Ny retningslinje om etablering av 4. ledernivå er vedtatt av rektor. Den nye retningslinjen har til hensikt å gi et mer tydelig og enkelt regelverk å forholde seg til, og som sikrer at riktige prosesser etter Hovedavtalen og NTNUs tilpasningsavtale blir fulgt.

Retningslinjen inneholder bestemmelser om hvem som har myndighet til å opprette enhetene, hva som kan være grunnlaget for opprettelsen, hvem som har myndighet til å utnevne fagenhetsledere og etter hvilke prosedyrer, avlønning, hvilke oppgaver, ansvar og myndighet fagenheten kan ha.

Rektorvedtak – ny retningslinje om organisering av faglig virksomhet ved institutter

Særavtale om tilleggslønn til prodekaner nestledere faggruppeledere og studieprogramledere

Hva betyr den nye retningslinjen?

Fakultet og institutt som ønsker å etablere nye fagenheter eller legge ned en fagenhet må gjøre det i tråd med bestemmelsene i retningslinjen.

Fagenheten er formell når den er vedtatt av LOSAM, og meldt inn eller registrert i våre system.

Fakultetet/Instituttet har allerede etablert fagenheter

Fagenheter som er opprettet i tråd med eksisterende retningslinje og fagenhetsledere som allerede er utnevnt vil ikke bli berørt av ny retningslinje. Disse fagenhetene vil regnes som formelt etablerte fagenheter med formelt utnevnt fagenhetsleder.

Fagenheten må meldes inn til HR- og HMS-avdelingen slik at tilganger til system mv. kan etableres.

Instituttet har behov for enheter som ikke oppfyller kravene i retningslinjen/vil ha en annen organisering

Retningslinjen innebærer ikke at institutter må etablere en formell fagenhet. Fakultetene kan velge å organisere institutter med uformelle strukturer, som besluttes lokalt på det enkelte institutt eller fakultet. Disse vil da ikke være en formell fagenhet.

Hva er forskjellen på formell og uformell fagenhet/enheter?

Formelle enheter er en forutsetning når BOTT-ØL etter planen skal innføres fra 1. januar 2023. Nytt lønnssystem, SAP, er en av flere løsninger som skal innføres. Dette systemet forutsetter at det er etablert formelle strukturer med enheter, hvor det innenfor hver enhet kan være en eller flere ansatte med rollene som personalgodkjenner og kostnadsgodkjenner.

En hovedforskjell på formell og uformell fagenhet er instituttleders adgang til å kunne gi fagenhetsleder rollen som personalgodkjenner innenfor en enhet. Det er kun formelt utnevnte fagenhetsledere i formelle fagenheter som kan ha denne rollen. Ved uformelle fagenheter beholdes rollen som personalgodkjenner til instituttleder, nestleder ved instituttet eller kontorsjef.

Oppgaven som stedfortreder til rollen som personalgodkjenner kan også bare gis til ansatte i formelt utnevnt fagenhetsleder i formelt opprettet fagenhet. Formelt utnevnte fagenhetsledere kan være stedfortredere for hverandre i SAP. Instituttleder, nestleder ved et institutt eller kontorsjef kan være stedfortreder for fagenhetsleder i formelle fagenheter, men ikke motsatt.

Formell enhet – kan vi velge hvilke oppgaver og ansvar fagenhet- og leder skal ha?

Fagenheten kan tillegges oppgaver, ansvar og myndighet innenfor de områdene som er nevnt i bestemmelse 7. Dekan kan beslutte å legge andre oppgaver til fagenhetsleder, men oppgavene bør ha en sammenheng med oppgavene som er nevnt i bokstav a-g. I tillegg er det opplistet en del oppgaver fra vedlegget til retningslinjen, som dekan og instituttleder kan velge fra.

Når formell fagenhetsleder ikke skal ha personalansvar/personalledelse

Formelt utnevnte fagenhetsledere i formelle fagenheter som ikke skal ha personalansvar som en del av sine oppgaver, kan ikke gis rollen som personalgodkjenner i SAP. En fagenhetsleder som ikke har rollen som personalgodkjenner kan heller ikke være stedfortreder for en fagenhetsleder som har denne rollen.

I slike tilfeller vil det være instituttleder, kontorsjef eller nestleder ved instituttet som må være personalgodkjenner for fagenheten.

Hvordan skal fagenhetene meldes inn?

Mer informasjon kommer snart.

Kontakt

Har du spørsmål om retningslinjene rundt etablering av fagenheter?

Kontakt Marion Ramberghaug