eller INNLAN60SP): Ved å legge inn planelement i utdanningsplanen er det tydelig for studenten at det godkjente hospiteringsoppholdet inngår i utdanningsplanen. Du kan legge inn merknad i planelementet med informasjon om journalnummer og/eller hvilke emner som er forhåndsgodkjent.

Kontakt

Har du spørsmål til innholdet på denne siden? Du finner kontaktskjema for brukerstøtte på NTNU Hjelp. Har du behov for brukertilgang til FS, kan du lese mere om hvordan du søker her.